Адаптация персонала

Часто бывает, что новички, принятые на работу (будь то выпускники учебных заведений или опытные специалисты), погружаются в трудовую деятельность «с головой в омут» — без предварительной подготовки, наставничества. В результате новые работники с первых минут подвергаются стрессу, а перспектива выстраивания с ними хороших трудовых отношений оборачивается провалом. За этим следуют непрохождение испытательного срока, конфликты на ранней стадии трудового взаимодействия и увольнение новичка, которое для организации-работодателя становится очередным показателем текучести кадров. Как избежать подобных негативных явлений?

Как правило, прием новых сотрудников проходит по «классическому» сценарию. Новичка сразу сажают за рабочее место и оставляют один на один с выполнением обязанностей в незнакомой обстановке организации. В этих случаях работодатели часто руководствуются фразой «Незаменимых не бывает», считая, что любую вакантную позицию можно закрыть в любой момент, а рынок труда полон кандидатов на соответствующие должности. Однако такие выводы ошибочны, и дело здесь не только в том, что при подобном отношении со стороны работодателя у нового сотрудника сразу возникает чувство отчужденности, незаинтересованности в работе, формируется мнение о «несерьезности» организации. Как показывает статистика и опыт рекрутеров, профессионально занимающихся наймом персонала, практически в любой сфере деятельности рынок труда страдает от нехватки специалистов.
Порой помимо стандартного круга обязанностей новичка ожидают дополнительные задания. В данном случае работодатель думает примерно так: «Если не справится этот — справится другой», — и каждые два-три месяца меняет специалистов. Вряд ли такие действия можно назвать продуктивными. Ведь персонал — это важный ресурс организации, который во многом определяет ее будущее, а на рынке труда балом правят именно работники, а не работодатели.
К сожалению, лишь немногие организации относятся к новичкам серьезно и (что немаловажно) человечно, выстраивают по отношению к ним продуманную линию поведения, то есть проводят работу по адаптации персонала. Это свидетельствует о зрелости организации, наличии положительного опыта взаимоотношений с персоналом, достижении компромисса между ожиданиями работодателя и реальными результатами труда работника.

В чем суть адаптации?

Под адаптацией персонала подразумевается процесс «притирки», привыкания, причем процесс этот является двусторонним — и работник приспосабливается к организации, и организация к новичку. Адаптация преследует две основные цели. Прежде всего она позволяет снизить издержки организации посредством сокращения сроков вхождения работника в коллектив, быстрого схватывания им рабочих моментов (это проявляется в отсутствии типичных ошибок новичков, нервных срывов и успешном завершении срока испытания). Адаптация персонала также помогает избежать финансовых и временных затрат на последующие поиски нового сотрудника.
Проведение мероприятий по адаптации решает несколько задач:
1) сокращение сроков вхождения сотрудника в должность и количества возможных ошибок в период освоения им рабочих функций;
2) повышение качества выполнения обязанностей, формирование мотивации к эффективной работе;
3) вживание работника в коллектив (им может быть отдел, подразделение, мастерская), поддержание в нем благоприятного микроклимата или разрядка напряженной обстановки (порой вхождение новичка в узкий круг помогает встряхнуть коллектив или нейтрализовать назревающие конфликты и недомолвки);
4) сведение к минимуму количества сотрудников, не прошедших испытательный срок, а значит, снижение уровня кадровой текучести.
Мероприятия, направленные на решение данных задач, прописываются во внутренних нормативных актах организации (например, в положении об адаптации). Здесь регулируются вопросы введения в должность специалистов разного уровня и профиля и закрепляются общие для всех адаптационные нормы.

