Принимаем на работу дистанционного работника
С 19 апреля 2013 года Трудовой кодекс пополнился новой главой 49.1, регулирующей трудовые отношения при дистанционной работе. Теперь на работающих дистанционно лиц, с которыми заключен трудовой договор, распространяются все гарантии, предоставляемые Трудовым кодексом. Статья подготовлена при участии Е. В. Воробьевой, члена экспертного совета Палаты налоговых консультантов РФ, к. э.н.
Введение в Трудовой кодекс нового понятия «дистанционный работник» обусловлено быстрым развитием информационных технологий и появлением в связи с этим новых возможностей установления и развития трудовых отношений как для работника, так и для работодателя.
Среди преимуществ дистанционной формы организации труда можно выделить следующие:
— для работодателя — сокращение издержек на аренду помещений и организацию рабочих мест, повышение производительности труда;
— работника — работа в домашних условиях, возможность самостоятельно определять и планировать рабочее время, совмещать исполнение трудовых обязанностей с уходом за детьми, отсутствие транспортных проблем в связи с проездом до рабочего места и обратно и т. д.
Примечание. Глава 49.1 Трудового кодекса введена Федеральным законом от 05.04.2013 N 60-ФЗ.
Заметим, что возможность работы на дому была предусмотрена Трудовым кодексом и ранее. Но на практике глава, регулирующая труд надомников (гл. 49 ТК РФ), применяется крайне редко, так как в сознании большинства работодателей надомник производит на дому товары народных промыслов и т. п.
Новое понятие дистанционной работы намного шире, чем понятие надомного труда. Дистанционно работать могут представители любых профессий: юристы, экономисты, инженеры, переводчики, журналисты, редакторы, дизайнеры, программисты и т. д. При этом у работодателя появляется возможность найти нужного, порою уникального специалиста, не обращая внимание на удаленность места его фактического проживания от местонахождения организации.
Можно ожидать, что договоры о дистанционной работе начнут активно заключать те, кто до последнего времени вынуждены были работать в стиле «фриланс» (эпизодическая занятость).
Как правило, с фрилансерами заключали гражданско-правовые договоры, что лишало лиц, выполняющих работу, многих прав и гарантий, предусмотренных для работников Трудовым кодексом. При этом заключение гражданско-правового договора было чревато неприятными последствиями:
— для заказчика — переквалификацией договора, носящего постоянный характер (ч. 4 ст. 11 ТК РФ), доначислением взносов в ФСС РФ;
— для исполнителя — отсутствием социальной защиты и пр.
Теперь у них появилась возможность вступить в трудовые отношения, носящие длительный и устойчивый характер.
Примечание. В переводе с английского фрилансер (free — свободный, lance — копье) — свободный копьеносец, наемник, в переносном значении — вольный художник.
Содержание новой главы 49.1 ТК РФ
Новая глава Трудового кодекса не только урегулировала вопросы, связанные с дистанционной занятостью, но и закрепила правовые основания для заключения трудового договора с применением электронной подписи. В частности, в ней разъясняется:
— что является дистанционной работой и кто такие дистанционные работники (ст. 312.1 ТК РФ);
— как заключить и изменить условия трудового договора о дистанционной работе (ст. 312.2 ТК РФ);
— особенность организации и охраны труда дистанционных работников (ст. 312.3 ТК РФ);
— режима рабочего времени и времени отдыха (ст. 312.4 ТК РФ);
— как расторгнуть трудовой договор о дистанционной работе (ст. 312.5 ТК РФ).
Что считается дистанционной работой
Определение дистанционной работы дано в части 1 статьи 312.1 ТК РФ.
Дистанционная работа — эта работа, выполняемая работником по трудовому договору за пределами места нахождения работодателя, когда взаимодействие между работодателем и работником осуществляется с использованием Интернета (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).
Фактически в трудовом договоре нет необходимости оговаривать место работы (территориально), достаточно определить порядок взаимодействия работника и работодателя. Например, периодичность, время, продолжительность нахождения на связи (в сети) и др.
Кого можно считать дистанционным работником
Дистанционные работники — лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).
С момента заключения (подписания) такого договора с работодателем:
— работник считается дистанционным работником;
— на него распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, правда, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ).
