Все о трудовых книжках
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка — это документ, в установленной форме отражающий сведения о трудовой деятельности работника и его трудовом стаже. Разговор о трудовой книжке представляется вполне оправданным начать с рассмотрения общих вопросов организации обращения с этим важным документом.
С этой целью прежде всего перечислим законодательные, нормативно-правовые акты и организационно-распорядительные документы, регламентирующие организацию обращения с трудовыми книжками. К числу таких актов (документов) следует, на наш взгляд, прежде всего отнести:
— ТК РФ (в части, касающейся трудовых книжек);
— Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»;
— Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
— Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225);
— Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69);
— Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках».
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утв. Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н), формы трудовой книжки и вкладыша в нее, формы документации по учету (учету движения) бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — в своей совокупности перечисленные акты (документы) образуют правовую базу для организации обращения с трудовыми книжками и ведения повседневной работы с ними.
ТК РФ о трудовых книжках
Как отмечалось ранее, ТК РФ (его соответствующие положения), по сути, образует законодательную основу для функционирования системы обращения с трудовыми книжками — если угодно, правовой фундамент этой системы. Уточним, что трудовая книжка — в том или ином правовом контексте — упоминается более чем в десяти статьях ТК РФ. Коротко прокомментируем наиболее важные положения перечисленных статей. Так, ст. 66 ТК РФ представляется значимой с правовой точки зрения прежде всего в связи с тем, что она содержит определение трудовой книжки, квалифицируя ее как «…основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника». Не менее важным представляется ч. 2 рассматриваемой статьи, в соответствии с которой форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей должны устанавливаться Правительством Российской Федерации. В соответствии с этой нормой Правительством РФ было принято упоминавшееся ранее Постановление от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках». Последнее, в свою очередь, предписывало Минтруда России утвердить в дополнение к утвержденным этим же Постановлением Правилам Инструкцию по заполнению трудовых книжек, а Минфину России — утвердить Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.
Часть 3 ст. 66 ТК РФ вменяет в обязанность работодателю ведение трудовых книжек работников предприятия, в случае если соответствующий работник проработал на предприятии свыше пяти дней (то есть шесть дней и более) и порученная ему в соответствии с трудовым договором работа (трудовая функция) является для работника основной. Таким образом, ТК РФ устанавливает три исключения из общего правила, в соответствии с которым ведение трудовой книжки является обязательным: а) работодатель является физическим лицом; б) работник не проработал на предприятии необходимое время (в общем случае — пять и менее дней); в) работник выполняет на предприятии работу (трудовую функцию) на условиях совмещения. Часть 4 ст. 66 определяет общий состав сведений, вносимых в трудовую книжку при оформлении и в процессе ведения. К их числу отнесены:
— сведения о работнике;
— сведения о выполняемой работником в соответствии с трудовым договором работе (трудовой функции);
— сведения о переводах работника на другую постоянную работу (в том числе к другому работодателю);
— сведения об увольнении работника;
— сведения об основаниях прекращения трудового договора;
— сведения о награждениях работника за успехи в работе;
— сведения о дисциплинарном взыскании — увольнении работника, примененном в отношении последнего в соответствии со ст. 192 ТК РФ;
— сведения о работе по совместительству — вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству, в случае, если работник например в форме письменного заявления на имя работодателя, изъявил пожелание о внесении в трудовую книжку соответствующих сведений.
В связи с последними замечаниями нам следует переключиться на рассмотрение положений ст. 65 ТК РФ, определяющей состав документов, предъявляемых при заключении трудового договора. К числу этих документов относится и трудовая книжка, которой, впрочем, у лица, поступающего на работу, может и не быть, если, к примеру:
— работник заключает трудовой договор впервые;
— работник проработал по месту заключения первого трудового договора пять или менее дней, в связи с чем трудовая книжка на него не заводилась;
— работник утратил трудовую книжку после увольнения с прежнего места работы;
— трудовая книжка непригодна к дальнейшему использованию по назначению (испачкана, порвана и т. п.);
— трудовая книжка работника была утрачена прежним работодателем либо при пересылке по почте. В перечисленных случаях, как это следует из новой редакции ст. 65 ТК РФ, оформление трудовой книжки производится работодателем. Вместе с тем работник не обязан предъявлять трудовую книжку при поступлении на работу (в том числе и к другому работодателю) на условиях совместительства. Статья 84.1 ТК РФ определяет общий порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника. Подчеркнем, что в случае прекращения трудового договора — вне зависимости от оснований прекращения — работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора. При этом подразумевается, что трудовая книжка надлежащим образом оформлена, то есть: содержит запись об увольнении, формулировка которой соответствует законодательству и отражает истинную причину прекращения трудового договора;
— трудовая книжка имеет отметки о заверении ранее внесенных в трудовую книжку записей.
В том случае, если в день увольнения работника выдать ему трудовую книжку невозможно, например в связи с отсутствием работника по тем или иным причинам либо из-за его отказа от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Часть 2 ст. 62 ТК РФ определяет порядок выдачи работнику копий документов, связанных с работой. К числу таких документов, например, относятся:
— выписка из трудовой книжки;
— копии приказов о приеме на работу и об увольнении с работы;
— справка о заработной плате;
— справка о периоде работы у данного работодателя;
— справка о размере страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
Документы, связанные с работой, должны быть надлежащим образом заверены и предоставляться работнику безвозмездно. Необходимо, однако, обратить внимание на то, что в случае увольнения соответствующее письменное заявление должно быть подано работником не позднее трех рабочих дней до предполагаемой даты увольнения, в противном случае работодатель вправе выдать копии документов, связанных с работой, уже после того, как работнику будет выдана трудовая книжка.
