Организация расчетов с персоналом в государственных и муниципальных учреждениях сопряжена с необходимостью строгого соблюдения требований трудового, бюджетного и налогового законодательства. Кадровые специалисты и бухгалтеры регулярно сталкиваются с вопросами, требующими не только знания нормативной базы, но и понимания сложившейся практики. Какую форму табеля применять? Как оплачивать труд специалиста, занятого в разных видах деятельности? Как правильно оформить и оплатить учебный отпуск совместителю? На эти и другие актуальные вопросы мы дадим подробные ответы в настоящей статье.
вверх1. Учет рабочего времени: выбор и правильное заполнение табеля
В соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Российской Федерации, каждый работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Основным первичным документом, фиксирующим это, является табель учета рабочего времени. Для бюджетной сферы вопрос выбора корректной формы документа имеет первостепенное значение.
Согласно позиции Министерства финансов Российской Федерации, изложенной в Письме от 6 июня 2014 года номер 02-06-05/27550, формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством. Данное полномочие возложено на Министерство финансов Российской Федерации.
На сегодняшний день существует две основные формы табеля:
- Табель учета рабочего времени по форме 0301008 (Т-13), утвержденный Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 года номер 1.
- Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы по форме 0504421, утвержденный Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 года номер 52н.
Несмотря на то что формально Министерство финансов Российской Федерации допускает использование обеих форм, пункт 2 Постановления Государственного комитета Российской Федерации по статистики номер 1 прямо указывает, что унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные этим постановлением, не применяются бюджетными учреждениями. Следовательно, государственные и муниципальные учреждения должны использовать для учета рабочего времени табель по форме 0504421.
Правила заполнения табеля по форме 0504421:
- Табель ведется ежемесячно лицом, уполномоченным приказом руководителя учреждения.
- Документ можно открывать как по учреждению в целом, так и в разрезе его структурных подразделений.
- Ключевая особенность данной формы заключается в том, что в ней регистрируются только случаи отклонений от нормального рабочего графика (явки, неявки, сверхурочные работы, служебные командировки и тому подобное).
- В верхней половине строки, отведенной для каждого работника, проставляются часы отклонений, а в нижней – условное обозначение вида отклонения (например, «Б» – больничный, «К» – командировка, «ОТ» – основной отпуск).
- Если у одного сотрудника в течение одного дня зафиксировано два вида отклонений, нижняя часть строки заполняется в виде дроби, где числитель – это код первого отклонения, а знаменатель – код второго.
- По окончании месяца ответственное лицо подсчитывает общее количество дней и часов неявок, а также часов переработок, и заносит эти данные в соответствующие графы табеля.
- После подписания ответственным лицом и утверждения руководителем учреждения табель передается в бухгалтерию для расчета заработной платы.
Образец фрагмента табеля по форме 0504421
вверх
Порядковый номер Фамилия, имя, отчество Должность ... 15 октября ... Итого дней (часов) явок 1 Петров Иван Сергеевич Бухгалтер ... 8
(нижняя строка пуста - работа в нормальном режиме)... 11 2 Сидорова Анна Петровна Врач-терапевт ... 4
У (условное обозначение отпуска)... 9
2. Оплата труда специалиста, занятого в разных видах деятельности
Бюджетные учреждения часто совмещают выполнение государственного задания с оказанием платных услуг. В связи с этим возникает вопрос: как правильно оплачивать труд сотрудника, который в течение месяца работает и в той, и в другой сфере?
Согласно статье 129 Трудового кодекса Российской Федерации, базовый должностной оклад – это минимальный оклад работника государственного или муниципального учреждения, входящего в определенную профессиональную квалификационную группу, без учета компенсационных и стимулирующих выплат. Если работник отработал полную норму рабочего времени, он имеет право на получение оклада в размере 100 процентов, независимо от того, в какой деятельности он был задействован.
Однако для рационального использования средств бюджета и средств, полученных от приносящей доход деятельности, окладная часть может распределяться между двумя источниками финансирования пропорционально отработанному времени.
Для этого в том же табеле учета рабочего времени по форме 0504421 можно ввести специальное условное обозначение, например, «П» – платные услуги. Часы, в течение которых специалист был занят в платной деятельности, отмечаются в табеле как отклонения с кодом «П». В конце месяца на основании этих данных бухгалтерия производит расчет, определяя, какая часть оклада должна быть оплачена за счет субсидии на выполнение государственного задания, а какая – за счет средств, полученных от оказания платных услуг.
Порядок такого распределения должен быть четко прописан в локальном нормативном акте учреждения, например, в Положении об оплате труда.
вверх3. Учебный отпуск для работников-совместителей
В соответствии со статьей 177 Трудового кодекса Российской Федерации, гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются только по основному месту работы. Это правило прямо закреплено в части 1 статьи 287 Трудового кодекса Российской Федерации.
