Учет материальных ценностей для обеспечения хозяйственных нужд

учет ценностей

Под материальными ценностями для хозяйственных нужд следует понимать приобретаемые учреждениями канцелярские принадлежности, хозяйственные материалы, инвентарь, штампы, печати и т. д. (далее — материальные ценности). В этой статье рассмотрим порядок принятия таких материальных ценностей к учету, а также порядок отнесения их стоимости на расходы учреждения.

Принятие материальных ценностей к учету

Перед тем, как принять материальные ценности к учету, надо определить, к какому виду они относятся: к основным средствам или материальным запасам. В этих целях следует воспользоваться положениями Инструкции N 157н.

Согласно п. 38 данной инструкции к основным средствам нужно относить материальные ценности, независимо от их стоимости, со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций) либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданные в аренду, полученные в лизинг (сублизинг).

К материальным запасам нужно относить предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости (п. 99 Инструкции N 157н).

Например, при приобретении ручек, карандашей, бумаги, маркеров, скоб для степлера, чистящих и моющих средств, электрических лампочек, ведер, швабр и т. д. их учитывать нужно как материальные запасы (п. 118 Инструкции N 157н).

Если приобретаются кулер, счетчики электрической энергии, пылесосы и т. д., то их следует учитывать как основные средства, поскольку в соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94, утвержденным Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 359, все они указаны в подразделе «Инвентарь производственный и хозяйственный».

В то же время в спорных ситуациях решение об отнесении материальных ценностей к основным средствам либо материальным запасам может быть принято постоянно действующей в учреждении комиссией по поступлению и выбытию активов, на основании документации производителя и исходя из определенных характеристик приобретаемых материальных ценностей.

Например, этой комиссией может быть принято решение об учете печатей и штампов в составе либо основных средств, либо материальных запасов с учетом срока их использования.

Итак, поступающие в учреждение материальные ценности, приобретаемые для хозяйственных нужд учреждения, следует принимать к учету по правилам принятия их в качестве основных средств или материальных запасов.

Как следует из п. 23 Инструкции N 157н, объекты нефинансовых активов (в том числе основные средства и материальные запасы) нужно принимать к бухгалтерскому учету по их первоначальной (фактической) стоимости.

Первоначальной стоимостью объектов нефинансовых активов признается сумма фактических вложений в их приобретение с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и (или) подрядчиками (кроме их приобретения в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ).

В частности, она может складываться из сумм, уплачиваемых в соответствии с договором поставщику (продавцу), сумм, уплачиваемых организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей, затрат по доставке их до места использования и других затрат, непосредственно связанных с приобретением материальных ценностей.

Для формирования первоначальной (фактической) стоимости материальных ценностей используется счет 0 106 00 000 «Вложения в нефинансовые активы». Этот счет предназначен для учета вложений в объеме фактических затрат учреждения в материальные ценности при их приобретении.

В целях ведения бухгалтерского учета вложений в материальные ценности применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета:

— 0 106 21 000 «Вложения в основные средства — особо ценное движимое имущество учреждения»;

— 0 106 24 000 «Вложения в материальные запасы — особо ценное движимое имущество учреждения»;

— 0 106 31 000 «Вложения в основные средства — иное движимое имущество учреждения»;

— 0 106 34 000 «Вложения в материальные запасы — иное движимое имущество учреждения».

Пример 1

Автономным учреждением за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, произведены следующие затраты:

— приобретен для хозяйственных нужд пылесос стоимостью 10 000 руб.;

— оплачены услуги транспортной организации по доставке пылесоса в учреждение в сумме 1 500 руб.;

— изготовлена специализированной организацией новая печать (в связи с изношенностью старой) стоимостью 2 800 руб.

Постоянно действующей комиссией по поступлению и выбытию активов пылесос и печать отнесены к объектам основных средств (иному движимому имуществу).

В бухгалтерском учете эти операции нужно отразить следующей записью:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Сформирована первоначальная стоимость пылесоса:
Стоимость пылесоса;	2 106 31 000	2 302 31 000	10 000
Сумма транспортных услуг	2 106 31 000	2 302 22 000	1 500
Отражены вложения в изготовление печати	2 106 31 000	2 302 31 000	2 800

Принятие к учету материальных ценностей в качестве объектов основных средств. Согласно п. 9 Инструкции N 183н принятие к бухгалтерскому учету объектов основных средств по первоначальной стоимости, сформированной при их приобретении, осуществляется на основании первичных учетных документов: акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031). Указанные документы в отношении объектов основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно не составляются.