Необходимо вновь обратить внимание читателей на возможные последствия задержки с выдачей надлежащим образом оформленной трудовой книжки, возникшей по вине работодателя. В этой связи следует упомянуть, в частности, о ст. 80 ТК РФ, определяющей порядок досрочного прекращения трудового договора по инициативе работника, в соответствии с которой последний вправе прекратить выполнение порученной работы (трудовой функции) «по истечении срока предупреждения об увольнении», в общем случае составляющем две недели.
Работодатель, как следует из содержания данной статьи, в последний день работы обязан не только выдать работнику надлежащим образом оформленную трудовую книжку и, если об этом было заранее заявлено работником, другие документы, связанные с работой, но и произвести с ним окончательный расчет. В случае если трудовая книжка работнику выдана не будет либо она будет ненадлежащим образом оформлена, работник согласно ст. 165 ТК РФ вправе потребовать от работодателя компенсацию за вынужденный прогул, допущенный по вине последнего. В продолжение сказанного обратимся к ст. 234 ТК РФ, которая предусматривает наступление материальной ответственности работодателя в случае задержки с выдачей трудовой книжки либо внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения. Если же, кроме того, неправильная формулировка причины увольнения в трудовой книжке впоследствии воспрепятствовала поступлению работника на работу к другому работодателю, то в соответствии со ст. 394 ТК РФ работнику должен быть выплачен средний заработок за все время вынужденного прогула.
В необходимых случаях решение о возмещении неполученного заработка вправе принять суд. При этом необходимо упомянуть о соответствующем положении ст. 392 Трудового кодекса РФ, согласно которой за работником сохраняется право на обращение в суд для разрешения индивидуального трудового спора в связи с незаконным увольнением (в том числе увольнением по не соответствующему законодательству или обстоятельствам дела основанию) в течение одного месяца со дня выдачи трудовой книжки (со дня вручения работнику копии приказа об увольнении).
Ведение трудовых книжек
Начнем с общих требований к оформлению записей. Эти требования, как следует из положений перечисленных ранее актов (документов), распространяются на:
— технику оформления записей;
— язык оформления записей;
— состав записей;
— содержание записей;
— оформление отдельных элементов записей.
Коротко охарактеризуем основные требования к оформлению записей в трудовой книжке. Технические требования к оформлению записей изложены в Инструкции по заполнению трудовых книжек. Согласно п. 1.1 Инструкции записи в трудовой книжке должны производиться аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Уточним, что это требование не является формальным, как, возможно, и представляется некоторым из читателей. Выбор технического средства записи, а также способа фиксации информации в составе записи обусловлен необходимостью ее предохранения от порчи, например вследствие выцветания пасты (чернил), их растекания по поверхности бумаги либо вследствие избыточного воздействия влаги и (или) температуры. Напомним в этой связи, что трудовая книжка используется не только в период трудовых отношений, но и после их окончания, поскольку содержит в концентрированном виде важнейшие сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г., относит трудовые книжки работников к числу документов по личному составу (кадрам), предельный срок временного хранения которых согласно Федеральному закону от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определен в 75 лет. Инструкция предписывает производить записи в трудовой книжке без каких-либо сокращений. В частности, следует писать полностью слова «приказ» (а не «пр.»), «распоряжение» (а не «расп.»), «переведен» (а не «пер.»), «назначен» (а не «назн.») и т. д. Наконец, еще одно существенное техническое требование к записям в составе разделов документа зафиксировано в п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Это требование предусматривает последовательную (прямую возрастающую) нумерацию записей в пределах соответствующего раздела, то есть присвоение каждой вносимой в трудовую книжку записи очередного порядкового номера. Требования к языку оформления записей вытекают из соответствующих положений Правил ведения и хранения трудовых книжек. Согласно п. 6 Правил в общем случае трудовые книжки должны вестись на государственном языке РФ.
В том случае, однако, если работодатель осуществляет свою деятельность на территории республики в составе России, установившей свой государственный язык, ведение трудовых книжек может наряду с государственным языком России производиться и на государственном языке этой республики. Таким образом, каждая вносимая в трудовую книжку запись должна воспроизводиться сначала на русском языке, а затем — на государственном языке соответствующей республики.
Требования к составу записей закреплены в положениях Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые, в свою очередь, базируются на соответствующих положениях ТК РФ. Правила предусматривают внесение в трудовую книжку следующих видов записей (сведений):
— записей (сведений) о работнике;
— записей (сведений) о работе;
— записей (сведений) о награждении.
Заметим, что это требование нашло свое отражение и в форме бланка трудовой книжки, в которой для внесения перечисленных видов записей предусмотрены соответствующие листы (разделы). Сведения о работнике включают сведения о фамилии, имени и отчестве работника, а также об образовании, профессии, специальности работника. Эти сведения фиксируются на титульном листе трудовой книжки. В свою очередь, сведения о работе, которые фиксируются в разделе «Сведения о работе», можно подразделить на:
— сведения о выполняемой работником работе (трудовой функции);
— сведения о переводе работника на другую постоянную работу (в том числе к другому работодателю);
— сведения о прекращении трудового договора с работником (его увольнении);
— иные сведения о работе, внесение которых в трудовую книжку предусмотрено законодательством, иными нормативно-правовыми актами и локальными актами предприятия.
