Уничтожение документов в организации

Деятельность любой организации сопровождается созданием значительного количества документов. Со временем архивные фонды разрастаются, и возникает закономерный вопрос: какие документы можно уничтожить и как сделать это правильно? Несоблюдение установленного порядка может привести к серьезной административной и налоговой ответственности. В этой статье мы подробно разберем правовые основы, сроки хранения и пошаговую процедуру уничтожения документов, включая кадровые и бухгалтерские.

Нормативное регулирование уничтожения документов

Порядок хранения и уничтожения документов регламентируется следующими основными нормативными правовыми актами:

Федеральный закон от 22 октября 2004 года номер 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года номер 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» (с последующими изменениями). Это ключевой документ, определяющий сроки хранения.
Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива.
Налоговый кодекс Российской Федерации (статья 120, 126) – устанавливает ответственность за несоблюдение сроков хранения.
Трудовой кодекс Российской Федерации – регламентирует хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов: что и сколько нужно хранить

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем номер 558. Все документы делятся на три категории:

Постоянного срока хранения.
Временного срока хранения (свыше 10 лет).
Временного срока хранения (до 10 лет включительно).

Течение срока хранения документа начинается с 1 января года, следующего за годом, когда он был сформирован и закончен делопроизводством. Например, срок хранения документов за 2023 год начинает исчисляться с 1 января 2024 года.

Сроки хранения основных кадровых документов (согласно Перечню номер 558):

Наименование документа	Срок хранения	Примечание
Коллективный договор	Постоянно
Табели учета рабочего времени	5 лет	При тяжелых, вредных условиях – 75 лет
Графики отпусков	1 год
Трудовые договоры, доп. соглашения	75 лет	После прекращения договора
Личные карточки работников (форма Т-2)	75 лет
Личные дела руководителей, награжденных работников	75 лет
Личные дела других работников	75 лет
Невостребованные трудовые книжки	75 лет
Документы по охране труда (инструктажи)	10 лет
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение)	75 лет
Приказы по основной деятельности	Постоянно или 5 лет	В зависимости от содержания
Расчетные ведомости (расчеты по зарплате)	5 лет	При тяжелых, вредных условиях – 75 лет

Для бухгалтерских и налоговых документов (первичные документы, налоговые декларации, счета-фактуры, регистры) установлен срок хранения не менее 5 лет.

Организация работы по уничтожению документов: Экспертная комиссия

Прежде чем уничтожить какие-либо документы, необходимо провести экспертизу их ценности. Эту работу проводит постоянно действующая экспертная комиссия, создаваемая в организации.

Задачи экспертной комиссии:

Определение сроков хранения документов.
Отбор документов с истекшими сроками хранения для уничтожения.
Составление и оформление актов на уничтожение.
Контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях.

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Общество с ограниченной ответственностью «Прогресс»
ПРИКАЗ № 45-к
г. Москва
«15» марта 2025 г.

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке документов к уничтожению с истекшими сроками хранения

ПРИКАЗЫВАЮ:

Создать постоянно действующую экспертную комиссию в следующем составе:

Председатель комиссии: заместитель генерального директора Иванов А.В.

Члены комиссии:

начальник отдела кадров Петрова С.И.;

главный бухгалтер Сидорова Л.М.;

юрисконсульт Васильев П.Н.

Возложить на экспертную комиссию следующие обязанности:

Проведение ежегодной экспертизы ценности документов.

Составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Подготовка предложений по усовершенствованию делопроизводства и архивного дела в организации.

Начальнику отдела кадров Петровой С.И. разработать и представить на утверждение Положение о постоянно действующей экспертной комиссии в срок до 25 марта 2025 года.

Основание: План работы по архивному делу на 2025 год.

Генеральный директор Сергеев /В.К. Сергеев/

С приказом ознакомлены:
Иванов А.В. Иванов 15.03.2025
Петрова С.И. Петрова 15.03.2025
Сидорова Л.М. Сидорова 15.03.2025
Васильев П.Н. Васильев 15.03.2025

Порядок уничтожения документов: пошаговая инструкция

Шаг 1. Проведение экспертизы ценности.
Экспертная комиссия проводит проверку документов в структурных подразделениях и выделяет те, у которых истекли сроки хранения.