Заключаем трудовой договор
Новацией является возможность заключить трудовой договор дистанционно, не требуя от его сторон личной встречи. Поэтому новая глава Трудового кодекса подробно разъясняет порядок обмена документами, порядок подписи и т. д.
В качестве места заключения трудового договора указывается место нахождения работодателя (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ).
Документы, необходимые для заключения трудового договора
Перечень документов, представляемых работодателю при трудоустройстве дистанционным работником, не отличается от общеустановленного.
Различие только в форме представления документов. Все документы дистанционный работник может представить работодателю в электронном виде — отсканировать оригинал и передать по Интернету.
В соответствии со статьей 65 ТК РФ такими документами будут:
— паспорт;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы об образовании (там, где они требуются) и др.
Работодатель вправе потребовать от работника прислать нотариально заверенные копии указанных документов заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
При этом страховое свидетельство государственного пенсионного страхования работник может получить в ПФР самостоятельно, если он заключает трудовой договор впервые (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).
Каких обязательных условий в трудовом договоре не будет
Условия, обязательные для включения в трудовой договор, перечислены в части 2 статьи 57 ТК РФ. В силу специфики трудовых отношений с дистанционным работником в трудовом договоре о дистанционной работе не будут указаны:
— местонахождение рабочего места;
— режим рабочего времени и времени отдыха, так как работник устанавливает его по своему усмотрению (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ);
— условие о подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка (ст. 15 ТК РФ).
Дополнительные условия в трудовом договоре о дистанционной работе
Кроме дополнительных условий, не ухудшающих положения работника (перечислены в части 3 статьи 57 ТК РФ), в трудовом договоре о дистанционной работе может быть предусмотрено дополнительное условие о том, что дистанционный работник обязуется использовать при исполнении своих обязанностей, например:
— личное оборудование;
— предоставленные или рекомендованные работодателем программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).
Если по договоренности сторон работник должен сам себя обеспечить всем необходимым, в трудовой договор может быть включено следующее положение: «Работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, модемом, телефонной связью и выходом в Интернет. Работник обязуется использовать в работе программно-технические средства и средства защиты, рекомендованные Работодателем».
При использовании работником личного имущества в трудовом договоре должны быть прописаны порядок и сроки выплаты компенсации за его использование, а также за использование программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). Например, «Работодатель ежемесячно не позднее 5-го числа каждого месяца возмещает Работнику расходы, связанные с выполнением трудовых обязанностей, а именно:
— компенсирует расходы по оплате счетов за Интернет и телефон при звонках на телефонные номера (495) 463-45-34, 463-45-45;
— выплачивает компенсацию за использование (износ) личного оборудования в служебных целях в размере 1000 руб. в месяц».
При возложении такой обязанности на работодателя в трудовом договоре о дистанционной работе прописывается порядок и сроки обеспечения работника необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, необходимыми для исполнения трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
Обязанности работодателя
Обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством. В статье 15 ТК РФ дано определение трудовых отношений, в котором, в частности, говорится, что работодатель обязан обеспечивать работнику условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. При дистанционной работе работодатель за обеспечение таких условий не отвечает (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).
Зона его ответственности определена в части 2 статьи 312.3 ТК РФ. В ней установлено, что работодатель в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников исполняет обязанности, предусмотренные абзацами 16,19 и 20 части 2 статьи 212 ТК РФ, а именно:
— ведет расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
— выполняет предписания должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства, в законодательно установленные сроки;
— обеспечивает обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Примечание. Эти обязанности должны быть прописаны в трудовом договоре о дистанционной работе. Однако как их воплотить на практике, пока неясно.
Ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда нужно в том случае, если они будут использовать в работе оборудование или средства, рекомендованные или предоставленные работодателем (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).
Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, перечисленные, в частности, в статье 212 ТК РФ, на дистанционных работников не распространяются, если это не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника
В трудовом договоре о дистанционной работе указывается, что на работника распространяются:
— все условия коллективного договора;
— локального нормативного акта;
— правила внутреннего трудового распорядка (в части графика отпусков).
Должен ли дистанционный работник подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка? В трудовом договоре с дистанционным работником не может быть условия о подчинении последнего правилам внутреннего трудового распорядка, поскольку режим рабочего времени и времени отдыха такой работник устанавливает по своему усмотрению (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).
