Оформляем перенос отпуска

Ситуация с переносом ежегодного оплачиваемого отпуска знакома практически каждой организации. Она может возникать как по инициативе сотрудника (внезапные семейные обстоятельства, болезнь), так и по инициативе работодателя (необходимость завершения срочного проекта, сезонный пик нагрузки). Однако многие работодатели допускают серьезные ошибки в оформлении этой процедуры, ограничиваясь лишь заявлением сотрудника без надлежащего документального сопровождения. 

1. Правовые основы и законные основания для переноса

Право работника на ежегодный оплачиваемый отпуск гарантировано статьей 114 Трудового кодекса Российской Федерации. График отпусков, утверждаемый за две недели до начала календарного года, является обязательным для обеих сторон. Однако законодатель предусмотрел ряд исключений.

Основания для переноса отпуска по инициативе работодателя (Статья 124 Трудового кодекса Российской Федерации):

• Несвоевременная оплата отпуска. Если работодатель нарушил срок выплаты отпускных (менее чем за три дня до начала отдыха), и сотрудник написал заявление о переносе.
• Несвоевременное уведомление о начале отпуска. Если работодатель не предупредил сотрудника о дате начала отпуска за две недели (под подпись), и сотрудник потребовал переноса.
• Временная нетрудоспособность работника. Если сотрудник заболел во время уже начавшегося отпуска, подтвердив это больничным листом. В этом случае отпуск продлевается автоматически на количество дней болезни, а по заявлению сотрудника неиспользованные дни могут быть перенесены на другой период.
• Исполнение государственных или общественных обязанностей. Если на период отпуска пришлось время, когда работник был призван, например, в качестве присяжного заседателя или свидетеля в суде.
• Исключительные случаи, препятствующие нормальной работе организации. Это основание требует письменного согласия сотрудника. Перенос в этом случае допускается не более чем на год, а использование отпуска запрещается позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставлен.

Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещено законом.

Основания для переноса отпуска по инициативе работника:

Сотрудник вправе обратиться к работодателю с просьбой о переносе отпуска по любым семейным или иным обстоятельствам (рождение ребенка, свадьба, необходимость ухода за больным родственником). Решение в этом случае остается на усмотрение работодателя. Отказ не будет считаться нарушением, если на это нет объективных производственных причин.

2. Пошаговая процедура оформления переноса отпуска

Шаг 1: Получение и регистрация документа-основания

Первым и ключевым этапом является получение от сотрудника документа, который служит основанием для переноса.

• Заявление работника о переносе отпуска (в произвольной форме).
• Листок временной нетрудоспособности (если перенос из-за болезни).
• Справка или иной документ, подтверждающий исполнение государственных обязанностей.

Шаг 2: Издание приказа о переносе отпуска

На основании полученного документа издается приказ. Унифицированной формы для такого приказа не существует, поэтому он составляется в свободной форме с обязательным включением всех необходимых реквизитов.

Шаг 3: Ознакомление работника с приказом

Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись. В случае отказа от ознакомления необходимо составить соответствующий акт в присутствии двух свидетелей.

Шаг 4: Внесение изменений в кадровые документы

На основании приказа вносятся корректировки в следующие документы:

• График отпусков (форма Т-7): В графах 8 и 9 указываются реквизиты приказа о переносе и новые даты отпуска.
• Табель учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13): Исправляются коды и дни, приходящиеся на первоначальный и новый период отпуска.
• Личная карточка работника (форма Т-2): В раздел VIII вносится запись о переносе с указанием реквизитов приказа.

Образец заявления работника о переносе отпуска в связи с болезнью

Генеральному директору
ООО «Профит»
Семенову А.В.
от ведущего специалиста
отдела маркетинга
Волковой Анны Игоревны

ЗАЯВЛЕНИЕ

На основании графика отпусков на 2025 год мне был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 10 по 31 марта 2025 года.

В период с 15 по 20 марта 2025 года я находилась на лечении и была временно нетрудоспособна, что подтверждается листком нетрудоспособности серии 125 № 456123, выданным ГБУЗ «Городская поликлиника № 1».

