Личное дело: формируем и оформляем

В кадровом делопроизводстве существует два ключевых документа на каждого сотрудника: универсальная личная карточка (форма Т-2), которую обязаны вести все работодатели, и личное дело. Если с личной карточкой все понятно, то вопрос ведения личных дел часто вызывает неопределенность. Важно различать: ведение личных дел является обязательным только для государственных и муниципальных служащих. Для всех остальных категорий работников, включая сотрудников коммерческих и бюджетных организаций, это право, а не обязанность работодателя. Тем не менее, многие учреждения, особенно финансируемые из бюджета, по собственной инициативе ведут личные дела, так как это значительно упорядочивает кадровый учет. В этой статье мы подробно разберем, как правильно формировать, оформлять и хранить личные дела, какие документы в них включать и какая ответственность грозит за нарушения в работе с ними.

Что такое личное дело и его правовая основа

Трудовой кодекс Российской Федерации не дает прямого определения термину «личное дело». Однако обязанность по его ведению для отдельных категорий работников установлена специальными федеральными законами.

Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», личное дело — это организованная совокупность документов, относящихся к одному вопросу или лицу, сформированная в отдельную папку (обложку). Применительно к кадровой работе, личное дело — это систематизированный комплекс документов, содержащих персональные данные работника и характеризующих его профессиональную деятельность в организации.

Правовая основа для ведения личных дел:

• Для государственных гражданских служащих — Федеральный закон от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (статья 42).
• Для муниципальных служащих — Федеральный закон от 2 марта 2007 года № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (статья 30).
• Для работников прокуратуры и иных силовых ведомств — свои профильные федеральные законы.

Поскольку личное дело содержит конфиденциальную информацию, его ведение строго регламентировано Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных». Все действия с делами должны осуществляться с соблюдением требований по защите и обработке персональных данных. Работодатель обязан назначить ответственное лицо за их обработку и обеспечить защиту от несанкционированного доступа.

Состав личного дела: какие документы включать

Наиболее детализированный перечень документов для личного дела установлен для государственных гражданских служащих. Коммерческие и бюджетные организации могут брать его за основу, адаптируя под свои нужды.

Типовой перечень документов для формирования личного дела:

1. Документы, приобщаемые при приеме на работу:

• Заявление о приеме на работу.
• Анкета, заполненная и подписанная собственноручно, с фотографией.
• Копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
• Копии документов об образовании, квалификации, повышении квалификации, ученых степенях и званиях.
• Копия трудовой книжки или документы, подтверждающие трудовой стаж.
• Копии документов воинского учета (для военнообязанных).
• Копия свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС).
• Копия идентификационного номера налогоплательщика (ИНН).
• Справка о прохождении предварительного медицинского осмотра (если требуется по закону).
• Сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера (для госслужащих и отдельных категорий работников).

2. Документы, формирующиеся в процессе трудовой деятельности:

• Копии приказов о приеме на работу, переводах, поощрениях, командировках, применении дисциплинарных взысканий.
• Экземпляр трудового договора и всех дополнительных соглашений к нему.
• Документы, связанные с аттестацией: аттестационные листы, отзывы, представления.
• Документы о присвоении классных чинов, разрядов, званий (при наличии).
• Копии документов о награждении государственными и ведомственными наградами.
• Документы, подтверждающие изменение анкетных данных (копии свидетельств о браке, рождении детей и т.д.).
• Заявления, объяснительные и докладные записки работника.
• Документы о оформлении допуска к государственной тайне (если требуется).
• Договоры о полной материальной ответственности.
• Соглашения о неразглашении коммерческой тайны или конфиденциальной информации.

В личное дело помещаются копии документов, удостоверяющих личность, образование и т.д. Оригиналы, за исключением заявлений и анкет, хранятся у работника. В дело подшивается заверенная копия трудовой книжки.

Правила оформления и ведения личного дела

Типовая, законодательно утвержденная форма личного дела отсутствует. Однако его оформление должно соответствовать общим требованиям к ведению управленческой документации.

Основные правила оформления:

1. Заведение дела. Личное дело заводится сразу после издания приказа о приеме на работу. Для него используется картонная папка-скоросшиватель с завязками или специальная папка, на обложке которой указывается:
   • Наименование организации.
   • Индекс и заголовок дела (например, «Личное дело № 15. Иванов Иван Иванович»).
   • Даты начала и окончания дела (дата приема и дата увольнения).
2. Внутренняя опись. В начале дела подшивается бланк внутренней описи, где регистрируются все поступающие документы с указанием их названия, даты и номера листа в деле. Опись ведется на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника.
3. Систематизация и нумерация. Документы в деле располагаются в хронологическом порядке или по логическим группам. Все листы дела, кроме внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором.
4. Подшивка. Документы подшиваются в дело на четыре прокола для обеспечения их сохранности. Перед подшивкой необходимо удалить все металлические скрепки и скобы.
5. Лист-заверитель. После последнего документа в деле подшивается лист-заверитель, где указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов в деле, а также отмечаются все особенности (наличие поврежденных листов, изъятых документов и т.д.). Лист-заверитель подписывается ответственным работником кадровой службы с указанием даты.

Все больше организаций переходят на ведение электронных личных дел. Это допускается законодательством при условии использования усиленной квалифицированной электронной подписи и обеспечения надежной защиты данных. Электронный документооборот значительно упрощает процесс поиска, копирования и передачи документов, особенно для распределенных и удаленных команд.

Хранение личных дел и работа с ними

• Срок хранения: После увольнения сотрудника его личное дело закрывается. Согласно Приказу Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558, личные дела работников хранятся в организации 75 лет. Дела госслужащих хранятся 10 лет, после чего передаются в государственный архив.
• Условия хранения: Личные дела относятся к конфиденциальной информации. Они должны храниться в запирающихся металлических шкафах или сейфах, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа, кражи, пожара и воды.
• Доступ к делам: Круг лиц, имеющих доступ к личным делам, ограничивается приказом руководителя. Обычно это сотрудники кадровой службы и непосредственный руководитель в пределах своей компетенции. Изъятие документов из личного дела запрещено. При необходимости делаются заверенные копии.

Ответственность за нарушения при ведении личных дел

Поскольку личное дело — это концентрат персональных данных, нарушения в его ведении и защите влекут серьезную ответственность.

• Дисциплинарная ответственность. За разглашение персональных данных, ставших известными по работе, работник может быть уволен по пункту «в» части 6 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Административная ответственность. По статье 13.11 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации нарушение законодательства о персональных данных влечет наложение штрафов:
  • на должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
  • на юридических лиц — от 60 000 до 100 000 рублей.
• Уголовная ответственность. Согласно статье 137 Уголовного кодекса Российской Федерации, незаконное распространение сведений о частной жизни лица без его согласия, совершенное с использованием служебного положения, может наказываться штрафом до 300 000 рублей, принудительными работами или лишением свободы на срок до четырех лет.