Личное дело - правила ведения

Ведение личных дел является обязательным только для тех категорий работников, для которых это прямо установлено федеральным законодательством.

К таким категориям относятся:

• Государственные гражданские служащие (на основании Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).
• Муниципальные служащие (на основании Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ).
• Сотрудники прокуратуры, органов внутренних дел, военнослужащие и иные лица, прохождение службы которых регламентировано специальными федеральными законами.

Для всех остальных работников, включая персонал бюджетных, казенных и автономных учреждений, а также коммерческих организаций, прямой законодательной обязанности вести личные дела не существует. Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает работодателя собирать и обрабатывать персональные данные сотрудников, но не предписывает конкретную форму их систематизации в виде личного дела.

Примечание: Несмотря на отсутствие прямого указания, Роструд и суды в своей практике часто признают личное дело наиболее рациональным и законным способом организовать хранение кадровой документации, обеспечивающим ее сохранность и конфиденциальность.

Что такое личное дело и зачем его вести?

Личное дело — это совокупность документов, содержащих персональные данные и иные сведения о работнике, которые формируются за период его трудовой деятельности в организации.

Почему ведение личных дел целесообразно даже при отсутствии строгой обязанности?

1. Систематизация документов. Все документы по каждому сотруднику (от заявления о приеме до приказа об увольнении) хранятся в одном месте, что значительно упрощает поиск и работу с ними.
2. Соблюдение требований к хранению. Установлены четкие сроки хранения кадровых документов (от 50 до 75 лет). Личное дело как сформированный комплект упрощает передачу документов в архив и их последующее хранение.
3. Защита персональных данных. Сосредоточение конфиденциальной информации в одном, должным образом защищенном месте (сейф, металлический шкаф) снижает риск ее утраты или несанкционированного доступа.
4. Подготовка к проверкам. Наличие правильно оформленных личных дел свидетельствует о высоком уровне кадрового делопроизводства и минимизирует претензии во время проверок трудовой инспекции, Роскомнадзора и других контролирующих органов.

Формирование личного дела: пошаговая инструкция и перечень документов

Решение о ведении личных дел должно быть закреплено в локальном нормативном акте организации, например, в Положении о защите персональных данных или в отдельном Положении о личных делах работников.

Шаг 1. Заведение дела.

Личное дело заводится в день издания приказа о приеме сотрудника на работу. Для этого используется стандартная картонная папка-скоросшиватель или специальная папка для личных дел.

Шаг 2. Оформление обложки.

На обложку выносится следующая информация:

• Наименование организации.
• № личного дела (часто совпадает с табельным номером).
• Фамилия, имя, отчество работника.
• Дата заведения и дата закрытия дела.

Шаг 3. Формирование внутренней описи.

Это ключевой документ дела, который служит его оглавлением. Опись составляется сразу при заведении дела и пополняется по мере добавления каждого нового документа.

Образец внутренней описи документов личного дела

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Наименование документа	Номера листов дела	Примечание
1	-	15.03.2025	Заявление о приеме на работу	1
2	-	15.03.2025	Анкета работника	2-3
3	-	15.03.2025	Копия паспорта (стр. 1-2, 4-5)	4-7
4	-	15.03.2025	Копия диплома о высшем образовании	8-11
5	-	15.03.2025	Копия СНИЛС	12
6	-	15.03.2025	Копия ИНН	13
7	Приказ № 45-к	17.03.2025	Копия приказа о приеме на работу	14
8	ТД-45	16.03.2025	Экземпляр трудового договора	15-19
...	...	...	...	...	...
		Итого:	Включено 25 документов на 87 листах

Шаг 4. Комплектование документами.

Документы в деле располагаются в хронологическом порядке или по тематическим блокам. Рекомендуемый перечень документов для включения в личное дело работника бюджетного учреждения:

I. Документы, формируемые при приеме на работу:

• Заявление о приеме на работу.
• Анкета или личный листок по учету кадров.
• Копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
• Копии документов об образовании, квалификации, обучении.
• Копия трудовой книжки (заверенная).
• Копии документов воинского учета (для военнообязанных).
• Копия СНИЛС.
• Копия ИНН.
• Справка о прохождении предварительного медицинского осмотра (если требуется).
• Фотография (для пропуска, личного дела).

II. Документы, формируемые в процессе трудовой деятельности:

• Экземпляр трудового договора и всех дополнительных соглашений к нему.
• Копии приказов по личному составу (о приеме, переводах, отпусках, поощрениях, взысканиях, командировках, изменении оклада и т.д.).
• Документы, связанные с аттестацией, повышением квалификации, переподготовкой.
• Документы о поощрениях и наградах (копии грамот, благодарностей).
• Документы о применении дисциплинарных взысканий (объяснительные записки, докладные, копии приказов).
• Заявления работника (на отпуск, о материальной помощи и пр.).
• Договор о полной материальной ответственности (если заключается).
• Личная карточка работника (форма Т-2) может храниться отдельно или подшиваться в дело.

Шаг 5. Нумерация и подшивка.

Все листы в деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. После этого документы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону и заклеиваются листом-заверителем.

Образец листа-заверителя личного дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ
к личному делу № ______

В деле подшито и пронумеровано восемьдесят семь листов, в том числе:

• внутренняя опись документов: на 1 листе;
• лист-заверитель: на 1 листе.

Особые отметки:
Исправления в нумерации листов отсутствуют. Повреждения документов не выявлены.

Должность: Специалист по кадрам
Подпись: _______________ / Петрова И.И. /
Расшифровка подписи: Петрова Ирина Ивановна
Дата: «17» марта 2025 г.

Хранение, защита и ответственность

Сроки хранения.
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), личные дела руководителей организации, а также лиц, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, хранятся постоянно. Личные дела остальных работников хранятся 75 лет после их закрытия. Это подчеркивает важность правильного оформления с самого начала.

Защита персональных данных.
Поскольку личное дело — это концентрат персональных данных, работодатель обязан обеспечить их защиту в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

• Физическая защита: Личные дела должны храниться в запирающихся металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеют только уполномоченные сотрудники кадровой службы.
• Организационные меры: Необходимо издать приказ о назначении сотрудников, ответственных за работу с личными делами, и под роспись ознакомить их с положением о персональных данных.

Ответственность за нарушения.
Нарушение правил работы с личными делами и персональными данными может повлечь ответственность:

• Дисциплинарную: Увольнение по пункту 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации (разглашение персональных данных другого работника).
• Административную: Штраф по статье 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях для должностных лиц — до 20 000 рублей, для юридических лиц — до 75 000 рублей (за обработку персональных данных с нарушением требований закона).
• Уголовную: В исключительных случаях, предусмотренных статьей 137 Уголовного кодекса Российской Федерации.

Заключение и рекомендации

Ведение личных дел в бюджетных, казенных и автономных учреждениях, хотя и не является строго обязательным, представляет собой передовую практику кадрового менеджмента.

Резюме для работодателя:

1. Принять локальный акт, регламентирующий ведение личных дел.
2. Обеспечить материально-техническую базу: приобрести папки, сейфы, утвердить бланки описей и заверительных листов.
3. Назначить ответственных сотрудников и обучить их правилам формирования и защиты личных дел.
4. Сформировать дела на всех действующих сотрудников и вести их на системной основе.

Такой подход не только поможет навести порядок в кадровом делопроизводстве, но и станет надежной защитой от претензий контролирующих органов и судебных споров с работниками.