Соискатель приехал на собеседование из другого города

В условиях высокой конкуренции за талантливых специалистов компании часто вынуждены искать кадры в других регионах. Чтобы привлечь уникального сотрудника, работодатель может пойти на встречу и оплатить его расходы на проезд и проживание для участия в собеседовании. Такой шаг не только повышает привлекательность компании на рынке труда, но и демонстрирует серьезность намерений в отношении кандидата.

Инициатива оплатить такие расходы исходит исключительно от работодателя, так как трудовое законодательство Российской Федерации не обязывает его это делать. Однако прямого запрета на такие траты также не существует. Это предоставляет организациям возможность проявить инициативу, чтобы расположить к себе ценного специалиста. Поскольку порядок оформления подобного приглашения никакими нормативными актами не регламентирован, крайне важно правильно оформить все документы. Это позволит минимизировать налоговые риски и обосновать экономическую целесообразность произведенных затрат.

Налогообложение и страховые взносы: актуальная позиция

С точки зрения налогообложения компенсация расходов соискателя является для него экономической выгодой, а значит – доходом. Ключевые разъяснения по этому вопросу содержатся в письмах Министерства финансов Российской Федерации и Федеральной налоговой службы.

Компенсация расходов соискателя на проезд и проживание облагается налогом на доходы физических лиц по ставке 13% (или 15% для доходов свыше 5 миллионов рублей в год). Данный доход квалифицируется как доход в натуральной форме (пункт 1 статьи 210 и подпункт 1 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса Российской Федерации).

Что касается учета этих расходов у компании-работодателя, то здесь есть положительный момент. Если поездка соискателя экономически обоснована и направлена на получение дохода в будущем (например, привлечение высококвалифицированного специалиста для увеличения прибыли), а все расходы подтверждены документально, то указанные затраты могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль (пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации).

Страховые взносы на обязательное социальное, медицинское и пенсионное страхование с сумм компенсации расходов соискателя не начисляются. Это объясняется тем, что выплата не производится в рамках трудовых отношений и не относится к оплате труда. Следовательно, она не является объектом обложения страховыми взносами в соответствии с главой 34 Налогового кодекса Российской Федерации.

Оформление документов: подтверждение обоснованности расходов

Для того чтобы расходы были признаны как для целей налогообложения прибыли, так и для внутреннего аудита, их необходимо правильно оформить. Компания вправе разработать и утвердить собственный пакет документов, который будет надежно подтверждать целевой характер затрат.

1. Приглашение на собеседование

Это основной документ, который инициирует всю последующую процедуру. Унифицированной формы для него не существует, поэтому он составляется в свободной форме на фирменном бланке организации.

Образец приглашения на собеседование с компенсацией расходов

ООО «Инновация»
630099, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 1
ИНН 5401111111, КПП 540101001

Исх. № 125/и
от «15» января 2025 года

Господину Фаберже Р.К.
190000, г. Санкт-Петербург,
Невский пр-т, д. 100, кв. 50

Уважаемый Роман Константинович!

Проанализировав Ваше резюме, размещенное на портале «Работа в России», мы пришли к выводу, что Ваша квалификация, профессиональный опыт и навыки в области управления продажами в полной мере соответствуют требованиям к вакантной должности «Директор по развитию продаж» в нашей компании.

В связи с высокой заинтересованностью в Вашей кандидатуре и с целью личного знакомства приглашаем Вас принять участие в очном собеседовании, которое состоится «25» января 2025 года по адресу: г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 1, офис 500.

В качестве подтверждения нашей серьезной заинтересованности ООО «Инновация» готово компенсировать Вам фактические расходы, связанные с проездом к месту собеседования и обратно, проживанием в гостинице, а также питанием и транспортными расходами в городе Новосибирске.

Компенсация будет произведена на основании предоставленных Вами документов (проездных документов, чеков, билетов) и Вашего письменного заявления.

В случае дальнейшего заключения трудового договора мы также готовы обсучить компенсацию расходов, связанных с Вашим переездом и обустройством на новом месте.

Просим подтвердить Ваше согласие на участие в собеседовании по телефону +7 (383) 111-11-11 или по электронной почте hr@innovatsiya.ru.

С уважением,
Генеральный директор ООО «Инновация»
_________________ / А.С. Громов /

Менеджер по персоналу
_________________ / О.И. Воронова /

2. Заявление соискателя о компенсации расходов

После прохождения собеседования соискатель, с которым компания планирует сотрудничать, пишет заявление на компенсацию понесенных затрат. Этот документ служит основанием для бухгалтерии для осуществления выплаты.