Уточним, что к числу последних в соответствии с Правилами и Инструкцией по заполнению трудовых книжек могут быть отнесены:
— сведения о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т. п.);
— сведения об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
— сведения о работе по совместительству;
— сведения о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж работника;
— сведения о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника;
— сведения о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних дел и таможенных органах;
— сведения о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.
Сведения о награждении подлежат фиксации в разделе «Сведения о награждении» и включают:
— сведения о награждении работника государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов, постановлений и иных решений;
— сведения о награждении работника почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом предприятием или вышестоящими организациями (органами управления (власти));
— сведения о других видах поощрения работника, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, за исключением премий, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых работнику на регулярной основе.
Требования к содержанию записей также закреплены в соответствующих положениях Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Не вдаваясь сейчас в подробности, обратим внимание читателей на три общих требования, предъявляемых к содержанию записей, которые можно сформулировать следующим образом:
— полнота содержания записей, предполагающая включение в нее всех необходимых сведений (элементов) — таких, в частности, как порядковый номер записи, ее дата, номер, дата и наименование документа, на основании которого та или иная запись вносится в трудовую книжку, и т. д.;
— соответствие формулировок записей положениям трудового законодательства и (или) приказа (распоряжения) — например, приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, его переводе на другую постоянную работу, об увольнении работника и т. п.;
— соответствие записей фактическому положению дел, в том числе в случаях, когда по тем или иным обстоятельствам в ранее оформленные записи вносятся изменения (исправления).
Подчеркнем, что наличие документального основания для внесения записи соответствующего содержания в трудовую книжку является обязательным. На том, какие именно документы выполняют роль такого основания, мы остановимся чуть позже.
Подытоживая характеристику требований к оформлению записей в трудовой книжке, скажем несколько слов о требованиях, установленных в отношении оформления отдельных элементов соответствующих записей. Поясним, что эти требования регламентируют порядок оформления некоторых сведений в составе записей о работнике, а также дат, заверительных надписей и некоторых иных видов записей (в частности, записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее), вносимых в трудовую книжку. Так, фамилия, имя и отчество работника вносятся в трудовую книжку в именительном падеже, без сокращений и (или) замены имени (отчества) инициалами.
Аналогичные правила распространяются и на порядок внесения в трудовую книжку сведений о дате рождения работника. Что касается оформления дат, то в соответствии с п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек записи дат во всех разделах документа должны производиться арабскими цифрами. При этом число и месяц обозначаются двумя парами двузначных чисел, а год — четырехзначным числом, отделяемыми друг от друга точками. Заверительная надпись, вносимая в трудовую книжку на титульном листе при оформлении документа, должна включать только разборчивую личную подпись работника, ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии. Подлинность подписи подлежит удостоверению оттиском печати с соблюдением правил его простановки.
Формулировки записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее должны в точности соответствовать формулировкам, указанным в Правилах ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Уточним, что такие записи могут оформляться от руки либо посредством простановки штампа («Дубликат», «Взамен выдан дубликат», «Выдан вкладыш» и т. п.) с указанием серии и номера выданного документа на оригинале трудовой книжки.
Записи, содержащие сведения о работнике
В продолжение разговора о ведении трудовых книжек обратимся к рассмотрению оформления записей, содержащих сведения о работнике. Уточним, что оформление таких записей производится в двух основных случаях:
— при оформлении трудовой книжки;
— при изменениях в сведениях о работнике, подлежащих фиксации в трудовой книжке.
В общем случае оформление трудовой книжки производится, если работник поступает на работу впервые. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель также обязан (по письменному заявлению этого лица, с указанием в заявлении причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Соответствующая обязанность, как уже отмечалось, возложена на работодателя в соответствии со ст. 65 ТК РФ. Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, должно осуществляться работодателем (его полномочным представителем — как правило, сотрудником кадрового органа, ответственным за обращение с трудовыми книжками):
— в присутствии работника;
— не позднее недельного срока со дня приема работника на работу.
Заметим, что это положение Правил вполне согласуется с положениями ст. 66 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель обязан вести трудовую книжку на работника, проработавшего на предприятии свыше пяти дней, при условии, что порученная последнему в соответствии с трудовым договором работа (трудовая функция) является для работника основной. На практике изложенное выше означает, что по прошествии недели (или, если позволяют обстоятельства, раньше) вновь принятый на работу работник должен быть приглашен работодателем (его полномочным представителем) для оформления трудовой книжки с соответствующими документами. В связи с последним замечанием уточним, что п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек предписывает работодателю вносить в трудовую книжку сведения о работнике на основании следующих документов:
— сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения (число, месяц, год) работника — на основании паспорта гражданина РФ установленного образца или иного документа, удостоверяющего личность;
— сведения об образовании работника — на основании документов об образовании;
— сведения о профессии и (или) специальности работника — на основании надлежащим образом оформленных документов об образовании либо документов о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
До внесения соответствующих сведений в трудовую книжку работодателем (сотрудником соответствующего кадрового органа) должны быть удостоверены подлинность представленных работником документов, их принадлежность, соответствие их установленной форме, а также правильность их заполнения. Подчеркнем, что оформление трудовой книжки, как правило, производится на основании подлинников соответствующих документов. В отсутствие того или иного документа оформление трудовой книжки может быть произведено на основании дубликата или нотариально заверенной копии документа. Решение об оформлении трудовой книжки на основании незаверенных копий документов принимается работодателем после рассмотрения соответствующих письменных объяснений работника. В том случае, если документы (их дубликаты или нотариально заверенные копии) не могут быть представлены работником по уважительной причине (к примеру, они были у него похищены, непригодны к дальнейшему использованию по назначению в связи с воздействием неблагоприятных факторов стихийного бедствия и т. п.), работодатель вправе предложить ему отложить оформление трудовой книжки, пока такие документы (их дубликаты, нотариально заверенные копии) не будут представлены. Целесообразно, чтобы работник выразил свое согласие с предложением работодателя в письменной форме, например в заявлении, указав в последнем конкретную дату представления документов и приложив к заявлению копии документов, подтверждающих изложенные в нем обстоятельства.
