Вопрос о возможности трудоустройства сотрудника на позицию, отсутствующую в штатном расписании, остается одним из наиболее частых и дискуссионных в кадровой практике. Особенно остро он стоит в малом и среднем бизнесе, где руководители нередко задаются вопросом о самой необходимости этого документа, считая его излишней бюрократической формальностью.
вверхЯвляется ли штатное расписание обязательным документом?
Чтобы ответить на этот фундаментальный вопрос, необходимо обратиться к базовым нормам Трудового кодекса Российской Федерации.
Статья 15 Трудового кодекса Российской Федерации дает определение трудовых отношений. Согласно ей, это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, а под трудовой функцией, в частности, понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием.
Более того, Статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации, которая регламентирует содержание трудового договора, прямо предписывает включать в него условие о трудовой функции. Это означает, что в договоре должна быть указана работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.
Прямое упоминание штатного расписания в ключевых статьях Трудового кодекса Российской Федерации делает его существование в организации не просто рекомендацией, а обязательным требованием закона. Штатное расписание является тем каркасом, который определяет структуру трудовых отношений и легализует трудоустройство каждого сотрудника.
Из анализа этих норм следует недвусмысленный вывод: штатное расписание в организации должно быть в обязательном порядке. Именно в этом документе закрепляются все должности, необходимые для осуществления деятельности компании.
вверхАктуальная форма штатного расписания
Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации традиционно использовалась унифицированная форма № Т-3, утвержденная Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 года № 1.
Однако с 1 января 2013 года в связи с вступлением в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" ситуация изменилась. Согласно части 4 статьи 9 данного закона, формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Это положение было детализировано Рострудом в ряде писем, в частности, в Письме от 23 января 2013 года № ПГ/409-6-1. Ведомство разъяснило, что:
- Штатное расписание является локальным нормативным актом организации.
- В этом акте в сводном виде фиксируется сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда.
- Негосударственные коммерческие организации вправе использовать как унифицированную форму № Т-3, так и форму, разработанную самостоятельно.
Примечание : С 2013 года и по состоянию на 2025 год использование формы № Т-3 не является строго обязательным. Работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить форму штатного расписания, которая наилучшим образом отражает его структуру. Главное, чтобы этот документ содержал все необходимые реквизиты первичного учетного документа, указанные в статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ (наименование, дата составления, наименование экономического субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и/или денежного измерения, подписи ответственных лиц).
Таким образом, в 2025 году работодатель действует по следующему алгоритму: он либо принимает решение использовать привычную форму № Т-3, либо разрабатывает собственную. В любом случае документ утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.
вверхМожно ли принять работника на должность, не указанную в штатном расписании?
Позиция Роструда и актуальные риски
Это центральный вопрос, и ответ на него категоричен.
В Письме от 21 января 2014 года № ПГ/13229-6-1 Роструд прямо рассмотрел данную проблему. Чиновники подтвердили, что хотя порядок составления штатного расписания в законодательстве детально не регламентирован, его роль является ключевой. Как правило, штатное расписание включает в себя:
- Перечень структурных подразделений.
- Наименования должностей.
- Сведения о количестве штатных единиц.
- Размеры должностных окладов (тарифных ставок).
- Виды и размеры надбавок.
- Месячный фонд заработной платы.
Специалисты Роструда в указанном письме пришли к следующему выводу: должность в трудовом договоре с работником следует указывать в строгом соответствии со штатным расписанием. Прием на работу сотрудника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустим.
В обоснование своей позиции ведомство ссылается на уже упомянутую статью 57 Трудового кодекса Российской Федерации, требующую указания наименования должности в соответствии со штатным расписанием.
Прием сотрудника на должность, отсутствующую в штатном расписании, является прямым нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации. Такой трудовой договор будет считаться заключенным с нарушением установленного порядка, что влечет за собой серьезные правовые последствия для работодателя.
Чем рискует работодатель в 2025 году, игнорируя это требование?
- Затруднение проведения процедуры сокращения. Отсутствие записи о должности в штатном расписании делает юридически невозможным или крайне затруднительным проведение сокращения численности или штата работников. Уведомить сотрудника о предстоящем сокращении можно только в том случае, если его должность официально существует в штате компании. В противном случае увольнение по пункту 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации будет признано незаконным.
- Административная ответственность. Данное нарушение квалифицируется Государственной инспекцией труда как несоблюдение трудового законодательства. Согласно части 1 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, это влечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей;
- на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
- Проблемы при налоговых проверках. Расходы на оплату труда сотрудника, должность которого не предусмотрена штатным расписанием, могут быть признаны необоснованными и исключены из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль или по упрощенной системе налогообложения. Это повлечет доначисление налогов, пеней и штрафов.
