На что обратить внимание работодателю, когда сотрудник предоставил листок нетрудоспособности?
Сотрудники любого учреждения время от времени приносят листки нетрудоспособности. Больничный лист, как и любой документ, требует тщательного отношения и отличного знания всех законодательных тонкостей, связанных с порядком выдачи. В статье напомним, что необходимо проверить сотрудникам учреждения, когда к ним поступает листок нетрудоспособности.
Вначале напомним, что листок нетрудоспособности служит основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности (п. 1 ч. 1 ст. 5 Закона N 255-ФЗ). Форма листка нетрудоспособности утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 N 347н. Порядок выдачи листков нетрудоспособности утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 N 624н (далее — Порядок N 624н).
Кроме этого, согласно пп. 3 п. 1 ст. 11 Закона N 165-ФЗ сотрудники ФСС имеет право не принимать к зачету расходы на обязательное социальное страхование, произведенные с нарушением законодательства РФ. Аналогичное положение закреплено в п. 18 Положения о Фонде социального страхования РФ: расходы по государственному социальному страхованию, произведенные с нарушением установленных правил или не подтвержденные документами, в частности на пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, которые выплачены на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка листков нетрудоспособности, к зачету не принимаются и подлежат возмещению в установленном порядке.
Из приведенных положений законодательства следует, что получивший листок нетрудоспособности от застрахованного лица (сотрудника) работодатель должен проверить правильность заполнения этого документа медицинской организацией, так как в случае обнаружения ошибок ФСС не примет к зачету расходы, связанные с оплатой больничного.
Обращаем ваше внимание на то, что сотрудники ФСС при проверке заполнения реквизитов листка нетрудоспособности руководствуются Методическими указаниями о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденными Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81 (далее — Методические указания N 81), с учетом норм действующего законодательства.
Итак, перед вами листок нетрудоспособности. На что необходимо обратить внимание? Сотрудники ФСС согласно п. 60 Методических указаний N 81 отметят следующее:
1) документ должен иметь разборчивые записи медицинских работников. Согласно п. 56 Порядка N 624н записи в нем выполняются на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки. Не допускается использование шариковой ручки. Записи в листке нетрудоспособности не должны заходить за пределы границ ячеек, предусмотренных для внесения соответствующих записей. Все записи в специально отведенных ячейках проставляются, начиная с первой ячейки;
2) печать медицинской организации. Она может выступать за пределы специально отведенного места, но не должна попадать на ячейки информационного поля бланка листка нетрудоспособности. При этом оттиск печати медицинской организации должен соответствовать названию, указанному в уставе этой организации. При оформлении листков нетрудоспособности в некоторых медицинских организациях (психиатрических, наркологических организациях, центрах по профилактике и борьбе со СПИДом и инфекционными заболеваниями и др.) могут быть использованы специальные печати или штампы без указания профиля организации. Сотрудники ФСС в своем Письме от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956 отметили, что медицинская организация вправе в локальном нормативном акте самостоятельно определять количество печатей и порядок их использования, в том числе в ее обособленных и структурных подразделениях. Оттиск печати медицинской организации может содержать текст «для больничных листков», «для листков нетрудоспособности» и должен соответствовать названию, указанному в учредительных документах организации;
3) наименование медицинской организации. Здесь должно быть полное или сокращенное наименование учреждения, имеющего лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности, которым оказывалась медпомощь и выдавался листок нетрудоспособности. Если листок выдан врачом, занимающимся частной медицинской практикой, необходимо, чтобы были указаны его фамилия и номер лицензии на право осуществления экспертизы временной нетрудоспособности;
4) адрес медицинской организации — название городского или сельского поселения, улицы, номера дома, корпуса, квартиры (офиса), соответствующие адресу фактической выдачи листков нетрудоспособности и осуществления медицинской деятельности согласно лицензии на медицинскую деятельность. Внесение указанных данных осуществляется через интервал в одну ячейку, номер корпуса указывается через знак «/» в ячейке после номера дома, номер квартиры (офиса) указывается через пробел в одну ячейку после номера дома или корпуса;
