Работник на семинаре

Направление сотрудников на семинары — распространенная практика для повышения их квалификации. Однако когда обучение затрагивает выходные дни, у кадровых специалистов и бухгалтеров возникает множество вопросов. Как правильно оформить отсутствие сотрудника? Что проставить в табеле учета рабочего времени? Какие выплаты положены работнику и как учесть затраты компании? В этой статье мы подробно разберем все аспекты оформления и оплаты обучения на семинарах с учетом актуальных требований законодательства.

Правовые основы направления на обучение

Согласно части 1 статьи 196 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель имеет право самостоятельно определять необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд, а также выбирать формы такого обучения. К таким формам относятся и краткосрочные семинары продолжительностью менее 72 часов.

Примечание: Если работодатель инициирует обучение и направляет сотрудника на семинар для выполнения его трудовых функций, такую подготовку можно считать повышением квалификации. Следовательно, на нее распространяются гарантии, предусмотренные статьей 187 Трудового кодекса Российской Федерации.

Гарантии и компенсации для сотрудника

Работникам, направляемым на повышение квалификации с отрывом от работы (включая семинары), гарантируется:

Сохранение места работы (должности).
Сохранение среднего заработка по основному месту работы на весь период обучения.

Образец приказа о направлении на семинар с сохранением среднего заработка

ПРИКАЗ № 45-к
о направлении сотрудника на семинар

Город Москва «17» марта 2025 года

В связи с производственной необходимостью и в целях повышения квалификации сотрудника

ПРИКАЗЫВАЮ:

Направить менеджера по продажам Николаева Владимира Сергеевича для участия в обучающем семинаре «Эффективные продажи в B2B-сегменте» с 20 по 22 марта 2025 года, проводимом ООО «Бизнес-Консалтинг».

Установить, что период обучения с 20 по 22 марта 2025 года является для Николаева В.С. временем исполнения трудовых обязанностей с сохранением за ним среднего заработка.

Бухгалтерии (Ивановой А.С.) произвести расчет среднего заработка за период обучения Николаева В.С.

Специалисту отдела кадров (Семеновой М.В.):

ознакомить Николаева В.С. с настоящим приказом под роспись;

отразить в табеле учета рабочего времени дни обучения кодом «07» (повышение квалификации с отрывом от работы).

Основание: служебная записка начальника отдела продав от 15.03.2025, договор на оказание образовательных услуг от 10.03.2025 № 123/О.

Генеральный директор _________________ / Петров И.И./

С приказом ознакомлен:
Менеджер по продажам _________________ / Николаев В.С./
«17» марта 2025 года

Оформление отсутствия и работа в выходные дни

1. Отметка в табеле учета рабочего времени

В табеле по формам Т-12 или Т-13 дни обучения отмечаются:

Буквенным кодом «ПК» или цифровым кодом «07» — повышение квалификации с отрывом от работы.
Если семинар выездной и оформлен как командировка, используется код «К» (06).

2. Обучение в выходные дни

В соответствии со статьями 106 и 107 Трудового кодекса Российской Федерации, выходные дни — это время отдыха, которое работник использует по своему усмотрению. Работодатель не может принудительно направить сотрудника на обучение в его выходные дни без его согласия.

Если сотрудник согласен на обучение в выходной, это требует отдельного оформления. Трудовой кодекс не обязывает работодателя оплачивать такой день по двойному тарифу, как работу в выходной, поскольку формально сотрудник не выполняет свою трудовую функцию, а обучается.

Рекомендуемое решение: Заключить с сотрудником дополнительное соглашение, в котором предусмотреть компенсацию за обучение в выходной день.

Образец дополнительного соглашения об обучении в выходной день

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору от 16.08.2023 № 45

Город Москва «17» марта 2025 года

Общество с ограниченной ответственностью «Все о кадрах», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Генерального директора Петрова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и менеджер по продажам Николаев Владимир Сергеевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

В связи с производственной необходимостью и с согласия Работника, установить, что его участие в семинаре «Эффективные продажи в B2B-сегменте» 22 марта 2025 года (суббота, являющаяся для Работника выходным днем) признается исполнением трудовых обязанностей.

За участие в семинаре в выходной день Работодатель выплачивает Работнику компенсацию в размере одинарной дневной тарифной ставки (оклада) в дополнение к среднему заработку, сохраняемому за весь период обучения.

По желанию Работника вместо денежной компенсации ему может быть предоставлен другой день отдыха.

Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора и вступает в силу с момента его подписания.

Подписи Сторон:

Работодатель:
Генеральный директор ООО «Все о кадрах» _________________ / Петров И.И./

Работник:
Менеджер по продажам _________________ / Николаев В.С./

Виды семинаров и налоговый учет расходов

Для корректного учета затрат принципиально важно различать виды семинаров.

1. Обучающий семинар

Цель: Повышение квалификации, получение новых знаний и навыков.
Документ по итогам: Сертификат участника.
Учет расходов: Затраты учитываются в составе прочих расходов на основании подпункта 23 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации.
Условие для признания расходов: Семинар должен проводиться российским образовательным учреждением, имеющим государственную лицензию, либо иностранным учреждением с соответствующим статусом. Программа должна способствовать более эффективной работе сотрудника.

2. Информационно-консультационный семинар

Цель: Консультация, обмен опытом, получение актуальной информации.
Учет расходов: Затраты учитываются как расходы на консультационные услуги на основании подпункта 15 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации.

Примечание: Налоговые органы уделяют пристальное внимание обоснованности расходов на консалтинговые услуги. Во избежание претензий пакет документов должен быть полным и доказывать производственную необходимость.

Пакет документов для подтверждения расходов

Для обоснования расходов на семинар в целях налогообложения прибыли необходим следующий пакет документов:

Договор с организатором семинара.
Приказ руководителя о направлении сотрудника.
Программа семинара с указанием тематики и продолжительности.
Акт об оказании услуг.
Счет-фактура (для НДС).
Документ, подтверждающий участие (сертификат, программа с отметкой о присутствии).

Налогообложение и страховые взносы

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ): Стоимость обучения, оплаченная работодателем в интересах компании, не облагается НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации.
Страховые взносы: Оплата самого обучения и компенсация связанных с ним расходов (проезд, проживание) не подлежат обложению страховыми взносами. Однако сохраняемый средний заработок за период обучения облагается взносами в обычном порядке.
Налог на добавленную стоимость (НДС): Если организатор семинара является плательщиком НДС и выставляет счет-фактуру, компания вправе принять этот налог к вычету.