Кадровая работа в муниципальном образовании
По сравнению с обязанностями работников отдела кадров бюджетной организации обязанности кадровой службы муниципального образования намного шире. Организация кадровой работы муниципального образования определена Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ). Каждое образование самостоятельно решает, каким образом такая работа будет организована и какие из установленных обязанностей будут закреплены за соответствующими отделами или должностными лицами. Об основных обязанностях кадровых работников в муниципальном образовании поговорим в этой статье.
Задачи и функции кадровой работы
Кадровая работа в муниципальном образовании помимо общих обязанностей, установленных трудовым законодательством, включает в себя специальные, перечисленные в ст. 28 Закона N 25-ФЗ. Что касается общих вопросов, решаемых кадровиками, конкретный перечень Трудовым кодексом не определен. Но исходя из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, к должностным обязанностям специалиста по кадрам относятся:
— работа по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;
— участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;
— участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений;
— анализ состояния трудовой дисциплины и выполнения работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров;
— участие в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины;
— контроль своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников, выдачи справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдения правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовки документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия;
— составление установленной отчетности.
Кроме этого, кадровики проверяют правильность заполнения листков нетрудоспособности, составляют табели учета рабочего времени и т. д.
В силу специфики муниципальной службы кадровая работа в муниципальном образовании включает:
— формирование кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы;
— подготовку предложений о реализации положений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя (работодателю);
— организацию подготовки проектов муниципальных правовых актов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением с муниципальной службы и выходом муниципального служащего на пенсию, и оформление соответствующих документов;
— ведение трудовых книжек и личных дел муниципальных служащих;
— ведение реестра муниципальных служащих в муниципальном образовании;
— оформление и выдачу служебных удостоверений муниципальных служащих;
— проведение конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв;
— проведение аттестации муниципальных служащих;
— организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;
— организацию проверки достоверности предоставляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;
— организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, которые установлены ст. 13 Закона N 25-ФЗ и другими федеральными законами;
— консультирование муниципальных служащих по правовым и иным вопросам муниципальной службы;
— решение иных вопросов кадровой работы, определяемых трудовым законодательством и законом субъекта РФ (ст. 28 Закона N 25-ФЗ).
Одной из наиболее важных задач кадровой службы является подбор кадров, который включает в себя отбор и прием на муниципальную службу, проведение конкурсов на замещение вакантных должностей, квалификационных экзаменов, аттестаций.
Для осуществления кадровой работы в муниципальном образовании, как правило, образуется целый отдел (департамент, управление). Чтобы установить штатную численность кадровиков, следует провести нормирование их труда. Нормирование труда и штатной численности работников кадровой службы осуществляется с применением положений Методических рекомендаций по разработке систем нормирования труда в государственных (муниципальных) учреждениях, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 30.09.2013 N 504, а также Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденных Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78.
Функции кадровой службы, ее задачи, права, а также руководство и взаимодействие с другими отделами лучше определить положением. Такое положение, структура, штатная численность службы и фонд оплаты труда кадровиков утверждаются правовым актом муниципального образования, например постановлением администрации.
А теперь остановимся на наиболее важных функциях кадровой службы муниципального образования.
Формирование кадрового состава
Приоритетными направлениями формирования кадрового состава муниципальной службы являются:
1) назначение на должности муниципальной службы высококвалифицированных специалистов с учетом их профессиональных качеств и компетентности;
2) содействие продвижению по службе муниципальных служащих;
3) повышение квалификации муниципальных служащих;
4) создание кадрового резерва и его эффективное использование;
5) оценка результатов работы муниципальных служащих посредством проведения аттестации;
6) применение современных технологий подбора кадров при поступлении граждан на муниципальную службу и работы с кадрами при ее прохождении (ст. 32 Закона N 25-ФЗ).
