Личное дело сотрудника
Ведение личных дел является обязательным только для государственных и муниципальных служащих. Для коммерческих организаций это право, а не обязанность, которая должна быть закреплена в локальном нормативном акте
Правовая основа
Ключевые нормативные акты:
- Трудовой кодекс РФ (Глава 14)
- Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»
Организация работы с личными делами
Кто должен вести личные дела
- Обязательно: Государственные и муниципальные служащие
- Рекомендуется: Руководители, главные бухгалтеры, материально ответственные лица
- По желанию работодателя: Все сотрудники организации
Образец приказа о ведении личных дел
Общество с ограниченной ответственностью «Профит»
ИНН 7701234567
ПРИКАЗ № 25-к
г. Москва
«15» марта 2025 г.О введении системы ведения личных дел работников
В целях систематизации кадрового учета и обеспечения защиты персональных данных работников
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Ввести с 01 апреля 2025 года систему ведения личных дел на всех сотрудников ООО «Профит».
- Утвердить Положение о ведении личных дел работников (приложение 1).
- Назначить специалиста отдела кадров Семенову Анну Викторовну ответственной за ведение, учет и хранение личных дел.
- Всем руководителям структурных подразделений обеспечить представление сотрудниками необходимых документов для формирования личных дел в срок до 25.03.2025.
- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Основание: ст. 86-90 ТК РФ, Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных».
Генеральный директор: ______________ / Петров И.А. /
Состав личного дела
Базовый пакет документов
1. При приеме на работу:
- Копия паспорта (основные страницы + прописка)
- Копии документов об образовании
- Копия СНИЛС
- Копия ИНН
- Документы воинского учета (для военнообязанных)
- Медицинская справка (при необходимости)
- Справка о судимости (для определенных должностей)
2. Кадровые документы:
- Заявление о приеме на работу
- Анкета или личный листок по учету кадров
- Трудовой договор
- Копия приказа о приеме
- Должностная инструкция
3. В процессе работы:
- Дополнительные соглашения к договору
- Копии приказов (о переводе, отпусках, поощрениях)
- Результаты аттестаций
- Документы о повышении квалификации
- Заявления работника
Рекомендуется включать в личное дело согласие на обработку персональных данных по новой утвержденной форме Роскомнадзора.
Порядок ведения и учета
Порядок действий
- Издать приказ о ведении личных дел
- Разработать Положение о работе с персональными данными
- Завести журнал учета личных дел
- Оформить дела по утвержденной номенклатуре
- Обеспечить защиту (сейфы, ограничение доступа)
- Ознакомить сотрудников с порядком работы с персональными данными
Образец внутренней описи личного дела
Внутренняя опись документов личного дела № 15
Петрова Анна Сергеевна
должность: менеджер по продажам
№ п/п Наименование документа Дата документа Количество листов Примечание 1 Заявление о приеме на работу 15.03.2025 1 2 Личный листок по учету кадров 15.03.2025 2 3 Копия паспорта — 4 заверено 15.03.2025 4 Копия диплома о высшем образовании — 2 заверено 15.03.2025 5 Трудовой договор № 45 15.03.2025 8 6 Копия приказа о приеме № 25-к 15.03.2025 1 Итого: 18 листов
Специалист отдела кадров: ______________ / Семенова А.В. /
«15» марта 2025 г.
Хранение и защита персональных данных
Требования к хранению
- Бумажные дела: сейфы или металлические шкафы
- Электронные данные: шифрование, парольная защита
- Доступ: только уполномоченные сотрудники
- Учет: журнал движения личных дел
Сроки хранения
- Личные дела руководителей — постоянно
- Личные дела рядовых сотрудников — 75 лет
- Кадровые приказы — не менее 5 лет
- Документы по зарплате — не менее 6 лет
Ответственность за нарушения
Административная ответственность по КоАП РФ:
| Нарушение | Статья КоАП | Штраф для организации | Штраф для должностного лица |
|---|---|---|---|
| Нарушение порядка обработки персональных данных | 13.11 | до 150 000 руб. | до 20 000 руб. |
| Разглашение персональных данных | 13.14 | до 50 000 руб. | до 5 000 руб. |
Уголовная ответственность (ст. 137 УК РФ):
- Штраф до 300 000 руб.
- Лишение права занимать определенные должности
- Принудительные работы или лишение свободы
Образцы дополнительных документов
Журнал учета личных дел
№ дела ФИО сотрудника Должность Дата заведения Примечание ЛД-1 Петров И.С. Директор 15.03.2025 ЛД-2 Иванова М.П. Бухгалтер 15.03.2025 ЛД-3 Петрова А.С. Менеджер 15.03.2025
Заверительный лист личного дела
Лист-заверитель дела № ЛД-3
В деле подшито и пронумеровано 18 (восемнадцать) листов, в том числе:
- листов внутренней описи: 1
- пропущенных номеров: нет
Особенности физического состояния дела: документы в хорошем состоянии
Специалист отдела кадров: ______________ / Семенова А.В. /
«15» марта 2025 г.
