Вправе ли организация принять работника на должность, не указанную в штатном расписании?
Вопрос о том, можно ли принять работника на должность, не указанную в штатном расписании, на практике возникает достаточно часто. Дело в том, что небольшие коммерческие организации вообще подвергают сомнению необходимость наличия штатного расписания. Расскажем, какого мнения в данной ситуации придерживаются специалисты Роструда.
Прежде всего ответим на вопрос: является ли штатное расписание для организации обязательным документом? В силу ст. 15 ТК РФ под трудовыми отношениями понимаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, в частности, работы по должности в соответствии со штатным расписанием.
Кроме того, ст. 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ, где перечислены обязательные для включения в трудовой договор условия, установлено: в трудовом договоре указываются… трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)…
Итак, из приведенных норм следует, что штатное расписание в организации должно быть и именно в нем поименованы должности работников, без которых деятельность организации невозможна.
Какова форма штатного расписания? Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и численности работников организации. Об этом говорится в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Отметим, что согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон N 402-ФЗ) использование форм, утвержденных названным постановлением, с 2013 года не является обязательным. Соответствующие разъяснения Роструда можно найти в письмах от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1 и от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1.
Роструд в Письме от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1 при рассмотрении вопроса о применении негосударственными организациями с 1 января 2013 года форм первичных учетных документов, в том числе штатного расписания, разработанных ими самостоятельно, уточнил: штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда. Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Таким образом, Роструд пришел к выводу, что негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно.
Можно ли принять работника на должность, не указанную в штатном расписании? Вопрос о включении должностей работников в штатное расписание организации был рассмотрен Рострудом в Письме от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1. Чиновники подтвердили, что порядок составления штатного расписания в действующем законодательстве не определен. Как правило, штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
По мнению специалистов ведомства, изложенному в данном письме, должность в трудовом договоре с работником следует указывать в строгом соответствии со штатным расписанием, принятие же работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо. В обоснование своей позиции Роструд напомнил нормы ст. 57 ТК РФ, согласно которой наименование должности, профессии или специальности указывается в трудовом договоре в соответствии со штатным расписанием организации.
Особое внимание было обращено на следующий момент: отсутствие должностей в штатном расписании, в частности, может существенно затруднить проведение мероприятий по сокращению численности работников или штата. Кроме того, в отдельных случаях это может быть расценено Государственной инспекцией труда как нарушение, за которое ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность.
В заключение еще раз перечислим основные выводы, которые содержатся в разъяснениях Роструда по поводу оформления штатного расписания и трудового договора с работником:
— штатное расписание является обязательным для всех организаций;
— форма этого документа разрабатывается организацией самостоятельно и утверждается ее руководителем;
— недопустимо принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, при этом должность в трудовом договоре с работником следует указывать в строгом соответствии со штатным расписанием.