В основу формирования кадрового состава муниципальной службы положен принцип профессионализма и компетентности служащих. В связи с этим устанавливаются основные квалификационные требования для замещения должностей муниципальной службы, в том числе к уровню профессионального образования; стажу муниципальной службы (государственной службы) или стажу работы по специальности; профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей. Данные квалификационные требования устанавливаются муниципальными правовыми актами на основе типовых квалификационных требований для замещения должностей муниципальной службы, которые определяются законом субъекта РФ в соответствии с классификацией должностей муниципальной службы (ст. 9 Закона N 25-ФЗ).
Оценка профессионального уровня претендентов и их соответствия установленным квалификационным требованиям к должности муниципальной службы также может осуществляться с помощью конкурса, который проводится до заключения трудового договора. Порядок проведения конкурса на замещение должности муниципальной службы устанавливается муниципальным правовым актом, принимаемым представительным органом муниципального образования.
Согласно ст. 16 Закона N 25-ФЗ на муниципальную службу вправе поступать граждане, достигшие возраста 18 лет, владеющие государственным языком РФ и соответствующие квалификационным требованиям, при отсутствии обстоятельств, указанных в ст. 13 в качестве ограничений, связанных с муниципальной службой (признание гражданина недееспособным или ограниченно дееспособным; осуждение его к наказанию, исключающему возможность исполнения должностных обязанностей по должности муниципальной службы; отказ от прохождения процедуры оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну; наличие заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению; и др.).
Обратите внимание! В отношении кандидатов, претендующих на должность, следует узнать, не применялась ли к ним такая мера административной ответственности, как дисквалификация. Порядок получения данной информации установлен Письмом ФНС РФ от 28.12.2011 N ПА-4-6/22455@ «Об организации работы по предоставлению сведений из реестра дисквалифицированных лиц».
Также граждане, претендующие на замещение должностей муниципальной службы, включенных в соответствующий перечень, и муниципальные служащие, замещающие указанные должности, обязаны предоставлять представителю нанимателя (работодателю) сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера — своих, супруги (супруга) и несовершеннолетних детей. Указанные сведения предоставляются в порядке, сроки и по форме, которые установлены для предоставления сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственными гражданскими служащими субъектов РФ (ст. 15 Закона N 25-ФЗ).
Сведения, предоставленные гражданином при поступлении на муниципальную службу, в том числе о доходах, могут подвергаться проверке в определенном федеральными законами порядке. В отдельных муниципальных образованиях федеральными законами могут предъявляться дополнительные требования к проверке сведений, предоставляемых гражданином при поступлении на муниципальную службу.
При проверке должностные лица кадровых служб или ответственные должностные лица изучают предоставленные гражданином или муниципальным служащим сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и дополнительные материалы, получают от гражданина или служащего пояснения по предоставленным им сведениям и материалам, а затем готовят в установленном порядке запрос (кроме запросов, касающихся осуществления оперативно-разыскной деятельности или ее результатов) в органы прокуратуры РФ, иные государственные органы и организации об имеющихся у них сведениях. В целях проверки указанные лица также могут наводить справки у физических лиц.
Кроме этого, формирование достойного кадрового состава муниципальной службы обеспечивается с помощью оценки результатов профессиональной служебной деятельности муниципальных служащих в ходе аттестации или квалификационного экзамена.
Таким образом, функция по формированию кадрового резерва связана с многими обязанностями кадровой службы, установленными ст. 28 Закона N 25-ФЗ: это и проведение конкурса на замещение вакантных должностей, и организация проверки достоверности персональных и иных сведений, включая сведения о доходах, при поступлении на муниципальную службу… Также кадровик должен оформить работнику допуск к сведениям, составляющим государственную тайну и иную охраняемую федеральными законами тайну, если исполнение должностных обязанностей по должности муниципальной службы, на замещение которой претендует гражданин, или по замещаемой служащим должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений. Если же претендент на должность отказывается от прохождения процедуры оформления допуска к таким сведениям, он не может быть принят на муниципальную службу.
Служащим, в чьи обязанности входит осуществление проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, кадровая служба должна выдать удостоверение — это для них является обязательным организационно-техническим условием исполнения обязанностей. В отношении остальных муниципальных служащих орган местного самоуправления вправе самостоятельно принять решение о выдаче служебных удостоверений, такая обязанность законодательством не предусмотрена.