Образец заявления о компенсации расходов

Генеральному директору
ООО «Инновация»
А.С. Громову

от Фаберже Романа Константиновича
паспорт: 40 01 123456
выдан: ОВД Центрального района
г. Санкт-Петербурга
«10» марта 2010 года
адрес регистрации: 190000, г. Санкт-Петербург,
Невский пр-т, д. 100, кв. 50
ИНН 780112345678
СНИЛС 123-456-789 00

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии с приглашением от «15» января 2025 года на собеседование на должность «Директор по развитию продаж» мною были понесены следующие расходы:

• Авиабилеты Санкт-Петербург – Новосибирск – Санкт-Петербург: 14 000 рублей.
• Проживание в гостинице «Сибирь»: 1 100 рублей.
• Питание: 1 000 рублей.
• Проезд на общественном транспорте: 100 рублей.

Итого: 16 200 (Шестнадцать тысяч двести) рублей.

Копии документов, подтверждающих расходы, прилагаются.

Прошу компенсировать мне указанные выше расходы.

«26» января 2025 года _________________ / Р.К. Фаберже /

Нельзя требовать с соискателя, не являющегося сотрудником компании, написания авансового отчета. Он не является подотчетным лицом. Основанием для выплаты служит именно его заявление с приложенными первичными документами.

Бухгалтерский и налоговый учет: практический пример

Рассмотрим ситуацию на конкретном примере.

Условие: ООО «Инновация» компенсирует соискателю Р.К. Фаберже расходы на поездку в Новосибирск на собеседование. Общая сумма подтвержденных расходов составила 16 200 рублей. Компания работает на общей системе налогообложения (ОСНО).

Решение:

1. Налог на прибыль: Вся сумма 16 200 рублей признается в составе прочих расходов, что уменьшает налогооблагаемую базу.
2. Налог на доходы физических лиц: С суммы компенсации 16 200 рублей удерживается НДФЛ: 16 200 * 13% = 2 106 рублей.
3. Выплата соискателю: На руки Р.К. Фаберже получает: 16 200 – 2 106 = 14 094 рублей.

• Бухгалтерские проводки:
  • Дебет 26 (44) «Общехозяйственные расходы» Кредит 76.6 «Расчеты с соискателями»
    – 16 200 руб. – начислена компенсация расходов соискателю.
  • Дебет 76.6 «Расчеты с соискателями» Кредит 68.1 «Расчеты по НДФЛ»
    – 2 106 руб. – удержан налог на доходы физических лиц.
  • Дебет 68.1 «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51 «Расчетные счета»
    – 2 106 руб. – перечислен налог на доходы физических лиц в бюджет.
  • Дебет 76.6 «Расчеты с соискателями» Кредит 50 «Касса»
    – 14 094 руб. – выдана компенсация соискателю из кассы.

Актуальные государственные программы поддержки

Для снижения финансовой нагрузки на компании, привлекающие кадры из других регионов, государство реализует программы поддержки.

Программа «Трудовая мобильность» продолжает действовать в обновленном формате. В 2025 году она распространяется на работодателей, создающих рабочие места в регионах, испытывающих дефицит квалифицированных кадров, а также в регионах с опережающим социально-экономическим развитием.

Условия для рДополнительные условия трудового договорааботодателя:

• Заключение трудового договора с привлекаемым гражданином на срок не менее одного года (в редакции программы на 2025 год).
• Отсутствие задолженности по налогам, сборам и заработной плате.
• Участие работодателя в софинансировании переезда работника (как правило, не менее 25% от общей суммы затрат).

Работодатель, выполнивший условия программы, может получить от государства сертификат на сумму до 150 000 рублей (точный размер зависит от региона и приоритетности профессии). Эти средства можно направить на оплату проезда работника и членов его семьи, провоза багажа, аренду жилья на первое время.

Информационно-аналитическая система «Работа в России» (общероссийская база вакансий) остается ключевым инструментом для поиска и подбора кадров. В 2025 году функционал портала расширен: добавлены сведения об условиях труда, возможности карьерного роста, наличии корпоративного жилья, данных о экологической обстановке в регионе. Доступ к базе для работодателей и соискателей остается бесплатным.

Заключение

Оплата расходов соискателя на поездку на собеседование – это эффективный инструмент для привлечения лучших специалистов. Чтобы эта операция была финансово безопасной для компании, необходимо соблюсти три ключевых условия: оформить официальное приглашение, получить от соискателя заявление с приложением оправдательных документов и не забыть исчислить и удержать налог на доходы физических лиц. Правильный подход к оформлению не только минимизирует риски, но и закладывает основу для долгосрочных и продуктивных отношений с будущим сотрудником.