Шаг 2. Составление акта о выделении к уничтожению.
На отобранные документы комиссия составляет акт в произвольной форме, но с обязательным включением следующих реквизитов:

Наименование организации.
Заголовок акта.
Дата составления.
Перечень уничтожаемых документов с указанием заголовков, дат, номеров дел и сроков хранения.
Итоговое количество дел (единиц хранения) и их вес.
Подписи членов экспертной комиссии.
Указание на способ уничтожения.

Образец акта о выделении к уничтожению документов

Общество с ограниченной ответственностью «Прогресс»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Прогресс»
_________ Сергеев В.К.
«18» марта 2025 г.

АКТ № 1
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

г. Москва
«18» марта 2025 г.

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, комиссия в составе:

председателя – заместителя генерального директора Иванова А.В.,

членов комиссии – начальника отдела кадров Петровой С.И., главного бухгалтера Сидоровой Л.М.
составила настоящий акт в том, что ею произведена проверка документов и дел постоянного и временного сроков хранения и отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы за 2014-2018 годы.

ПЕРЕЧЕНЬ документов, отобранных к уничтожению

№ п/п Заголовок дела (группы документов) Крайние даты Номер дела по номенклатуре Кол-во дел (ед. хр.) Срок хранения и № статьи по Перечню

1 Графики отпусков 2015-2018 04-10 5 1 год, ст. 693

2 Табели учета рабочего времени 2015-2018 06-13 60 5 лет, ст. 586

3 Командировочные удостоверения 2015-2018 07-05 48 5 лет, ст. 668

Итого: 113

Всего отобрано к уничтожению на основании настоящего акта сто тринадцать дел за 2014-2018 годы.

Председатель комиссии: _______________ Иванов А.В.
Члены комиссии: _______________ Петрова С.И.
_______________ Сидорова Л.М.

№ п/п	Заголовок дела (группы документов)	Крайние даты	Номер дела по номенклатуре	Кол-во дел (ед. хр.)	Срок хранения и № статьи по Перечню
1	Графики отпусков	2015-2018	04-10	5	1 год, ст. 693
2	Табели учета рабочего времени	2015-2018	06-13	60	5 лет, ст. 586
3	Командировочные удостоверения	2015-2018	07-05	48	5 лет, ст. 668
Итого:				113

Шаг 3. Утверждение акта руководителем организации.
Составленный и подписанный комиссией акт передается на утверждение генеральному директору.

Шаг 4. Физическое уничтожение документов.
Утвержденные документы уничтожаются одним из способов:

Передача специализированной организации. Это наиболее надежный и безопасный способ, особенно для конфиденциальных документов. Компании предоставляют услуги шредирования (уничтожения с помощью промышленного шредера) с выдачей акта об уничтожении.
Уничтожение своими силами. С помощью офисного шредера или путем сжигания. Этот способ подходит для небольших объемов несекретной документации.

Уничтожение документов, связанных с ongoing судебными разбирательствами или налоговыми проверками, строго запрещено, даже если истек их формальный срок хранения.

Особенности уничтожения отдельных видов документов

Трудовые книжки и вкладыши:
Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению с составлением отдельного акта. В акте указываются серии и номера испорченных бланков. Рекомендуется приложить к акту сами испорченные бланки или вырезанные из них номера.

Документы с персональными данными:
Уничтожение таких документов должно гарантировать невозможность их восстановления и несанкционированного доступа к информации. Шредирование является предпочтительным способом.

Ответственность за нарушение порядка уничтожения документов

Несоблюдение установленных сроков и порядка уничтожения документов влечет за собой серьезные последствия:

Административная ответственность (Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях):
- Статья 13.20: Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов – штраф для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей.
- Статья 13.25: Нарушение требований к хранению документов юридического лица – штраф для должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей, для юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.
Налоговая ответственность (Налоговый кодекс Российской Федерации):
- Статья 120: Грубое нарушение правил учета доходов и расходов, если оно повлекло занижение налоговой базы, – штраф 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
- Статья 126: Непредставление документов по запросу налогового органа – штраф 200 рублей за каждый непредставленный документ.