На основании части 1 статьи 124 Трудового кодекса Российской Федерации прошу перенести 6 (шесть) календарных дней неиспользованного отпуска (с 15 по 20 марта 2025 года) на другой срок, согласованный со мной, — с 14 по 19 июля 2025 года.

Приложение: листок временной нетрудоспособности от 15.03.2025.

«01» апреля 2025 года _________________ / А.И. Волкова /

Образец заявления работника о переносе отпуска по семейным обстоятельствам

Генеральному директору
ООО «Профит»
Семенову А.В.
от менеджера по продажам
Петрова Дмитрия Сергеевича

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии с утвержденным графиком отпусков на 2025 год мой ежегодный оплачиваемый отпуск запланирован на период с 01 по 28 июня 2025 года.

В связи с необходимостью сопровождения ребенка на лечение в другой город в указанный период, прошу Вас рассмотреть возможность переноса моего отпуска на период с 15 сентября по 12 октября 2025 года.

Прошу Вас учесть мои семейные обстоятельства и пойти навстречу.

«15» мая 2025 года _________________ / Д.С. Петров /

Образец приказа о переносе отпуска

Общество с ограниченной ответственностью «Профит»
(ООО «Профит»)

ПРИКАЗ № 32-к
о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

г. Москва
«02» апреля 2025 года

В связи с временной нетрудоспособностью ведущего специалиста отдела маркетинга Волковой Анны Игоревны в период с 15 по 20 марта 2025 года, подтвержденной листком нетрудоспособности серии 125 № 456123, и на основании ее заявления от 01.04.2025, руководствуясь статьей 124 Трудового кодекса Российской Федерации,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перенести 6 (шесть) календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска Волковой Анны Игоревны с периода с 15 по 20 марта 2025 года на период с 14 по 19 июля 2025 года.
2. Бухгалтерии (главному бухгалтеру Сидоровой О.И.) произвести перерасчет отпускных выплат в установленном порядке.
3. Начальнику отдела кадров (Петровой А.В.):
   • внести соответствующие изменения в график отпусков на 2025 год;
   • отразить изменения в табеле учета рабочего времени и личной карточке работника (форма Т-2);
   • ознакомить Волкову А.И. с настоящим приказом под подпись.

Основание:

1. Заявление Волковой А.И. от 01.04.2025.
2. Листок временной нетрудоспособности серии 125 № 456123 от 15.03.2025.

Генеральный директор: _________________ / А.В. Семенов /

С приказом ознакомлена:
Волкова А.И. _________________ / А.И. Волкова / «02» апреля 2025 года

3. Особые случаи и нюансы 

• Отзыв из отпуска. Важно не путать перенос с отзывом. Отзыв возможен только с согласия работника и оформляется отдельным приказом. Неиспользованные в связи с отзывом дни присоединяются к отпуску в текущем или следующем рабочем году.
• Продление отпуска. При наступлении страхового случая (болезнь, исполнение гособязанностей) во время отпуска он автоматически продлевается на соответствующее количество дней. Для этого не требуется издания приказа, но необходимо внести корректировки в табель.
• Перенос отпуска при увольнении. Если сотрудник увольняется, не использовав отпуск, ему выплачивается денежная компенсация. Перенос отпуска с последующим увольнением не допускается, за исключением случаев увольнения по собственному желанию по согласованию с работодателем.
• Электронный документооборот. В 2025 году все более распространенным становится получение заявлений от сотрудников в электронном виде, заверенных квалифицированной электронной подписью. Такие документы имеют равную юридическую силу с бумажными.

4. Ответственность за нарушение процедуры переноса

Неправильное оформление или незаконный отказ в переносе отпуска могут повлечь за собой:

• Административную ответственность по статье 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (штраф для должностных лиц — до 20 000 рублей, для юридических лиц — до 50 000 рублей).
• Обязанность выплатить компенсацию сотруднику за неиспользованные дни отпуска в повышенном размере при увольнении.
• Восстановление сотрудника на работе с оплатой вынужденного прогула, если его уволили за прогул, возникший из-за неправильно оформленного переноса отпуска.