Ведение реестра муниципальных служащих
В муниципальных образованиях ведутся реестры муниципальных служащих, что также входит в обязанности кадровой службы. Реестр муниципальных служащих — это сводный перечень сведений о служащих, замещающих должности муниципальной службы в муниципальном образовании.
Цель ведения реестра — организация учета прохождения муниципальной службы, совершенствование работы по подбору и расстановке кадров, использование кадрового потенциала муниципальной службы. Порядок ведения реестра утверждается муниципальным правовым актом.
В реестр может быть включена информация о служащих, замещающих должности муниципальной службы, о вакантных должностях такой службы, о служащих, включенных в резерв на замещение должностей муниципальной службы, и др.
Сведения о служащем состоят из следующего:
— ФИО, дата рождения;
— занимаемая должность (дата начала работы в должности, структурное подразделение или направление деятельности);
— сведения об образовании, о повышении квалификации, стажировке, переподготовке;
— ученая степень, квалификационный разряд;
— стаж муниципальной службы;
— итоги аттестации, сведения о наградах и поощрениях, о неснятых взысканиях; и т. д.
Реестр ведется кадровой службой административного муниципального образования (администрации) субъекта на основании сведений, предоставляемых в установленные сроки ответственными работниками муниципальных образований районов, округов, сельских поселений, и группируется по каждому из образований. Реестр может вестись в двух формах — документарной и электронной. Обе формы должны быть обеспечены защитой от несанкционированного доступа и копирования. Форма реестра и форма предоставления сведений также устанавливаются муниципальным правовым актом.
Служащий, уволенный с муниципальной службы, исключается из реестра муниципальных служащих в день увольнения. В случае смерти (гибели) муниципального служащего либо признания его безвестно отсутствующим или объявления умершим решением суда, вступившим в законную силу, служащий исключается из реестра муниципальных служащих в день, следующий за днем смерти (гибели) или днем вступления в законную силу решения суда (ст. 31 Закона N 25-ФЗ).
Примечание. За несвоевременное предоставление сведений ответственные работники муниципальных образований могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.
Работа с кадровым резервом
В силу ст. 33 Закона N 25-ФЗ в муниципальных образованиях в соответствии с муниципальными правовыми актами может создаваться кадровый резерв для замещения вакантных должностей муниципальной службы. Создание кадрового резерва является приоритетным направлением формирования кадрового состава муниципальной службы. Формирование кадрового резерва закрепляется нормативными актами муниципальных образований.
Кадровый резерв — это группа лиц, не состоящих на муниципальной службе, при этом обладающих необходимыми профессиональными знаниями и соответствующих квалификационным требованиям, предъявляемым к предполагаемой для замещения должности муниципальной службы.
Формирование кадрового резерва осуществляется в целях совершенствования деятельности по подбору и расстановке кадров, своевременного удовлетворения потребности в кадрах, сокращения периода адаптации муниципальных служащих при поступлении на должность. К основным принципам формирования такого резерва можно отнести равный доступ граждан к зачислению в кадровый резерв, добровольность включения и нахождения в кадровом резерве, объективность оценки профессиональных качеств, профессионализм и компетентность лиц, включенных в резерв.
Как правило, кадровый резерв формируется кадровой службой муниципального образования ежегодно по состоянию на 1 января. В обязанности кадровой службы в связи с этим входит:
— ведение банка данных кадрового резерва;
— организация подготовки, переподготовки, повышения квалификации кадрового резерва;
— получение информации о состоянии работы с кадровым резервом у руководителей структурных подразделений.
Могут формироваться отдельно внешний и внутренний кадровый резерв. Для примера приведем Постановление администрации г. Нижнего Новгорода от 27.05.2013 N 1819, которым утверждены положения о внешнем кадровом резерве структурных подразделений администрации Нижнего Новгорода и кадровом резерве муниципальных служащих администрации города Нижнего Новгорода.
