Оформление расчетных листков — обязанность или право ИП?
Для чего нужны расчетные листки? Должны ли оформлять этот документ индивидуальные предприниматели? Какие требования предъявляются к расчетным листкам? Предусмотрена ли ответственность за их неоформление? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.
Действующим трудовым законодательством предусмотрено, что при выплате зарплаты работодатель обязан извещать работника в письменной форме:
— о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период;
— размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
— размерах и об основаниях произведенных удержаний;
— общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Для этого работодателю необходимо оформлять расчетные листки (ст. 136 ТК РФ). Выдача расчетных листков — это не право, а обязанность всех работодателей, в том числе индивидуальных предпринимателей. Причем выдавать расчетные листки следует как основным работникам, так и совместителям, поскольку ТК РФ не содержит каких-либо исключений.
Если заработная плата перечисляется на карточку
В настоящее время не редкость, когда зарплата не выдается на руки работникам, а перечисляется на их банковскую карточку. Нужно ли в этом случае оформлять и выдавать работникам расчетные листки? Обратимся к положениям трудового законодательства и заметим, что каких-либо исключений в отношении предоставления работникам расчетных листков в зависимости от способа выплаты зарплаты оно не содержит. Значит, выдавать расчетные листки ИП должен даже в том случае, если зарплата перечисляется работникам на банковские карты. Подобный вывод также содержится в письме Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1.
Когда выдать расчетные листки
Действующим законодательством не установлен порядок выдачи работникам расчетных листков, в том числе при перечислении зарплаты на банковскую карту. В ТК РФ лишь сказано, что оформлять расчетные листки нужно при выплате зарплаты. А согласно статье 136 НК РФ выдаваться зарплата должна не реже чем каждые полмесяца. Получается, что ИП нужно оформлять работникам расчетные листки два раза в месяц? По нашему мнению, нет. Предпринимателю достаточно будет оформить один расчетный листок при начислении и выплате второй части зарплаты. Главное, такой порядок закрепить в локальном нормативном акте. Подтверждает это и Роструд (письма от 18.03.2010 N 739-6-1 и от 24.12.2007 N 5277-6-1).
Также в порядке выдачи расчетных листков ИП следует прописать, в каком виде он будет информировать работников о начисленных суммах и произведенных удержаниях — в бумажном или электронном. Однако какой бы из способов ни был выбран, предприниматель должен исключить возможность доступа к информации, содержащейся в расчетном листке, иных лиц, кроме самого работника. В противном случае им будут нарушены положения статьи 88 ТК РФ и Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ.
Форма расчетного листка
Унифицированная форма расчетного листка не утверждена, поэтому ИП вправе разработать ее самостоятельно. Либо коммерсанты, которые имеют автоматизированную программу по расчету зарплаты, могут воспользоваться формой расчетного листка из этой программы. Выбранную форму документа предпринимателю нужно утвердить своим приказом.
Индивидуальный предприниматель Самохвалов Георгий Александрович
Приказ N 9
об утверждении формы расчетного листка
| Г. Коломна | 1 июля 2013 года |
В соответствии с требованиями положений статьи 136 Трудового кодекса РФ приказываю:
1. Утвердить новую форму расчетного листка (прилагается).
2. Ввести в действие новую форму расчетного листка с 1 июля 2013 года.
3. Выдачу расчетных листков возлагаю на главного бухгалтера Т. И. Новикову.
Индивидуальный предприниматель Самохвалов Г. А. Самохвалов
──────────────
С приказом ознакомлена:
Главный бухгалтер Новикова Т. И. Новикова
──────────────
01.07.2013
Расчетный листок за __________________ 20___г.
