Порядок учета бланков

В повседневной деятельности любой организации, будь то коммерческая компания, государственное учреждение или некоммерческий фонд, процесс документооборота является кровеносной системой, обеспечивающей ее жизнедеятельность. Центральным элементом этого процесса выступают бланки документов. Кадровым специалистам, секретарям и делопроизводителям постоянно приходится сталкиваться с различными видами бланков. Какие типы бланков существуют и в чем их ключевые различия? Какими нормативными актами следует руководствоваться при их разработке? Как правильно нумеровать бланки и организовывать их учет? Что делать с электронными шаблонами в условиях цифровой трансформации? На эти и другие актуальные вопросы мы дадим развернутые ответы в данной статье, которая станет практическим руководством для специалистов, отвечающих за документационное обеспечение управления.

Понятие и эволюция бланка документа: от типографских листов до электронных шаблонов

С точки зрения современного делопроизводства, бланк документа – это стандартизированный носитель информации с заранее нанесенными постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального документа, и отведенным местом для внесения переменных данных. Традиционно под бланком понимается лист бумаги установленного формата, однако с развитием технологий это понятие расширилось и теперь включает в себя электронные шаблоны, используемые в системах электронного документооборота.

Исторически бланки получили широкое распространение в шестидесятых годах девятнадцатого века благодаря развитию и удешевлению типографских услуг. Однако главной предпосылкой их появления стало формирование устойчивого формуляра текстового документа – к началу девятнадцатого века каждый реквизит занял строго определенное место на листе бумаги.

Современное определение закреплено в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», где бланк характеризуется как «набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа». Это определение дополняется формулировкой из словаря «Управление документами. Термины и определения», подготовленного Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, где бланк документа трактуется как «лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа».

Нормативная база, регулирующая использование бланков

Разработка, оформление и применение бланков документов в Российской Федерации регламентируется системой нормативных актов, которые условно можно разделить на две группы: обязательные для государственных органов и рекомендуемые для коммерческих организаций.

Для федеральных органов исполнительной власти основными регламентирующими документами являются:

1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года номер 477. Согласно пункту 5 раздела третьего данного документа, все создаваемые документы должны оформляться на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 или А5, либо в виде электронных документов, созданных на основе электронных шаблонов.
2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года номер 76. Этот документ предусматривает использование широкого спектра бланков, включая:
   • бланк приказа;
   • бланк распоряжения;
   • бланк письма федерального органа исполнительной власти;
   • бланк письма должностного лица;
   • бланк структурного подразделения и другие.

Для коммерческих и некоммерческих организаций, не входящих в систему государственной власти, основным ориентиром служит:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает состав реквизитов, их расположение и оформление на бланке, включая такие элементы, как герб или эмблема организации, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, идентификационный номер налогоплательщика, код формы документа и другие.

Типология бланков: классификация для эффективного управления

Для грамотной организации работы с бланками, особенно в контексте управления электронными шаблонами в системах электронного документооборота, необходима их четкая классификация. На практике бланки принято разделять по типам и видам.

Типы и виды бланков документов

Критерий экономической эффективности при изготовлении бумажных бланков типографским способом, сформированный еще в восьмидесятые годы, остается актуальным: их производство оправдано, если бланк используется более 100 раз в год. Для электронных шаблонов критерий смещается в сторону экономии рабочего времени сотрудников. Создание документа по готовой форме с типовым текстом требует в 3-4 раза меньше временных затрат по сравнению с подготовкой индивидуального документа «с нуля».

Технология учета бланков: от поступления до списания

Организация учета бланков преследует несколько важных целей: обеспечение правовой и доказательной силы документа, защиту информации, предотвращение фальсификаций и обеспечение аутентичности и целостности документов.

1. Заказ и поступление бланков.
Как правило, функции по заказу бланков в типографии возлагаются на административно-хозяйственную службу. После проведения торгов и выбора поставщика, готовые тиражи передаются в службу делопроизводства, где их прием фиксируется в «Журнале учета поступления бланков в организацию».

Пример. Журнал учета поступления бланков в организацию

2. Нумерация бланков.
Нумерация является ключевым элементом защиты. Номера могут наноситься непосредственно в типографии или проставляться службой делопроизводства с помощью нумератора. Для усиления защитных свойств рекомендуется начинать нумерацию не с 00001, а с условного номера, например, 00010 или 00100, для каждой новой партии.

3. Выдача бланков и оперативный учет.
Выдача бланков структурным подразделениям и сотрудникам регистрируется в журналах учета выдачи. Рекомендуется вести отдельные журналы для разных видов бланков (например, журнал учета выдачи бланков писем, бланков доверенностей и т.д.).

Пример. Журнал учета выдачи бланков письма

Испорченные бланки подлежат возврату и уничтожаются комиссией по акту, основанием для которого являются записи в журнале учета.

Электронные шаблоны и их учет в условиях цифровизации

Современный документооборот немыслим без электронных шаблонов. «Электронный шаблон» должен быть полностью идентичен своему бумажному аналогу по составу и расположению реквизитов. Он утверждается в организации как официальная форма для создания и печати документов.

Ключевые аспекты работы с электронными шаблонами:

1. Автоматический учет в СЭД. В современных системах электронного документооборота должен быть реализован механизм автоматического учета использования шаблонов. Для каждого документопотока настраивается счетчик, присваивающий очередному документу уникальный номер.
2. Учет копий. Для усиления защиты рекомендуется настраивать счетчик печати бумажных копий электронных документов. При распечатке на каждом листе может автоматически проставляться номер бланка и порядковый номер копии.
3. Защита от фальсификации. Подобная система учета позволяет эффективно противодействовать подделкам. Известны случаи, когда мошенники рассылали фальшивые электронные документы от имени государственных органов или крупных корпораций, что наносило серьезный репутационный и финансовый ущерб.

Особенности учета бланков в кадровом делопроизводстве

Кадровая служба активно использует как унифицированные формы первичных учетных документов, так и самостоятельно разработанные бланки. В соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 года номер 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», руководитель организации утверждает формы первичных учетных документов.

• Приказы с длительным сроком хранения (75 лет), такие как приказы о приеме, увольнении, переводе (формы № Т-1, Т-5, Т-8), как правило, оформляются на бумажных бланках. Их дополнительная идентификация с помощью номеров бланков усиливает защиту.
• Приказы с 5-летним сроком хранения (о отпусках, командировках, взысканиях – формы № Т-6, Т-7, Т-9, Т-10) могут создаваться и подписываться в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. В этом случае счетчик использованных электронных шаблонов обеспечивает дополнительную идентификацию и защиту документа.