Электронный листок нетрудоспособности

С 1 января 2022 года в России полностью перешли на электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН). Это коренным образом изменило процедуру их выдачи, продления и оплаты. Несмотря на цифровизацию, требования к корректному заполнению данных остаются строгими, так как ошибки могут привести к отказу Фонда социального страхования Российской Федерации в возмещении расходов на пособия. В этой статье мы подробно разберем актуальные правила оформления электронного больничного, основываясь на действующем законодательстве и разъяснениях контролирующих органов.

Юридические последствия ошибок в листке нетрудоспособности

Согласно пункту 4 части 1 статьи 4.2 Федерального закона от 29 декабря 2006 года номер 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», территориальный орган Фонда социального страхования Российской Федерации вправе не принимать к зачету расходы на выплату пособий, если они были произведены на основании неправильно оформленных документов.

Это означает, что если в электронном листке нетрудоспособности будут выявлены существенные ошибки, допущенные медицинской организацией или работодателем, то вся сумма выплаченного пособия не будет возмещена Фондом социального страхования Российской Федерации и останется за счет средств компании.

Заполнение электронного листка нетрудоспособности медицинской организацией

ЭЛН формируется в автоматизированной информационной системе Фонда социального страхования Российской Федерации. Данные вносятся медицинским работником в электронном виде.

1. Общие требования к заполнению:

• Все записи вносятся на русском языке.
• Данные должны точно соответствовать информации, указанной в документах пациента (паспорт, полис ОМС).
• Не допускаются исправления, опечатки и нечитаемые данные.

2. Ключевые поля и разъяснения по их заполнению:

• Наименование медицинской организации. Указывается полное или сокращенное наименование в соответствии с учредительными документами. При нехватке символов допускается общепринятое сокращение, позволяющее идентифицировать учреждение.
• Фамилия и инициалы врача. Указывается фамилия и инициалы медицинского работника. При нехватке символов допускается указание только фамилии без инициалов.
• Должность врача. Указывается специальность врача (например, «терапевт», «хирург», «педиатр»). Сокращения должны быть понятными и позволяющими однозначно идентифицировать должность.
• Код причины нетрудоспособности. Проставляется двухзначный код, который точно указывает на причину заболевания или иного обстоятельства. Например:
  • 01 – Заболевание.
  • 02 – Травма.
  • 05 – Отпуск по беременности и родам.
  • 09 – Уход за больным членом семьи.
• Отметка о нарушении режима. Если пациент нарушил режим (например, не явился на прием в назначенную дату), врач проставляет соответствующий код (например, 24 – Несвоевременная явка на прием к врачу). Это влияет на размер пособия.
• Место работы – основное или по совместительству. Если сотрудник работает по совместительству, ему выдается отдельный ЭЛН для каждого места работы.

С 2023 года медицинские организации обязаны направлять ЭЛН в Фонд социального страхования Российской Федерации в течение одного рабочего дня с даты его закрытия. Это ускоряет процесс оплаты для работодателя.

Заполнение электронного листка нетрудоспособности работодателем

После того как медицинская организация закрыла ЭЛН и он появился в личном кабинете работодателя на сайте Фонда социального страхования Российской Федерации или в специализированных бухгалтерских программах, работодатель обязан заполнить свою часть.

1. Проверка данных от медучреждения.

Прежде чем приступать к заполнению, необходимо тщательно проверить корректность всех данных, внесенных медицинской организацией:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника.
• Даты начала и окончания нетрудоспособности.
• Правильность кодов причины нетрудоспособности и нарушения режима.

Образец служебной записии о проверке ЭЛН

Генеральному директору
ООО «Континент»
Иванову И.И.
от бухгалтера по расчету заработной платы
Петровой П.П.

Служебная записка
О проверке электронного листка нетрудоспособности

Сообщаю, что в системе «СБИС» получен электронный листок нетрудоспособности номер ЭЛН-1234567890 на сотрудника отдела продаж Сидорова Сергея Васильевича за период с 10 марта 2024 года по 18 марта 2024 года.
При проверке данных, внесенных медицинской организацией ГБУЗ «Городская поликлиника №1», нарушений и несоответствий не выявлено. Все данные соответствуют информации, имеющейся в организации.
Прошу разрешить приступить к расчету и начислению пособия по временной нетрудоспособности.

19 марта 2024 года Петрова /П.П. Петрова/

2. Заполнение полей работодателем.

• Страховой стаж. Указывается на дату наступления страхового случая (первый день болезни). Указываются только полные годы и полные месяцы.
  • Пример: Если стаж составляет 5 лет, 7 месяцев и 20 дней, то в поле указывается: 5 лет 7 месяцев. Дни (20) не указываются, так как они не образуют полного месяца.
• Средний заработок для исчисления пособия. Указывается сумма заработка за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, на который начислены страховые взносы.
• Средний дневной заработок. Расчетная величина, определяемая путем деления суммарного заработка за два года на 730.
• Сумма пособия: за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации и за счет средств работодателя.
  • Важно: В этих строках указывается полная сумма пособия до вычета НДФЛ.
  • За счет средств работодателя оплачиваются только первые три дня болезни сотрудника. Остальной период, начиная с четвертого дня, оплачивается за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации.
• Итого начислено. Указывается общая сумма пособия, подлежащая выплате сотруднику на руки, то есть за вычетом налога на доходы физических лиц.

Пример заполнения данных о пособии в ЭЛН

• Сумма пособия за счет Фонда социального страхования Российской Федерации: 15 000 рублей 00 копеек.
• Сумма пособия за счет средств работодателя: 3 000 рублей 00 копеек.
• Общая сумма пособия до вычета НДФЛ: 18 000 рублей.
• НДФЛ (13%): 2 340 рублей.
• Итого начислено (к выплате): 15 660 рублей 00 копеек.

3. Подписание ЭЛН.

ЭЛН подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного представителя работодателя (как правило, руководителя или главного бухгалтера). Доверенность на право подписания ЭЛН может быть выдана иному сотруднику (например, бухгалтеру по расчету заработной платы) и должна быть оформлена в установленном порядке.

Сложные и особые случаи

1. Совместительство.

Если сотрудник на момент болезни работал у нескольких работодателей, он вправе получить пособие по каждому месту работы. Для этого он должен предоставить всем работодателям справки о заработке с других мест работы для расчета пособия, либо выбрать одного страхователя, который будет производить выплату, собрав справки со всех мест.

2. Нарушение режима.

Если в ЭЛН проставлен код нарушения режима, размер пособия с даты нарушения может быть снижен до минимального размера оплаты труда. Работодатель обязан произвести перерасчет.

3. Дубликат ЭЛН.

В случае технического сбоя или утери доступа к ЭЛН медицинская организация может сформировать дубликат документа. Все данные при этом сохраняются.