Правим личные данные сотрудника

В жизни сотрудников происходят значимые события: заключение или расторжение брака, рождение детей, переезд. Результатом таких событий становится изменение персональных данных — фамилии, имени, отчества, адреса регистрации, паспортных реквизитов. Для кадровой службы каждое такое изменение означает необходимость внесения корректировок в целый ряд кадровых, бухгалтерских и отчетных документов. В этой статье мы подробно разберем, в какие именно документы нужно вносить изменения, в какой последовательности действовать и как правильно оформить все необходимые процедуры, чтобы избежать ошибок и последующих претензий.

Что относится к персональным данным и какова роль работодателя?

Согласно статье 85 Трудового кодекса Российской Федерации, персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» конкретизирует это понятие.

К персональным данным, подлежащим изменению, чаще всего относятся:

• Фамилия, имя, отчество.
• Место жительства и место регистрации.
• Реквизиты документа, удостоверяющего личность (паспорта).
• Семейное положение.
• Сведения об образовании, профессии, квалификации.

Примечание: Работодатель обязан обеспечить конфиденциальность и защиту персональных данных сотрудника. Все операции по их изменению должны проводиться с письменного уведомления работника и надлежащим образом документироваться.

Пошаговый алгоритм действий при изменении персональных данных

Шаг 1. Уведомление от работника и сбор документов

Первоначальное действие — получение от сотрудника официального уведомления об изменении его данных. Основанием для всех последующих процедур служит заявление работника, составленное в произвольной форме.

К заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие изменения:

• При смене ФИО: свидетельство о браке/расторжении брака, свидетельство о перемене имени.
• При смене паспорта: новый паспорт с отметкой о выдаче.
• При смене адреса: новый паспорт с отметкой о регистрации по месту жительства.
• При изменении образования: новый диплом или свидетельство.

Образец заявления работника об изменении персональных данных

[Наименование организации]
[Должность руководителя]
[ФИО руководителя]
от [ФИО работника, старые данные]
[Должность, структурное подразделение]

Заявление

Уважаемый [Имя Отчество руководителя]!

Сообщаю Вам, что с [Дата события] в моих персональных данных произошли следующие изменения:

• Фамилия изменена с [Старая фамилия] на [Новая фамилия].
• Паспорт гражданина Российской Федерации [серия, номер] выдан [кем и когда выдан] заменен на новый паспорт [серия, номер нового паспорта] выдан [кем и когда выдан].

На основании изложенного, прошу Вас внести соответствующие изменения в мои кадровые документы.

К заявлению прилагаю:

1. Копию свидетельства о заключении брака от [дата] № [номер].
2. Копию нового паспорта (всех заполненных страниц).

«___» __________ 2025 г. _______________ / [Подпись] / [Расшифровка подписи, старая фамилия]

Шаг 2. Издание приказа

На основании поданного заявления и подтверждающих документов издается приказ о внесении изменений в учетные документы работника. Унифицированной формы для такого приказа не существует, он составляется в свободной форме.

Образец приказа о внесении изменений в учетные документы работника

[Наименование организации]
ПРИКАЗ
«17» марта 2025 г. № 45-к

О внесении изменений в персональные данные и учетные документы работника

На основании заявления от «16» марта 2025 г. и в связи с изменением фамилии сотрудника в соответствии со свидетельством о заключении брака серии I-МЮ № 123456, выданным отделом ЗАГС района Теплый Стан г. Москвы «14» марта 2025 г.,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести следующие изменения в учетные документы менеджера по продажам отдела продаж Соколовой Анны Игоревны (новая фамилия — Иванова):
   • В личную карточку по форме Т-2.
   • В трудовую книжку.
   • В документы воинского учета (при наличии).
   • В базы данных отдела кадров и бухгалтерии.
2. Подать в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации заявление об обмене страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) на новое.
3. Назначить ответственным за исполнение настоящего приказа специалиста отдела кадров Петрову И.И.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Основание: заявление Ивановой (Соколовой) А.И., копия свидетельства о заключении брака.

