Заполняем листок нетрудоспособности с учетом разъяснений ФСС

больничный лист

Уже с июля 2011 года применяется новая форма листка нетрудоспособности, утвержденная Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 N 347н. Эта форма заполняется в соответствии с Порядком выдачи листков нетрудоспособности, который утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 N 624н (далее — Порядок N 624). За прошедшее время ФСС дал некоторые разъяснения, связанные с заполнением листка нетрудоспособности. В данной статье расскажем, как должен быть заполнен больничный с учетом этих разъяснений.

Согласно пп. 4 п. 1 ст. 4.2 Закона N 255-ФЗ страховщик (территориальный орган ФСС) имеет право не принимать к зачету в счет уплаты страховых взносов расходы на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам, произведенные страхователем с нарушением законодательства РФ об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, не подтвержденные документами, произведенные на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка документов. Кроме этого, в абз. 3 п. 18 Положения о Фонде социального страхования РФ сказано, что расходы по государственному социальному страхованию, произведенные с нарушением установленных правил или не подтвержденные документами, в частности, суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, выплаченные на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка листков нетрудоспособности, к зачету не принимаются и подлежат возмещению в установленном порядке.

Рассмотрим, на какие нюансы заполнения листка нетрудоспособности медицинской организацией и работодателем обратили внимание сотрудники ФСС в своих разъяснениях.

Наименование строки/графы листка нетрудоспособности Положение пункта Порядка N 624н Разъяснения сотрудников ФСС (письма ФСС)
Раздел «Заполняется врачом медицинской организации»
«Записи в листке нетрудоспособности» Пункт 56: выполняются на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки. Не допускается использование шариковой ручки. Записи в листке нетрудоспособности не должны заходить за пределы границ ячеек, предусмотренных для внесения соответствующих записей, а также не должны соприкасаться с границами ячеек Наличие в листке нетрудоспособности, заполненном рукописно, технических недочетов заполнения не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий, если при этом все записи в листке нетрудоспособности читаются (Письмо от 30.09.2011 N 14-03-11/05-8545)
«Оттиск печати» Пункт 56: оттиск печати медицинской организации должен соответствовать названию, указанному в уставе медицинской организации. При оформлении листков нетрудоспособности в некоторых медицинских организациях (психиатрических, наркологических организациях, центрах по профилактике и борьбе со СПИДом и инфекционными заболеваниями и др.) могут быть использованы специальные печати или штампы без указания профиля организации Медицинская организация вправе в локальном нормативном акте самостоятельно определять количество печатей и порядок их использования, в том числе в ее обособленных и структурных подразделениях. Оттиск печати может содержать фразы «для больничных листков», «для листков нетрудоспособности» и должен соответствовать названию, указанному в учредительных документах организации (Письмо от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956)
«Дубликат» Пункт 57: проставляется отметка «V» в случае, когда в связи с утерей листка нетрудоспособности застрахованному лицу лечащим врачом и председателем врачебной комиссии оформляется дубликат листка нетрудоспособности Если за период временной нетрудоспособности работнику было выдано несколько листков нетрудоспособности и один из них был испорчен, с испорченного листка снимается копия, в которой медицинская организация указывает номера нового листка нетрудоспособности, выданного взамен старого, или медорганизацией выдается справка, подтверждающая факт замены листка нетрудоспособности с указанием номера заменяемого листка. В случае утери листка нетрудоспособности лечащий врач и председатель врачебной комиссии в строке «Дубликат» проставляют отметку «V» (Письмо от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956)
«Место работы — наименование организации» Пункты 57, 58, 66: в этой строке указывается полное или сокращенное наименование организации либо фамилия и инициалы работодателя — физического лица (с интервалом в одну ячейку) Полное или сокращенное наименование должно соответствовать учредительным документам организаций. В случае, если в учредительных документах отсутствует сокращенное наименование организации либо полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения), в том числе медицинской, содержит более 29 символов, допустимо его «произвольное» сокращение в пределах ячеек, предусмотренных указанными строками.

Указание в наименованиях организаций (обособленных подразделений) кавычек, точек, запятых, тире не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий. Все знаки проставляются в отдельные ячейки бланка листка нетрудоспособности (письма от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605, от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956)

«Фамилия, инициалы врача» Пункт 57: указывается фамилия медицинского работника, выдавшего листок нетрудоспособности, и его инициалы (с пробелом в одну ячейку) Слова «с пробелом в одну ячейку» относятся к пробелу, проставляемому между фамилией и инициалами. Аналогичный порядок заполнения применяется для графы «Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер», а также в случаях, рассматриваемых врачебной комиссией.

