Порядок учета и хранения трудовых книжек
Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ. Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников. В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.
Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения
Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу — Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).
Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».
Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38, 39 Правил).
Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.
Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.
Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.
Обратите внимание! В силу ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.
Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:
— массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);
— порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).
Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.
Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек
Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера. Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника. Приведем образец такого приказа.
Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»
(ООО «Аметист»)
Приказ
|
13.08.2014 |
N 25 |
Г. Новгород
О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,
Приказываю:
Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.
Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.
Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.
Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова
13.08.2014
Специалист отдела кадров Жемчугова Т. Б. Жемчугова
13.08.2014
Обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним также следует прописать в должностной инструкции работника. При этом помните, что должностная инструкция не может заменить собой приказ о назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, — он обязателен.
Учет и хранение бланков трудовых книжек
Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в силу п. 40 Правил в организации должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, форма которой утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Эта книга ведется бухгалтерией организации и в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
В организации всегда должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. По окончании каждого месяца ответственное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы организации.
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Приведем образец такого акта на стр. 43.
Учет и хранение трудовых книжек
Учет трудовых книжек ведется в другой книге, форма которой также утверждена Постановлением N 69, — книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эта книга учета ведется кадровой службой или другим подразделением организации, в котором оформляются прием и увольнение персонала. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»
(ООО «Аметист»)
Утверждаю
Директор
Алмазов / С. В. Алмазов/
15.08.2014
Акт N 15/08
Об уничтожении испорченных бланков
трудовых книжек и вкладышей в них
Комиссия в составе:
— председателя комиссии Бирюзовой В. М. — начальника отдела кадров;
— членов комиссии Жемчуговой Т. Б. — специалиста отдела кадров, Агаткиной М. О. — бухгалтера, —
Составила настоящий акт о том, что 15.08.2014 были уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки:
— трудовой книжки — 1 (один) бланк (серия ТК-III N 457812);
— вкладыша в трудовую книжку — 1 (один) бланк (серия ВТ N 784556).
Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.
Председатель комиссии Бирюзова В. М. Бирюзова
Члены комиссии Жемчугова Т. Б. Жемчугова
Агаткина М. О. Агаткина
Требования к оформлению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них такие же, как и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
При трудоустройстве работника и внесении записи в его трудовую книжку лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, регистрирует ее в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и помещает на хранение (пример такой записи см. на стр. 44). Хранятся трудовые книжки в приспособленных для этого помещениях, в закрывающихся на ключ сейфах, металлических шкафах или отдельных запирающихся ящиках рабочих столов.
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| 25 | … | … | … | … | … | … | … | … | … | … | … | … |
| 26 | 18 | 08 | 2014 | Иванова
Ольга Ивановна |
ТК N 1583567 | Бухгалтер | ООО «Аметист», бухгалтерия | 18.09.2014, N 18-п | Жемчугова | 175 | — | — |
В дальнейшем лица, ответственные за хранение трудовых книжек и вкладышей в них, обязаны регулярно проверять наличие состоящих на хранении документов. При обнаружении недостачи трудовых книжек и вкладышей в них (бланков) лица, ответственные за их хранение, обязаны немедленно заявить об этом и принять меры к розыску недостающих документов.
При смене лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (например, при увольнении), трудовые книжки принимаются новым работником по акту приема-передачи. Кроме этого, необходимо проверить наличие книги учета движения трудовых книжек и записи в ней.
Трудовым кодексом предусмотрен единственный случай выдачи работнику трудовой книжки — в случае увольнения, с внесенной в нее записью об увольнении.
Если в день увольнения (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
Примечание. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя до момента их получения работником или (в случае смерти работника) его родственником (п. 43 Правил). Если они так и не будут получены, работодатель обязан хранить их 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Приказ N 558). Такой же срок хранения установлен для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
К сведению. Приказом N 558 установлены сроки хранения и для других документов, связанных с учетом трудовых книжек. Так, документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты, сведения) хранятся в организации три года, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — пять лет.
