Все о трудовых книжках

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника.

Нормативная база на 2025 год включает:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): Устанавливает фундаментальные принципы и обязанности работодателя.
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»: Утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от 19.05.2024 № 258н «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»: новая Инструкция, которая пришла на смену утратившей силу Инструкции от 10.10.2003 № 69.
• Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н: Регламентирует порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей в них.

Примечание: Работодателям необходимо обеспечить переход на новую Инструкцию Минтруда № 258н. Все записи, вносимые в трудовые книжки с 1 января 2025 года, должны строго соответствовать ее требованиям. Это касается как формата записей, так и порядка исправления ошибок.

Ключевые положения ТК РФ о трудовых книжках

Статья 66 ТК РФ является центральной в регулировании вопросов, связанных с трудовой книжкой.

• Обязанность ведения: Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше 5 дней, если эта работа является для него основной.
• Исключения из правила: Ведение трудовой книжки не обязательно, если:
  • Работодатель является физическим лицом (не ИП);
  • Работник выполняет работу по совместительству.
• Сведения, вносимые в трудовую книжку: Ст. 66 ТК РФ определяет перечень сведений, который включает информацию о работнике, его работе, переводах, увольнении, награждениях и др.

Статья 65 ТК РФ регламентирует документы, предъявляемые при трудоустройстве. Трудовая книжка подается, за исключением случаев:

• Первого трудоустройства;
• Утраты или повреждения документа;
• Работы по совместительству.
  Во всех этих случаях, кроме совместительства, работодатель обязан оформить сотруднику новую трудовую книжку.

Статья 84.1 ТК РФ строго определяет порядок выдачи трудовой книжки при увольнении.

Выдача трудовой книжки в день увольнения — прямая обязанность работодателя. Задержка выдачи или внесение неправильной формулировки причины увольнения влечет за собой материальную ответственность работодателя.

Ответственность работодателя за нарушения:

• Ст. 234 ТК РФ: Обязывает работодателя возместить работнику заработок, не полученный им из-за задержки выдачи трудовой книжки.
• Ст. 394 ТК РФ: Если неправильная запись об увольнении препятствовала трудоустройству, суд может обязать работодателя выплатить средний заработок за весь период вынужденного прогула.

Общие правила ведения и оформления

Технические требования к записям (согласно новой Инструкции № 258н):

• Записи производятся аккуратно, перьевой, гелевой или шариковой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
• Запрещены любые сокращения (например, "прик." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение").
• Даты оформляются арабскими цифрами в формате: 01.01.2025.
• Все записи нумеруются последовательно в пределах каждого раздела.

Структура трудовой книжки:

1. Титульный лист (сведения о работнике): ФИО, дата рождения, образование, профессия/специальность. Заполняется на основе паспорта и документов об образовании.
2. Сведения о работе: Прием, переводы, увольнение, а также иные сведения (о военной службе, обучении и т.д.).
3. Сведения о награждениях: Вносятся все виды поощрений, кроме стандартных премий.

С каждой записью, внесенной в трудовую книжку (о приеме, переводе, увольнении), работник должен быть ознакомлен под личную подпись в личной карточке (форма Т-2 или Т-2ГС(МС)). Это критически важно для подтверждения ознакомления в случае спора.

Образцы документов и записей

Заявление работника о внесении записи о работе по совместительстве

[Шапка заявления]
Генеральному директору ООО «Все о кадрах»
И.И. Сидорову
от менеджера отдела продаж
Петрова А.Б.

Заявление

Прошу Вас внести в мою трудовую книжку запись о работе по совместительству в ООО «Альфа» на должность специалиста по закупкам с 15 января 2025 года.

Основание: копия приказа о приеме на работу № 15-к от 15.01.2025.

[Дата и подпись]
10.01.2025 г. _____________ /Петров А.Б./

Правильная запись об увольнении по собственному желанию

Графа 1	Графа 2	Графа 3	Графа 4
5	16.01.2025	Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 16.01.2025 № 12-к

Исправление ошибочной записи (например, в записи №3 была ошибка в должности)

Графа 1	Графа 2	Графа 3	Графа 4
6	17.01.2025	Запись за номером 3 недействительна. Принят в отдел продаж на должность менеджера	Приказ от 10.01.2025 № 5-к

Согласно новой Инструкции, зачеркивание неверных записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается. Неверная запись признается недействительной, и затем вносится правильная.

Заявление об изменении анкетных данных (например, при смене фамилии)

[Шапка заявления]
Генеральному директору ООО «Анион»
П.П. Петрову
от бухгалтера
Андреевой А.А.

Заявление

В связи с вступлением в брак и изменением фамилии прошу Вас внести соответствующие изменения в мою трудовую книжку и в дальнейшем полагать меня Ивановой Алиной Архиповной.

Подлинник свидетельства о заключении брака серии II-АБ № 123456, выданного Энским городским отделом ЗАГС 10.01.2025, прилагаю.

[Дата и подпись]
12.01.2025 г. _____________ /Андреева А.А./

Процедура: На титульном листе одна чертой зачеркивается старая фамилия, сверху или рядом записывается новая. На внутренней стороне обложки делается запись: «Фамилия изменена на Иванова на основании свидетельства о заключении брака серии II-АБ № 123456 от 10.01.2025». Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в России действует параллельная система электронных трудовых книжек.

• Для работников, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде.
• «Старые» работники имеют право выбора: они могут подать заявление о переходе на ЭТК или продолжать ведение бумажной книжки.

Независимо от формата (бумажный или электронный), ответственность работодателя за полноту и своевременность отражения сведений остается неизменной. Сведения для ЭТК передаются в Социальный фонд России в установленные сроки.