Для учета рассматриваемых в статье объектов основных средств могут использоваться следующие счета:

— 0 101 26 000 «Производственный и хозяйственный инвентарь — особо ценное движимое имущество учреждения»;

— 0 101 24 000 «Машины и оборудование — особо ценное движимое имущество учреждения»;

— 0 101 28 000 «Прочие основные средства — особо ценное движимое имущество учреждения»;

— 0 101 34 000 «Машины и оборудование — иное движимое имущество учреждения»;

— 0 101 36 000 «Производственный и хозяйственный инвентарь — иное движимое имущество учреждения»;

— 0 101 38 000 «Прочие основные средства — иное движимое имущество учреждения».

Пример 1

Продолжим наш пример. Полученные печать и пылесос приняты к бухгалтерскому учету.

Эту операцию нужно отразить следующей проводкой:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Принят пылесос к учету по сформированной первоначальной стоимости

(10 000 + 1500) руб.

2 101 36 000

2 106 31 000

11 500

Принята к учету печать

2 101 38 000

2 106 31 000

2 800

Принятие к учету материальных ценностей в качестве материальных запасов. Согласно п. 32 Инструкции N 183н поступление материальных запасов отражается в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных товаросопроводительных документов поставщиков (продавцов), иных документов, подтверждающих получение учреждением материальных ценностей, оформленных в рамках обычая делового оборота, содержащих реквизиты первичного учетного документа.

В случае выявления при приемке материальных ценностей расхождений с данными документов поставщика составляется акт о приемке материалов (ф. 0315004).

Для ведения бухгалтерского учета материальных запасов применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции. Эти счета перечислены в п. 31 Инструкции N 183н.

Как было сказано выше, фактическая стоимость материальных запасов формируется на счетах 0 106 24 000 и 0 106 34 000 при условии, что они приобретаются в рамках нескольких договоров. Однако если они приобретаются в рамках одного договора, то Инструкция N 183н допускает принятие материальных запасов к бухгалтерскому учету минуя указанные счета. То есть материальные запасы сразу учитываются на счете 0 105 00 000.

Пример 2

Автономным учреждением произведена предоплата за канцелярские товары (прочие материальные запасы — иное движимое имущество) в размере 2 500 руб. за счет субсидии на выполнение госзадания. Лицевой счет открыт в ОФК. Канцтовары получены и приняты к учету.

Эти операции отразим в бухгалтерском учете следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Произведена предоплата за канцтовары	4 206 34 000	4 201 11 000	2 500
Приняты к учету канцтовары	4 105 36 000	4 302 34 000	2 500
Произведен зачет аванса	4 302 34 000	4 206 34 000	2 500

Выдача материальных ценностей в эксплуатацию и перемещение их внутри учреждения

Передача материальных ценностей в эксплуатацию. Согласно п. 10 Инструкции N 183н в бухгалтерском учете передачу в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью:

— до 3 000 руб. включительно отражают на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) следующей проводкой:

Дебет счета 0 401 20 271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 101 00 000 «Основные средства» с одновременным отражением на забалансовом счете 21 «Основные средства стоимостью до 3 000 руб. включительно в эксплуатации».

Согласно п. 373 Инструкции N 157н принятие к учету объектов основных средств на забалансовый учет осуществляется на основании первичного документа, подтверждающего ввод объекта в эксплуатацию в условной оценке: один объект — один рубль, в случае утверждения учреждением в рамках формирования учетной политики иного порядка — по балансовой стоимости введенного в эксплуатацию объекта;

— свыше 3 000 руб. отражают на основании требования-накладной (ф. 0315006) следующей записью путем смены материально ответственных лиц:

Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 0 101 00 000 «Основные средства»

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 101 00 000 «Основные средства».

Отражение в учете операций по передаче материальных запасов (приобретенных для хозяйственных нужд) в эксплуатацию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Отпуск материальных запасов может производиться по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости, принятое решение закрепляется учетной политикой учреждения (п. 108 Инструкции N 157н).

Следует учитывать, что применение одного из указанных способов определения стоимости при отпуске по группе (виду) материальных запасов осуществляется в течение финансового года непрерывно.

Напомним, что определение средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающейся, соответственно, из средней фактической стоимости (количества) остатка на начало месяца и поступивших материальных запасов в течение текущего месяца на дату их выбытия (отпуска).

Еще раз обратим внимание на документальное оформление отпуска материальных ценностей. Выдача материальных ценностей в использование для хозяйственных нужд, а также передача в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно за единицу осуществляются на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Записи в ней необходимо производить по каждому материально ответственному лицу с указанием выдаваемых материальных ценностей.

Внутреннее перемещение материальных ценностей. Согласно п. 9 Инструкции N 183н внутреннее перемещение объектов основных средств между материально ответственными лицами в учреждении осуществляется на основании накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032) и отражается в бухгалтерском учете следующей корреспонденцией счетов:

Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 0 101 00 000 «Основные средства»

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 101 00 000 «Основные средства».

