Трудовая книжка и вкладыш в нее - учитываем и списываем

Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональную биографию гражданина в Российской Федерации. Работа с этим документом строго регламентирована, а ошибки могут привести к серьезной административной ответственности для работодателя. В этой статье мы подробно разберем все этапы работы с трудовыми книжками: от приобретения бланков и первичного оформления до учета, хранения и списания, с учетом последних изменений законодательства.

Общие положения: что нужно знать каждому работодателю

Трудовая книжка установленного образца — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Ее форма и порядок ведения утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Ключевые обязанности работодателя:

• Вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для сотрудника основной (статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации).
• Оформить трудовую книжку впервые, если работник трудоустраивается впервые. В этом случае работник не обязан ее приобретать.
• Вносить в нее все необходимые сведения: о работе, переводах, увольнении, награждениях за успехи в работе.
• Не вносить сведения о дисциплинарных взысканиях, за исключением случая, когда взысканием является увольнение.

Работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не имеют права делать записи в трудовых книжках и оформлять их впервые.

Приобретение и учет бланков трудовых книжек

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней относятся к бланкам строгой отчетности. Их изготовлением занимается исключительно АО «ГОЗНАК».

Правила приобретения:

• Работодатель должен заключить договор с АО «ГОЗНАК» или его официальными распространителями.
• Приобретение бланков «с рук» или в несанкционированных местах является административным правонарушением (статья 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).
• При выдаче работнику трудовой книжки, оформленной впервые, работодатель вправе удержать с него стоимость бланка (размер удержания не может превышать фактических расходов на его приобретение).

Организация учета:
Для учета бланков и самих трудовых книжек ведутся два основных документа, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69:

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
   • Ведется в бухгалтерии.
   • Фиксирует все операции поступления и выбытия каждого бланка с указанием серии и номера.
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
   • Ведется кадровой службой.
   • Регистрирует все трудовые книжки, принятые от работников при приеме на работу, а также вновь выданные.

Оба документа должны быть прошнурованы, пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены печатью (либо опломбированы). Ответственность за их ведение должна быть возложена на конкретных сотрудников приказом по организации.

Образец Приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

[Наименование организации]
ПРИКАЗ
«17» марта 2025 г. № 45-к

О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В целях обеспечения соблюдения требований трудового законодательства Российской Федерации в части ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить специалиста отдела кадров Петрову Ирину Ивановну ответственным лицом за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них.
2. На период временного отсутствия Петровой И.И. (отпуск, болезнь, командировка) обязанности ответственного лица возложить на начальника отдела кадров Семенову Анну Владимировну.
3. Петровой И.И. обеспечить:
   • Соблюдение Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225.
   • Ведение Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
   • Своевременное и корректное внесение записей в трудовые книжки сотрудников.
   • Соблюдение режима конфиденциальности и обеспечение сохранности трудовых книжек.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: докладная записка начальника отдела кадров от 16.03.2025 № 12.

Генеральный директор _______________ / А.В. Семенов /

С приказом ознакомлены:
Специалист отдела кадров _______________ / И.И. Петрова / «17» марта 2025 г.
Начальник отдела кадров _______________ / А.В. Семенова / «17» марта 2025 г.

Оформление трудовой книжки впервые

Если работник поступает на работу впервые, работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку.

Порядок действий:

1. Заявление работника. Работник пишет заявление с просьбой оформить ему трудовую книжку.
2. Изъятие бланка. Ответственный сотрудник получает в бухгалтерии бланк трудовой книжки под роспись.
3. Заполнение.
   • Титульный лист: Заполняется на основании паспорта работника и документов об образовании. Все записи вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, черной, синей или фиолетовой пастой. Сотрудник проверяет правильность записей и заверяет их своей подписью на титульном листе.
   • Первая запись: В раздел «Сведения о работе» вносится запись о приеме на работу в соответствии с приказом (распоряжением). Дата записи должна совпадать с датой приказа.
4. Регистрация. Оформленная трудовая книжка регистрируется в Книге учета движения трудовых книжек.
5. Оплата. С работника удерживается стоимость бланка (если это предусмотрено локальными актами). Удержание производится только с его письменного согласия.

Образец записи в Книге учета движения трудовых книжек

№ п/п	Дата приема на работу	ФИО владельца	Серия и номер	Должность, профессия	Наименование места работы	Дата и номер приказа	Подпись ответственного лица	Сумма, полученная за бланк	Дата выдачи при увольнении	Подпись работника
1	17.03.2025	Сергеев Алексей Владимирович	ТК-IV № 8604301	Менеджер по продажам	ООО "Все о кадрах", отдел продаж	17.03.2025 № 45-к	Петрова	500

Хранение и выдача трудовых книжек

Условия хранения:

• Трудовые книжки и бланки должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих защиту от доступа посторонних лиц, кражи, порчи и пожара.
• Срок хранения трудовых книжек невостребованных уволенных работников составляет 75 лет.

Выдача при увольнении:

• В день увольнения работник должен получить свою трудовую книжку под роспись в Книге учета движения.
• Если выдача невозможна (отсутствие работника, отказ от получения), работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку по почте. С этого момента ответственность работодателя за задержку выдачи снимается.

Выдача во время работы:

• Работник имеет право получить заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
• Выдача подлинника на руки для предоставления, например, в Пенсионный фонд России, законодательством не запрещена, но является риском для работодателя. Рекомендуется выдавать не оригинал, а должным образом заверенную копию, либо организовать процедуру, при которой работник берет оригинал под расписку с обязательством вернуть в установленный срок.

Образец Акта на уничтожение испорченных бланков трудовых книжек

[Наименование организации]
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_______________ / А.В. Семенов /
«___» __________ 2025 г.

АКТ № 3
о уничтожении испорченных бланков трудовых книжек

г. Москва «18» марта 2025 г.

Комиссия в составе:
Председатель: начальник отдела кадров Семенова А.В.
Члены комиссии: главный бухгалтер Николаева Т.И., специалист отдела кадров Петрова И.И.

составила настоящий акт о нижеследующем:

На основании распоряжения генерального директора от «17» марта 2025 г. и в связи с допущенной технической ошибкой при заполнении (описание ошибки, например: «при заполнении титульного листа была допущена помарка в фамилии работника») комиссией были уничтожены путем разрезания на мелкие части следующие бланки:

1. Бланк трудовой книжки серии ТК-IV № 8604302.

Испорченные бланки уничтожены в присутствии комиссии, утилизации не подлежат.

Председатель комиссии: _______________ / Семенова А.В. /
Члены комиссии: _______________ / Николаева Т.И. /
_______________ / Петрова И.И. /

Списание и уничтожение испорченных бланков

Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша допущена ошибка, делающая его непригодным для использования, такой бланк подлежит уничтожению.

Порядок действий:

1. Создается комиссия из нескольких сотрудников (например, представитель кадровой службы, бухгалтерии, администрации).
2. Составляется Акт на уничтожение испорченных бланков в произвольной форме (см. образец выше). В акте указываются реквизиты уничтожаемых бланков (серия, номер) и причина списания.
3. Бланки уничтожаются физически (например, разрезаются шредером) с составлением акта.
4. На основании акта бухгалтерия списывает стоимость бланков.

Если бланк был испорчен не по вине работника, его стоимость оплачивается за счет средств работодателя.

Ответственность работодателя

Нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек квалифицируется по статье 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и влечет наложение штрафов:

• На должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 10 000 до 20 000 рублей.
• На юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении штрафы значительно увеличиваются, а для должностных лиц может применяться дисквалификация.