Как навести порядок в кадровых документах
Говорят, что характер женщины можно определить по состоянию ее сумочки. Если представить кадровую службу аксессуаром слабого пола, то как обстоят дела в вашей «сумочке»? Творческий ли это беспорядок, заставляющий каждый раз объявлять в розыск нужные документы, или педантичная четкость, дающая свободную минутку в результате системно выстроенной кадровой логистики документов? Второй вариант гораздо приоритетнее первого. Разложим по полочкам кадровые документы.
Категории кадровых документов
В соответствии со ст. 5 ТК РФ регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами осуществляется:
1) трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда), состоящим из ТК РФ, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права;
2) иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права:
— указами Президента России;
— постановлениями Правительства РФ и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;
— нормативными правовыми актами органов исполнительной власти субъектов РФ;
— нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Также трудовые отношения (и иные непосредственно связанные с ними отношения) регулируются коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.
Из ст. 56 ТК РФ мы видим, что кроме вышеперечисленных документов, в отделе кадров должны быть в наличии трудовые договоры работников.
Фрагмент документа. Часть 1 статьи 56 ТК РФ
Кроме того, ТК РФ дает право работодателю заключать в соответствии со ст. 244 письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.
В целом ТК РФ присваивает кадровым документам несколько категорий. Условно их можно разделить на:
— локальные нормативные акты (ЛНА);
— приказы;
— коллективные договоры;
— соглашения;
— трудовые договоры;
— договоры о материальной ответственности.
В Таблице 1 укажем, какие документы к какой категории относятся, кем разрабатываются и насколько необходимы.
Таблица 1
| N п/п | Категория кадровых документов | Определение | Кем разрабатывается/принимается | Обязательность наличия в организации | Норма законодательства |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | Локальный нормативный акт (ЛНА) | Нормативный акт работодателя, содержащий нормы трудового права, принятый работодателем в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями | Разрабатывается работодателями — юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями | Подразделяются на обязательные, необязательные и ситуационные | Ст. 8 ТК РФ |
| 2 | Приказ (распоряжение) | Организационно-распорядительный документ, издаваемый руководителем организации и содержащий обязательные для работника(ов) нормы | Издается работодателем за подписью руководителя организации или уполномоченного лица | Обязателен | Ст. 62, 68, 84.1, 193 ТК РФ и др. |
| 3 | Коллективный договор | Правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя | Заключается работодателем и работниками в лице их представителей в ходе коллективных переговоров | Необязателен | Ст. 40 ТК РФ |
| 4 | Соглашение | Правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения и устанавливающий общие принципы регулирования связанных с ними экономических отношений | Заключается полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, межрегиональном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях социального партнерства в пределах их компетенции | Необязательно; однако, если работодатель, подпадающий под действие отдельно оговоренного в ТК РФ соглашения, не успел письменно мотивированно отказаться от присоединения, то становится обязательным | Ст. 45 ТК РФ |
| 5 | Трудовой договор | Соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка | Разрабатывается работодателем, заключается работодателем с работником | Обязателен | Ст. 56 и 67 ТК РФ |
| 6 | Договор о полной материальной ответственности | Договор о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работнику/работникам имущества, заключаемый с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество | Разрабатывается работодателем, заключается работодателем с работником(ами) | Необязателен | Ст. 244 ТК РФ |
| 7 | Графики отпусков, служебные задания и др. | Разнообразные кадровые документы | Разрабатываются и утверждаются работодателем | Некоторые — обязательны, другие становятся обязательными в определенных случаях | Ст. 123 ТК РФ, другие НПА |
Коллективный договор и соглашения имеют договорную природу разработки, в ходе которой стороны могут прийти к обоюдному компромиссу. Подробные правила разработки коллективных договоров и соглашений установлены гл. 7 ТК РФ.
К сведению. Иногда органы исполнительной власти и проверяющие настаивают на разработке коллективных договоров и соглашений, порой даже путем официального обращения к работодателям. Решение работодателя в данном случае должно быть принято исходя из целесообразности таких документов, применимо к конкретным трудовым отношениям, специфики организации и организационно-производственным процессам, но никак не под давлением.
Итак, мы выяснили, что такие кадровые документы, как коллективный договор, соглашения, договоры о материальной ответственности, имеют необязательный характер и за их отсутствие работодатель не понесет никакой ответственности.
