Трудовые книжки: прием на работу

Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональную биографию гражданина России. Несмотря на активное развитие электронного документооборота, ее правильное ведение по-прежнему является прямой обязанностью каждого работодателя. Ошибки при заполнении этого документа могут привести к серьезным проблемам для сотрудника при назначении пенсии, получении социальных пособий или трудоустройстве на новое место. Данная статья представляет собой исчерпывающее руководство по всем аспектам работы с трудовыми книжками: от оформления при приеме на работу до внесения записей о различных видах занятости.

Правовые основы и общие правила ведения

Согласно части 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для него основной.

Основополагающие документы, регулирующие ведение трудовых книжек:

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (утверждает Правила ведения и хранения).
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (утверждает Инструкцию по заполнению).

Действующие формы трудовых книжек:
На территории РФ действительны книжки трех образцов: 1939, 1974 и 2004 годов. Обмен старых бланков на новые не требуется. Однако при первичном оформлении для сотрудника, ранее никогда не работавшего, используется исключительно бланк образца 2004 года.

Важный нюанс: Трудовые книжки, выданные в других странах СНГ (например, Украине, Беларуси, Казахстане), на территории России недействительны. На таких сотрудников работодатель заводит новую трудовую книжку российского образца. Переносить записи из иностранных трудовых книжек о стаже запрещено.

Общие правила заполнения: без права на ошибку

Сроки внесения записей: Все записи (о приеме, переводах, награждениях, увольнении) вносятся не позднее недельного срока. Исключение — запись об увольнении, которая вносится в день прекращения трудового договора.
Точность: Все формулировки должны дословно соответствовать тексту приказа (распоряжения) работодателя.
Письменные принадлежности: Записи производятся перьевой, гелевой или шариковой ручкой световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
Запрет сокращений: Не допускаются любые сокращения (например, «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
Запрет зачеркиваний: В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» неверные записи не зачеркиваются. Исправление производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Случай 1: Сотрудник устраивается впервые

Если работник никогда ранее не был трудоустроен, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку в течение недели со дня приема на работу. Оформление производится в присутствии сотрудника.

Заполнение титульного листа:

ФИО: Указываются полностью, без сокращений, на основании паспорта.
Дата рождения: Записывается арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.1991).
Образование: Указывается на основании предоставленного документа (аттестат, диплом). Допустимые варианты: среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура) и т.д. Можно указать «неоконченное высшее» на основании студенческого билета или справки из вуза.
Профессия/специальность: Вносятся на основании диплома или иного документа об образовании.

После заполнения титульного листа работник своей подписью подтверждает правильность внесенных сведений. Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, также ставит свою подпись и печать организации (или печать кадровой службы, если таковая имеется).

Спорный момент: формат даты на титульном листе
Инструкция предписывает использовать арабские цифры. Однако на практике для большей защиты от подделки часто используется буквенно-цифровой формат (например, «05 марта 2025г.»). Оба способа допустимы, но цифровой формат строже соответствует букве Инструкции.

Случай 2: Трудовая книжка утеряна сотрудником

Если работник поступает на работу без трудовой книжки по причине ее утраты, повреждения или по любой другой причине, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника оформить новую.

Важно: Оформляется именно новая трудовая книжка, а не дубликат. В этом случае в ней не восстанавливаются записи с предыдущих мест работы. Подтверждением стажа для пенсионных целей в дальнейшем будут служить справки от предыдущих работодателей, трудовые договоры и выписки из приказов.

Удержание стоимости бланка
Работодатель вправе удержать с работника стоимость бланка трудовой книжки. Эта сумма определяется фактическими расходами на ее приобретение. Удержание производится из ближайшей заработной платы с письменного согласия работника. Если книжка испорчена не по вине работника (например, допущена ошибка при заполнении), ее стоимость оплачивает работодатель.

Внесение записи о приеме на работу

После оформления титульного листа в раздел «Сведения о работе» вносится запись о приеме.

Порядок внесения записи:

Заголовок: В графе 3 указывается полное и сокращенное наименование организации.
Графа 1: Порядковый номер записи.
Графа 2: Дата приема на работу (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
Графа 3: Текст записи.
- «Принят в [название отдела, если указано в договоре] на должность [наименование должности]».
- Наименование должности должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам, если с ней связаны льготы или ограничения.
Графа 4: Реквизиты документа-основания. «Приказ от 12.02.2024 № 45-к».

Особые случаи внесения записей

1. Прием руководителя организации

Руководитель (генеральный директор, директор) избирается на свою должность решением общего собрания участников (акционеров). Запись в трудовой книжке делается на основании этого решения.

В графе 3: «Избран на должность генерального директора» или «Назначен на должность директора».
В графе 4: Указываются реквизиты протокола общего собрания или решения единственного участника (например, «Протокол общего собрания участников от 10.02.2024 № 1»).

2. Работа по совместительству

По основному месту работы сотрудник может по своему желанию внести запись о работе по совместительству.

Порядок действий:

Работник пишет заявление с просьбой внести запись.
Предоставляет документ, подтверждающий работу по совместительству (справка от работодателя-совместителя или заверенная копия приказа о приеме).
Кадровая служба по основному месту работы вносит запись с указанием, что работа выполнялась по совместительству.

Пример записи: «Принят по совместительству в ООО «Вектор» на должность инженера».

3. Дистанционная работа

По соглашению сторон, заключенному в письменной форме, сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку. Если такое соглашение отсутствует, запись вносится в общем порядке.

4. Срочный трудовой договор

Запись о приеме на работу по срочному трудовому договору вносится стандартным образом. Упоминание о срочном характере договора в трудовой книжке не делается.

5. Вахтовый метод

При приеме на работу вахтовым методом в графе 3 обязательно указывается этот факт.

Пример записи: «Принят в строительную бригаду № 5 на должность машиниста экскаватора для выполнения работ вахтовым методом».

Внесение иных записей

Помимо записей о работе, в трудовую книжку вносятся:

Сведения о военной службе и службе в силовых ведомствах. Запись вносится на основании военного билета, справки или иного документа.
- Пример: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 15.04.2018 по 14.04.2020».
Сведения о повышении квалификации и переподготовке. Вносятся на основании документов об окончании курсов, при условии, что они проводились аккредитованными образовательными учреждениями.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Если в одном из разделов трудовой книжки не осталось свободных строк, в нее вшивается вкладыш установленной формы. Без самой трудовой книжки вкладыш недействителен.

На титульном листе трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Стоимость вкладыша, как и самой книжки, удерживается с работника.

Типичные ошибки и ответственность

Ошибка 1: Неправильное исправление. Зачеркивание неверной записи вместо ее официального признания недействительной.
Ошибка 2: Нарушение сроков. Запоздалое внесение записей, особенно об увольнении.
Ошибка 3: Невыдача трудовой книжки в день увольнения. Это грубейшее нарушение, за которое работодатель несет материальную ответственность и обязан выплачивать работнику средний заработок за все дни задержки.

За нарушение правил ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ (штраф для должностных лиц — до 20 000 руб., для организаций — до 100 000 руб.).

Заключение: значение трудовой книжки в современную эпоху

Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам, бумажная трудовая книжка пока остается важнейшим документом. Для работника она — гарантия подтверждения трудового стажа. Для работодателя — зона повышенной ответственности и риска. Грамотное и своевременное оформление этого документа, знание тонкостей и нюансов Инструкции позволяет избежать конфликтных ситуаций, судебных разбирательств и проблем сотрудников при оформлении пенсии. Кадровым специалистам необходимо относиться к ведению трудовых книжек с максимальной внимательностью, ведь на кону — трудовая биография и социальные права человека.