5) дата выдачи. По общему правилу листок нетрудоспособности выдается в день обращения, но есть и исключения:
— если гражданин обратился после окончания рабочего времени (смены), то, по его желанию, дата освобождения от работы в листке нетрудоспособности может быть указана со следующего календарного дня (п. 15 Порядка N 624н);
— если гражданин направлен в медицинскую организацию из здравпункта и признан нетрудоспособным, то листок нетрудоспособности выдается с момента обращения в здравпункт при наличии медицинских документов, подтверждающих нетрудоспособность (п. 16 Порядка N 624н);
6) ФИО гражданина. Указывается в соответствии с документом, удостоверяющим личность;
7) место работы — наименование организации. Здесь должно быть указано полное или сокращенное наименование организации либо фамилия и инициалы работодателя — физического лица (с интервалом в одну ячейку между фамилией и инициалами). Данная информация указывается со слов гражданина. Отметим, что порядок не содержит запретов на указание в наименованиях организаций (обособленных подразделений) кавычек, точек, запятых, N, тире. Наличие в листке нетрудоспособности указанных знаков не является основанием для переоформления листка и отказа в назначении и выплате пособий. Все знаки проставляются в отдельные ячейки бланка листка нетрудоспособности. Такие разъяснения представлены в Письме ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956;
8) причина нетрудоспособности. Должна быть указана в соответствии с расшифровкой кодов, представленных на обороте листка нетрудоспособности, так как от кода зависят размер и продолжительность выплаты пособия, в том числе по последующим листкам в календарном году;
9) листок нетрудоспособности выдан по уходу за больным членом семьи. В этом случае лечащий врач должен полностью указать фамилию, имя и отчество заболевшего члена семьи, его возраст и родственную связь. При этом информация о родственной связи кодируется (расшифровки кодов на обороте листка);
10) должность врача. Согласно разъяснениям, представленным в Письме ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956, при заполнении данной графы необходимо иметь в виду, что наименование должности врача формируется с учетом специальности, по которой работник имеет соответствующую подготовку и работа по которой вменяется в круг его обязанностей. Например, «врач-терапевт». То есть в этой графе просто слова «врач» или «леч врач» не соответствуют наименованию графы «Должность врача» и недопустимы. Данную графу представляется возможным заполнить следующим образом: терапевт, педиатр, хирург, лор… При этом сокращение «аллергол», «стоматол», «офтальмол» и т. д. (если число букв в наименовании должности врача превышает девять ячеек) считается допустимым, так как позволяет идентифицировать должность врача;
11) приступить к работе. Здесь должна быть указана дата, следующая за датой завершения периода нетрудоспособности.
При обнаружении каких-либо ошибок в заполнении листка нетрудоспособности он считается испорченным и взамен него оформляется дубликат листка нетрудоспособности (п. 56 Порядка N 624н). Это значит, что при наличии ошибок в разделе «Заполняется врачом медицинской организации» листок нетрудоспособности считается испорченным и взамен него выдается новый, оформленный так же, как и первоначальный (согласно записям в первичной документации). Дата выдачи нового бланка листка нетрудоспособности должна соответствовать дате выдачи первоначального листка. Если за период временной нетрудоспособности работнику выдано несколько листков нетрудоспособности и один из них был испорчен, с испорченного листка снимается копия, в которой медицинская организация указывает номер нового листка нетрудоспособности, выданного взамен старого, или медицинская организация выдает справку, подтверждающую факт замены листка нетрудоспособности, с указанием номера заменяемого листка. Такие разъяснения даны в Письме ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956.
На какие еще нюансы обратить внимание, когда поступил листок нетрудоспособности?
1. Лечащий врач единолично (без решения врачебной комиссии) может выдать листок нетрудоспособности на срок, не превышающий 15 календарных дней, далее он продлевается только по решению врачебной комиссии (п. 11 Порядка N 624н).
2. Фельдшер или зубной врач выдает и продлевает листок нетрудоспособности на срок до 10 календарных дней включительно (п. 12 Порядка N 624н).