Но это не означает, что работодатель не должен решать, например, вопрос, может ли работник уехать в отпуск (в деревню, где нет Интернета, или за границу, где дорогой роуминг) именно сейчас. Поэтому в трудовой договор он может внести одну из формулировок:
— «Работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка в части, не противоречащей заключенному трудовому договору»;
— «Работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка в части графика отпусков».
Отпуск. Согласно статье 123 ТК РФ очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
При этом никаких исключений для дистанционных работников новая глава 49.1 ТК РФ не делает. Это значит, что они должны быть включены в график отпусков. О времени начала отпуска работодатель должен известить дистанционного работника под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Примечание. Отпуск — по желанию и в удобное время
Категории работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время:
— работнику в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
— работницам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
— работникам в возрасте до 18 лет (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
— работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
— работникам, которые трудятся по совместительству, одновременно с отпуском по основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).
Выходные дни. Дистанционный работник наравне с другими работниками работодателя имеет право (ч. 1 ст. 21 ТК РФ):
— на еженедельные выходные дни;
— нерабочие праздничные дни;
— оплачиваемые ежегодные отпуска.
Согласно статье 106 ТК РФ время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.
В трудовом договоре с дистанционным работником должно быть прописано, какие дни являются для работника выходными. Например, это могут быть выходные дни, установленные для других работников организации при пятидневной рабочей неделе, — суббота и воскресенье. В эти дни дистанционный работник фактически может работать, но исключительно по своей инициативе.
Если нужно ознакомить работника с документами под роспись
До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ).
Если это дистанционный работник, ознакомление производится путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи дистанционного работника.
Каждая из сторон такого обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).
Также путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником может быть заключено соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе.
Примечание. Усиленная квалифицированная электронная подпись
Порядок использования усиленных квалифицированных электронных подписей установлен Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». За получением усиленной квалифицированной электронной подписи стороны обращаются в удостоверяющий центр и получают ее с сертификатом ключа проверки электронной подписи (подп. 4 п. 1 ст. 13 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Путем обмена электронными документами дистанционный работник может быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись:
— с принимаемыми работодателем локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;
— приказами (распоряжениями) работодателя;
— уведомлениями, требованиями и иными документами.
Если работник намеревается обратиться к работодателю с каким-либо заявлением, предоставить ему объяснения либо другую информацию, он может сделать это также в форме электронного документа (ч. 5 и 6 ст. 312.1 ТК РФ).
Вносить ли в трудовую книжку работника сведения о дистанционной работе
По желанию работника работодатель может (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ):
— не вносить сведения о дистанционной работе в его трудовую книжку;
— не оформлять работнику трудовую книжку, если он заключает трудовой договор впервые.
В указанных случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника будет экземпляр трудового договора о дистанционной работе (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
Если дистанционный работник заинтересован во внесении записи в свою трудовую книжку, он должен представить ее работодателю лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением. Такой порядок предусмотрен в части 7 статьи 312.2 ТК РФ.
Запись о приеме на работу будет стандартной, например: «Принят на должность художника-дизайнера». Указывать на дистанционный характер работы не нужно.
Трудовую книжку с записью работодателя о дистанционной работе работник получит по почте заказным письмом с уведомлением.
Как вести табель на дистанционного работника
Согласно части 4 статьи 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Но в случае с дистанционным работником возникает вопрос: как отражать в табеле время работы такого сотрудника, если табельщик не владеет этой информацией?
Полагаем, что табель на дистанционных работников лучше всего вести методом регистрации отклонений, то есть указывать в нем только:
— выходные дни (буквенный код В или цифровой 26);
— дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (буквенный код ОТ или цифровой 09);
— дни временной нетрудоспособности с назначением пособия (буквенный код Б или цифровой 19).
Рабочие дни в табеле проставлять не нужно.
Бухгалтер воспримет незаполненную клеточку как обычный рабочий день (буквенный код Я или цифровой 01 (8 часов)).
Как назначать социальные пособия
Дистанционные работники как лица, работающие по трудовым договорам, являются застрахованными на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (подп. 1 п. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, далее — Закон N 255-ФЗ).
С выплат в их пользу работодатель уплачивает страховые взносы (подп. 2 п. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ), а сами они имеют право на получение государственных пособий (ч. 7 ст. 312.1 ТК РФ).