Кроме этого, если фамилия и инициалы врача превышают 14 символов первого ряда ячеек, то допускается перенесение окончания фамилии и инициалов врача во второй ряд ячеек данной строки. Если в указанной строке недостаточно ячеек для заполнения фамилии и инициалов медицинского работника (более 28 символов), можно указать только фамилию врача без инициалов, а если недостаточно ячеек для фамилии, возможно ее сокращение в пределах имеющихся ячеек. При оформлении листка нетрудоспособности по решению врачебной комиссии порядок заполнения указанной графы будет аналогичным (письма от 05.08.2011 N 14-03-11/05-8545, от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605, от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956)

«Должность врача» Пункт 60: указывается должность врача, а в случаях, рассматриваемых врачебной комиссией, председатель врачебной комиссии (например, |п|р|е|д||В|К|) Наименование должности врача формируется с учетом специальности, по которой работник имеет соответствующую подготовку и работа по которой вменяется в круг его обязанностей, например, «врач-терапевт». Такая позиция сформирована с учетом п. 2 Приказа N 801н. Таким образом, указание в графе «Должность врача» просто слов «врач» или «леч врач» не соответствует наименованию указанной графы и не является допустимым. Данную графу можно заполнить следующим образом: терапевт, педиатр, хирург, лор и т. п. Такие сокращения наименований должностей, как «аллергол», «стоматол», «офтальмол» (если число букв в наименовании должности врача превышает девять ячеек), считаются допустимыми, поскольку позволяют идентифицировать должность врача (Письмо от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956)
Обратите внимание: в Письме ФСС РФ от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605 дано противоположное разъяснение. Если наименование должности превышает количество имеющихся ячеек данной строки, возможно сокращение в пределах имеющихся ячеек. Должность врача разрешается указать в листке нетрудоспособности как «леч врач». Однако, по нашему мнению, при заполнении данной графы необходимо руководствоваться последними разъяснениями сотрудников ФСС
«Адрес медицинской организации» Пункт 58: указывается адрес оказания медицинских услуг лицом, имеющим лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности (название городского или сельского поселения, улицы, номера дома, корпуса, квартиры (офиса), соответствующий адресу фактической выдачи листков нетрудоспособности и осуществления медицинской деятельности согласно лицензии на медицинскую деятельность. Внесение указанных данных осуществляется через интервал в одну ячейку, номер корпуса указывается через знак «I» в ячейке после номера дома, номер квартиры (офиса) указывается через пробел в одну ячейку после номера дома или корпуса (например, |Б|а|р|н|а|у|л||С|у|х|о|в|а||5|/|3||13|) Несоблюдение последовательности указания адреса местонахождения медицинской организации, установленной п. 58 Порядка, не может являться основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий, так как медицинскую организацию территориальный орган ФСС может идентифицировать по основному государственному регистрационному номеру, указанному в разделе «Заполняется врачом медицинской организации» (Письмо от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956)
«Основное» и «По совместительству N» Пункт 58: в строке «Основное» делается отметка «V» в случае, если листок нетрудоспособности выдан для представления по основному месту работы; в строке «По совместительству N» делается отметка «V» в случае, если листок нетрудоспособности выдан для представления по месту работы по внешнему совместительству, и указывается номер листка нетрудоспособности, выданного для представления по основному месту работы Если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей и в двух предшествующих годах был занят у тех же работодателей, то ему должно быть выдано несколько листков нетрудоспособности (Письмо от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956)
«Отметки о нарушении режима» Пункт 58: в зависимости от вида нарушения указывается следующий двухзначный код <…> Если гражданин после выдачи или продления листка нетрудоспособности на прием не являлся, а при очередном посещении признан трудоспособным, в этой строке указывается код «24», в строке «Дата 00.00.0000» — дата несвоевременной явки на прием к врачу, в строке «Иное: 00» в ячейках «00-00-0000» — соответствующий код «36» и дата явки трудоспособным. Если гражданин явился нетрудоспособным, то код «36» в листке нетрудоспособности не проставляется и строка «Иное: 00» с ячейками «00-00-0000» не заполняется (Письмо от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956)
Заполнение листка нетрудоспособности в случае, когда он выдан одной медицинской организацией, а закрывается в другой Пункт 6: при направлении гражданина на лечение в другую медицинскую организацию новый листок нетрудоспособности (продолжение) выдается медицинской организацией, в которую направлен гражданин, за исключением случаев, упомянутых в пунктах 25, 31-33 настоящего Порядка. Пункт 61: когда после стационарного лечения гражданин остается нетрудоспособным и направляется на продолжение лечения в поликлинику по месту жительства, в листке нетрудоспособности, выданном в стационаре, в строке «Иное» указывается код «31»и выдается новый листок нетрудоспособности, являющийся продолжением первого, выданного стационаром Закрытие или оформление ранее выданного листка нетрудоспособности для возможности представления его к оплате осуществляется в той медицинской организации, где выдается новый листок нетрудоспособности (продолжение). При этом в закрытом на оплату листке нетрудоспособности указывается номер вновь выданного листка (продолжение), ставятся вторая печать и подпись врача медицинской организации (Письмо от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605)
Раздел «Заполняется работодателем»
Порядок заполнения ячеек Пункт 56: записи в листке нетрудоспособности не должны заходить за пределы границ ячеек, предусмотренных для внесения соответствующих записей, а также не должны соприкасаться с границами ячеек. Все записи в специально отведенных ячейках проставляются, начиная с первой ячейки В строке «Страховой стаж» в ячейках «WW лет», «WW мес.» указывается количество полных лет, месяцев деятельности работника, учитываемой в страховом стаже в соответствии с законодательством РФ:

