Порядок учета и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность гражданина в Российской Федерации. Несмотря на активное внедрение электронных форматов, бумажная трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу и значимость. На работодателя законодательством возложена строгая обязанность по правильному ведению, учету и хранению этого документа. Любые нарушения в этой сфере могут привести к серьезной административной и материальной ответственности. В данной статье подробно разберем все аспекты работы с трудовыми книжками, актуальные в 2024 году, и предоставим необходимые образцы документов.

Правовая база и общие положения

Основными документами, регулирующими работу с трудовыми книжками, являются:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (Статьи 65, 66).
• Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (утверждает Правила ведения и хранения).
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2022 года № 320н «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (действует с 1 января 2023 года).

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Однако бумажные трудовые книжки продолжают действовать, и работодатель обязан вести их для сотрудников, которые:

• Не подали заявление о переходе на электронный формат.
• Поступили на работу до 2021 года и не изъявили желания сменить формат.

Бланки трудовых книжек: приобретение и учет

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее приравниваются к бланкам строгой отчетности. Их форма утверждена законодательно, а изготовлением занимается исключительно Гознак.

Порядок приобретения:

1. Работодатель приобретает бланки у официальных распространителей Гознака или напрямую.
2. Запрещено принимать бланки от самих работников. Это нарушает правила учета и может привести к использованию нелегальных или поддельных экземпляров.

Учет бланков:
Для учета движения бланков ведется Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Книга должна быть:

• Пронумерована.
• Прошнурована.
• Заверена подписью руководителя.
• Скрeплена сургучной печатью или опломбирована.

Вкладыш в трудовую книжку выдается, когда в одном из разделов основной книжки заканчиваются свободные строки. Вкладыш недействителен без самой трудовой книжки. При его выдаче на титульном развороте книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.

Ответственные лица и их назначение

Руководитель организации обязан издать приказ о назначении конкретного сотрудника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, эти функции возлагаются на специалиста отдела кадров или бухгалтера.

Обязанности ответственного лица должны быть четко прописаны в его должностной инструкции. При смене ответственного сотрудника проводится прием-передача трудовых книжек и учетных документов по акту.

Хранение и учет трудовых книжек работников

1. Хранение:

• Трудовые книжки должны храниться в сейфах, металлических шкафах или в специально оборудованных помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
• Бланки и заполненные книжки хранятся раздельно.

2. Учет:
Для учета самих трудовых книжек работников ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В нее вносятся записи при:

• Приеме на работу (книжка принимается от сотрудника).
• Оформлении новой книжки (если работник устраивается впервые).
• Выдаче книжки на руки при увольнении.

Сроки хранения:

• Невостребованные трудовые книжки (которые не были выданы при увольнении) хранятся у работодателя 75 лет.
• Книга учета движения трудовых книжек также хранится 75 лет.
• Приходно-расходная книга по учету бланков хранится 5 лет.

Выдача трудовой книжки

Стандартный случай:
Трудовая книжка выдается работнику в день его увольнения. Сотрудник расписывается в ее получении в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке (форма Т-2).

Сложные ситуации:

• Если работник отсутствует в день увольнения, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на отправку почтой. С момента отправки уведомления ответственность за задержку выдачи с работодателя снимается.
• В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшему родственнику под расписку или высылается по почте по письменному заявлению.

Выдача во время работы:
В соответствии со Статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации, работник имеет право запросить у работодателя:

• Заверенную копию трудовой книжки (выдается в течение 3 рабочих дней).
• Выписку из трудовой книжки.
• Оригинал трудовой книжки для предоставления в органы Пенсионного фонда Российской Федерации для целей обязательного социального страхования (также выдается в течение 3 рабочих дней с обязательным возвратом).

Уничтожение испорченных бланков

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат обязательному уничтожению. Для этого создается комиссия, которая составляет соответствующий акт. Уничтожение производится физическим способом (с помощью шредера) с приведением бланков в состояние, исключающее их дальнейшее использование.

Ответственность за нарушения

За нарушение правил ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек предусмотрена ответственность:

• По статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации:
  • Штраф для должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей.
  • Штраф для юридических лиц от 50 000 до 100 000 рублей.
• По статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации (нарушение правил хранения архивных документов):
  • Штраф для должностных лиц от 300 до 500 рублей.

Если работодатель задержал выдачу трудовой книжки по своей вине, он обязан возместить работнику средний заработок за весь период задержки (Статья 234 Трудового кодекса Российской Федерации).

Образцы документов

Образец 1: Приказ о назначении ответственного лица

Общество с ограниченной ответственностью «Профи»
(ООО «Профи»)

ПРИКАЗ № 45-к
«15» мая 2024 г.
г. Москва

О назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить специалиста отдела кадров Васильеву Елену Петровну ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них с «16» мая 2024 года.
2. На период временного отсутствия Васильевой Е.П. (отпуск, болезнь, командировка) обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возложить на начальника отдела кадров Семенову Ирину Викторовну.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: Должностная инструкция специалиста отдела кадров.

Генеральный директор: _________________ / Иванов П.С. /

С приказом ознакомлены:

_________________ / Васильева Е.П. / «15» мая 2024 г.
_________________ / Семенова И.В. / «15» мая 2024 г.

Образец 2: Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Профи»
_________________ / Иванов П.С. /
«15» мая 2024 г.

АКТ № 1
об уничтожении испорченных бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
г. Москва
«15» мая 2024 г.

Комиссия в составе:

• Председатель: начальник отдела кадров Семенова Ирина Викторовна.
• Члены комиссии: специалист отдела кадров Васильева Елена Петровна, бухгалтер Петрова Ольга Ивановна.

составила настоящий акт о нижеследующем:

В связи с порчей при заполнении («15» мая 2024 года были уничтожены путем измельчения в шредере следующие бланки:

1. Бланк трудовой книжки, серия ТК-IV, номер 1234567.
2. Бланк вкладыша в трудовую книжку, серия ВТ-I, номер 7654321.

Уничтоженные бланки приведены в состояние, исключающее их дальнейшее использование и восстановление.

Председатель комиссии:
_________________ / Семенова И.В. /

Члены комиссии:
_________________ / Васильева Е.П. /
_________________ / Петрова О.И. /

Образец 3: Запись в Книге учета движения трудовых книжек

№ п/п	Дата приема на работу	Фамилия, имя, отчество	Серия и номер трудовой книжки / вкладыша	Должность, профессия, структурное подразделение	Наименование документа, дата и номер	Расписка ответственного лица в получении трудовой книжки	Дата выдачи трудовой книжки и расписка в получении
1	16.05.2024	Сидоров Анна Михайловна	ТК-IV 1234568	Бухгалтер, бухгалтерия	Приказ о приеме от 16.05.2024 № 46-к	Васильева	(заполняется при увольнении)