Сотрудники, совмещающие трудовую деятельность с получением образования, имеют право на ряд гарантий и компенсаций, главной из которых является учебный отпуск. Однако на практике у работодателей возникает множество вопросов: как правильно оформить такой отпуск, можно ли его прервать, как быть с сотрудницами в декрете и что делать, если отпуск совпадает с командировкой? В этой статье мы дадим подробные ответы на эти и другие вопросы, а также предоставим актуальные образцы документов.
вверхУсловия предоставления учебного отпуска: 5 обязательных критериев
Работодатель обязан предоставить сотруднику учебный отпуск только при одновременном выполнении пяти условий, установленных главой 26 Трудового кодекса Российской Федерации.
Ключевые условия:
- Образование получается впервые. Работник впервые осваивает программу данного уровня (высшее, среднее профессиональное и т.д.).
- Образовательная программа имеет государственную аккредитацию. Это должно быть подтверждено соответствующими документами от учебного заведения.
- Успешное освоение программы. Факт успешности подтверждается справкой-вызовом из образовательной организации.
- Заочная или очно-заочная форма обучения. Для студентов очной формы учебный отпуск не предоставляется, за исключением отпуска для сдачи государственных экзаменов и подготовки дипломной работы.
- Наличие справки-вызова установленного образца. Это основной документ, подтверждающий необходимость отпуска.
Примечание: С 1 сентября 2023 года действует новая форма справки-вызова, утвержденная Приказом Минобрнауки России от 30.12.2022 № 1380. Бланк по-прежнему состоит из двух частей: собственно справки-вызова и отрывного талона (справки-подтверждения), который заполняется работодателем после завершения отпуска и подтверждает факт его использования.
вверхПорядок оформления учебного отпуска: пошаговая инструкция
Шаг 1. Получение документов от работника
Сотрудник должен предоставить:
- Заявление на предоставление учебного отпуска (в произвольной форме).
- Справку-вызов из образовательной организации (первая часть).
Шаг 2. Издание приказа
На основании заявления и справки-вызова издается приказ по унифицированной форме № Т-6 или по форме, разработанной работодателем.
Шаг 3. Внесение записей в кадровые документы
- В личную карточку (форма Т-2): Запись вносится в раздел VIII «Отпуска».
- В табель учета рабочего времени:
- Для оплачиваемого учебного отпуска — код «У» или цифровой код «11».
- Для неоплачиваемого учебного отпуска — код «УД» или цифровой код «13».
Шаг 4. Расчет и выплата среднего заработка (если отпуск оплачиваемый)
Оплата производится не позднее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Расчет осуществляется исходя из среднего заработка работника.
Шаг 5. Завершение отпуска
После окончания отпуска работник предоставляет вторую часть справки-вызова (справку-подтверждение), которая заверяется работодателем и служит доказательством того, что сотрудник использовал отпуск по назначению.
Образец заявления о предоставлении учебного отпуска
вверх[Наименование организации]
[Должность руководителя]
[ФИО руководителя]
от [ФИО работника]
[Должность, структурное подразделение]Заявление
Прошу предоставить мне учебный отпуск с сохранением среднего заработка с [Дата начала] по [Дата окончания] продолжительностью [Количество] календарных дней для прохождения промежуточной аттестации (или: для сдачи государственных экзаменов, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы) в [Полное наименование образовательной организации].
К заявлению прилагаю справку-вызов от [Дата справки] № [Номер справки].
«___» __________ 2025 г. _______________ / [Подпись] / [Расшифровка подписи]
Сложные ситуации и частые вопросы
1. Учебный отпуск и отпуск по уходу за ребенком
Находясь в отпуске по уходу за ребенком, сотрудница не может одновременно находиться в учебном отпуске и получать как пособие по уходу за ребенком, так и средний заработок за учебный отпуск.
Порядок действий:
- Сотрудница пишет заявление о прерывании отпуска по уходу за ребенком на период учебного отпуска.
- Работодатель издает приказ о прерывании отпуска по уходу за ребенком и предоставлении учебного отпуска.