(месяц)
ФИО сотрудника: ______________________________
Должность: ___________________________________
Табельный номер: _____________________________
| Вид | Дни | Часы | Период | Сумма | Вид | Период | Сумма |
| 1. Начислено | 2. Удержано | ||||||
| Оплата по окладу | НДФЛ | ||||||
| Премия | |||||||
| Всего начислено | Всего удержано | ||||||
| 3. Доходы в неденежной форме | 4. Выплачено | ||||||
| … | … | … | … | … | … | … | … |
| Всего доходов в неденежной форме | Всего выплачено | ||||||
| Долг за работодателем на начало месяца | Долг за работодателем на конец месяца |
Примечание. Расчетные листки и отпускные
Извещать каждого работника о составных частях зарплаты работодатель обязан при выплате зарплаты. Оплата отпуска, исходя из положений статьи 129 ТК РФ, зарплатой не является. Поэтому при выплате отпускных коммерсант не должен специально выдавать расчетный листок работнику. Вместе с тем информацию о выплаченных отпускных ему впоследствии необходимо будет включить в расчетный листок. Об этом — письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1.
Теперь поговорим о том, что нужно отражать в расчетном листке. Согласно статье 136 ТК РФ в нем должна содержаться детальная информация о произведенных в отношении работника выплатах и удержаниях. В частности, в нем указываются:
— табельный номер;
— период, за который производятся начисления;
— отработанные дни (часы);
— составные части заработной платы;
— размеры и основания произведенных удержаний;
— общая сумма, подлежащая выплате.
О том, какие бывают составные части зарплаты, можно узнать, если обратиться к положениям статьи 129 ТК РФ. Итак, зарплата — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. Также зарплата включает различные компенсационные и стимулирующие выплаты.
Таким образом, понятие «заработная плата» достаточно широкое. Помимо оклада (тарифной ставки), оно включает премии, доплаты, надбавки, стоимость подарков и т. п. К числу удержаний, которые ИП может отразить в расчетном листке, в частности, относятся:
— НДФЛ;
— неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс;
— алименты и иные взыскания по исполнительным документам.
Обратите внимание: объединение нескольких видов выплат или удержаний в расчетном листке под одним названием будет ошибкой. Кроме того, если часть зарплаты выплачивается в неденежной форме, коммерсанту при разработке бланка расчетного листка необходимо предусмотреть специальные графы для указания подобной информации.
Что касается заверения расчетных листков, то законодательство не предусматривает такую обязанность работодателей. Связано это с тем, что расчетный листок представляет собой документ, предназначенный исключительно для информирования работников о произведенных выплатах и удержаниях. Форма расчетного листка, которая наиболее часто применяется на практике, представлена справа.
Что грозит ИП за невыполнение требований законодательства?
О том, что контролеры могут проверить выдачу работодателями расчетных листков, сказано в Методических рекомендациях по проведению Федеральной службой по труду и занятости и ее территориальными органами анализа причин нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, а также подготовки соответствующих предложений по их совершенствованию, утвержденных приказом Роструда от 25.11.2011 N 280. Поэтому ИП не стоит игнорировать возложенную на них обязанность по выдаче работникам расчетных листков.
Ведь за невыдачу работникам или отсутствие расчетных листков ИП могут быть привлечены к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. Штраф в этом случае составляет от 1000 до 5000 руб. Кроме того, деятельность ИП может быть приостановлена на срок до 90 суток. Повторное нарушение влечет уже для коммерсанта дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. Подтверждают данные выводы и судьи (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 13.03.2007 N А02-1521/2006, ФАС Волго-Вятского округа от 21.09.2006 N А79-4906/2006 и ФАС Поволжского округа от 16.03.2004 N А12-15305/03-С56). Аналогичная ответственность предусмотрена за применение неутвержденной формы расчетного листка. Об этом — постановление Верховного суда РФ от 23.12.2010 N 75-АД10-3.
В заключение отметим, что расчетные листки могут сослужить ИП добрую службу. При проверках они могут стать доказательством, например, правильности уплаты налогов (постановления Президиума ВАС РФ от 15.07.2008 N 2936/08 и ФАС Западно-Сибирского округа от 19.03.2008 N Ф04-1406/2008(1504-А27-40)) или расчета среднего заработка (Определение Московского городского суда от 22.09.2011 N 4г/3-8259/11).