Пример.
Генеральному директору ООО «Анион»
П. П. Петрову
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с утратой паспорта и отсутствием у меня иных документов, удостоверяющих личность, прошу Вас отложить оформление трудовой книжки до получения мной дубликата паспорта.
Соответствующие документы поданы мной в Энское отделение УВД (наименование населенного пункта). Предполагаемая дата выдачи дубликата паспорта — 00 месяца 0000 г.
Копию заявления о выдаче дубликата паспорта с резолюцией начальника паспортного стола Энского отделения УВД, копии квитанций об оплате бланка паспорта и уплате госпошлины прилагаю.
Наименование должности работника подпись А. А. Андреев
Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе в соответствии с изложенными выше предписаниями должна указываться арабскими цифрами. Вместе с тем не исключается оформление даты заполнения трудовой книжки алфавитно-цифровым способом, в соответствии с которым наименование месяца указывается словом (в родительном падеже). Правильность сведений, внесенных в трудовую книжку при оформлении, должна быть проверена работником. В том случае, если внесенные в трудовую книжку сведения не содержат ошибок, работник удостоверяет этот факт своей подписью на титульной странице документа (ниже строки с указанием даты заполнения трудовой книжки). Процедуру оформления трудовой книжки завершает подписание титульного листа документа сотрудником кадрового органа. Подлинность его подписи удостоверяется оттиском печати работодателя (соответствующего кадрового органа). Оформленная надлежащим образом трудовая книжка в дальнейшем, как правило, хранится в кадровом органе.
Записи, содержащие сведения о работе
Состав записей о работе, вносимых в трудовую книжку
Ведение трудовой книжки предполагает в первую очередь оформление в соответствующем разделе документа сведений (записей) о работе. Такие записи, как это предусмотрено п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, должны вноситься в трудовую книжку на основании издаваемых работодателем приказов (распоряжений) и не позднее чем через неделю после их издания.
Порядок оформления записей, содержащих сведения о работе, определен соответствующими положениями Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Оформление записей о выполняемой работником работе
(трудовой функции)
При внесении в трудовую книжку записей о выполняемой работником работе (трудовой функции) следует руководствоваться предписаниями, содержащимися в п. 3.1 Инструкции. Уточним, что основанием для внесения таких записей, как правило, служит приказ (распоряжение) о приеме на работу. Внесение в трудовую книжку записи о выполняемой работником работе (трудовой функции) производится следующим образом (при приеме (назначении) работника на новое место работы (должность) в порядке перевода в графе 3 раздела «Сведения о работе» в записи о приеме на работу указывается, что работник принят (назначен) в порядке перевода): в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование предприятия, а при наличии, кроме того, и его сокращенное наименование; в следующей свободной строке:
— в графе 1 указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
— в графе 2 указывается (вышеописанным цифровым способом) дата приема на работу;
— в графу 3 вносится запись о принятии (назначении) работника в соответствующее структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, при этом формулировка записи, как правило, начинается словом «Принят (принята)»;
— в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, в соответствии с которым работник принят на работу, а также наименование вида документа.
Необходимо, на наш взгляд, еще раз обратить внимание читателей на то, что внесение записей о выполнении работником работы (трудовой функции) по совместительству производится кадровым органом по месту основной работы работника в том случае, если этого пожелает работник. Основанием для внесения такой записи, помимо приказа (распоряжения) о приеме на работу (надлежащим образом оформленной копии приказа (распоряжения) или выписки из него), изданного по месту работы по совместительству, будет служить соответствующее письменное заявление работника (с резолюцией работодателя). Отметим, что при внесении в трудовую книжку сведений о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации следует руководствоваться штатным расписанием.
В том случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям предусмотрено предоставление льгот либо наличие ограничений, наименование этих должностей (специальностей, профессий), а также квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. В соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой запись, внесенная в трудовую книжку, дублируется. Форма личной карточки — форма N Т-2 — утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 и заполняется в соответствии с положениями Указаний, утвержденных этим же Постановлением.
Оформление записей о переводе работника на другую постоянную работу
При внесении в трудовую книжку записей о переводе работника на другую постоянную работу следует руководствоваться ранее изложенными предписаниями. Оформление записи о переводе работника на другую постоянную работу производится в следующей свободной строке (после последней внесенной в раздел «Сведения о работе» записи), в которой:
— в графе 1 указывается порядковый номер вносимой записи;
— в графе 2 указывается дата перевода на другую постоянную работу;
— в графу 3 вносится запись о принятии (назначении) работника в соответствующее структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, при этом формулировка записи, как правило, начинается словом «Переведен (переведена)»;
— в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, в соответствии с которым работник переведен на другую постоянную работу.