- Споры с работниками. В случае судебного разбирательства (например, по вопросу незаконного увольнения) отсутствие должности в штатном расписании будет использовано против работодателя как доказательство нарушения процедуры заключения трудового договора.
Порядок действий при введении новой должности
Если компании требуется новый сотрудник, а его должности нет в штатном расписании, алгоритм действий должен быть следующим:
- Подготовка инициативы. Руководитель структурного подразделения подает служебную записку на имя генерального директора с обоснованием необходимости введения новой штатной единицы (расширение объема работы, запуск нового проекта и т.д.).
- Издание приказа. На основании положительного решения руководства издается приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указывается наименование новой должности, размер оклада, структурное подразделение.
- Внесение изменений в штатное расписание. Штатное расписание обновляется: в него вносится запись о новой должности. Изменения могут вводиться как с текущей даты, так и с определенной будущей даты (например, с 1 числа следующего месяца).
- Заключение трудового договора. Только после выполнения предыдущих шагов можно законно заключить трудовой договор с работником, указав в нем наименование должности в точном соответствии с только что внесенной записью в штатное расписание.
Примечание: Ни в коем случае нельзя заключать трудовой договор "впрок", с перспективой внесения должности в штатное расписание "потом". Должность должна быть официально введена и утверждена до момента подписания договора с сотрудником.
вверхОбразцы документов
Образец 1: Приказ об утверждении штатного расписания (по самостоятельно разработанной форме)
Общество с ограниченной ответственностью "Все о кадрах"
(ООО "Все о кадрах")ПРИКАЗ № 15-к
г. Москва «11» марта 2025 г.Об утверждении штатного расписания
В соответствии со статьей 15, статьей 57 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете",
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Утвердить Штатное расписание ООО "Все о кадрах" по форме согласно Приложению № 1 к настоящему приказу, ввести его в действие с 01 апреля 2025 года.
- Считать утратившим силу Приказ от 25 декабря 2024 года № 112-к "Об утверждении штатного расписания" с 01 апреля 2025 года.
- Начальнику отдела кадров Ивановой А.С. ознакомить с настоящим приказом руководителей структурных подразделений в срок до 20 марта 2025 года.
- Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Петров / П.С. Петров
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров Иванова / А.С. Иванова «11» марта 2025 г.
Образец 2: Приказ о внесении изменений в штатное расписание (ввод новой должности)
Общество с ограниченной ответственностью "Все о кадрах"
(ООО "Все о кадрах")ПРИКАЗ № 18-к
г. Москва «18» марта 2025 г.О внесении изменений в штатное расписание
В связи с расширением деятельности и увеличением объема работ в маркетинговом отделе,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Ввести в штатное расписание ООО "Все о кадрах", утвержденное Приказом от 11 марта 2025 года № 15-к, в отдел маркетинга с 01 апреля 2025 года одну штатную единицу: специалист по контекстной рекламе с должностным окладом 65 000 (Шестьдесят пять тысяч) рублей в месяц.
- Внести соответствующие изменения в раздел "Отдел маркетинга" штатного расписания.
- Начальнику отдела кадров Ивановой А.С. обеспечить внесение изменений в штатное расписание и ознакомить с настоящим приказом начальника отдела маркетинга Сидорова К.В.
- Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Петров / П.С. Петров
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров Иванова / А.С. Иванова «18» марта 2025 г.
Начальник отдела маркетинга Сидоров / К.В. Сидоров «18» марта 2025 г.
Образец 3: Фрагмент штатного расписания (самостоятельно разработанная форма)
вверхУТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Все о кадрах"
________________ Петров П.С.
«11» марта 2025 г.ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
ООО "Все о кадрах"
с 01 апреля 2025 года
№ п/п Наименование структурного подразделения Должность (специальность, профессия) Количество штатных единиц Должностной оклад (тарифная ставка), руб. Ежемесячная надбавка, руб. Примечание 1 Администрация Генеральный директор 1 150 000 - - 2 Администрация Секретарь 1 45 000 - - 3 Бухгалтерия Главный бухгалтер 1 90 000 - - 4 Бухгалтерия Бухгалтер 2 60 000 - - 5 Отдел маркетинга Начальник отдела 1 80 000 - - 6 Отдел маркетинга Маркетолог 2 55 000 - - 7 Отдел маркетинга Специалист по контекстной рекламе 1 65 000 - Введено с 01.04.2025 на основании Приказа № 18-к от 18.03.2025