Виды адаптации

Существует несколько видов адаптации.
Психологическая (социальная). Охватывает самые важные моменты, касающиеся приспособления сотрудника к новой организации: знакомство с коллективом, привыкание к нормам поведения, негласным законам и правилам, новому руководству. Направлена на выстраивание трудовых отношений и внутренних коммуникаций. Иными словами, психологическая адаптация позволяет работнику узнать нормы обращения к коллегам, приемлемый стиль общения с ними, распознать существующие «узкие круги», группировки, сделать выводы о том, к кому можно обращаться за помощью, а кого стоит посторониться.
Профессиональная адаптация представляет собой освоение специфики и тонкостей профессии, применение уже существующих знаний и навыков. После предварительного заключения об опыте нового сотрудника представители работодателя делают вывод об уровне подготовки новичка и перспективе его работы в организации. Если, например, существующих навыков недостаточно, к новичку приставляют куратора (наставника). Данный вид адаптации направлен на изучение работником действующих в организации технологических процессов, стандартов.
Психофизиологическая адаптация заключается в привыкании к трудовому режиму, ритму рабочего процесса, условиям труда, рабочему месту, времени отдыха. Сотрудник приспосабливается к непривычным условиям и распорядку дня. Подобная адаптация особенно актуальна в случаях, когда работнику необходимо привыкнуть к предполагаемым длительным командировкам, изменению графика, например, с восьмичасового рабочего дня на смены (приспособиться к отсутствию сна в ночное время суток бывает тяжело), увеличению физических нагрузок.
В корпоративную адаптацию входит изучение информации об истории и структуре организации, осознание специфики работы новичка и деятельности организации в целом. Данный вид адаптации также позволяет сотруднику узнать о существующей иерархии в организации, месторасположении отделов, действующих регламентах, порядках согласования документов. Иными словами, работник формирует представление о собственной значимости и своей работе как части единого механизма.
Санитарно-гигиеническая адаптация направлена на освоение работником правил техники безопасности, трудовой дисциплины, санитарных и гигиенических норм. Например, новичка осведомляют о том, где происходит прием пищи, каковы порядок и место выдачи заработной платы, требования к появлению и уходу с рабочего места, меры в случае опоздания.
К технической адаптации относится изучение привычной или незнакомой техники, оборудования, программного обеспечения, паролей к компьютеру или электронной почте.
Отметим, что все виды адаптации взаимосвязаны и не могут существовать обособленно друг от друга. Поэтому в программах и мероприятиях по адаптации персонала следует учесть все приведенные пункты.
Процесс привыкания к режиму работы организации проходит каждый вновь прибывший сотрудник. В связи с этим адаптация может быть первичной или вторичной — в зависимости от наличия либо отсутствия предыдущего опыта приспособления на новом месте. Специалисты, не обладающие профессиональным опытом, проходят первичную форму адаптации, а имеющие за плечами багаж знаний и навыков подпадают под вторичную.
Особенно важны мероприятия по адаптации работников отдельных категорий. В частности, работодателю следует обратить внимание на молодых специалистов, пришедших в организацию с одной лишь теорией в голове и без какого-либо опыта работы, сотрудников старшего возраста, которым психологически тяжело дается переход с одного места на другое, и женщин, вышедших на работу после отпуска по уходу за ребенком (за это время многие теряют ранее приобретенные знания и навыки).

