Штатное расписание представляет собой важный организационно-распорядительный документ, который используется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом. Этот документ содержит систематизированный перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации, а также подробные сведения о количестве штатных единиц.
С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", который отменил обязательность применения унифицированных форм первичных учетных документов.
вверхПравовые основы составления штатного расписания
Согласно части 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные законодательством. Унифицированная форма штатного расписания № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, более не является обязательной к применению, однако многие организации продолжают ее использовать в силу удобства и привычки.
Обязательными к применению продолжают оставаться только те формы документов, которые установлены уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (например, кассовые документы).
вверхПорядок заполнения штатного расписания
Ключевые аспекты заполнения:
Графа 4 "Количество штатных единиц" - указывается количество единиц, включая неполные ставки (0,25; 0,5; 2,75 и т.д.)
Графа 5 "Тарифная ставка (оклад)" - указывается размер месячной заработной платы в рублях
Графы 6-8 "Надбавки" - отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты
При применении бестарифной системы оплаты - графы заполняются в соответствующих единицах измерения
вверхУтверждение и изменение штатного расписания
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся также на основании соответствующего приказа и могут включать:
- Ввод новых штатных единиц
- Исключение существующих должностей
- Переименование структурных подразделений
- Изменение окладов и надбавок
- Сокращение штатной численности
Образцы документов
Штатное расписание
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ № ШР-025/2025
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО "Компания "Прогресс"
__________________ /А.И. Петров/
"15" января 2025 г.
Структурное подразделение Должность Количество штатных единиц Оклад (руб.) Надбавки (руб.) Всего в месяц (руб.) Администрация Генеральный директор 1 180 000 20 000 200 000 Бухгалтерия Главный бухгалтер 1 120 000 15 000 135 000 Бухгалтерия Бухгалтер 2 85 000 10 000 95 000 Отдел продаж Менеджер по продажам 3 65 000 25 000 90 000 IT-отдел Программист 1 110 000 15 000 125 000 IT-отдел Тестировщик 0,5 80 000 5 000 45 000 Итого: 8,5 штатных единиц
Общий фонд оплаты труда: 785 000 рублей в месяц
Приказ об утверждении штатного расписания
ПРИКАЗ № 35-к
об утверждении штатного расписания
г. Москва «15» января 2025 г.
В целях регламентации штатного состава и структуры организации
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Утвердить штатное расписание ООО "Компания "Прогресс" № ШР-025/2025 с 01 февраля 2025 года.
- Установить общую штатную численность организации в количестве 8,5 единиц.
- Установить общий месячный фонд оплаты труда в размере 785 000 (семьсот восемьдесят пять тысяч) рублей.
- Начальнику отдела кадров Ивановой М.С. обеспечить доведение настоящего приказа до сведения руководителей структурных подразделений.
- Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор ___________ /А.И. Петров/
Приказ о внесении изменений в штатное расписание
вверхПРИКАЗ № 42-к
г. Москва «20» марта 2025 г.
В связи с расширением деятельности и увеличением объема работ
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Ввести в штатное расписание ООО "Компания "Прогресс" с 01 апреля 2025 года следующие дополнительные штатные единицы:
- Маркетолог - 1 единица с окладом 75 000 рублей
- Менеджер по продажам - 1 единица с окладом 65 000 рублей
- Внести соответствующие изменения в штатное расписание № ШР-025/2025.
- Бухгалтерии производить начисление заработной платы в соответствии с внесенными изменениями.
- Начальнику отдела кадров Ивановой М.С. обеспечить оформление трудовых отношений с вновь принимаемыми сотрудниками.
Генеральный директор ___________ /А.И. Петров/
Особые случаи и частые вопросы
Временные должности в штатном расписании
Организации могут вводить в штатное расписание временные должности на определенный срок. При этом срок введения должности следует указать как в приказе, так и в самом штатном расписании. Для учета временного характера должности форму № Т-3 можно дополнить графой "Срок действия" или "Количество месяцев работы".
Обязательность ознакомления сотрудников
Согласно позиции Роструда, изложенной в Письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1, штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работников при приеме на работу. Однако эта обязанность может быть предусмотрена коллективным договором или локальными нормативными актами.
Прием на работу на должности, не указанные в штатном расписании
Согласно статье 15 Трудового кодекса РФ, трудовая функция работника определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Статья 57 ТК РФ требует, чтобы трудовой договор содержал условие о трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием). Таким образом, прием сотрудника на должность, не указанную в штатном расписании, не допускается.
вверхПрактические рекомендации
| Ситуация | Рекомендуемые действия | Сроки |
|---|---|---|
| Ввод новой должности | Издание приказа об изменении штатного расписания | До приема сотрудника |
| Изменение оклада | Внесение изменений в штатное расписание и заключение доп. соглашений | За 2 месяца до изменений |
| Сокращение штата | Утверждение нового штатного расписания и уведомление сотрудников | За 2 месяца до увольнения |
| Временная должность | Включение в штатное расписание с указанием срока | На период необходимости |
Рекомендуется пересматривать штатное расписание не реже одного раза в год. Это позволяет своевременно адаптировать организационную структуру к изменяющимся условиям бизнеса и требованиям рынка труда.
вверхОтветственность за нарушения
Отсутствие штатного расписания или несоблюдение его требований может повлечь:
- Административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ
- Сложности при налоговых проверках
- Проблемы при оформлении трудовых отношений
- Трудности в доказывании правомерности кадровых решений
Штатное расписание является важным инструментом управления организацией и должно соответствовать текущим потребностям бизнеса, одновременно обеспечивая соблюдение требований трудового законодательства.
вверх