Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. В 2025 году порядок внесения записей о периодах службы и обучения продолжает регулироваться установленными нормами, но с учетом некоторых особенностей. Рассмотрим подробно, как правильно оформлять такие записи.
вверхНормативная база
Основными документами, регулирующими ведение трудовых книжек, являются:
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках"
- Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 "Инструкция по заполнению трудовых книжек"
Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек, бумажные продолжают действовать для работников, выбравших такой формат.
вверхВнесение записей о времени службы
Виды службы, подлежащие внесению в трудовую книжку
Согласно пункту 21 Правил № 225, в трудовую книжку вносятся записи о времени:
- Военной службы
- Службы в органах внутренних дел
- Службы в Государственной противопожарной службе
- Службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы
- Службы в органах по контролю за оборотом наркотических средств
- Службы в таможенных органах
Все виды службы засчитываются в страховой стаж, необходимый для назначения пенсии.
Порядок внесения записи о службе
Документы-основания:
- Военный билет
- Справка из военкомата
- Выписка из приказа об увольнении со службы
- Удостоверение сотрудника правоохранительных органов
Правила оформления:
- Запись вносится до сведений о приеме на работу
- Формулировка должна точно соответствовать документу-основанию
- Обязательно указание конкретного периода службы
Образцы документов и записей
Образец записи о военной службе
№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе, квалификации Наименование, дата и номер документа 1 15.01.2025 Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 10.01.2023 по 09.01.2025 Военный билет № 123456 от 10.01.2023 2 15.01.2025 Общество с ограниченной ответственностью "Профи"
Принят в отдел продаж на должность менеджераПриказ от 15.01.2025 № 12-к
Образец приказа о внесении записи о службе
вверхОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ПРОФИ»
(ООО «Профи»)ПРИКАЗ
«15» января 2025 года № 15-к
г. МоскваО внесении записи в трудовую книжку
На основании представленных документов о прохождении военной службы
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Внести в трудовую книжку менеджера отдела продаж Сергеева Алексея Владимировича запись о прохождении военной службы в Вооруженных Силах Российской Федерации в период с 10 января 2023 года по 09 января 2025 года.
- Начальнику отдела кадров Петровой Ирины Сергеевны обеспечить правильное оформление записи в соответствии с требованиями законодательства.
- Бухгалтерии произвести соответствующие отметки в личной карточке работника.
Основание: военный билет серии ХХ № 123456.
Генеральный директор _________________ / В. К. Семенов /
Внесение записей о времени обучения
Какое обучение вносится в трудовую книжку
Вносятся записи о:
- Повышении квалификации
- Профессиональной переподготовке
- Обучении на курсах по подготовке кадров
Не вносятся записи о:
- Основном образовании (школа, колледж, вуз) при первом трудоустройстве
- Краткосрочных семинарах менее 72 часов
Обучение должно быть подтверждено документами государственного образца - удостоверением, свидетельством или дипломом.
Документы-основания для внесения записей:
- Удостоверение о повышении квалификации (от 72 до 100 часов)
- Свидетельство о повышении квалификации (свыше 100 часов)
- Диплом о профессиональной переподготовке (свыше 500 часов)
- Диплом о присвоении квалификации (свыше 1000 часов)
Образцы записей об обучении
1. Образец записи о повышении квалификации
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе, квалификации | Наименование, дата и номер документа |
|---|---|---|---|
| 3 | 20.02.2025 | С 10.02.2025 по 19.02.2025 прошла обучение по программе "Современные методы управления проектами" в Академии профессионального развития | Удостоверение № 789456 от 19.02.2025 |
2. Образец записи о присвоении новой квалификации
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе, квалификации | Наименование, дата и номер документа |
|---|---|---|---|
| 4 | 25.03.2025 | Установлена вторая профессия "Оператор электронно-вычислительных машин" с присвоением 4 разряда | Удостоверение № 456123 от 25.03.2025 |
Порядок исправления ошибочных записей
При обнаружении ошибок в записях о службе или обучении:
- Не зачеркивать неправильную запись
- Признать запись недействительной в следующем порядке:
- В графе 1 - очередной номер записи
- В графе 2 - текущая дата
- В графе 3 - "Запись за номером таким-то недействительна"
- В графе 4 - реквизиты приказа о признании записи недействительной
- Внести правильную запись с новым номером
Образец исправления ошибочной записи:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе, квалификации | Наименование, дата и номер документа |
|---|---|---|---|
| 3 | 20.02.2025 | Запись за номером 2 недействительна | Приказ от 20.02.2025 № 25-к |
| 4 | 20.02.2025 | С 10.02.2025 по 19.02.2025 прошла обучение по программе "Современные методы управления проектами" в Академии профессионального развития | Удостоверение № 789456 от 19.02.2025 |
Важные нюансы:
- Срок внесения записей - не позднее недели со дня представления документов
- Ознакомление работника - с каждой записью необходимо знакомить под подпись
- Хранение документов-оснований - копии подтверждающих документов хранятся в личном деле работника
Практические рекомендации для кадровиков
- Тщательно проверяйте документы перед внесением записей
- Соблюдайте хронологический порядок - служба и обучение вносятся до записей о работе
- Используйте точные формулировки из документов-оснований
- Своевременно вносите изменения при обнаружении ошибок
- Ведите учет всех внесенных записей в книге движения трудовых книжек