Проверяем документацию кадрового подразделения

Один из ключевых вопросов — выбор исполнителя. У каждого варианта есть свои преимущества и недостатки.

Внутренний аудит

Проводится силами сотрудников компании, не занятых напрямую в проверяемых процессах. Чаще для этого создается специальная комиссия.

• Плюсы: Экономия бюджета, глубокое знание внутренней специфики компании, конфиденциальность.
• Минусы: Возможная субъективность и необъективность («своих не выдают»), нехватка узкоспециализированных знаний, высокая загруженность сотрудников, отвлекаемых от основных задач.

Внешний аудит

Проводится сторонними консалтинговыми компаниями или независимыми экспертами на договорной основе.

• Плюсы: Максимальная объективность и независимость оценок, доступ к актуальной судебной практике и экспертизе, высокая скорость и качество проверки.
• Минусы: Высокая стоимость услуг, необходимость предоставления доступа к конфиденциальной информации, требуется время на погружение в специфику компании.

При выборе внешнего исполнителя обязательно обратите внимание на его опыт, наличие отзывов и репутацию на рынке. Качественные услуги не могут стоить дешево.

Нормативная база для проведения кадрового аудита

Проверка кадровой документации основывается на широком перечне нормативных правовых актов. Ключевыми из них являются:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации — основополагающий документ, регулирующий все трудовые отношения.
2. Федеральный закон от 27 июля 2006 года номер 152-ФЗ «О персональных данных» — устанавливает требования к обработке и защите персональных данных сотрудников.
3. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года номер 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения).
4. Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 мая 2022 года номер 320н «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (заменил утратившую силу Инструкцию от 2003 года).
5. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года номер 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов...» — определяет сроки хранения кадровых документов.
6. Федеральный закон от 26 декабря 2008 года номер 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» — обязывает вести журнал учета проверок.

Что именно проверяет кадровый аудит: основные направления

Перечень проверяемых документов и областей зависит от целей аудита. Он может быть выборочным (например, только трудовые договоры) или комплексным.

Шаг 1. Издание приказа о проведении аудита.

Любая проверка начинается с формального распоряжения руководителя компании.

Образец приказа о проведении внутреннего кадрового аудита

Общество с ограниченной ответственностью «Протон»
ПРИКАЗ № 45-к
г. Екатеринбург
«15» марта 2024 г.

О проведении внутреннего кадрового аудита

В целях минимизации рисков, связанных с нарушением трудового законодательства, и подготовки к возможной проверке Государственной инспекцией труда

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести внутренний кадровый аудит в период с 18 марта по 05 апреля 2024 года.
2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита начальника юридического отдела Калинину А.В.
3. Включить в состав комиссии:
   • ведущего специалиста по охране труда Петрова С.И.;
   • бухгалтера-ревизора Сидорову Л.М.;
   • экономиста по труду Волкову Т.П.
4. Комиссии проверить:
   • соответствие трудовых договоров требованиям статей 57 и 67 Трудового кодекса Российской Федерации;
   • правильность ведения и хранения трудовых книжек;
   • полноту и правильность оформления локальных нормативных актов.
5. Представить отчет о результатах аудита с рекомендациями по устранению выявленных нарушений до 10 апреля 2024 года.
6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставить за собой.

Основание: План работы юридического отдела на I квартал 2024 года.

Генеральный директор Сергеев /В.А. Сергеев/

С приказом ознакомлены:
Калинина А.В. Калинина 15.03.2024
Петров С.И. Петров 15.03.2024
Сидорова Л.М. Сидорова 15.03.2024
Волкова Т.П. Волкова 15.03.2024

Основные блоки для проверки:

1. Обязательные кадровые документы:

• Трудовые договоры: Проверяется наличие подписей обеих сторон, обязательных условий (место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты, режим труда и отдыха и т.д.), оформление дополнительных соглашений.
• Штатное расписание (форма Т-3): Проверяется его наличие, актуальность, соответствие фактической структуре компании и фонду оплаты труда.
• Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13 или их электронные аналоги): Проверяется правильность учета отработанного времени, сверхурочных work, work в выходные дни, отпусков и больничных.
• График отпусков (форма Т-7): Проверяется своевременность составления и утверждения (не менее чем за 2 недели до начала нового года), соблюдение графика.
• Трудовые книжки: Проверяется их наличие на всех сотрудников, правильность внесения записей, соответствие записям в приказах, ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
• Приказы по личному составу (о приеме, переводе, отпуске, увольнении и др.): Проверяется наличие унифицированных форм или соблюдение требований к самостоятельно разработанным формам, правильность формулировок (особенно в приказах об увольнении), наличие оснований (заявлений, служебных записок) и ознакомления сотрудников.

2. Локальные нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Положение об оплате труда и премировании.
• Положение о защите персональных данных работников (обязательный документ!).
• Инструкции по охране труда.
• Коллективный договор (если он заключен).
• Должностные инструкции.

Все локальные акты не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством. Они должны быть утверждены в установленном порядке, а сотрудники должны быть ознакомлены с ними под подпись.

3. Журналы и реестры:

• Журнал учета проверок (обязателен для всех юридических лиц).
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
• Журналы регистрации приказов, трудовых договоров, ознакомления с локальными актами и др.

Все журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью организации и подписью руководителя.

4. Работа с персональными данными:
Это одно из самых «рискованных» направлений. Проверяется:

• Наличие Положения о персональных данных.
• Факт получения у каждого сотрудника согласия на обработку его персональных данных (за некоторыми исключениями).
• Наличие и актуальность документов, обеспечивающих безопасность обработки данных.

Итоги аудита и исправление нарушений

По результатам проверки составляется итоговый отчет (заключение), который должен содержать:

1. Перечень выявленных нарушений с ссылками на нормы закона.
2. Оценку возможных рисков для компании (финансовых, репутационных).
3. Конкретные рекомендации и план мероприятий по устранению каждого нарушения с указанием сроков и ответственных лиц.

Пример таблицы из отчета о кадровом аудите

Выявленное нарушение	Нарушенная норма права	Риск / Возможное наказание	Рекомендации по исправлению
Сотрудники не ознакомлены под подпись с Положением о персональных данных	Статья 86, 87 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральный закон № 152-ФЗ	Штраф по ст. 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях для юридических лиц до 75 000 рублей	Организовать ознакомление всех действующих сотрудников с Положением под роспись в Журнале ознакомления. Внести условие об ознакомлении в процедуру приема на работу.
В приказах об увольнении отсутствует ссылка на пункт, часть статьи Трудового кодекса Российской Федерации	Статья 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации	Штраф по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях для должностных лиц до 20 000 рублей, для юридических лиц — до 100 000 рублей	Исправить форму приказа. Провести внеочередное обучение специалиста, ответственного за составление приказов.

Регулярное проведение кадрового аудита — это не затраты, а инвестиция в стабильность и безопасность бизнеса. Он позволяет проактивно устранить проблемы до того, как они приведут к серьезным последствиям, и создать надежную основу для эффективного управления персоналом.