Обязательные ЛНА
Стоит отметить, что ЛНА имеют, как правило, одностороннюю природу разработки. ЛНА — это внутренние «законы» компании, разработанные работодателями (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), на которые не может влиять работник.
Локальные нормативные акты регулируют те особенности трудовых отношений работника и работодателя, которые специфичны исключительно для трудовых отношений конкретной организации. Например, правилами внутреннего трудового распорядка можно установить такие нюансы, как режим работы, размер доплаты в ночное время и т. д.
К сведению. В начало любого ЛНА целесообразно включить все понятия и определения, которыми оперирует данный акт. Однако нет необходимости переписывать статьи ТК РФ. Этот документ должен быть лаконичным, емким, ясным и понятным для работодателя и работника.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
По сути, это «конституция» организации.
К сведению. Если в компании есть представительный орган работников, то ПВТР утверждаются работодателем с учетом его мнения. Кроме того, возможна процедура согласования с представительным органом работников, где необходимы подписи обеих сторон (ст. 8 ТК РФ).
Процедура учета мнения профсоюза при разработке ПВТР следующая:
— проект ПВТР и обоснование по нему направляются в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников;
— выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее пяти рабочих дней со дня его получения направляет работодателю в письменной форме мотивированное мнение по проекту;
— если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения;
— при недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять ПВТР, которые могут быть обжалованы выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд.
Отметим, что часто ПВТР являются приложением к коллективному договору (при условии, что в организации заключен коллективный договор). Но это не означает, что работодатель не сможет утвердить ПВТР как самостоятельный ЛНА.
Положение об оплате труда прямо не предусмотрено как обязательный ЛНА, в отличие от тех же ПВТР. Однако, согласно ст. 135 ТК РФ, заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. Кстати, во многих организациях еще есть Положения о премировании (о материальном стимулировании, поощрении, вознаграждении по итогам работы и т. п.).
Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Соответственно, если у работников вся система оплаты труда содержится в заключенном трудовом договоре, то положение об оплате труда не будет являться обязательным. Но такая ситуация маловероятна. Если в трудовом договоре устанавливается только оклад, а фактически дополнительно выплачиваются различные премии, бонусы, компенсационные выплаты, то положение об оплате труда переходит в категорию обязательных ЛНА.
К сведению. Обратите внимание: в соответствии со ст. 135 ТК РФ, если работодатель все же решил разработать положение об оплате труда и в организации есть профсоюз, то так же, как и правила внутреннего трудового распорядка, данный ЛНА принимается работодателем с учетом мнения представительного органа работников (в аналогичном порядке).
Положение о персональных данных работников является обязательным ЛНА и регулируется ст. 86 ТК РФ и специальным законом, указанным в Таблице 2 (на стр. 53).
Работодатель при приеме на работу сотрудников должен взять с них согласие на обработку персональных данных. Чтобы не увеличивать объем документооборота, можно в трудовой договор включить следующее положение: «Заключая настоящий трудовой договор, я даю согласие на обработку своих персональных данных в соответствии со ст. 86 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».
К сведению. Если организацию ожидает проверка контролирующих органов в отношении персональных данных, а у работодателя нет положения об оплате труда и согласий от работников на обработку персональных данных, то не стоит переживать — данные документы можно сформировать и подписать до начала проверки. О сроках проверки работодатель может узнать из планов проверок на официальных сайтах Генеральной прокуратуры и Государственной инспекции труда, которые публикуются в конце года (обычно в конце декабря), предшествующего проверочным мероприятиям.
Должностные инструкции (инструкции по профессии прямо не предусмотрены ТК РФ, однако могут быть разработаны в качестве ЛНА, если в трудовых договорах работников не описаны трудовые функции. Данная позиция отражена в письме Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 N 4412-6. Особенно удобно иметь должностные инструкции (инструкции по профессии) в качестве ЛНА в большой организации. Кстати, они могут быть оформлены и как приложение к трудовому договору.
Законодательство не регламентирует четкие формы и правила разработки должностной инструкции (инструкции по профессии). Должностная инструкция (инструкция по профессии) оформляется на усмотрение работодателя. Чем подробнее будут прописаны квалификационные требования, трудовые функции, сроки выполнения заданий и предоставления отчетности, тем легче будет сотрудничать работнику и работодателю.
К сведению. Имейте в виду: если работодатель заключил с работником трудовой договор, но не описал в нем подробно трудовую функцию и не ознакомил с должностной инструкцией, он несет риск нечеткого выполнения задач и невозможности повлиять на сотрудника.
