Нормативно-правовые акты в кадровой службе
В продолжение разговора о внутренних организационно-правовых документах, начатого в прошлом номере, рассмотрим локальный акт об оформлении архивных документов и передаче их на хранение в архив организации. Об этом рассказывает Марина Сичкарева, юрист, специалист по архивному делу в Аппарате Правительства Пермского края.
Инструкция по оформлению архивных документов и передаче их на хранение в архив организации
Данный документ утверждает руководитель организации, издавая распоряжение, регламентирующее основную деятельность компании.
Цель создания Инструкции — сделать правила и нормы, принятые в компании, доступными и понятными тем специалистам, которые работают с документацией. Сотрудники, отвечающие за организацию делопроизводства, должны понимать суть такого документа и использовать его в работе.
За основу инструкции рекомендуем взять Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
Инструкция может состоять из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Состав документов, подлежащих передаче в архив.
3. Порядок формирования дел.
4. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив.
5. Порядок передачи дел в архив.
Рассмотрим первые три раздела, к каждому из которых дадим подробные комментарии.
1. Общие положения
1. В состав архивного фонда ООО «Проектные решения» (далее — ООО) входят архивные документы, созданные в период существования ООО, на любых видах носителя: юридические акты, управленческая документация, кадровые документы, финансовые и бухгалтерские документы, документы содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, фоно — и видеодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, переписка.
Примечание. В данном пункте можно перечислить, какие конкретно документы входят в состав архивного фонда, характерные для вашей организации.
«…»
3. Архив ООО в своей деятельности руководствуется законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, актами субъекта РФ по вопросам архивного дела, нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива), локальными актами и методическими материалами по вопросам организации работы с документами.
2. Состав документов, подлежащих передаче в архив
1. Архив ООО в соответствии с Положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.
Примечание. Положение об архиве организации создается согласно п. п. 10.1.-10.1.7 Основных правил работы архивов организаций.
2. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях предприятия и по истечении сроков хранения уничтожаются.
Примечание. Уничтожение документов происходит только после составления описей дел постоянного срока хранения и решения экспертно-проверочной комиссии организации об уничтожении дел с истекшим сроком хранения, о чем составляется соответствующий акт. Уничтоженные документы нельзя выбрасывать в мусорную корзину, необходимо заключить договор о безвозмездной передаче на утилизацию документов на предприятие вторичного сырья.
3. Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.
4. В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.
3. Порядок формирования дел
1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Примечание. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
2. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Примечание. В виде исключения можно вносить в дело копии документов с соответствующей отметкой об этом, если нахождение их оригинала неизвестно.
3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
— документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;
— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
— группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации;
— дело должно содержать не более 250 листов при общей толщине не более 4 см.
4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
5. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
6. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
— уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
— приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
— приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т. д.), группировать в отдельные дела;
— поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности предприятия;
— утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
— документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
— лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
— документы коллегий группируются в два дела:
— протоколы и решения коллегии (в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам);
— документы к заседаниям коллегии (группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц).
Примечание. Следует обратить особое внимание на сроки хранения некоторых документов по личному составу. Например, приказы об отпуске по уходу за ребенком и приказы об отпуске без сохранения заработной платы хранятся 75 лет (ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения). Подобные документы (касающиеся отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения заработной платы) оформляются в организации реже, чем другие приказы по личному составу. Ввиду их небольшого количества будет ошибочным включать их в другие дела с таким же сроком хранения. Лучше оформить отдельное дело.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов. Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;
— документы в личных делах располагаются в очередности их поступления;
— законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел и отдельно от документов на бумажных носителях — на жестком диске специально выделенного для этого компьютера;
— переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Примечание. При необходимости в компании может быть организован архив электронных документов, если их объем достаточен для его формирования. Отдельно создается положение о таком архиве на основе Примерного положения об архиве документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия (Решение коллегии Главархива СССР от 22.05.1990 «О Примерном положении об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия»).
4. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив
В зависимости от сроков хранения дел проводится их полное или частичное оформление.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
Подшивку или переплет дела;
Нумерацию листов дела;
Составление листа-заверителя (подшивается в конце дела);
Составление в необходимых случаях внутренней описи документов (подшивается после титульного листа);
Внесение необходимых уточнений в реквизиты на обложке дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись.
Нумерация листов дела:
1. Для того чтобы обеспечить сохранность и закрепить порядок расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
3. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
4. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
5. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
7. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
8. Если при подготовке документов архивом организации к передаче на государственное хранение в делах выявляются отдельные ошибки в нумерации листов, по согласованию с государственным архивом допускается употребление литерной нумерации листов.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
Составление листа-заверителя:
1. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой цифрами и прописью указываются:
Количество пронумерованных листов дела;
Количество листов внутренней описи;
Наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Также оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).
2. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
3. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела — на верхнюю часть листа-заверителя наносят полоску клея или клеевой ленты по всей ширине и приклеивают на верхний край обложки.
Составление внутренней описи дела:
1. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т. д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа.
2. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются — цифрами и прописью — количество включенных в нее документов и листов внутренней описи.
3. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
4. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т. д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Составление обложки дела:
1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме: указываются наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
2. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут приняты дела организации, обозначения кодов государственного архива и организации.
3. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
4. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.
5. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
6. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, т. е. делается отметка о том, что документы в деле являются копиями. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
7. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(-ы) заведения и окончания дела.
8. Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается об этом запись: «в деле имеются документы за… год(-ы)».
9. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, т. к. они отражаются в заголовках дел.
10 Обязательные реквизиты обложки дела: количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).
Хронологический порядок в деле:
1. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т. д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т. е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
2. Если дело представляет собой журнал регистрации приказов, распоряжений и т. п., то датами дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
3. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
4. Крайние даты личного дела — даты подписания приказа о приеме на работу и приказа об увольнении лица, на которое это дело заведено.
5. Лицевые счета сотрудников группируются в алфавитном порядке.
5. Порядок передачи документов в архив
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудник архива предварительно проверяет:
1. Правильность формирования дел.
2. Оформление и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.
3. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. В справке указываются сведения о путях и процедурах розыска дел, или дается обоснование того, почему дела не заводились. Если дело было передано в другие структурные подразделения в связи с передачей полномочий, об этом также сообщается в справке.
4. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.
5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.
Выполнение этих простых рекомендаций избавит руководителей служб делопроизводства от необходимости неоднократно разъяснять правила и требования сотрудникам в подразделениях организации, ответственных за делопроизводство, а те, в свою очередь, будут избавлены от изучения полного текста Основных правил работы архивов организаций, объем которого значительно превышает объем настоящих рекомендаций. Более того, в подобную инструкцию можно дополнительно включить правила и требования оформления конкретных видов документов, характерных для хозяйственно-производственной деятельности организации (строительная, промышленная, конструкторская, научно-техническая и др.), и внести дополнительные разъяснения и пошаговые инструкции, чего могут не содержать Основные правила работы архивов организаций.
