О применении бюджетными учреждениями контрольно-кассовой техники

В соответствии с частью 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов» (далее — Федеральный закон № 54-ФЗ) бюджетные учреждения, наравне с коммерческими организациями, обязаны применять контрольно-кассовую технику (далее — ККТ) при осуществлении расчетов с населением. Это правило распространяется как на наличные расчеты, так и на расчеты с использованием электронных средств платежа (банковских карт, онлайн-кошельков и т.д.). 

Актуальные случаи, когда можно не применять ККТ

Законодатель предусматривает ряд исключений, когда бюджетное учреждение может не использовать кассовый аппарат.

1. Выдача бланков строгой отчетности (БСО)
При оказании услуг населению учреждение может выдавать БСО, которые приравниваются к кассовому чеку. С 1 июля 2025 года продолжают действовать строгие правила к форме БСО:

• БСО должны формироваться с применением автоматизированных систем, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа и фиксацию всех операций в течение не менее 5 лет.
• Использование БСО, изготовленных типографским способом, с 2021 года запрещено, за исключением случаев, прямо предусмотренных Правительством Российской Федерации (например, билеты на транспорт, путевки в санатории).

БСО должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа, его шестизначный номер и серию.
• Наименование и организационно-правовая форма учреждения.
• Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).
• Вид и стоимость услуги.
• Дата расчета и составления документа.
• Фамилия, имя, отчество, должность и подпись лица, ответственного за операцию.

2. Осуществление отдельных видов деятельности
Без применения ККТ разрешено осуществлять, в частности:

• Организацию питания обучающихся и работников образовательных организаций во время учебных занятий.
• Продажу ценных бумаг и марок государственной почтовой связи.
• Реализацию лекарственных препаратов в сельских фельдшерско-акушерских пунктах (за исключением районных центров).

3. Деятельность, подпадающая под специальные налоговые режимы
Для плательщиков единого налога на вмененный доход (ЕНВД) и самозанятых граждан действуют особые условия, однако бюджетные учреждения редко попадают под эти категории, поэтому для них это исключение обычно не актуально.

Современные требования к контрольно-кассовой технике

ККТ, применяемая учреждением, должна соответствовать жестким техническим требованиям.

Ключевые требования:

• Наличие фискального накопителя (ФН) — устройства, которое обеспечивает некорректируемую регистрацию и долговременное хранение информации о расчетах. Срок службы ФН составляет от 13 до 36 месяцев в зависимости от системы налогообложения.
• Регистрация в Государственном реестре ККТ и наличие отметки о регистрации в налоговом органе.
• Возможность подключения к интернету для автоматической передачи фискальных данных в налоговые органы в онлайн-режиме (ОФД — оператор фискальных данных).
• Формирование чека с обязательным QR-кодом, позволяющим клиенту проверить легальность расчета.
• Соответствие единым стандартам формирования кассовых чеков и бланков строгой отчетности.

Порядок регистрации ККТ в налоговых органах

Процедура регистрации осуществляется через личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы Российской Федерации и максимально упрощена.

Пошаговый алгоритм регистрации:

1. Подача заявления в электронной форме через личный кабинет на официальном сайте Федеральной налоговой службы Российской Федерации.
2. Заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД). Это обязательное условие, так как все данные с ККТ должны передаваться в налоговую службу в режиме онлайн.
3. Активация фискального накопителя и настройка ККТ для работы с выбранным оператором фискальных данных.
4. Дистанционная регистрация ККТ через личный кабинет. В большинстве случаев выезд инспектора не требуется — процедура происходит автоматически после проверки данных.
5. Получение карточки регистрации ККТ в электронном виде.

Срок регистрации не может превышать 5 рабочих дней с даты подачи заявления.

Образец заявления на регистрацию ККТ (фрагмент)

В Межрайонную инспекцию Федеральной налоговой службы № 15 по г. Москве
от Государственного бюджетного учреждения
«Центр социального обслуживания "Забота"»
ИНН 7712345678, КПП 771201001

ЗАЯВЛЕНИЕ
о регистрации контрольно-кассовой техники

1. Сведения о заявителе:
Полное наименование: Государственное бюджетное учреждение «Центр социального обслуживания "Забота"»
ИНН 7712345678, КПП 771201001
Адрес места нахождения: 115035, г. Москва, ул. Садовническая, д. 75

2. Сведения о регистрируемой контрольно-кассовой технике:
Наименование модели: АТОЛ 90Ф
Заводской (серийный) номер: АТ01234567
Номер фискального накопителя: 9999078900001234

3. Сведения о месте установки контрольно-кассовой техники:
Адрес: 115035, г. Москва, ул. Садовническая, д. 75 (основной офис)

4. Сведения о применяемом режиме налогообложения: Общая система налогообложения

5. Сведения о договоре с оператором фискальных данных:
Наименование оператора фискальных данных: ООО «Такском»
Номер договора: Т-45-789 от 10.01.2025

К заявлению прилагаются:

1. Копия паспорта контрольно-кассовой техники.
2. Копия договора с оператором фискальных данных.

Руководитель учреждения ________________ / П.В. Сергеев /

Перерегистрация и снятие с учета ККТ

Перерегистрация требуется в следующих случаях:

• Изменение места установки ККТ (например, переезд филиала).
• Замена фискального накопителя по истечении срока его службы.
• Изменение реквизитов учреждения (наименования, адреса).
• Смена оператора фискальных данных.

Снятие с учета производится при:

• Выводе ККТ из эксплуатации (в случае поломки, морального устаревания).
• Ликвидации учреждения.

Бухгалтерский учет операций с ККТ

1. Приобретение ККТ
Контрольно-кассовая техника принимается к бухгалтерскому учету в составе основных средств. Срок полезного использования устанавливается в соответствии с Классификацией основных фондов и обычно составляет от 5 до 7 лет.

Пример бухгалтерских проводок при приобретении ККТ:

2. Расходы на техническое обслуживание и ОФД
Затраты на обслуживание ККТ и услуги оператора фискальных данных относятся на статью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» Классификации операций сектора государственного управления.

Пример бухгалтерских проводок при оплате услуг оператора фискальных данных:

Контроль со стороны налоговых органов и ответственность

Федеральная налоговая служба Российской Федерации осуществляет постоянный автоматический мониторинг применения ККТ через операторов фискальных данных.

Основные нарушения и штрафы:

• Неприменение ККТ в случаях, когда это обязательство установлено: штраф для юридических лиц составляет от 75% до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 рублей (статья 14.5 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации).
• Применение ККТ, не соответствующей установленным требованиям, или нарушение порядка ее регистрации: штраф для должностных лиц от 3 000 до 4 000 рублей; для юридических лиц — от 30 000 до 40 000 рублей.
• Невыдача чека покупателю или непередача его в электронной форме: влечет предупреждение или наложение административного штрафа.