Личная карточка работника - заполняем правильно

Личная карточка — это один из ключевых кадровых документов, в котором аккумулируется полная информация о сотруднике. Несмотря на то, что ее прямое упоминание в Трудовом кодексе Российской Федерации отсутствует, ее важность для кадрового учета, воинского учета и соблюдения трудового законодательства сложно переоценить.

Почему личная карточка так важна?
В этом документе содержится практически вся персональная и трудовая биография сотрудника: от паспортных данных, сведений об образовании и семейном положении до полной истории его работы в организации — приема, переводов, отпусков, повышения квалификации и увольнения. Это своего рода досье, которое позволяет структурировать кадровую работу.

Является ли ведение личной карточки обязательным?
Этот вопрос часто вызывает споры. Прямого требования «вести личную карточку» в Трудовом кодексе нет. Однако обязанность работодателя оформлять ее вытекает из других нормативных актов.

• Пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225) обязывает работодателя знакомить сотрудника под подпись с каждой записью, вносимой в трудовую книжку. Местом для этой подписи как раз и является личная карточка, где дублируется запись из трудовой.
• Методические рекомендации по ведению воинского учета требуют использования формы Т-2 для учета военнообязанных и призывников.

Унифицированные формы и их юридический статус

Исторически основой для кадрового делопроизводства служило Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 года № 1. Им были утверждены унифицированные формы первичной учетной документации, в том числе:

• Личная карточка работника (Форма Т-2)
• Личная карточка государственного гражданского или муниципального служащего (Форма Т-2ГС(МС))
• Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (Форма Т-4)

С вступлением в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязательность применения унифицированных форм для коммерческих организаций была отменена. Они получили право разрабатывать собственные формы первичных документов. Однако здесь есть критически важный нюанс.

Согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ, для организаций государственного сектора формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством. На 2025 год иная форма личной карточки для бюджетных учреждений официально не утверждена. Следовательно, они по-прежнему обязаны использовать формы Т-2 или Т-2ГС(МС). Большинство коммерческих компаний также продолжают использовать эти формы как проверенный и детализированный стандарт, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов, в частности, Государственной инспекции труда.

Оформление личной карточки: пошаговый алгоритм

Личная карточка заводится на каждого сотрудника (постоянного, временного, совместителя) при приеме на работу. Основанием для ее заполнения служит приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а), а также документы, предоставленные работником согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации.

Перечень документов-оснований:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Трудовая книжка (кроме случаев первичного трудоустройства или работы по совместительству);
• Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС, с 2025 года — в составе электронного профиля, но данные переносятся);
• Документы воинского учета (для военнообязанных);
• Документ об образовании, квалификации;
• Справка о наличии (отсутствии) судимости (если это требуется для должности);
• Иные документы, предусмотренные законодательством.

Бумажный или электронный формат?
Законодательство не дает однозначного ответа. Однако ключевой аргумент в пользу бумажного носителя — необходимость знакомить работника с отдельными записями (о приеме, переводах, увольнении) под личную подпись. На практике часто ведут параллельно электронную базу для удобства и бумажный оригинал для юридической силы.

Детальное заполнение разделов личной карточки (Форма Т-2)

1. Шапка документа

• Наименование организации: указывается полностью, как в учредительных документах.
• Дата составления: может не совпадать с днем приема. Рекомендуется заполнить карточку в течение недели с момента трудоустройства.
• Табельный номер: уникальный номер, присваиваемый сотруднику, который не меняется при внутренних перемещениях.
• Характер и вид работы: «постоянно»/«временно», «основная»/«совместительство».

2. Раздел I. «Общие сведения»
Здесь фиксируются личные данные сотрудника.

• Трудовой договор: указываются номер и дата заключения договора.
• ФИО, дата и место рождения: заполняются полностью, без сокращений.
• Гражданство: указывается с соответствующим кодом (1 – гражданин Российской Федерации, 2 – двойное гражданство и т.д.).
• Образование: записывается на основании диплома. Например, «высшее образование – магистратура». Актуально на 2025 год: учитывайте уровни образования согласно Федеральному закону «Об образовании в Российской Федерации» (бакалавриат, специалитет, магистратура, аспирантура и др.).
• Профессия: указывается основная профессия, по которой принимается работник, а при наличии – и другие.
• Стаж: рассчитывается на основании трудовой книжки. Общий стаж считается путем суммирования всех периодов работы.
• Состав семьи: указываются только ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.

3. Раздел II. «Сведения о воинском учете»
Заполняется на основании военного билета или приписного свидетельства. Требует особой внимательности.

• Для граждан, пребывающих в запасе, заполняются категория запаса, состав, полное кодовое обозначение ВУС, категория годности.
• Для граждан, подлежащих призыву, в графе «Воинское звание» пишется «Подлежит призыву», а также указывается категория годности.

4. Раздел III. «Прием на работу и переводы»
В этот раздел в хронологическом порядке вносятся все записи о приеме, переводах и изменении условий труда. Каждую запись необходимо ознакомить под подпись сотрудника.

5. Раздел IV. «Аттестация»
Заполняется при проведении в организации аттестации сотрудников. Указывается дата, решение комиссии и реквизиты протокола.

6. Раздел V. «Повышение квалификации» и Раздел VI. «Профессиональная переподготовка»
Заполняются на основании документов об образовании (удостоверений, свидетельств). Указываются даты, вид обучения, наименование образовательной организации и реквизиты документа.

7. Раздел VII. «Награды (поощрения), почетные звания»
Вносятся сведения о всех видах поощрений, кроме текущих премий, предусмотренных системой оплаты труда.

8. Раздел VIII. «Отпуск»
Важный момент: в графу «Дата начала» отпуска запись вносится на основании приказа, а в графу «Дата окончания» — только после фактического выхода сотрудника из отпуска, так как он мог быть продлен или прерван. Учитываются все виды отпусков, в том числе без сохранения заработной платы, так как они влияют на стаж для основного отпуска.

9. Раздел IX. «Социальные льготы»
Позволяет отслеживать льготы, на которые имеет право работник (например, как инвалид, ветеран). Указывается основание (справка об инвалидности) и нормативный акт, предоставляющий льготу.

10. Раздел X. «Дополнительные сведения»
Можно указать информацию о наличии водительских прав, разрешении на работу с гостайной, рекомендациях МСЭК об условиях труда.

11. Раздел XI. «Основание прекращения трудового договора»
Заполняется в день увольнения. Вносится точная формулировка основания увольнения (пункт, часть, статья Трудового кодекса Российской Федерации), дата и реквизиты приказа. Запись заверяется подписями сотрудника и кадровика.

Образец заполнения раздела V. «Повышение квалификации»

№	Дата начала обучения	Дата окончания обучения	Вид повышения квалификации	Наименование образовательного учреждения, место его нахождения	Документ (удостоверение, свидетельство)	Основание (приказ о направлении)
				Наименование	Серия, номер	Дата выдачи
1	15.03.2025	29.03.2025	Краткосрочное обучение по программе «Цифровая трансформация бизнеса»	Частное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования «Академия современных технологий», г. Москва	Удостоверение	МТ-123456	30.03.2025	От 10.03.2025 № 45-к

Хранение и внесение изменений

• Срок хранения личных карточек составляет 75 лет. Это обусловлено их ценностью для восстановления трудового стажа.
• При изменении персональных данных сотрудника (смена фамилии, паспорта) предыдущая информация аккуратно зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая с указанием даты и документа-основания.