Мифы HR

В настоящий момент кадровое делопроизводство продолжает активно развиваться, сохраняя при этом основные требования к оформлению трудовых отношений. Представляем актуализированное руководство по ключевым аспектам работы кадровой службы.

1. ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

 Актуальные требования:

• Обязательное указание условий о дистанционной работе (при ее наличии)
• Отражение условий использования ЭЦП
• Учет требований о защите персональных данных
• Указание условий о гибком графике работы

Образец дополнительного соглашения

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору от 15 января 2025 года № 45-ТД

г. Москва «20» января 2025 года

Общество с ограниченной ответственностью «Все о кадрах», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Генерального директора Петрова Ивана Сергеевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и менеджер по продажам Сидоров Алексей Владимирович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Внести в трудовой договор от 15.01.2025 № 45-ТД следующие изменения:
   • Установить дистанционный режим работы с 01 февраля 2025 года
   • Определить порядок взаимодействия через корпоративный портал
   • Утвердить график отчетности: еженедельный отчет по форме № Д-1
2. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.
3. Соглашение вступает в силу с 01 февраля 2025 года.

Подписи сторон:

Работодатель: _____________ / И. С. Петров /
Работник: _____________ / А. В. Сидоров /

2. ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Нововведения последнего времени:

• Возможность оформления электронных приказов
• Обязательная регистрация в системе кадрового учета
• Сокращенные сроки ознакомления - 3 рабочих дня

Образец приказа о приеме на работу

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ВСЕ О КАДРАХ»
(ООО «Все о кадрах»)

ПРИКАЗ № 15-к
«15» января 2025 года
г. Москва

О приеме на работу

1. Принять на работу Сидорова Алексея Владимировича на должность менеджера по продажам с 16 января 2025 года с испытательным сроком 3 месяца.
2. Установить:
   • Оклад в размере 70 000 (Семьдесят тысяч) рублей ежемесячно
   • Режим работы: пятидневная рабочая неделя с 09:00 до 18:00
   • Место работы: г. Москва, ул. Ленина, д. 1
3. Начальнику отдела кадров Семеновой И.А.:
   • Оформить трудовой договор
   • Ознакомить работника с приказом под подпись
   • Оформить личную карточку

Основание: заявление Сидорова А.В., трудовой договор № 45-ТД

Генеральный директор _____________ / И. С. Петров /

С приказом ознакомлен: _____________ / А. В. Сидоров /
«15» января 2025 года

3. КАДРОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

Актуальные формы отчетности:

• СЗВ-ТД - подается в течение 3 рабочих дней
• СЗВ-СТАЖ - ежегодный отчет до 1 марта
• ЕФС-1 - сведения о стаже
• 4-ФСС - квартальная отчетность

Сроки подачи:

• СЗВ-ТД - в течение 3 рабочих дней после кадрового события
• СЗВ-СТАЖ - до 1 марта 2026 года за 2025 год
• Расчет по страховым взносам - до 30-го числа месяца, следующего за кварталом

4. УВЕДОМЛЕНИЯ И УВОЛЬНЕНИЯ

Нововведения последнего времени:

• Электронный документооборот при увольнении
• Обязательное уведомление за 2 месяца при сокращении
• Новые формы уведомлений для дистанционных работников

Образец уведомления о сокращении

УВЕДОМЛЕНИЕ
о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности

г. Москва «15» января 2025 года

Уважаемый Алексей Владимирович!

Сообщаем Вам, что в связи с сокращением численности штата сотрудников ООО «Вектор» Ваша должность менеджера по продажам подлежит сокращению с «15» марта 2025 года.

В соответствии со статьей 180 Трудового кодекса РФ предлагаем Вам следующие варианты трудоустройства в нашей организации:

1. Должность старшего специалиста отдела маркетинга
2. Должность менеджера по работе с клиентами

О своем решении просим сообщить в течение 7 рабочих дней с даты получения настоящего уведомления.

Приложение:

1. Описание вакантных должностей
2. Проект дополнительного соглашения

Генеральный директор _____________ / И. С. Петров /

С уведомлением ознакомлен: _____________ / А. В. Сидоров /
«15» января 2025 года

5. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ

Электронный документооборот:

• Равнозначность ЭЦП собственноручной подписи
• Обязательное использование квалифицированной подписи
• Сохранение электронных документов в течение 50 лет

Удаленная работа:

• Новый порядок оформления дистанционных работников
• Особенности охраны труда при удаленной работе
• Специфика расчета рабочего времени

Защита персональных данных:

• Обновленные требования к обработке персональных данных
• Обязательное назначение ответственного за защиту ПДн
• Новые формы согласий на обработку персональных данных

6. ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

1. Регулярно обновляйте локальные нормативные акты в соответствии с изменениями законодательства
2. Ведите журналы учета всех кадровых действий
3. Обеспечьте правильное хранение документов - 50 лет для трудовых договоров
4. Своевременно подавайте отчетность во все контролирующие органы
5. Проводите регулярные аудиты кадровой документации