Положение о коммерческой тайне также прямо не предусмотрено ТК РФ, однако ряд статей кодекса регулирует отношения, касающиеся коммерческой тайны. И если трудовая функция работника связана с такими сведениями, то положение о коммерческой тайне в организации должно быть в наличии. Кроме того, если в компании будет отсутствовать подобный акт, уволить работника за разглашение коммерческой тайны будет непросто.
На основании лишь одного пункта в трудовом договоре о том, что работник обязан не разглашать коммерческую тайну, не может быть обеспечен режим ее сохранности. Определение, разграничение информации, составляющей коммерческую тайну, перечень сотрудников, допущенных к подобным сведениям, — все это устанавливается названным документом.
К сведению. Работодателю для разработки внутренних документов целесообразно установить порядок их составления и утверждения. Например, назначить ответственного за подготовку ЛНА (обычно это руководитель отдела персонала), лиц, обязанных предоставить информацию, установить сроки предоставления данных по всем подразделениям и пр.
Положение об аттестации — необязательный ЛНА; он переходит в категорию обязательных в том случае, если работодатель увольняет работников по основанию, предусмотренному п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации).
В положении об аттестации должны быть прописаны:
— порядок формирования аттестационной комиссии;
— сроки подготовки к аттестации;
— сроки проведения процедуры аттестации и ее периодичность;
— четкие критерии и система оценок аттестации квалификации работника;
— результаты аттестации и др.
Отметим, что процедура аттестации воспринимается многими работодателями и работниками как карательная именно в связи с применением вышеуказанной статьи в отношении работников при увольнении. Однако данный инструмент работодателя направлен на выявление как низкой, так и высокой квалификации сотрудников. Поэтому, кроме применения по результатам аттестации такой меры, как увольнение, необходимо включить поощрительные меры (перевод на вышестоящую должность, увеличение премии и т. д.).
Инструкции по охране труда относятся к обязательным ЛНА. Регламентация требований охраны труда в соответствии со спецификой конкретной организации — прямая обязанность работодателя. Утверждение инструкций требует учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, порядок получения которого описан выше. Инструкции по охране труда являются частью доказательственной базы при несчастных случаях на производстве. Поэтому каждый сотрудник должен быть вовремя с ними ознакомлен.
К сведению. Отдельно, думаем, стоит остановиться на штатном расписании и графике отпусков. Как правило, эти документы не являются ЛНА. Однако есть примеры, когда их причисляют к ЛНА. См., например, судебную практику (апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 13.08.2013 по делу N 33-4249/13) и разъяснения Роструда (письмо Роструда от 06.11.2008 N 2535-6-1).
Что здесь можно использовать в качестве аргументов? Из ч. 1 ст. 123 ТК РФ нельзя сделать однозначный вывод, является ли график отпусков ЛНА. Но там прямо предусмотрен учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Кроме того, есть организации, где отсутствует положение об оплате труда, и размер окладов и надбавок отражен в штатном расписании. В данном случае в соответствии со ст. 135 ТК РФ штатное расписание переходит в разряд ЛНА. Ведь согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под личную подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Соответственно, если работник заключил трудовой, в котором, например, установлен оклад и есть ссылка на надбавки в соответствии со штатным расписанием, а положения об оплате труда в организации и коллективного договора нет, то штатное расписание — ЛНА, и с ним должен быть ознакомлен работник как при приеме на работу, так и при изменении заработной платы в процессе работы (ст. 72 ТК РФ).
Однако данная позиция спорная. Напомним, что основной признак ЛНА состоит в том, что он распространяется на неопределенный круг лиц. В то время как, например, в графике отпусков перечислены конкретные сотрудники.
Ниже сведем рассмотренные документы в одну таблицу.
