Передача дел в кадровой службе

Процедура передачи кадровых документов при увольнении или переводе специалиста отдела кадров — это критически важный процесс, который, несмотря на отсутствие прямого законодательного регламента, является страховкой для обеих сторон трудовых отношений: и для увольняющегося сотрудника, и для его преемника, и для работодателя в целом.

Хотя обязанность проводить передачу дел прямо не установлена законом, ее отсутствие создает значительные риски. Без надлежащего оформления:

• Невозможно установить, какие документы и в каком состоянии были переданы.
• Новый сотрудник несет ответственность за все ошибки, включая те, что были допущены до его прихода.
• Работодатель рискует утратить важные документы, что может привести к проблемам при проверках и судебных спорах.

Подготовительный этап: создание комиссии и издание приказа

Хотя создание комиссии не является обязательным, это сильно рекомендуется для обеспечения объективности и прозрачности процесса.

Состав комиссии обычно включает:

• Руководителя организации или его заместителя (председатель комиссии).
• Главного бухгалтера или бухгалтера по расчету заработной платы.
• Сотрудника юридической службы.
• Специалиста по охране труда.
• Представителя службы делопроизводства или архива.
• Увольняющегося кадровика (передающая сторона).
• Нового кадрового специалиста (принимающая сторона). Если новый сотрудник еще не принят, документы временно принимает председатель комиссии.

Основной документ, инициирующий процесс, — приказ о создании комиссии и проведении передачи дел.

Образец приказа о создании комиссии по приему-передаче кадровых документов

[Наименование организации]

ПРИКАЗ
[номер]
г. [город] «[дата]»

О создании комиссии по приему-передаче дел и документов от увольняющегося специалиста по кадрам

В связи с увольнением по собственному желанию специалиста отдела кадров [Фамилия И.О.] с [дата] и для обеспечения сохранности кадровой документации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в следующем составе:
   • Председатель комиссии: [Должность, Фамилия И.О.] — заместитель генерального директора;
   • Члены комиссии:
     • [Должность, Фамилия И.О.] — главный бухгалтер;
     • [Должность, Фамилия И.О.] — юрисконсульт;
     • [Должность, Фамилия И.О.] — начальник отдела кадров (принимающая сторона).
2. Возложить на комиссию следующие обязанности:
   • Провести в период с [дата] по [дата] проверку наличия, состояния и правильности оформления кадровых документов, передаваемых [Фамилия И.О. увольняющегося].
   • Осуществить прием-передачу документов по личному составу, архивных дел, трудовых книжек, бланков строгой отчетности и ключей доступа к информационным системам.
   • Составить соответствующие акты приема-передачи по результатам проверки.
3. Специалисту отдела кадров [Фамилия И.О. увольняющегося] обеспечить полную и своевременную передачу всех документов и дел, находящихся в его ведении, в соответствии с номенклатурой дел организации.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: заявление [Фамилия И.О. увольняющегося] от [дата], служебная записка [Фамилия И.О. руководителя отдела] от [дата].

Руководитель организации ____________________ / [Фамилия И.О.] /

С приказом ознакомлены:
[Фамилия И.О. увольняющегося] ____________________ / [Дата]
[Фамилия И.О. члена комиссии] ____________________ / [Дата]
[Фамилия И.О. члена комиссии] ____________________ / [Дата]

Этап 2. Комплексная проверка кадровой документации

Проверка должна быть системной и охватывать все аспекты кадрового делопроизводства.

1. Проверка наличия и состава обязательных документов

Наличие перечня передаваемых документов — основа для последующего акта. Рекомендуется использовать номенклатуру дел организации.

Базовый перечень обязательных кадровых документов:

• Локальные нормативные акты:
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Положение об оплате труда и премировании.
  • Положение о защите персональных данных работников.
  • Штатное расписание.
  • График отпусков.
• Документация по трудовым отношениям:
  • Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним.
  • Личные карточки формы Т-2 (или их электронные аналоги).
  • Документы, связанные с прохождением испытательного срока.
• Учетная документация:
  • Табели учета рабочего времени.
  • Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках).
  • Приказы по основной деятельности, касающиеся кадров (об утверждении штатного расписания, о сокращении и т.д.).
• Документы по трудовым книжкам (актуально для бумажных документов):
  • Трудовые книжки действующих сотрудников.
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
  • Невостребованные трудовые книжки уволенных сотрудников.
  • Запас чистых бланков трудовых книжек и вкладышей.
• Документация по охране труда (в зависимости от распределения обязанностей).
• Журналы регистрации: приказов, ознакомления с локальными актами, инструктажей и пр.

