Уход в отпуск

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск — одна из ключевых гарантий работника по Трудовому кодексу РФ. Правильное оформление отпускной процедуры защищает компанию от штрафов и споров с сотрудниками. 

График отпусков: основа для планирования

График отпусков — это обязательный, а не рекомендательный документ как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

График на следующий календарный год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего года.

Если в компании есть профсоюз, график отпусков необходимо согласовать с его выборным органом (ст. 372 ТК РФ).

Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с графиком под подпись. Это можно сделать:

• На самом графике.
• В отдельной ведомости ознакомления.

Кто имеет право на отпуск в удобное время?

Закон предоставляет привилегию некоторым категориям работников выбирать время отпуска по своему желанию (ст. 122, 123, 286 ТК РФ):

• Женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него.
• Работники в возрасте до 18 лет.
• Усыновители детей в возрасте до 3 месяцев.
• Совместители (могут взять отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы).
• Супруг в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам.
• Ветераны боевых действий, инвалиды, чернобыльцы и другие льготные категории (на основании федеральных законов).

Если сотрудник не входит в эти категории, перенос отпуска возможен только по соглашению с работодателем или при наличии уважительных причин, предусмотренных законом (болезнь, исполнение гособязанностей и т.д.).

Обязательное уведомление об отпуске

Даже если график утвержден и сотрудник с ним ознакомлен, работодатель обязан уведомить его о предстоящем отпуске за 2 недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Уведомление вручается под подпись.

Последствия нарушения:

• Работник может потребовать перенести отпуск.
• Компании грозит административный штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: от 30 000 до 50 000 руб. — для юрлица, от 1 000 до 5 000 руб. — для должностного лица.

Оплата отпуска

Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Нарушение этого срока влечет материальную ответственность работодателя в виде компенсации за каждую день просрочки.

Образцы документов

Уведомление о начале отпуска

ООО «Все о кадрах»
ИНН 7701234567
Сотруднику: Петрову Илье Сергеевичу
Должность: Менеджер по продажам

УВЕДОМЛЕНИЕ
о начале ежегодного оплачиваемого отпуска

Уважаемый Илья Сергеевич!
Настоящим уведомляем Вас, что в соответствии с утвержденным графиком отпусков на 2025 год и приказом от 15.05.2025 № 45-к, Вам предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней с 16 июня 2025 года по 29 июня 2025 года включительно.

Выход на работу: 30 июня 2025 года.

Оплата отпуска будет произведена в установленные законом сроки.

С уведомлением ознакомлен: ______________ / Петров И.С. / (дата)
Ответственный за вручение: ______________ / Семенова А.В. / (дата)

Заявление о переносе отпуска по причине болезни

Генеральному директору
ООО «Все о кадрах»
Иванову П.С.
от менеджера по продажам
Петрова Ильи Сергеевича

ЗАЯВЛЕНИЕ

о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

Мне, Петрову Илье Сергеевичу, в соответствии с графиком отпусков был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 16.06.2025 по 29.06.2025.
В период с 19.06.2025 по 25.06.2025 я находился на лечении, что подтверждается листком нетрудоспособности № 1234567890 от 19.06.2025.
На основании ст. 124 Трудового кодекса РФ прошу перенести неиспользованную часть отпуска в количестве 7 (семи) календарных дней на период с 01.09.2025 по 07.09.2025.

Приложение: листок нетрудоспособности № 1234567890 от 19.06.2025.

Дата: 26.06.2025
Подпись: ______________ / Петров И.С. /

Чек-лист оформления отпуска для HR

• За 2 недели до отпуска: Вручить сотруднику уведомление под подпись.
• За 3 дня до отпуска:
  • Издать приказ (по форме Т-6 или в свободной форме).
  • Ознакомить сотрудника с приказом под подпись.
  • Произвести расчет и выплатить отпускные.
• В день начала отпуска: Отметить период отпуска в табеле учета рабочего времени (буквой «ОТ» или цифровым кодом «09»).
• При отказе сотрудника: Составить акт об отказе от ознакомления с приказом в присутствии 2-3 свидетелей.