Таблица 2. Сводная таблица обязательных ЛНА
| N | Локальный нормативный акт | Норма законодательства, устанавливающая обязательность ЛНА | Случаи обязательного наличия ЛНА |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Правила внутреннего трудового распорядка | Ст. 15, 189 ТК РФ | Обязательны |
| 2 | Положение о персональных данных работников | Ст. 86 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» | Обязательно |
| 3 | Положение об оплате труда работников | Ст. 135 ТК РФ | Обязательно, если оплата труда не урегулирована в трудовых договорах |
| 4 | Положение о коммерческой тайне | Ст. 37, 57, 81, 243 ТК РФ; Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» | Обязательно, если в трудовых договорах есть обязательство работников о сохранении коммерческой тайны |
| 5 | Положение об аттестации | П. 3 ст. 81 ТК РФ | Обязательно, если работодатель проводит процедуру аттестации и увольняет работников по п. 3 ст. 81 ТК РФ |
| 6 | Должностные инструкции (инструкции по профессии) | Ст. 57 ТК РФ | Обязательны, если должностные обязанности не содержатся в трудовом договоре |
| 7 | Инструкции по охране труда | Ст. 209, 212 ТК РФ | Обязательны |
Документы, не являющиеся ЛНА
Есть категория актов организации, которые не относятся к ЛНА, но за их отсутствие работодатель понесет ответственность. Это, например, приказы о приеме, переводе и увольнении работников, приказы о предоставлении отпуска и пр.
Вопрос. Необходимо ли вести следующие кадровые документы и какова ответственность за их отсутствие в организации: журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников; журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска; журнал регистрации приказов о командировках работников; журнал регистрации командировочных удостоверений; журнал регистрации служебных заданий; журнал регистрации локальных нормативных актов; журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий; журнал учета больничных листов?
Отвечает эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Наталия Павлова
Прежде всего отметим, что единый нормативный правовой акт, в котором установлен перечень кадровых документов, включая журналы, которые должны в обязательном порядке вестись кадровыми службами, отсутствует. Поэтому ниже мы приведем лишь примерный перечень кадровых документов, которые должны быть в любой организации и которые, как правило, требуют инспекторы при проверке соблюдения работодателем трудового законодательства:
— трудовые договоры (оформление должно соответствовать требованиям ст. 56-59 ТК РФ);
— трудовые книжки работников (ст. 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69);
— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Правила);
— книга учета движения трудовых книжек (Правила);
— утвержденные руководителем формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (за основу можно взять унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1);
— правила и инструкции по охране труда, журнал инструктажа по охране труда (ст. 212 ТК РФ, Порядок обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ N 1, Минобразования РФ N 29 от 13.01.2003);
— комплект нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности (ст. 212 ТК РФ);
— штатное расписание (ст. 8 ТК РФ);
— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 8, 21, 22 ТК РФ);
— положение о хранении и использовании персональных данных работника (ст. 87 ТК РФ);
— копии документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ (документы об образовании, о квалификации, наличии специальных знаний, документы воинского учета — военный билет, приписное свидетельство и т. п.);
— документы, подтверждающие прохождение работником предварительных медицинских осмотров (если сотрудники подлежат обязательному медицинскому осмотру (ст. 69, 266, 328, 331 ТК РФ));
— листки временной нетрудоспособности;
— графики отпусков (ст. 123 ТК РФ);
— документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (приказы, докладные и объяснительные записки и т. п. (ст. 193 ТК РФ));
— договоры о полной материальной ответственности с сотрудниками (если эта ответственность предусмотрена для данной категории сотрудников (ст. 243, 244 ТК РФ));
— документы об аттестации рабочих мест (ст. 212 ТК РФ).
К документам, которые в организации не обязательны, но желательны, можно отнести:
— положения о структурных подразделениях;
— положения о персонале;
— должностные инструкции;
— положение об аттестации работников;
— положение о премировании и т. д.;
— коллективный договор (ст. 8, 21, 22 ТК РФ).
Обязанность работодателя вести перечисленные в вопросе журналы регистрации (учета) не установлена ни ТК РФ, ни каким-либо другим нормативным правовым актом. В то же время ведение таких журналов не запрещено и поэтому может быть предусмотрено локальным нормативным актом, устанавливающим порядок кадрового делопроизводства у данного работодателя. Таким образом, с целью систематизации информации об изданных приказах и обеспечения более удобного поиска нужного документа организация вправе (но не обязана) вести в свободной форме соответствующие журналы регистрации (учета) кадровых документов.
Работодателям, даже не очень крупным, стоит иметь в виду, что обязательные ЛНА в организации — это не прихоть кадровика и не формальность, ведь последствия отсутствия обязательных ЛНА в организации следующие: — привлечение работодателя к административной ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ;
— при отсутствии положения об оплате труда работодатель не сможет отнести премии и другие выплаты к расходам на оплату труда в соответствии со ст. 255 Налогового кодекса РФ;
— материальная ответственность согласно ст. 236 ТК РФ;
— восстановление судом на рабочем месте работника, уволенного по основанию, предусмотренному ч. 3 ст. 81 ТК РФ.