Этапы и участники адаптации

Любая программа по адаптации состоит из нескольких этапов.
Предварительный. В этот момент происходит знакомство соискателя с информацией об организации. На данном этапе нелишне упомянуть об истории ее создания, текущих и будущих проектах. Если такое знакомство состоялось по телефону, работодателю нужно обязательно проинформировать о местонахождении организации, наличии места для стоянки автомобилей, необходимости взять пропуск на территорию (если таковой необходим). Ведь каждый из перечисленных моментов требует временных затрат.
Встреча или собеседование. На данном этапе соискателя нужно заранее предупредить, с кем пройдет встреча, будут ли профессиональные тесты, анкетирование и сколько стадий собеседования предстоит пройти. Если кандидат отвечает необходимым требованиям и принял предложение о сотрудничестве, нужно рассказать ему о реальных перспективах профессионального и карьерного роста, наличии дополнительных благ. Также стоит заблаговременно позаботиться об обустройстве рабочего места новичка и обеспечении его канцелярскими принадлежностями.
Первая рабочая неделя. Это важный этап, когда у нового работника закрепляются первые впечатления об организации и возникают новые, вырабатываются четкие представления о действительности и формируется модель поведения. В этот период рекомендуется рассказать о структуре организации, основных отделах и познакомить с ближайшими коллегами, провести необходимые инструктажи, дать должностную инструкцию, разъяснить правила внутреннего трудового распорядка. Однако не надо нагружать новичка дополнительной информацией, которую он и так узнает в процессе погружения в работу.
Переход к полноценной работе. На данной стадии работник не только может, но уже должен решать поставленные задачи, быть самостоятельным и полностью погружаться в выполнение профессиональных обязанностей. Здесь также применимы обучение и обмен информацией с наставником или куратором.
Оценка проведенной адаптации и обратная связь. На этом этапе между непосредственным руководителем, наставником и сотрудником отдела кадров происходит обмен мнений о новом сотруднике (его успехах, недостатках). Затем сформированное мнение доводится до самого работника.
Если работодатель действительно заинтересован в получении квалифицированного специалиста, к процессу адаптации следует отнестись внимательно и серьезно. И здесь целесообразно избегать одной распространенной ошибки. Зачастую новичка передают его непосредственному начальнику, который, как правило, и без того испытывает нехватку времени и сил, или специалисту отдела кадров, который по определению не компетентен вводить нового сотрудника в должность.
Однако лучшим вариантом является взаимодействие руководителя (он способен быть одновременно и наставником), специалиста отдела по управлению персоналом (координатора адаптационных этапов) и наставника (куратора). В этом случае действует следующая схема. Непосредственный руководитель ставит задачи перед новичком, определяет критерии, по которым станет оцениваться его работа, должностные обязанности нового специалиста, назначает ему наставника и принимает решение по прохождению (или непрохождению) работником испытательного срока. Служба по управлению персоналом (отдел кадров) выступает в роли координатора и контролера, она также оценивает эффективность процессов и инструментов адаптации, может оказывать психологическую поддержку новичку. Наставник же обучает, консультирует его. Но наставник не только помогает новичку освоиться в организации, подготавливая рабочее место, проводя знакомство с коллективом и функциями отдела, но и сам набирается управленческого опыта. В свою очередь, наличие наставника очень важно для нового сотрудника: оба находятся в относительно равном должностном положении, поэтому к наставнику проще обратиться за каким-либо советом, нежели, собравшись с духом, задать вопросы начальству.
При адаптации необходимо уделять внимание и обратной связи в виде личной беседы с новичком. Такая беседа поможет:
1) проанализировать, насколько удовлетворен новый работник условиями и содержанием работы, оплатой труда, потенциальными возможностями для личностного и профессионального роста, насколько выражен интерес к профессии;
2) понять, как сложились отношения в коллективе и насколько коллеги оценили новичка как личность и специалиста;
3) узнать реальный уровень физических и психологических нагрузок, усталости.
При этом неважно, кто будет отвечать за обратную связь — линейный руководитель, наставник или кадровик. Однако, вероятнее всего, это будет тот сотрудник, у которого сложился более тесный и неформальный контакт с новым специалистом.

Заключение

Выделим некоторые показатели, по которым можно оценить успешность проведенной адаптации:
1. Нормализация отношений в коллективе — как в психологическом, так и в трудовом плане. Коллеги ценят нового сотрудника как личность и профессионала.
2. Работник выполняет свои обязанности в полной мере, им достигнуты положительные профессиональные результаты.
3. Работник не просто выполняет свою работу, но и знает, что она способствует его профессиональному и личностному росту.
4. Специалист, прошедший срок испытания, соответствует установленным требованиям для данной должности, усвоил необходимые знания и навыки для дальнейшей работы.
5. Новичок уверенно чувствует себя в коллективе, следует внутренним нормам и правилам поведения.
Отметим, что руководители организаций и структурных подразделений должны понимать, что адаптация помогает работнику вжиться в новые обязанности и коллектив. Сам же работодатель благодаря использованию этого инструмента получает грамотного специалиста, подготовленного к специфике конкретной деятельности, а также формирует хорошую репутацию своей организации на рынке труда.