Личное дело — правила ведения
Государственные гражданские и муниципальные служащие ведут личные дела в силу прямого указания законодательства. А вот для остальных — бюджетных, казенных, автономных учреждений — законодатель такого указания не сделал. Значит, они не обязаны вести личные дела? На этот вопрос вы получите ответ из статьи. Кроме того, вы узнаете, кто отвечает за ведение личного дела, как оно формируется, какие документы включать в него, как и сколько его хранить.
Нормативная база для ведения личных дел
Первым делом назовем нормативные акты, обязывающие оформлять личные дела. Сразу отметим, что их достаточно много, поэтому назовем лишь некоторые федеральные законы:
— от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ);
— от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ);
— от 17.01.1992 N 2202-1 «О Прокуратуре Российской Федерации»;
— от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Собственно, а что такое личное дело? Ответ на данный вопрос есть в словарях, которые определяют личное дело как собрание документов, относящихся к какому-нибудь факту или лицу. Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, является персональными данными. Следовательно, должен соблюдаться особый порядок ведения личных дел. Для обеспечения защиты персональных данных и надлежащего ведения личных дел были приняты следующие нормативные акты:
— Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее — Указ N 609);
— Приказ Минрегиона РФ от 26.10.2009 N 2612-к «Об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Министерства регионального развития Российской Федерации и ведении их личных дел»;
— Приказ Рособоронпоставки от 22.04.2011 N 116 «О защите персональных данных федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств»;
— Приказ Роспечати от 01.12.2010 N 584 «О защите персональных данных государственного гражданского служащего Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям»; и пр.
Как видим, обязанность по ведению личных дел устанавливается федеральными законами, а вот порядок ведения и оформления — указами Президента РФ и ведомственными нормативными актами.
Какие документы включать в личное дело?
Определиться с перечнем документов, подлежащих включению в личное дело, нам поможет Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденное Указом N 609.
Первым делом скажем, что в личное дело вносятся персональные данные сотрудника и иные сведения, связанные с поступлением на работу или службу, ее прохождением и увольнением с нее. В частности, согласно Положению к личному делу приобщаются:
— письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации;
— собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии;
— документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
— копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
— копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
— копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
— копии решений о награждении государственными наградами, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
— копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;
— экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
— копии актов государственного органа о переводе служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
— копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
— копия акта государственного органа об освобождении служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
— аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
— экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы;
— копии документов о присвоении служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (квалификационного разряда, дипломатического ранга);
— копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
— копии решений о поощрении, а также о наложении дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
— копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении служащего от замещаемой должности гражданской службы;
— документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
— сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
— копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
— копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории России;
— копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
— медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
— справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.
Кроме этого, в личное дело вносятся письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами его личного дела.
Обратите внимание! Муниципальные служащие при ведении личного дела и определении перечня документов, включаемых в него, должны руководствоваться названным Положением на основании ст. 30 Закона N 25-ФЗ.
Работодатели — бюджетные, автономные и казенные учреждения могут ориентироваться на данный перечень, однако состав документов скорее всего будет различаться в зависимости от специфики деятельности. Например, в личных делах их работников точно не будет справок о результатах проверки достоверности и полноты предоставленных работником сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера.
Для названных работодателей мы рекомендуем включать в личные дела:
| Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу | Документы или их копии, образующиеся в процессе трудовой деятельности |
| Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность | Справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований) |
| Документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний | Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельство о рождении ребенка |
| Страхового свидетельства государственного пенсионного страхования | Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности |
| Документов воинского учета для военнообязанных лиц | Экземпляры трудового договора и соглашений к нему об изменении условий трудовых отношений |
| Свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица | Копии приказов о приеме на работу, переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий и иных приказов, касающихся конкретного работника |
| Справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) (если требуется в силу закона) | Экземпляр договора о полной материальной ответственности |
| Материалы аттестации | |
| Докладные и объяснительные записки, заявления работника, различные справки | |
| Документы, подтверждающие анкетные данные (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене имени и пр.) | |
| Копия трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу и расторжении трудовых отношений |
Оформляем личные дела
На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет. Поэтому рекомендуем отнестись к оформлению личного дела со всей ответственностью.