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств оформляется при перемещении объектов основных средств внутри учреждения из одного структурного подразделения в другое и выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность объекта(ов) основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств.

Движение материальных запасов внутри учреждения между структурными подразделениями или материально ответственными лицами отражается в учете на основании требования-накладной (ф. 0315006) и сопровождается следующей проводкой (п. 35 Инструкции N 183н):

Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы»

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы».

Пример 3

Воспользуемся условиями примеров 1 и 2. Условимся, что пылесос, печать и канцтовары были переданы в эксплуатацию. Стоимость печати не формирует себестоимость готовой продукции, работ, услуг. Согласно учетной политике учреждения печать принимается на забалансовый учет по ее балансовой стоимости.

Эти операции следует отразить в бухгалтерском учете следующей корреспонденцией счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражена передача в эксплуатацию:
Пылесоса;	2 101 36 000	2 101 36 000	11 500
Печати;	2 401 20 271	2 101 38 000	2 800
Канцтоваров	4 105 36 000	4 105 36 000	2 500
Принята печать на забалансовый счет	21		2 800

Отнесение затрат по приобретению материальных ценностей на расходы учреждения

Затраты учреждения по приобретению объектов основных средств (их стоимость) учитываются в расходах учреждения по-разному.

Так, стоимость объектов основных средств может переноситься на расходы учреждения либо единовременно, либо постепенно, путем начисления амортизации.

Иными словами, амортизация может быть начислена:сразу в размере 100%-й стоимости основного средства (единовременно) при выдаче объекта в эксплуатацию;

— постепенно в соответствии с рассчитанными нормами амортизации в течение срока полезного использования. Напомним, что в этом случае начисление суммы амортизации нужно производить линейным способом исходя из балансовой стоимости основного средства и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока его полезного использования, и начинать это нужно делать с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету, и до полного погашения стоимости данного объекта либо его выбытия.

Норма амортизации по каждому объекту амортизируемого имущества определяется по формуле:

K = 1 / n x 100, где:

K — норма амортизации в процентах к первоначальной (восстановительной) стоимости объекта амортизируемого имущества;

N — срок полезного использования данного объекта амортизируемого имущества, выраженный в месяцах.

Сроком полезного использования основного средства является период, в течение которого предусматривается его использование в процессе деятельности учреждения в тех целях, ради которых оно было приобретено (п. 44 Инструкции N 157н).

Согласно п. 92 Инструкции N 157н по объектам основных средств — движимому имуществу амортизация начисляется в следующем порядке:

— на объекты основных средств стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации;

— на иные объекты основных средств стоимостью от 3 000 до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию.

Итак, затраты по приобретению объектов основных средств, необходимых для хозяйственных нужд учреждения, учитываются в расходах учреждения путем начисления амортизации и отражаются в бухгалтерском учете следующей корреспонденцией счетов (п. 26 Инструкции N 183н):

Дебет счетов 0 401 20 271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 104 00 000 «Амортизация».

Поскольку на объекты основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно амортизация не начисляется, затраты по их приобретению учитываются в расходах единовременно при выдаче их в эксплуатацию на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Эту операцию в бухгалтерском учете отражают иначе, ее мы приводили выше. Однако еще раз напомним данную проводку:

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 101 00 000 «Основные средства».

Стоимость израсходованных материальных запасов, пришедшего в негодность мягкого инвентаря, посуды на основании первичных документов по соответствующей операции и объекту учета списывается на расходы учреждения следующей корреспонденцией счетов:

Дебет счетов 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы».

Пример 3

Продолжим пример. По выданному в эксплуатацию пылесосу начислена 100%-я сумма амортизации. Эта сумма учтена в общехозяйственных расходах учреждения. Списана на накладные расходы стоимость израсходованных канцтоваров.

Эти операции следует отразить в бухгалтерском учете следующей корреспонденцией счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражено начисление амортизации по пылесосу	2 109 80 271	2 104 36 000	10 000
Списана стоимость израсходованных канцтоваров	4 109 70 272	4 105 36 000	2 500

* * *

В дополнение следует обратить внимание, что выдачу хозяйственных материалов (например, моющих и чистящих средств, туалетной бумаги) на нужды учреждения следует производить исходя из месячной потребности в них, однако на законодательном уровне таких норм не утверждено. В качестве рекомендации предлагаем: для того, чтобы не возникало претензий со стороны проверяющих органов в отношении количества применяемых хозяйственных материалов, а также чтобы обосновать необходимую потребность в них, учреждениям нужно разработать и утвердить своими внутренними локальными актами нормы.