2. Проверка правильности оформления документов

Комиссия выборочно проверяет документы на соответствие требованиям:

• Наличие всех обязательных реквизитов: подписи, даты, регистрационные номера, визы согласования.
• Отсутствие арифметических и хронологических ошибок в нумерации приказов.
• Наличие оснований для издания приказов (заявления, служебные записки, медицинские заключения и т.д.).
• Соблюдение сроков ознакомления работников с приказами.

3. Проверка системы хранения и архивного дела

• Проверяется наличие и актуальность номенклатуры дел.
• Устанавливается, соответствуют ли сроки хранения документов Перечню, утвержденному Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (с актуальными изменениями).
• Проверяется порядок формирования и описи дел.

4. Проверка электронных систем и баз данных

• Передача доступов: Проверяется передача логинов, паролей и ключей электронной подписи для доступа к системам кадрового учета (1С, Контур-Персонал и аналоги), к базам электронного документооборота, в Личный кабинет Фонда социального страхования Российской Федерации и Пенсионного фонда Российской Федерации.
• Состояние электронного архива: Проверяется целостность и систематизация электронных документов (сканы, подписанные ЭД).
• Актуальность сведений об электронных трудовых книжках: Сверка данных в системе с данными, хранящимися в Пенсионном фонде Российской Федерации.

Этап 3. Оформление результатов передачи дел

По итогам проверки составляются акты приема-передачи. Рекомендуется составлять несколько специализированных актов для большей детализации.

Образец акта общей приема-передачи кадровых документов и дел

АКТ № [номер]
приема-передачи кадровых документов и дел
г. [город] «[дата]»

Настоящий акт составлен о том, что в период с [дата] по [дата] комиссия в составе: председателя — [Должность, Фамилия И.О.], членов — [Должность, Фамилия И.О.], [Должность, Фамилия И.О.] провела проверку и прием-передачу кадровых документов от увольняющегося специалиста [Фамилия И.О. увольняющегося] новому ответственному лицу [Фамилия И.О. принимающего].

В результате проверки установлено:

1. Переданы следующие документы и дела согласно номенклатуре дел [наименование организации] за [годы]:
   • Приказы по личному составу: [количество] дел.
   • Личные карточки формы Т-2: [количество] штук.
   • Трудовые договоры и дополнительные соглашения: [количество] дел.
   • Локальные нормативные акты: [перечень].
   • ... и т.д.
2. Выявленные замечания и недостатки:
   • Отсутствует заявление от [Фамилия И.О. сотрудника] как основание для приказа о переводе № [номер] от [дата].
   • Не прошит и не пронумерован журнал регистрации приказов на отпуск за [год] год.
   • В личной карточке [Фамилия И.О. сотрудника] отсутствует отметка об ознакомлении с приказом о приеме на работу.
3. Переданы ключи доступа и пароли к следующим информационным системам: [перечень систем].

Претензий к передающей стороне по переданным документам и делам у принимающей стороны не имеется, за исключением указанных выше замечаний. Ответственность за недостатки, выявленные в переданной документации, возникшие до момента подписания настоящего акта, несет [Фамилия И.О. увольняющегося].

Передал: ____________________ / [Фамилия И.О. увольняющегося] /
Принял: ____________________ / [Фамилия И.О. принимающего] /

Члены комиссии:
____________________ / [Фамилия И.О.] /
____________________ / [Фамилия И.О.] /

Образец акта приема-передачи трудовых книжек

АКТ № [номер]
приема-передачи трудовых книжек и бланков строгой отчетности
г. [город] «[дата]»

Настоящим актом удостоверяется, что специалист [Фамилия И.О. увольняющегося] передал, а специалист [Фамилия И.О. принимающего] принял следующие документы:

1. Трудовые книжки действующих работников в количестве [число] штук согласно прилагаемому поименному списку.
2. Невостребованные трудовые книжки уволенных работников в количестве [число] штук.
3. Чистые бланки трудовых книжек в количестве [число] штук.
4. Чистые бланки вкладышей в трудовую книжку в количестве [число] штук.
5. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

При проверке трудовых книжек замечаний не выявлено / выявлены следующие замечания: [указать, при наличии].

Передал: ____________________ / [Фамилия И.О. увольняющегося] /
Принял: ____________________ / [Фамилия И.О. принимающего] /

Члены комиссии:
____________________ / [Фамилия И.О.] /
____________________ / [Фамилия И.О.] /

Приложение: поименный список трудовых книжек на [число] листах.