— в случае, если страховой стаж равен полному количеству лет, например, восьми годам, в данных ячейках необходимо проставить «8W» и «00»;

— в случае отсутствия страхового стажа необходимо проставлять «00» и «00». Работодатель при оформлении бланка листка нетрудоспособности указывает страховой стаж на момент наступления страхового случая. Строки «Средний заработок для исчисления пособия WWWWWW p. WW к.», «Средний дневной заработок WWWWWW p. WW к.», «Сумма пособия: за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации WWWWWW p. WW к. за счет средств работодателя WWWWWW p. WW к.» заполняются с первой ячейки, оставшиеся ячейки заполнению не подлежат. Например, «Средний заработок для исчисления пособия 20000 W 00 к» (Письмо от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956)

Обратите внимание: несоблюдение вышеуказанного порядка заполнения листка нетрудоспособности приведет к невозможности получения достоверных сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий (Письмо от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956)
«ИТОГО начислено WWWWWW p. WW к.» Пункт 66: указывается общая сумма, подлежащая выплате застрахованному лицу Работодатель должен указать размер пособия после его уменьшения на сумму НДФЛ (Письмо от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956)
«Сумма пособия: за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации WWWWWW р. WW к. за счет средств работодателя WWWWWW р. WW к.» Пункт 66: в этой строке указывается соответственно сумма пособия, подлежащая выплате за счет средств бюджета ФСС и за счет средств работодателя, исчисленная в порядке, установленном нормами Закона N 255-ФЗ Указывается размер пособия в полном объеме без вычета сумм НДФЛ (Письмо от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956)
Обратите внимание: в Письме от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956 сотрудники ФСС отметили, что листок нетрудоспособности могут подписывать лица, которым выдана доверенность от имени юридического лица за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на представление интересов юридического лица. Выдача доверенности бухгалтером другому должностному лицу, отвечающему за финансовые вопросы организации, также возможна в порядке передоверия на основании ст. 187 ГК РФ (если полномочия на передоверие предоставлены бухгалтеру руководителем организации). Из сказанного следует, что при подписании листка нетрудоспособности лицами, которым данное полномочие делегировано на основании доверенности, в строках «Фамилия и инициалы руководителя» и «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» проставляются соответственно фамилии и инициалы лиц, действующих на основании данных доверенностей. Указание реквизитов доверенностей, на основании которых уполномоченный сотрудник подписывает листок нетрудоспособности, не требуется

В заключение еще раз обратим ваше внимание на то, что из норм Закона N 255-ФЗ и Положения о Фонде социального страхования РФ следует, что работодатель должен правильно заполнить раздел «Заполняется работодателем», а также внимательно проверить правильность заполнения раздела «Заполняется врачом медицинской организации», так как ошибки допущенные врачом при заполнении больничного, могут стать причиной отказа ФСС в возмещении сумм, потраченных на выплату пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.

В связи с вышесказанным отметим, что при наличии ошибок в разделе «Заполняется врачом медицинской организации» листок нетрудоспособности считается испорченным и взамен него выдается новый, оформленный так же, как и первоначальный (согласно записям в первичной документации). При этом дата выдачи нового бланка листка нетрудоспособности должна соответствовать дате выдачи первоначального листка. Однако, в то же время, наличие в листке технических недочетов заполнения (заполнение полей бланка прописными буквами, попадание букв на границы ячеек, попадание печатей на информационное поле, указание слов «врач» или «лечащий врач», проставление пробелов между инициалами врача и т. п.) не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий, если при этом все записи в листке нетрудоспособности читаются (письмо ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956).

Вам может также понравиться...