Трудовая книжка - ведение, хранение, учет

В настоящий момент продолжает действовать право выбора формата трудовой книжки для работников. Те, кто ранее не сделал выбор в пользу электронной формы, продолжают работать с бумажными документами.

Ключевые изменения:

• Электронные трудовые книжки — основной формат для новых работников
• Бумажные трудовые — сохраняются для работников, выбравших этот формат
• Обязанности работодателя — вести оба формата при необходимости

Когда трудовая книжка обязательна

Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка остается основным документом о трудовой деятельности и стаже.

Исключения:

• Первое трудоустройство — работодатель оформляет книжку
• Работа по совместительству — книжка хранится у основного работодателя
• Работодатели-физические лица (не ИП) — не ведут трудовые книжки

Организация работы с трудовыми книжками

Назначение ответственного лица

Работодатель обязан назначить ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек.

Образец приказа о назначении ответственного

Общество с ограниченной ответственностью «Профит»
ИНН 7701234567
ПРИКАЗ № 15-к
г. Москва
«15» марта 2025 г.

О назначении ответственного лица
за ведение, хранение и учет трудовых книжек

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить специалиста отдела кадров Семенову Анну Викторовну ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них с 16 марта 2025 года.
2. Возложить на Семенову А.В. следующие обязанности:
   • ведение книг учета движения трудовых книжек;
   • оформление трудовых книжек впервые принятым работникам;
   • внесение записей о приеме, переводах и увольнении;
   • хранение трудовых книжек;
   • выдача трудовых книжек при увольнении.
3. Начальнику отдела кадров Ивановой П.С. ознакомить Семенову А.В. с настоящим приказом и должностной инструкцией под подпись.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Основание: докладная записка начальника отдела кадров от 14.03.2025.

Генеральный директор: ______________ / Петров И.А. /

С приказом ознакомлена:
Специалист отдела кадров: ______________ / Семенова А.В. /

Документы учета и порядок хранения

Обязательные учетные документы

1. Книга учета движения трудовых книжек
2. Приходно-расходная книга по учету бланков
3. Журнал выдачи трудовых книжек (для электронного документооборота)

Книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя. Срок хранения — 75 лет.

Перечень действий для кадровика: прием на работу

• Определить формат трудовой книжки (электронный/бумажный)
• Запросить заявление о выборе формата (если работник новый)
• Принять трудовую книжку от работника (при бумажном формате)
• Внести запись в книгу учета движения
• Оформить трудовую книжку в течение 5 рабочих дней
• Ознакомить работника с внесенными записями под подпись

Оформление трудовой книжки впервые

Правила заполнения

Срок оформления: не позднее 5 рабочих дней со дня приема на работу

Требования к заполнению:

• Записи производятся на русском языке
• Допускается заполнение на государственном языке республики в составе РФ
• Записи дат — арабскими цифрами (пример: 15.03.2025)
• Использование гелевых, перьевых или шариковых ручек синего, черного или фиолетового цвета
• Запрещены сокращения и зачеркивания

Образец заполнения титульного листа

Фамилия: Петрова
Имя: Анна
Отчество: Сергеевна
Дата рождения: 15.08.1990
Образование: высшее
Профессия: менеджер по продажам

Дата заполнения: 15.03.2025
Подпись владельца: ______________ / Петрова А.С. /
Подпись ответственного лица: ______________ / Семенова А.В. /
М.П.

Все сведения на титульном листе заполняются на основании документов (паспорт, диплом). Исправления на титульном листе не допускаются — при ошибке оформляется дубликат.

Финансовые аспекты

Когда работодатель оплачивает бланк:

• Первичное оформление трудовой книжки
• Массовая утрата в результате ЧС
• Порча бланка не по вине работника
• Ошибка при заполнении сотрудником отдела кадров

Стоимость бланков

• Трудовая книжка — от 350 рублей
• Вкладыш в трудовую книжку — от 250 рублей

Ответственность за нарушения

Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

Образец акта о приеме трудовых книжек

Общество с ограниченной ответственностью «Профит»
АКТ № 1
о приеме трудовых книжек на хранение
г. Москва
«15» марта 2025 г.

Комиссия в составе:
Председатель — начальник отдела кадров Иванова П.С.
Члены комиссии — специалист отдела кадров Семенова А.В.,
бухгалтер Морозова Е.В.

составила настоящий акт о том, что в связи с переходом на новую систему кадрового учета приняла от прежнего ответственного лица Сидоровой А.К. следующие трудовые книжки работников:

1. Петрова И.С. — серия ТК-I № 123456
2. Иванова М.П. — серия ТК-I № 123457
3. Сидоров А.В. — серия ТК-I № 123458

Всего принято: 3 (Три) трудовые книжки.

Состояние трудовых книжек удовлетворительное, учетные записи соответствуют данным книги движения трудовых книжек.

Председатель комиссии: ______________ / Иванова П.С. /
Члены комиссии: ______________ / Семенова А.В. /
______________ / Морозова Е.В. /

Сдала: ______________ / Сидорова А.К. /