При переводе (переходе) работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другой выборный орган) соответствующая запись вносится в трудовую книжку на новом месте работы. С этой целью после полного и сокращенного (если последнее имеется) наименований выборного органа (в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка) в следующей свободной строке трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник (наименование должности указывается в графе 3) со ссылкой (в графе 4) на соответствующее решение выборного органа (с указанием даты и номера его принятия). Основанием для внесения записей о переводе работника на другую постоянную работу, как правило, служит приказ (распоряжение) о переводе на другую работу.
Записи о прекращении трудового договора
При внесении в трудовую книжку записей о прекращении трудового договора с работником следует руководствоваться предписаниями, содержащимися в п. п. 10, 14 — 19 Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. п. 5.1 — 6.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Отметим, что порядок внесения записей о прекращении трудового договора с работником отражен в перечисленных документах наиболее подробно, что представляется вполне логичным, поскольку, с одной стороны, документирование процедуры увольнения жестко регламентировано, а с другой — именно ситуации, связанные с увольнением, наиболее часто становятся предметом судебного разбирательства, и без ссылки на соответствующие документы при установлении истины, как правило, не обойтись. Далее обратим внимание читателей на общие и наиболее существенные требования к внесению записей о прекращении трудового договора с работником. Эти требования заключаются в следующем.
1. Указанные записи вносятся в трудовую книжку в точном соответствии с формулировками ТК РФ (иного федерального закона) и текстом приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником.
2. Указанные записи вносятся в трудовую книжку в день увольнения.
3. Обязательным элементом записи о прекращении трудового договора с работником является ссылка на соответствующие причины и статьи и пункты ТК РФ или иного федерального закона.
Внесение в трудовую книжку записи о прекращении трудового договора производится следующим образом:
— в графе 1 указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
— в графе 2 указывается (вышеописанным цифровым способом) дата увольнения (прекращения трудового договора);
— в графу 3 вносится запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) со ссылкой на статью (пункт, подпункт) ТК РФ (иного федерального закона);
— в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, в соответствии с которым трудовой договор с работником прекращен.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ч. 1 ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. п. 4 и 10 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи, как это и предписано п. 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
При этом в случае прекращения трудового договора по обстоятельствам, предусмотренным п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, — в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) — в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком именно порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия (п. 6.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Если же перевод к другому работодателю (в другую организацию) предусматривает переход работника на выборную работу (должность), то в графе 3 раздела «Сведения о работе» об этом в составе записи о прекращении трудового договора делается соответствующая отметка. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ч. 1 ст. 81 ТК РФ (по инициативе работодателя), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи, как это и предписано п. 16 Правил ведения и хранения трудовых книжек. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, предусмотренным ст. 83 ТК РФ (не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ, как это и предписано п. 17 Правил ведения и хранения трудовых книжек. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ (иными федеральными законами), запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку со ссылкой на соответствующие статью, пункты ТК РФ (иного федерального закона) и с учетом нижеследующих особенностей. Так, согласно п. 19 Правил ведения и хранения трудовых книжек при прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься). При прекращении трудового договора по инициативе работника (увольнении по собственному желанию) по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием соответствующих причин (п. 5.6 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Основанием для внесения записей о прекращении трудового договора (увольнении), как правило, служит приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (увольнении). Примеры формулировок записей о прекращении трудового договора с работником представлены в следующем разделе справочника.
Записи, содержащие иные сведения о работе
При внесении в трудовую книжку иных сведений о работе следует также руководствоваться соответствующими предписаниями, содержащимися в Правилах ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Внесение в трудовую книжку записи о присвоении работнику нового разряда (класса, категории и т. п.) предусмотрено абз. 5 п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Основанием для внесения такой записи, как правило, служит приказ (распоряжение) работодателя о присвоении работнику нового разряда (класса, категории и т. п.) либо иное аналогичное решение работодателя или другого должностного лица (органа управления (власти)), обладающего соответствующими полномочиями. Оформление записи производится с соблюдением общих правил, описанных выше, и предполагает внесение в графы раздела «Сведения о работе» нижеследующих сведений:
— в графу 1 — порядкового номера записи;
— в графу 2 — даты присвоения работнику нового разряда (класса, категории и т. п.);
— в графу 3 — наименования присвоенного работнику разряда (класса, категории и т. п.) в точном соответствии с формулировкой документа (приказа, постановления, указа и т. п.), на основании которого производится оформление записи, при этом формулировка записи, как правило, начинается словом «Присвоена»;
— в графу 4 — ссылки на приказ (постановление, указ и т. п.) с указанием его даты, номера и наименования вида документа, а также, если требуется, — и на соответствующий пункт приказа (постановления, указа).
Внесение в трудовую книжку записи об установлении работнику второй и последующей профессий (специальности или иной квалификации) предусмотрено абз. 5 п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Основанием для внесения такой записи, как и в рассмотренном выше случае, служит соответствующий приказ (распоряжение) работодателя либо иное аналогичное решение работодателя или другого должностного лица (органа управления (власти)), обладающего полномочиями по присвоению работнику второй (последующей) профессии (специальности или иной квалификации). Издание приказа (иного аналогичного решения), в свою очередь, обычно производится на основании надлежащим образом оформленных результатов аттестации работника. Оформление записи производится с соблюдением общих правил, описанных выше, и предполагает внесение в графы раздела «Сведения о работе» нижеследующих сведений:
— в графу 1 — порядкового номера записи;
— в графу 2 — даты установления работнику второй (последующей) профессии (специальности или иной квалификации);
— в графу 3 — наименования установленной работнику профессии (специальности или иной квалификации) в точном соответствии с формулировкой документа (приказа, постановления, указа и т. п.), на основании которого производится оформление записи, при этом формулировка записи, как правило, начинается словом «Установлена» (в случае, если установление второй (последующей) профессии производится с одновременным присвоением работнику соответствующего разряда, в графе 3 об этом делается отметка, например: «Установлена вторая профессия «Машинист-экскаваторщик» с присвоением 1-го разряда»);
— в графу 4 — ссылки на приказ (постановление, указ и т. п.) с указанием его даты, номера и наименования вида документа, а также, если требуется, — и на соответствующий пункт приказа (постановления, указа).