Генеральный директор _______________ / А.В. Семенов /

С приказом ознакомлена:
Менеджер по продажам _______________ / А.И. Иванова / «17» марта 2025 г.

Шаг 3. Внесение изменений в кадровые документы

Это самый объемный этап, требующий предельной внимательности.

1. Личная карточка (форма Т-2)
Правила исправления сведений в форме Т-2 законодательно не установлены. Рекомендуется применять общепринятую практику:

• При смене ФИО: Аккуратно зачеркнуть старые данные одной чертой, сверху или рядом вписать новые. На полях или в разделе X «Дополнительные сведения» сделать запись: «Фамилия изменена на Иванова на основании свидетельства о заключении брака I-МЮ № 123456 от 14.03.2025. Основание: приказ от 17.03.2025 № 45-к». Запись заверяется подписью ответственного сотрудника отдела кадров и печатью (при ее использовании).
• При смене адреса, паспортных данных, образования: Изменения вносятся аналогичным способом. Если места в графе недостаточно (например, для внесения данных нового паспорта), можно оформить вкладной лист формата А4, который подшивается к личной карточке.

2. Трудовая книжка
Порядок внесения изменений строго регламентирован Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

• Изменение ФИО на титульном листе:
  • Старая фамилия (имя, отчество) зачеркивается одной чертой.
  • Ряду вписываются новые данные.
  • На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание: «Фамилия изменена с «Соколова» на «Иванова» на основании свидетельства о заключении брака I-МЮ № 123456 от 14.03.2025». Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
• Изменение сведений об образовании:
  • Новые данные вносятся дополнительной записью без зачеркивания старых. Это позволяет видеть всю историю повышения квалификации сотрудника.

Примечание: Если ошибку в трудовой книжке допустил предыдущий работодатель, а организация-нарушитель уже ликвидирована, исправление производится по новому месту работы на основании официальных документов, подтверждающих верные данные (п. 27 Правил ведения трудовых книжек).

3. Документы воинского учета
Для военнообязанных сотрудников изменения необходимо передать в военкомат. На основании Методических рекомендаций Генштаба, работодатель в двухнедельный срок обязан сообщить об изменении семейного положения, образования, места жительства или должности.

• Работнику выдается Листок сообщения для самостоятельной передачи в военкомат.
• Если сотрудник не предоставил корешок с отметкой военкомата, работодатель сам направляет туда уведомление установленной формы.

Шаг 4. Работа с Пенсионным фондом и другими органами

1. Свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС)
При смене ФИО СНИЛС подлежит замене. Действует следующий порядок:

• Работник пишет заявление на замену свидетельства по форме АДВ-2.
• Работодатель в течение двух недель подает это заявление вместе с описью документов (форма АДВ-6) в Пенсионный фонд России.
• Пенсионный фонд России в течение 5 рабочих дней изготавливает новое свидетельство и направляет его работодателю.
• Работодатель выдает новый СНИЛС работнику под подпись.

Примечание: С 2022 года СНИЛС как физический документ не выдается, а существует только в электронном виде. При смене данных обновленная информация вносится в электронную базу Пенсионного фонда России, а сотруднику может быть предоставлена выписка, содержащая актуальные сведения.

2. Полис обязательного медицинского страхования (ОМС)
Работник самостоятельно обязан уведомить свою страховую медицинскую организацию об изменении данных в течение одного месяца. Роль работодателя чаще всего ограничивается консультационной поддержкой.

Особый случай: изменение данных у руководителя организации

Если персональные данные меняются у генерального директора или индивидуального предпринимателя, процедура усложняется.

Для генерального директора:

• Изменения вносятся в сведения Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).
• Подавать заявление в налоговую инспекцию должен сам руководитель как заявитель по форме № Р14001.
• Кадровая служба и юрист компании оказывают организационную и техническую поддержку в подготовке документов.

Для индивидуального предпринимателя:

• Изменения вносятся в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП) также по заявлению формы № Р24001.
• Уведомлять контрагентов, банки и партнеров об изменении реквизитов (в частности, расчетного счета, если он привязан к старому ФИО).