3. Листок нетрудоспособности может быть выдан и продлен за прошедшее время только по решению врачебной комиссии при обращении гражданина в медицинскую организацию или посещении его медицинским работником на дому (п. 14 Порядка N 624н).
4. Гражданину, являющемуся временно нетрудоспособным, направленному на консультацию (обследование, лечение) в медицинскую организацию, находящуюся за пределами административного района, листок нетрудоспособности на этот период выдается только по решению врачебной комиссии (п. 18 Порядка N 624н).
При выписке гражданина после стационарного лечения листок нетрудоспособности может быть продлен после даты выписки из стационара на срок до 10 календарных дней (п. 19 Порядка N 624н).
Временно нетрудоспособным лицам, которым не установлена инвалидность, листок нетрудоспособности может быть продлен по решению врачебной комиссии до восстановления трудоспособности с периодичностью продления не реже чем через 15 дней или до повторного направления на МСЭ (п. 29 Порядка N 624н).
При направлении больных на долечивание в специализированные санаторно-курортные учреждения, расположенные на территории РФ, непосредственно после стационарного лечения листок нетрудоспособности продлевается медицинским работником по решению врачебной комиссии специализированного санаторно-курортного учреждения на весь период долечивания, но не более чем на 24 календарных дня (п. 31 Порядка N 624н).
При уходе за ребенком в возрасте от 7 до 15 лет в случае амбулаторного лечения или совместном пребывании одного из членов семьи (опекуна, попечителя, иного родственника) с ребенком в стационарном лечебно-профилактическом учреждении листок нетрудоспособности выдается на срок до 15 дней по каждому случаю заболевания, если по заключению врачебной комиссии не требуется большего срока (п. 35 Порядка N 624н).
При уходе за ребенком старше 15 лет в случае амбулаторного лечения листок нетрудоспособности выдается на срок до трех дней, а по решению врачебной комиссии — до семи дней по каждому случаю заболевания (п. 35 Порядка N 624н).
Листок нетрудоспособности не выдается по уходу (п. 40 Порядка N 624н):
— за больным членом семьи старше 15 лет при стационарном лечении;
— за хроническими больными в период ремиссии;
— в период ежегодного оплачиваемого отпуска и отпуска без сохранения заработной платы;
— в период отпуска по беременности и родам;
— в период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, за исключением случаев выполнения работы в указанный период на условиях неполного рабочего времени или на дому.
В случае нарушения перечисленных пунктов сотрудники ФСС листок нетрудоспособности к зачету не примут. Согласно п. 68 Порядка N 624н за нарушение установленного порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности эти организации, а также медработники несут ответственность по законодательству РФ.
На что обратить внимание кадровику при заполнении раздела «Заполняется работодателем»?
Согласно п. 65 Порядка N 624н записи в данном разделе листка нетрудоспособности выполняются на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки. Не допускается использование шариковой ручки. Записи в листке нетрудоспособности не должны заходить за пределы границ ячеек, предусмотренных для внесения соответствующих записей.
В строке «Страховой стаж» в ячейках » лет», » мес.» указывается количество полных лет, месяцев деятельности работника, учитываемой в страховом стаже в соответствии с законодательством РФ. В настоящее время Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 N 91.
Если страховой стаж равен полному количеству лет, например восьми, в данных ячейках необходимо проставлять «8W» и «00». В случае отсутствия страхового стажа необходимо проставлять «00» и «00». При этом работодатель при оформлении бланка листка нетрудоспособности указывает страховой стаж на момент наступления страхового случая. Такие разъяснения представлены в Письме ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956.
В строке «В т. ч. нестраховые периоды» в ячейках » лет», » мес.» указывается количество полных лет, месяцев прохождения работником военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 N 4468-1 «О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, и их семей».
В заключение отметим, что работодатель должен не только правильно заполнить раздел «Заполняется работодателем» листка нетрудоспособности, но и внимательно проверить правильность заполнения раздела «Заполняется врачом медицинской организации», так как допущенные ошибки могут стать причиной отказа ФСС в возмещении сумм, потраченных на выплату пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