Внесение в трудовую книжку записи о работе по совместительству, как отмечалось ранее, производится по месту основной работы работника только в том случае, если сам работник письменно заявил работодателю о соответствующем пожелании. Основанием для внесения такой записи, помимо приказа (распоряжения) о приеме на работу (надлежащим образом оформленной копии приказа (распоряжения) или выписки из него), изданного по месту работы по совместительству, будет служить соответствующее письменное заявление работника (с резолюцией работодателя). В отсутствие у работника документа, подтверждающего работу по совместительству, работодатель вправе отказать ему во внесении в трудовую книжку соответствующей записи. Оформление записи производится с соблюдением общих правил, описанных выше, и предполагает внесение в графы раздела «Сведения о работе» нижеследующих сведений:
— в графу 1 — порядкового номера записи;
— в графу 2 — даты приема работника на работу в качестве совместителя;
— в графу 3 — записи о принятии (назначении) работника в соответствующее структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, при этом формулировка записи, как правило, начинается словом «Принят (принята)», а завершается заключенными в круглые скобки словами «по совместительству»;
— в графу 4 — даты и номера приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, в соответствии с которым работник принят на работу в качестве совместителя.
Внесение в трудовую книжку записи о невключении времени работы в период отбывания наказания в непрерывный трудовой стаж работника предусмотрено п. 22 Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. 3.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Основанием для внесения в трудовую книжку указанной записи, как правило, служит соответствующий приказ (распоряжение) работодателя. Такой приказ (распоряжение), в свою очередь, издается работодателем на основании надлежащим образом оформленного приговора (определения) суда, вступившего в законную силу. Оформление записи производится с соблюдением общих правил, описанных выше, и предполагает внесение в графы раздела «Сведения о работе» нижеследующих сведений:
— в графу 1 — порядкового номера записи;
— в графу 2 — даты внесения записи;
— в графу 3 — записи: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж»;
— в графу 4 — даты и номера приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, в соответствии с которым в трудовую книжку вносится запись.
Внесение в трудовую книжку записи о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника предусмотрено п. 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. 3.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Основанием для внесения в трудовую книжку указанной записи, как правило, служит соответствующий приказ (распоряжение) работодателя. Такой приказ (распоряжение), в свою очередь, издается работодателем на основании надлежащим образом оформленного документа, например справки органов МВД или Минюста России, подтверждающего законность восстановления непрерывного трудового стажа работника. Оформление записи производится с соблюдением общих правил, описанных выше, и предполагает внесение в графы раздела «Сведения о работе» нижеследующих сведений:
— в графу 1 — порядкового номера записи;
— в графу 2 — даты внесения записи;
— в графу 3 — записи: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года»;
— в графу 4 — даты и номера приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, в соответствии с которым в трудовую книжку вносится запись, либо ссылка непосредственно на документ, подтверждающий законность восстановления стажа, с указанием его даты, номера и наименования (наименования вида документа).
Внесение в трудовую книжку записи о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел (таможенных органах) предусмотрено пп. «а» п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Основанием для внесения в трудовую книжку указанной записи, как правило, служит соответствующий приказ (распоряжение) работодателя. Такой приказ (распоряжение), в свою очередь, издается работодателем на основании надлежащим образом оформленного документа, например, военного билета, справки, выписки из приказа об увольнении из органов внутренних дел (таможенных органов), подтверждающего время службы работника. Оформление записи производится с соблюдением общих правил, описанных выше, и предполагает внесение в графы раздела «Сведения о работе» нижеследующих сведений:
— в графу 1 — порядкового номера записи;
— в графу 2 — даты внесения записи;
— в графу 3 — записи: «В период с 00.00.0000 по 00.00.0000 проходил службу в… (указать конкретно)» (данная формулировка является примерной и в общем случае должна в точности соответствовать формулировке, указанной в документе, на основании которого работодателем был издан приказ (распоряжение));
— в графу 4 — даты и номера приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, в соответствии с которым в трудовую книжку вносится запись, либо ссылка непосредственно на документ, подтверждающий время службы работника, с указанием даты, номера и наименования вида документа.
Внесение в трудовую книжку записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров предусмотрено пп. «б» п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Основанием для внесения в трудовую книжку указанной записи, как правило, служит соответствующий приказ (распоряжение) работодателя. Такой приказ (распоряжение), в свою очередь, издается работодателем на основании надлежащим образом оформленного документа, например диплома, справки учебного заведения, выписки из приказа об окончании курсов, подтверждающего время обучения работника. Оформление записи производится с соблюдением общих правил, описанных выше, и предполагает внесение в графы раздела «Сведения о работе» нижеследующих сведений:
— в графу 1 — порядкового номера записи;
— в графу 2 — даты внесения записи;
— в графу 3 — записи: «В период с 00.00.0000 по 00.00.0000 обучался в (на)… (указать конкретно)»;
— в графу 4 — даты и номера приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, в соответствии с которым в трудовую книжку вносится запись либо ссылка непосредственно на документ, подтверждающий время обучения работника, с указанием даты, номера и наименования вида документа.