Для получения соответствующего вида пособия (в случае наступления страхового случая — временной нетрудоспособности, беременности и родов, рождения ребенка (детей), ухода за ребенком до полутора лет) дистанционный работник должен направить работодателю оригиналы необходимых документов по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 ст. 312.1 ТК РФ).
Например, для назначения и выплаты единовременного пособия при рождении ребенка работник должен направить по почте заказным письмом с уведомлением:
— заявление о назначении пособия;
— справку о рождении ребенка (детей), выданную органами ЗАГС;
— справку о том, что пособие не назначалось, с места работы другого родителя или из органа социальной защиты населения по месту жительства (если один из родителей не работает) (п. 28 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н).
Расторжение трудового договора с дистанционным работником
Основания, по которым работодатель может расторгнуть трудовой договор с дистанционным работником, прописываются в трудовом договоре (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).
Такими основаниями могут быть:
— соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ);
— истечение срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ), кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
— инициатива работника (ст. 80 ТК РФ);
— инициатива работодателя (ст. 71 и 81 ТК РФ);
— перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
— отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (ст. 75 ТК РФ);
— отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (ч. 4 ст. 74 ТК РФ);
— обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ст. 83 ТК РФ);
— нарушение правил заключения трудового договора, если это исключает возможность продолжения работы (ст. 84 ТК РФ).
Приказ о прекращении трудового договора о дистанционной работе работодатель направляет дистанционному работнику в форме электронного документа, а его копию на бумажном носителе — в день прекращения трудового договора по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).
Как работнику получить копии документов, связанных с работой
Если дистанционному работнику необходимы копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), он вправе обратиться к работодателю с заявлением об их выдаче.
Копии документов, заверенные надлежащим образом, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работника обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа (ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ).
Примечание. Документы, связанные с работой
По письменному заявлению дистанционного работника работодатель обязан выдать ему следующие документы (ст. 62 ТК РФ):
— копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении;
— выписки из трудовой книжки;
— справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя.
Страховые взносы и НДФЛ с выплат в пользу работника — гражданина РФ
Если дистанционный работник является гражданином РФ и выполняет работу по трудовому договору, он признается застрахованным лицом:
— на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (п. 1 ст. 2 Закона N 255-ФЗ);
— травматизма (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ);
— по обязательному пенсионному страхованию (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ);
— по обязательному медицинскому страхованию (ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 29.11.2010 N 326-ФЗ).
С выплат в пользу такого работника работодатель должен начислять страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ (по двум видам страхования — по временной нетрудоспособности и в связи с материнством и от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).
Страховые взносы он будет уплачивать по тарифу:
— в ПФР — в зависимости от категории плательщика страховых взносов и года рождения дистанционного работника;
— ФСС РФ на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством — в зависимости от категории плательщика страховых взносов;
— ФСС РФ на случай травматизма — по тарифу, установленному для организации;
— ФФОМС — в зависимости от категории плательщика страховых взносов.
Страховые взносы с сумм компенсации расходов
Страховые взносы в ФСС РФ и ПФР не нужно начислять на суммы компенсации расходов дистанционного работника по оплате счетов за Интернет, телефон, использование личного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, рекомендованных работодателем, в служебных целях, если в трудовом договоре:
— предусмотрена такая компенсация;
— указан ее конкретный размер.
Это следует из подпункта «и» части 2 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ.
Обязательное условие — указанные расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (письма Минфина России от 11.04.2013 N 03-04-06/11996, ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).
НДФЛ с сумм компенсации расходов работника
Компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ (абз. 9 ч. 3 ст. 217 НК РФ).
В силу статьи 188 ТК РФ работодатель обязан выплачивать работникам компенсацию за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещать расходы, связанные с их использованием, если работник использует личное имущество с согласия или ведома работодателя и в его интересах.
Размер возмещения таких расходов должен быть определен соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, и иметь экономическое обоснование.
Примечание. Документально подтвержденные и обоснованные расходы на Интернет и сотовую связь для дистанционного работника компания вправе учесть в составе прочих расходов в целях исчисления налога на прибыль (п. 25 ст. 264 НК РФ).
Компенсация расходов на оплату услуг связи с использованием сотовых (мобильных) телефонов в производственных целях также не облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178). Документальным подтверждением таких затрат будут счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов (письмо УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115).