Практический вывод: Если работник трудится у вас по совместительству и приносит справку-вызов из учебного заведения для прохождения сессии, вы не обязаны предоставлять ему оплачиваемый учебный отпуск. В такой ситуации сотруднику следует оформить отпуск без сохранения заработной платы на период его учебной сессии.
По основному месту работы на основании справки-вызова оформляется учебный отпуск с сохранением среднего заработка, расчет которого производится в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 года номер 922.
Образец заявления на учебный отпуск от совместителя
вверхГенеральному директору
ГБУ «Поликлиника номер 5»
от врача-терапевта
Сидоровой Анны ПетровныЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 15 ноября 2024 года по 29 ноября 2024 года продолжительностью 15 календарных дней в связи с необходимостью прохождения промежуточной аттестации в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский государственный университет».
К заявлению прилагаю справку-вызов от 10 ноября 2024 года номер 123.Дата: 12 ноября 2024 года Подпись: _________________ / А.П. Сидорова /
4. Оплата проезда к месту учебы
Статья 173 Трудового кодекса Российской Федерации обязывает работодателя один раз в учебном году оплачивать проезд к месту нахождения образовательной организации и обратно работникам, успешно осваивающим программы высшего образования по заочной форме обучения.
Для корректного отражения этих расходов в бухгалтерском учете казенного учреждения необходимо руководствоваться Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации:
- Если работнику возмещается стоимость уже приобретенных им проездных документов, расход отражается по коду вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда».
- Если учреждение самостоятельно приобретает проездные документы для сотрудника, то расход относится на код 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для государственных нужд».
5. Перечисление командировочных средств на «зарплатную» карту
Современное законодательство не запрещает перечислять денежные средства под отчет на банковскую карту работника. Согласно разъяснениям Министерства финансов Российской Федерации (Письмо от 4 июня 2014 года номер 02-04-11/26793), решение о таком способе расчетов должно быть закреплено в локальном нормативном акте учреждения – коллективном договоре, Положении о командировках или в учетной политике.
Основанием для перечисления является личное заявление работника, в котором он указывает реквизиты своей карты и сумму, необходимую для выполнения служебного задания.
вверх6. Удержание стоимости спецодежды с увольняющегося работника
В случае увольнения работник обязан вернуть полученное им имущество учреждения, включая специальную одежду. Если спецодежда не возвращена, работодатель вправе удержать ее стоимость из расчетных выплат работника.
Критически важным условием для такого удержания является правильное первоначальное оформление выдачи спецодежды. С работником должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности или оформлен разовый документ о приеме-передаче ценностей (например, акт). Без этого документально подтвержденного вручения взыскать стоимость спецодежды будет крайне сложно.
Порядок удержания:
- Размер ущерба определяется по фактическим потерям, исходя из рыночной стоимости имущества на день причинения ущерба, но не ниже его балансовой стоимости с учетом степени износа (статья 246 Трудового кодекса Российской Федерации).
- Работодатель может издать распоряжение об удержании суммы ущерба из заработной платы работника, но размер удержания не может превышать 20 процентов от каждой выплаты (статья 138 Трудового кодекса Российской Федерации). Для удержания в большем размере требуется согласие работника или решение суда.
- Общая сумма всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 50 процентов. Исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом, например, при отбывании исправительных работ или взыскании алиментов.
Образец приказа об удержании стоимости спецодежды
ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
«ГОРОДСКАЯ ПОЛИКЛИНИКА № 5»
(ГБУЗ «Городская поликлиника № 5»)ПРИКАЗ
15 октября 2024 года № 45-кОб удержании из заработной платы
На основании акта приема-передачи от 10 марта 2023 года, договора о полной индивидуальной материальной ответственности от 10 марта 2023 года и акта о недостаче материальных ценностей от 10 октября 2024 года, в связи с не возвратом при увольнении комплекта спецодежды (костюм хлопчатобумажный)
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Удержать из заработной платы уволенного 10 октября 2024 года сторожа Петрова Ивана Сергеевича стоимость невозвращенного комплекта спецодежды в размере 900 (девятьсот) рублей 00 копеек.
- Бухгалтерии учреждения произвести удержание указанной суммы из денежных средств, причитающихся Петрову И.С. при окончательном расчете.
Основание: докладная записка начальника хозяйственного отдела, акт о недостаче.
Руководитель учреждения: ________________________ / В.П. Семенов /
С 2023 года усилен контроль за целевым использованием бюджетных средств, выделяемых на оплату труда. Особое внимание уделяется обоснованности и правильному документальному оформлению всех видов выплат, включая премии, надбавки и компенсации. Несоблюдение установленных процедур может повлечь за собой административную ответственность как для должностных лиц учреждения, так и для самого учреждения в соответствии со статьей 15.15.10 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Таким образом, грамотная организация расчетов с работниками требует от бюджетных учреждений комплексного подхода, глубокого знания законодательства и внимания к деталям при оформлении первичных документов.
вверх