Кроме этого, правильное оформление личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, поскольку организации после определенного срока хранения у себя документов по личному составу должны передавать их в соответствующий архив, в том числе при своей ликвидации (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Обычно личное дело ведется кадровой службой. При этом в обязанности кадровых работников по оформлению дел входят приобщение документов к личным делам, обеспечение их сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах, а также ознакомление гражданского служащего с документами его личного дела по его просьбе и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Рекомендуем заводить личное дело сразу после приема на работу. Для этого можно взять обычную картонную папку «Дело» или заказать в типографии специальные папки с разделителями из плотного картона. И первым делом нужно оформить обложку по установленной форме (приложение 11 к Правилам работы архивов).
Примечание. Согласно п. 18 Положения документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
К сведению. Датами начала и окончания личного дела практически всегда являются даты приказов о приеме и увольнении.
При формировании дел можно ориентироваться на Правила работы архивов. В частности, необходимо соблюдать следующие основные требования:
— дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см;
— документы внутри дела должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке.
Кроме этого, необходимо нумеровать листы личного дела и обеспечивать своевременное заполнение описи — списка документов, включенных в личное дело.
Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Если учреждение или орган исполнительной власти изменили свое наименование в течение периода, охватываемого документами дела, или дело передается в другую организацию (в другое структурное подразделение), на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Рекомендуем в начале каждого личного дела оформлять бланк внутренней описи: она поможет оперативно найти необходимый документ — видно, на какой странице дела он размещен. Такая опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов. Если в течение трудовой деятельности работника какой-либо документ изымается из личного дела, об этом в описи делается отметка в графе «Примечание».
Формирование личного дела происходит в течение всей трудовой деятельности сотрудника и завершается при его увольнении.
При этом к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Важно оформить и лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе документов (повреждение, замена, присоединение документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.
Обратите внимание! Личные дела муниципальных и государственных гражданских служащих хранятся в течение 10 лет, после чего передаются в архив. При увольнении с муниципальной службы личное дело служащего хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы.
Согласно п. 23 Положения, если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.
Обеспечение защиты персональных данных личных дел
Как мы выяснили, основная масса документов, помещаемых в личное дело, содержит персональные данные. А это значит, что работодателю придется предпринять меры по их защите от распространения и неправомерного доступа.
Например, для государственных гражданских и муниципальных служащих п. 5 Положения установлено, что при получении, обработке, хранении и передаче их персональных данных кадровая служба государственного органа обязана соблюдать такие требования:
— персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. При необходимости получить его персональные данные у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
— запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу не установленные федеральными законами персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
— передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.
Относительно личных дел работников автономных, бюджетных, казенных учреждений, а также органов исполнительной власти можно сказать смело, что персональные данные также охраняются, только при организации правильного хранения, обработки и передачи работодатели руководствуются нормами гл. 14 ТК РФ, Закона N 152-ФЗ и частично Положения.
Ответственность за необеспечение ведения и хранения личных дел
Конечно, за отсутствие самих личных дел казенные, автономные и бюджетные учреждения вряд ли могут быть привлечены к ответственности, так как обязанность их вести для работодателей данного типа не установлена, а вот на государственной гражданской или муниципальной службе — вполне возможно.
Как должностные лица, так и само учреждение могут быть привлечены к ответственности за нарушение порядка хранения, обработки и передачи персональных данных, содержащихся в личных делах. В частности, в силу пп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 37 Закона N 79-ФЗ разглашение персональных данных, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, — это грубое нарушение трудовой дисциплины и может повлечь увольнение с гражданской службы. Для остальных категорий работников разглашение персональных данных также является грубым нарушением трудовой дисциплины, только основание увольнения будет уже иное — пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Отметим, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, могут быть применены меры не только дисциплинарной ответственности, но и административной. Так, на основании ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) возможен штраф, налагаемый на должностных лиц в размере от 500 до 1 000 руб., на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 руб.
Отметим, что возможно наступление и уголовной ответственности. Но это касается лишь случаев разглашения сведений, составляющих государственную тайну (ст. 283 ТК РФ).
Подведем итог
Ведение личных дел для государственных гражданских и муниципальных служащих обязательно, а вот для учреждений, финансируемых из бюджетов различного уровня, — нет. Однако мы все-таки рекомендуем вести личные дела, так как это удобно: вся информация, касающаяся конкретного работника, собрана в одном месте. Вместе с тем напомним работодателям: если принято решение о ведении личных дел в учреждении, необходимо позаботиться о мероприятиях по защите от утраты или разглашения сведений, хранящихся в личных делах работников. Например, можно закупить несгораемые шкафы и применить организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, в том числе в информационных системах.