Записи, содержащие сведения о награждении
Оформление записей, содержащих сведения о награждении (поощрении работника) за трудовые заслуги, производится в соответствующем разделе трудовой книжки, следующем за разделом «Сведения о работе». При внесении в трудовую книжку записей о награждении (поощрении работника) за трудовые заслуги следует руководствоваться разд. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Внесение в трудовую книжку записи о награждении производится следующим образом: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование предприятия, а при наличии, кроме того, и его сокращенное наименование; в следующей свободной строке:
— в графе 1 указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи (нумерация в пределах раздела является сплошной);
— в графе 2 указывается дата награждения;
— в графу 3 вносится запись о том, кем награжден (поощрен) работник, за какие достижения (трудовые заслуги) и какой наградой (каким видом поощрения), при этом формулировка записи, как правило, начинается словами «Награжден (грамотой)…», «Присвоено (почетное звание)…», «Объявлена (благодарность)…» и т. п.;
— в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись о награждении (поощрении).
Основанием для внесения записей о награждении (поощрении) работника за трудовые заслуги, как правило, служат следующие документы:
— при награждении работника государственными наградами, в том числе при присвоении государственных почетных званий, — указы (иные аналогичные решения) либо их надлежащим образом оформленные копии;
— при награждении работника почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом предприятием (вышестоящим должностным лицом или органом управления (власти) с соответствующими полномочиями), — постановления, решения, приказы (иные аналогичные решения) либо их надлежащим образом оформленные копии (выписки из них);
— при применении к работнику других видов поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, — соответствующие документы, подтверждающие факт поощрения либо их надлежащим образом оформленные копии (выписки из них).
Оформление изменений (исправлений) в записях
Основные ситуации, влекущие за собой необходимость внесения изменений (исправлений) в записи, ранее совершенные в трудовой книжке
В процессе ведения трудовых книжек время от времени возникает необходимость в оформлении изменений (исправлений) в ранее совершенных записях. Общий порядок оформления таких изменений (исправлений) определен соответствующими положениями Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. При оформлении изменений (исправлений) в ранее совершенных записях в составе различных разделов необходимо в точности следовать соответствующим предписаниям.
Оформление изменений (исправлений) в ранее совершенных записях, содержащих сведения о работнике
Оформление изменений (исправлений) в ранее совершенных записях, содержащих сведения о работнике, должно производиться на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других аналогичных документов, как это и предусмотрено п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек. В общем случае оформление таких изменений (исправлений) производится по последнему месту работы работника. На практике это означает, что если в период работы у работодателя, с которым работник по-прежнему состоит в трудовых отношениях, в его персональных данных (фамилии, имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии, специальности) произошли изменения, то соответствующие исправления в ранее совершенных записях производит данный работодатель (сотрудник кадрового органа с соответствующими полномочиями). Заметим, что обработку персональных данных работодателю следует производить в соответствии с положениями Федерального закона от 29 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных». Для внесения изменений (исправлений) работник должен обратиться к работодателю с письменным заявлением, приложив к нему документы, подтверждающие факт изменения сведений о работнике, либо надлежащим образом оформленные копии этих документов.
Пример.
Генеральному директору ООО «Анион»
П. П. Петрову
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с вступлением в брак и изменением фамилии прошу внести в мою трудовую книжку соответствующие изменения и в дальнейшем полагать меня АНДРЕЕВОЙ Алиной Архиповной. Подлинник свидетельства о браке, выданного Энским городским отделом ЗАГС, прилагаю.
Наименование должности работника подпись А. А. Андреева
Изменения (исправления) в записи, содержащие сведения о работнике, вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. С этой целью одной чертой — по линейке, пастой или чернилами — зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются верные сведения. В соответствии с п. п. 2.3 — 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек внесение изменений (исправлений) записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся со ссылкой на наименование соответствующего документа, его номер и дату. Такие ссылки оформляются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (сотрудника кадрового органа с соответствующими полномочиями) и печатью работодателя (соответствующего кадрового органа). Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения ранее совершенных записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее совершенных записей. Эти изменения (исправления) также производятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.
Оформление изменений (исправлений) в ранее совершенных записях, содержащих сведения о выполняемой работником работе
Оформление изменений (исправлений) в ранее совершенных записях, содержащих сведения о выполняемой работником работе, производится в случае выявления неправильной или неточной записи. В соответствии с п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек изменение (исправление) такой записи в общем случае должно производиться по месту ее внесения. Если же неправильная (неточная) запись была внесена в трудовую книжку по прежнему месту работы работника, а выявлена по новому месту его работы, то ее исправление (изменение) может быть произведено работодателем по новому месту работы на основании надлежащим образом оформленного документа прежнего работодателя (например, справки, копии приказа и т. п.). В том случае, если предприятие, которое произвело неправильную (неточную) запись, реорганизовано, внесение изменений (исправлений) производится правопреемником работодателя, а в случае его ликвидации — работодателем по новому месту работы на основании надлежащим образом оформленного документа.
