Нормативно-правовые акты в кадровой службе

В продолжение темы внутренних организационно-правовых документов рассмотрим один из ключевых локальных актов — инструкцию по оформлению архивных документов и передаче их на хранение в архив организации. В условиях цифровой трансформации и ужесточения требований к документообороту наличие четкого, детализированного регламента архивирования становится не просто рекомендацией, а насущной необходимостью. Такой документ, утверждаемый руководителем организации, делает сложные архивные правила доступными и понятными для всех сотрудников, работающих с документацией.

Основная цель инструкции — систематизировать и адаптировать под специфику конкретной организации федеральные нормы, изложенные в таких документах, как:

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Структура инструкции, как правило, включает следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Состав документов, подлежащих передаче в архив.
3. Порядок формирования дел.
4. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив.
5. Порядок передачи дел в архив.

Рассмотрим ключевые аспекты каждого раздела с актуальными на 2025 год комментариями.

1. Общие положения

В этом разделе закрепляются фундаментальные принципы организации архивного дела.

Образец фрагмента раздела «Общие положения»

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок оформления документов и передачи их на хранение в архив Общества с ограниченной ответственностью «Проектные решения» (далее — Общество).
1.2. Архивный фонд Общества составляют документы, образовавшиеся в процессе его деятельности, на любых видах носителей, включая:

• Управленческую документацию (приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки);
• Кадровые документы (трудовые договоры, личные карточки, приказы по личному составу);
• Финансовую и бухгалтерскую отчетность;
• Документы по основной деятельности (договоры, акты, отчеты);
• Научно-техническую документацию;
• Электронные документы и базы данных.
  1.3. Руководство архивом осуществляется назначенным ответственным сотрудником, который обеспечивает соблюдение требований законодательства в области архивного дела.

2. Состав документов, подлежащих передаче в архив

Здесь определяется, какие именно документы и на каких условиях подлежат сдаче в архив.

• Архив организации комплектуется: делами постоянного хранения, делами временного хранения (свыше 10 лет) и делами по личному составу.
• Документы временного хранения (сроком до 10 лет включительно), как правило, хранятся в структурных подразделениях и уничтожаются по истечении сроков хранения.
• Уничтожение документов производится только на основании акта, согласованного с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) организации, и после проведения экспертизы ценности. Запрещается выбрасывать документы в мусорные контейнеры — для их утилизации необходимо привлекать специализированные компании, имеющие лицензию на данный вид деятельности.

3. Порядок формирования дел

Этот раздел — один из самых важных, так как определяет, как документы группируются в единицы хранения (дела).

• Формирование дел — это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
• В дело помещаются документы, соответствующие его заголовку. Запрещается группировать вместе черновые и дублетные экземпляры.
• Основные правила формирования:
  • Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела.
  • В дело включается один экземпляр каждого документа.
  • Документы группируются за один календарный год (исключение — переходящие дела, личные дела, судебные дела).
  • Толщина дела не должна превышать 4 см (примерно 250 листов).

4. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Правильное оформление — залог сохранности и быстрого поиска документов в будущем.

Полному оформлению (подшивка, нумерация листов, составление заверительной надписи, оформление обложки) подлежат дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Образец заверительной надписи дела

Лист-заверитель

В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью Девяносто пять (95) листов, в том числе:

• Листы с внутренней описью: 3 (три)
• Литерные номера: 25а, 25б
• Пропущенные номера: отсутствуют

Особые отметки: В деле имеются фотографии, наклеенные на листы 45, 46.

Составитель:
Специалист отдела кадров _______________ / А.С. Иванова /

«15» января 2025 года

Для электронных дел в 2025 году обязательны:

• Формирование описи электронных дел.
• Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и редактирования.
• Использование долговременных форматов хранения (PDF/A, TIFF).
• Наличие средств проверки целостности и подлинности (электронная подпись, хеш-суммы).

5. Порядок передачи документов в архив

Четкий регламент передачи позволяет избежать утери документов и обеспечивает подотчетность.

• Срок передачи: Дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив не позднее чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве.
• Передача осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.
• Перед передачей сотрудник архива проводит предварительную проверку правильности формирования и оформления дел.
• Приемка происходит в присутствии представителя структурного подразделения. На обоих экземплярах описи делается отметка о приеме-передаче.

Образец акта приема-передачи дел в архив

АКТ № 5
приема-передачи дел в архив ООО «Проектные решения»

г. Москва «20» января 2025 года

Составлен в том, что ответственный за архив ООО «Проектные решения» Петров П.С. принял, а ведущий специалист отдела кадров Иванова А.С. передала следующие дела постоянного срока хранения за 2023 год согласно описи № 1:

Всего по описи значится: 15 (Пятнадцать) дел.
Принято фактически: 15 (Пятнадцать) дел.

Отсутствующие номера дел: отсутствуют.

Принял:
Ответственный за архив _______________ / П.С. Петров /

Передал:
Ведущий специалист отдела кадров _______________ / А.С. Иванова /