Итак, внешний кадровый резерв формируется из числа граждан РФ, достигших возраста 18 лет, владеющих государственным языком РФ и отвечающих квалификационным требованиям, установленным законодательством о муниципальной службе, при отсутствии ограничений, связанных с ее прохождением.
Отбор во внешний кадровый резерв осуществляется в два этапа. На первом этапе кандидаты на должности муниципальной службы заполняют анкеты, размещенные на сайте администрации, после чего предоставляют перечень документов, установленный Положением, в кадровую службу муниципального образования. В сроки, определенные Положением, кадровая служба обрабатывает анкету и поступившие документы и передает их в комиссию по формированию кадрового резерва, которая состоит из директора и представителей кадровой службы, заместителей главы администрации города и руководителей иных структурных подразделений.
Примечание. Без участия в отборе в кадровый резерв могут включаться граждане, окончившие вуз, по целевому направлению администрации города и бывшие муниципальные служащие, уволенные ранее в связи с сокращением штата работников администрации.
Второй этап — индивидуальное собеседование с комиссией, по результатам которого она формирует списки кандидатов для включения во внешний кадровый резерв и передает их в кадровую службу. Затем список утверждается главой администрации сроком на три года. Гражданин считается включенным во внешний кадровый резерв с даты утверждения списка.
Кадровая служба ведет учет лиц, состоящих во внешнем кадровом резерве, и в течение срока нахождения в резерве предлагает гражданам вакантные должности в соответствии с квалификацией и рекомендацией комиссии. Предложение такой должности гражданину, его согласие или отказ оформляются письменно. Если гражданин два раза отказался от предложенной ему должности, а также если истек трехгодичный срок или он в результате был трудоустроен на муниципальную службу — он исключается из кадрового резерва.
Кадровый внутренний резерв формируется из муниципальных служащих и создается для замещения вакантных должностей в порядке карьерного роста и совершенствования кадровой работы по подбору и расстановке кадров муниципальной службы. Формируется такой резерв на основании рекомендаций аттестационной комиссии и решений руководителей структурных подразделений. При этом один служащий может быть зачислен в резерв на замещение нескольких должностей, а на одну вакантную должность могут предлагаться несколько муниципальных служащих из резерва.
Включение служащего в списочный состав кадрового резерва утверждается главой администрации города. Если на одну должность имеется несколько претендентов, основаниями для предложения вакантной должности будут результаты исполнения служащим должностных обязанностей, наличие поощрений, прохождение переподготовки, повышения квалификации и т. д.
Служащий исключается из кадрового резерва при назначении его на должность муниципальной службы, прекращении трудового договора, сокращении должности, для замещения которой он состоял в кадровом резерве, и в других случаях. Информация об исключении его из кадрового резерва доводится до служащего в письменном виде.
К сведению. Другими муниципальными нормативными актами предусматриваются такие случаи исключения из кадрового резерва, как:
— принятия аттестационной комиссией решения о несоответствии служащего замещаемой должности муниципальной службы;
— наступления и (или) обнаружения обстоятельств, препятствующих поступлению или нахождению на муниципальной службе;
— достижение возраста 55 лет;
— личное заявление об исключении из кадрового резерва;
— наложение дисциплинарного взыскания — на весь период его действия;
— привлечение к уголовной ответственности.
Кадровая служба ведет список кадрового резерва по форме, утвержденной Положением. Список формируется на бумажном носителе и в электронной форме. При этом учет кадрового резерва ведется в электронной базе данных.
***
Мы рассмотрели лишь самые основные функции кадровой службы, установленные законодательством. Однако кроме них служащим, ведущим кадровую работу, приходится исполнять много других обязанностей. К ним относится и организация протокольных и внутренних мероприятий, и координация работы структурных подразделений, и методическая помощь при разработке положений, структур и штатных расписаний структурных подразделений, и работа с персональными данными, и т. д. Поэтому помимо общих профессиональных знаний, знания системы документооборота, трудового законодательства, кадрового учета они должны обладать навыками коммуникации, подбора и обучения персонала, работы с управленческой документацией и создания локальных нормативных актов и в связи с этим быть способными учиться и применять полученные знания и навыки на практике.
