Прием на работу

Ежедневная кадровая работа иногда преподносит сюрпризы, сталкивая специалистов с нестандартными ситуациями. Что делать, если у соискателя нет оригинала диплома? Как оформить сотрудника без документов воинского учета? Разберем эти и другие вопросы, которые чаще всего возникают при приеме на работу.

Обязательный пакет документов: Что требует закон?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора кандидат обязан предъявить:

Документ, удостоверяющий личность: Паспорт, заграничный паспорт (для постоянно проживающих за рубежом), удостоверение личности моряка и т.д.
Трудовая книжка: Исключение — если это первое место работы или трудоустройство по совместительству.
СНИЛС (или документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учета). С 2023 года СНИЛС в виде зеленой карточки отменен, но номер остается за гражданином. Работодатель может проверить его через систему МВД или попросить выписку из личного кабинета на портале Госуслуг.
Документы воинского учета: Военный билет или приписное свидетельство (для военнообязанных и призывников).
Документ об образовании: Диплом, свидетельство, сертификат — если работа требует специальных знаний (например, для врача, юриста, водителя).
Справка об отсутствии судимости: Требуется только для строго определенных сфер деятельности (педагогика, работа с детьми, авиационный персонал, служба в охране и т.д.).

Важные нюансы:

Кто запрашивает справку о судимости? Эту справку работник получает самостоятельно. Работодатель не имеет права делать за него запросы в МВД. Вы можете лишь проинформировать его о такой обязанности.
Можно ли требовать ИНН? Нет. Требование ИНН и, тем более, отказ в приеме из-за его отсутствия — незаконны. ИНН нужен бухгалтерии для перечисления НДФЛ, но вы можете лишь попросить сотрудника оформить его в будущем.
А документ о регистрации? Требование предоставить свидетельство о регистрации по месту жительства (прописку) также незаконно. Отсутствие регистрации не может быть основанием для отказа в трудоустройстве (Письмо Роструда № 6967-ТЗ).

Что делать, если документы утеряны?

Трудовая книжка: Работник пишет заявление об утрате, и работодатель заводит новую трудовую.
СНИЛС: Работодатель самостоятельно регистрирует сотрудника в СФР.
Документ об образовании: Запросите временную справку из учебного заведения или заверенную копию, пока восстанавливается оригинал. На это время можно заключить срочный договор.

Нужно ли заявление о приеме на работу?

С точки зрения ТК РФ, заявление не является обязательным документом, так как все условия фиксируются в трудовом договоре. Однако на практике оно часто используется:

Как психологический якорь: Фиксирует добровольное волеизъявление кандидата.
Для внутреннего документооборота: В государственных структурах и крупных компаниях это устоявшаяся процедура.
Как основание для издания приказа: В заявлении ставится виза руководителя о согласии на прием.

Если в вашей компании принято писать заявления — это не ошибка, но и не обязательный этап.

Ознакомление с локальными нормативными актами: Формальность или необходимость?

До подписания трудового договора работодатель обязан под роспись ознакомить нового сотрудника с локальными нормативными актами (ст. 68 ТК РФ).

С какими документами обязательно знакомить?
Не со всеми подряд, а только с теми, что регулируют его будущую трудовую деятельность:

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Положение об оплате труда и премировании.
Инструкция по охране труда для его должности.
Положение о коммерческой тайне (если оно есть).
Положение о персональных данных.

Зачем это нужно?
Если сотрудник не был ознакомлен с документом, его практически невозможно привлечь к ответственности за его нарушение. Например, если он разгласит коммерческую тайну, а с Положением о ней его не ознакомили, дисциплинарное взыскание будет оспорено в суде.

Как фиксировать ознакомление?

Журнал ознакомления с локальными актами.
Лист ознакомления, подшитый к самому акту.
Отметка в самом трудовом договоре: «С локальными нормативными актами, перечисленными в приложении №1, ознакомлен(а) до подписания договора».

Оформление трудового договора и приказа: Частые ошибки

Трудовой договор

Главная ошибка — ссылаться в договоре на штатное расписание без указания конкретного оклада.

Неправильно: «Оклад устанавливается согласно штатному расписанию».
Правильно: В тексте договора четко прописать: «Работнику устанавливается должностной оклад в размере 50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей в месяц».

Помните: Трудовой договор заключается в двух экземплярах (один для работника), и факт его получения сотрудником лучше подтвердить его подписью на вашем экземпляре.

Приказ о приеме (форма Т-1 или самостоятельно разработанная)

Содержание приказа должно полностью соответствовать условиям трудового договора.
С приказом работника необходимо ознакомить под подпись в трехдневный срок с момента начала работы.
Даты в приказе и договоре могут не совпадать! Если сотрудник фактически приступил к работе 10-го числа, а договор оформлен 12-го, то в приказе датой начала работы будет 10-е число.

Личная карточка и трудовая книжка: Фиксация приема

Личная карточка (форма Т-2)

Это основной документ, в котором фиксируется вся «трудовая биография» сотрудника внутри компании.
Заполняется на основании предоставленных документов.
Важно: Вести карточку исключительно в электронном виде нельзя, так как многие ее разделы требуют личной подписи сотрудника (например, при ознакомлении с записями в трудовой книжке).

Внесение записи в трудовую книжку

Срок: Запись вносится не позднее недели со дня приема.
Основание: Приказ о приеме на работу.
Правила оформления:
- Запись производится аккуратно, ручкой с пастой синего, черного или фиолетового цвета.
- Запрещены любые сокращения («пр.» вместо «приказ», «упр.» вместо «управления»).
- Сначала указывается полное наименование организации.
- Затем вносится запись о приеме с указанием должности и структурного подразделения.

Образец записи в трудовой книжке:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу…	Документ-основание
1	15	04	2024	Принята в отдел маркетинга на должность маркетолога.	Приказ от 15.04.2024 № 45-к

Если трудовой договор заключен позже фактического допуска к работе:
В графе «Дата» указывается тот день, когда сотрудник реально начал работать, а в графе «Основание» — реквизиты приказа, который был издан позднее.

Ключевые выводы для кадровика

Четко следуйте ст. 65 ТК РФ: Не требуйте лишних документов (ИНН, справку о регистрации, характеристики).
Оформляйте все вовремя: Трудовой договор — до начала работы, приказ — в течение 3 дней, запись в трудовой — в течение недели.
Не пренебрегайте ознакомлением с локальными актами: Это ваша защита в случае споров.
Будьте внимательны к деталям: Указывайте точный оклад в договоре, правильно датируйте документы и не допускайте сокращений в трудовой книжке.

Грамотное оформление приема на работу — это не только соблюдение закона, но и надежный фундамент для построения прозрачных и доверительных отношений с сотрудником.