Необходимо вновь обратить внимание читателей на то, что исправленные (измененные) сведения в составе записи о выполняемой работником работе должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены (изменены). В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. В соответствии с п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек внесение исправлений (изменений) в ранее совершенную в трудовой книжке запись о выполняемой работником работе производится в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела «Сведения о работе» трудовой книжки, следующим образом (зачеркивание неточных или неправильных записей в разделе «Сведения о работе» не допускается):
— в графе 1 указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
— в графе 2 указывается (вышеописанным цифровым способом) дата внесения записи;
— в графу 3 вносится запись: «Запись за номером таким-то недействительна» (указанная формулировка соответствует п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек). После этого производится правильная запись, например: «Принят по такой-то профессии (должности)»;
— в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Аналогичным образом производится внесение исправлений (изменений) записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе. При этом в графу 3 вносится запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». В случае изменения формулировки причины увольнения в графу 3 вносится запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 и в том, и в другом случае делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
Оформление изменений (исправлений) в ранее совершенных записях, содержащих сведения о награждении (поощрении) работника
Оформление изменений (исправлений) в ранее совершенных записях, содержащих сведения о награждении работника, производится в случае выявления неправильной или неточной записи. Изменение (исправление) такой записи в общем случае должно производиться по месту ее внесения. Если же неправильная (неточная) запись была внесена в трудовую книжку по прежнему месту работы работника, а выявлена по новому месту его работы, то ее исправление (изменение) может быть произведено работодателем по новому месту работы на основании надлежащим образом оформленного документа прежнего работодателя (например, справки, копии приказа и т. п.).
Исправленные (измененные) сведения в составе записи о награждении (поощрении) работника должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены (изменены). Исправление (изменение) записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей в соответствии с вышеописанным порядком. Внесение исправлений (изменений) в ранее совершенную в трудовой книжке запись о выполняемой работником работе производится в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки, следующим образом:
— в графе 1 указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
— в графе 2 указывается (вышеописанным цифровым способом) дата внесения записи;
— в графу 3 вносится запись: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего производится правильная запись, например: «Награжден (указать правильное наименование награды)…»;
— в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Оформление изменений (исправлений), обусловленных изменениями в штатном расписании и (или) квалификационных справочниках
Оформление изменений (исправлений), обусловленных изменениями в штатном расписании и квалификационных справочниках, производится в случае, если последние влекут за собой возникновение несоответствия в ранее совершенных в трудовой книжке записях. Например, при введении в действие нового (измененного) штатного расписания в его составе могут измениться наименования должностей, на которые ранее были назначены работники предприятия. Таким образом, между сведениями в составе ранее совершенной в трудовой книжке записи и сведениями в штатном расписании возникнут несоответствия, подлежащие устранению. Согласно п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек информация об изменениях, внесенных в штатное расписание, должна быть доведена до сведения соответствующих работников, после чего на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя в их трудовые книжки вносятся соответствующие изменения и дополнения. Внесение исправлений (изменений) в ранее совершенную в трудовой книжке запись, содержащую сведения о наименовании должности работника, производится в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела «Сведения о работе» трудовой книжки, следующим образом:
— в графе 1 указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
— в графе 2 указывается (вышеописанным цифровым способом) дата внесения записи;
— в графу 3 вносится запись: «Наименование должности работника с такого-то числа изменено на такое-то…»;
— в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись, например, дата и номер приказа, в соответствии с которым введено в действие новое (измененное) штатное расписание предприятия, либо дата и номер штатного расписания (изменения к штатному расписанию) предприятия (с указанием наименования вида документа).
Оформление изменений (исправлений), обусловленных изменениями в учредительных (регистрационных) документах работодателя
Оформление изменений (исправлений), обусловленных изменениями в учредительных (регистрационных) документах работодателя, производится в порядке, предусмотренном п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Например, если за время работы работника наименование предприятия меняется, то в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела «Сведения о работе» трудовой книжки, указывается следующее:
— в графе 1 — (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
— в графе 2 — (вышеописанным цифровым способом) дата внесения записи;
— в графе 3 — запись: «Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то»;
— в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Необходимо пояснить, что переименование предприятия может явиться как следствием его реорганизации (изменения организационно-правовой формы), так и следствием решения уполномоченного органа, принятого в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством.
Оформление изменений (исправлений), обусловленных изменениями в составе иных сведений, подлежащих внесению в трудовую книжку (дубликат трудовой книжки)
Необходимость в оформлении изменений (исправлений), обусловленных изменениями в составе иных сведений, подлежащих внесению в трудовую книжку (дубликат трудовой книжки), может возникнуть, к примеру, в связи с обстоятельствами, предусмотренными п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Согласно этому пункту при оформлении дубликата трудовой книжки в последний, помимо прочего, вносятся записи, содержащие сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на предприятие, подтвержденном соответствующими документами.
В том случае, если документы, на основании которых соответствующие записи вносились в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Однако не исключено, что по прошествии какого-то времени в распоряжении работодателя или работника окажутся документы, содержащие более полные сведения о прошлой работе, например, они будут получены по запросу или разысканы каким-то иным образом.
На основании таких документов в ранее совершенную в дубликат трудовой книжки запись, содержащую сведения об общем трудовом стаже, могут быть внесены изменения (исправления). Внесение исправлений (изменений) в ранее совершенную в дубликате трудовой книжки запись, содержащую сведения об общем трудовом стаже, производится в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки, следующим образом:
— в графе 1 указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
— в графе 2 указывается (вышеописанным цифровым способом) дата внесения записи;
— в графу 3 вносится запись: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего производится правильная запись;
— в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого в дубликат трудовой книжки вносится правильная запись.