- Выплата ежемесячного пособия по уходу за ребенком приостанавливается.
- На период учебного отпуска за ребенком может ухаживать отец или другой родственник, оформив у своего работодателя отпуск по уходу за ребенком.
- После окончания учебного отпуска сотрудница может повторно подать заявление на отпуск по уходу за ребенком, и выплата пособия возобновится.
Образец заявления о прерывании отпуска по уходу за ребенком
[Наименование организации]
[Должность руководителя]
[ФИО руководителя]
от [ФИО работника]
[Должность, структурное подразделение]Заявление
Прошу прервать отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет с [Дата] и предоставить мне учебный отпуск с сохранением среднего заработка с [Дата начала] по [Дата окончания] продолжительностью [Количество] календарных дней для [Цель отпуска: прохождения промежуточной аттестации, сдачи сессии и т.д.] в [Полное наименование образовательной организации].
После окончания учебного отпуска прошу предоставить мне отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.
К заявлению прилагаю справку-вызов от [Дата справки] № [Номер справки].
«___» __________ 2025 г. _______________ / [Подпись] / [Расшифровка подписи]
2. Можно ли отозвать сотрудника из учебного отпуска или направить в командировку?
Однозначно нет. Учебный отпуск имеет строго целевое назначение и предоставляется для конкретных образовательных целей в установленные сроки. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, учебный отпуск не может быть прерван по инициативе работодателя. Направление сотрудника в командировку во время учебного отпуска также не допускается.
3. Совпадение учебного отпуска с ежегодным оплачиваемым отпуском
Если учебный отпуск совпадает с запланированным ежегодным отпуском, последний подлежит переносу.
- Работник пишет заявление о переносе ежегодного отпуска.
- Работодатель издает соответствующий приказ и вносит изменения в график отпусков.
- По соглашению сторон ежегодный отпуск может быть присоединен к учебному.
4. Можно ли изменить продолжительность учебного отпуска?
Продолжительность учебного отпуска определяется исключительно на основании справки-вызова и Трудового кодекса Российской Федерации.
- Уменьшить продолжительность отпуска по просьбе работника нельзя. Это нарушит его право на гарантии и может повлечь административную ответственность для работодателя.
- Увеличить продолжительность отпуска также не допускается. Если работнику требуется больше времени, он может оформить отпуск без сохранения заработной платы на оставшийся период по согласованию с работодателем.
5. Учебный отпуск для совместителей
Гарантии и компенсации, включая учебный отпуск, предоставляются только по основному месту работы.
Для работы по совместительству:
- На период учебного отпуска по основному месту работы совместитель может обратиться к работодателю по совместительству с заявлением о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.
- Предоставление такого отпуска — право, а не обязанность работодателя.
- Если отпуск без содержания не предоставлен, сотрудник должен продолжать работу в соответствии с своим графиком.
Образец приказа о предоставлении учебного отпуска (Форма № Т-6)
вверх[Наименование организации]
ПРИКАЗ
«17» марта 2025 г. № 45-кО предоставлении отпуска работнику
Фамилия, имя, отчество Табельный номер Структурное подразделение Должность (специальность, профессия) Вид отпуска (ежегодный, учебный и др.) Период работы Количество календарных дней отпуска Дата с по Сергеев Алексей Владимирович 125 Отдел продаж Менеджер по продажам Учебный отпуск с сохранением среднего заработка 25.03.2025 12.04.2025 19 Основание: заявление работника от «16» марта 2025 г., справка-вызов от «10» марта 2025 г. № 12345.
Оплачиваемый период учебного отпуска с 25.03.2025 по 12.04.2025
Руководитель организации _______________ / А.В. Семенов /
С приказом работник ознакомлен: _______________ / А.В. Сергеев / «17» марта 2025 г.
Ответственность работодателя
Незаконный отказ в предоставлении учебного отпуска или нарушение порядка его оформления влечет за собой административную ответственность по статье 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях:
- Для должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 рублей.
- Для индивидуальных предпринимателей — штраф от 10 000 до 20 000 рублей.
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.