Поскольку лицо, осуществляющее хранение трудовых книжек, несет за это ответственность, на руки работникам в течение их трудовой деятельности трудовые книжки не выдаются. В исключительных случаях, в частности, для предоставления трудовой книжки в ПФР, на свой страх и риск кадровики могут их выдать. В Письме Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 по этому поводу говорится, что если уполномоченное лицо выдаст работнику под расписку трудовую книжку на короткий срок, а тот ее потеряет, то ответственность за утерю все же будет нести указанное должностное лицо.
В большинстве случаев работникам выдаются заверенные копии или выписки. В силу ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Однако с 01.01.2015 вступит в действие Федеральный закон от 21.07.2014 N 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О страховых пенсиях» и «О накопительной пенсии», которым внесены в том числе изменения в ст. 62 ТК РФ.
Согласно изменениям с 01.01.2015 работник сможет обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче трудовой книжки в целях обязательного социального страхования. Выдать трудовую книжку будет необходимо в течение трех рабочих дней со дня подачи такого заявления работником. Вернуть же трудовую книжку работнику придется не позднее трех рабочих дней со дня получения ее в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование.
Ответственность
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность по законодательству РФ (п. 45 Правил), в частности ст. 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» КоАП РФ. По этой же статье возможно привлечение к ответственности за отсутствие приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Согласно ст. 5.27 нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:
— на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27).
Кроме этого, ст. 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов: предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц — от 300 до 500 руб.
Согласно все тому же п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Если в организации не был издан приказ о назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек, к ответственности будет привлечен работодатель. Обратите внимание, что под словом «работодатель» имеется в виду не руководитель, а юридическое лицо.
В подтверждение приведем решение суда.
Работница Х. обратилась в суд с иском к ООО «С.» с требованиями обязать ответчика выдать трудовую книжку и взыскать заработную плату за время задержки выдачи трудовой книжки. Свои требования мотивировала следующим. Она с 01.02.2011 по 30.03.2011 работала у ответчика в должности директора. 30.03.2011 в последний день работы ей в нарушение требований Трудового кодекса не была выдана трудовая книжка. Несмотря на неоднократные письменные и устные обращения, трудовая книжка ей не выдана до настоящего времени.
Из пояснений Х. следует, что при приеме на работу она передала свою трудовую книжку учредителю ООО «С.» Д.; оформлением трудовых книжек занимался главный бухгалтер; ее трудовая книжка в период ее работы хранилась в помещении офиса организации, однако при увольнении ей выдана не была. На ее просьбы о выдаче трудовой книжки работодатель ответил отказом. Доводы истицы подтверждаются показаниями свидетеля Б.
Суд первой инстанции сделал вывод о том, что Х. в силу своего должностного положения должна была сама организовать работу по ведению книги учета трудовых книжек, оформлению трудовых книжек, но не сделала этого, значит, она не передавала в организацию свою трудовую книжку.
Однако данный вывод, по мнению судебной коллегии апелляционной инстанции, является незаконным и необоснованным. Доказательств того, что в установленном законом порядке на истицу были возложены обязанности по ведению кадрового учета, в том числе ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, ответчик суду не представил.
По законодательству ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя, которым является не истица, а ООО «С.». То обстоятельство, что в книгу учета трудовых книжек не была внесена запись о предоставлении Х. трудовой книжки, основанием для освобождения работодателя от выдачи ей трудовой книжки не является, так как в данном случае имеет место неисполнение работодателем своих обязанностей по приему на хранение трудовой книжки при принятии Х. на работу.
Поскольку трудовая книжка Х. была получена работодателем при приеме на работу и именно работодатель допустил нарушения в ведении кадрового учета, то он обязан выдать истице ее трудовую книжку (Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 20.09.2012 по делу N 33-9186).
* * *
Трудовая книжка — это очень важный для работника документ, и поскольку законодательством установлена обязанность конкретно работодателя организовывать учет и хранение трудовых книжек, относиться к этому следует очень ответственно. И если большинство судебных споров связано с нарушением работодателем порядка выдачи или заполнения трудовых книжек, то привлечение к административной ответственности — именно с порядком назначения ответственного лица, приобретением, учетом и хранением трудовых книжек и вкладышей к ним.
