Расчеты с сотрудниками в рамках трудовых отношений

Какую форму табеля надо применять для учета рабочего времени? Как оплатить труд специалиста, занятого в разных видах деятельности? Как оплачивается проезд к месту учебы работнику учреждения? Как удержать стоимость спецодежды с увольняющегося работника? На эти и другие вопросы ответим в настоящей статье.

Какая форма табеля применяется в бюджетной сфере для учета рабочего времени?

Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. В этих целях используется первичный учетный документ — табель учета рабочего времени. На практике часто возникает вопрос: какую форму табеля должны использовать государственные (муниципальные) учреждения?

Минфин в Письме от 06.06.2014 N 02-06-05/27550 привел следующие разъяснения. В соответствии с п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются согласно бюджетному законодательству РФ. Такими полномочиями в силу ст. 165 БК РФ наделен Минфин. В частности, он осуществляет методологическое руководство по бухгалтерскому учету и отчетности.

В настоящее время формы первичных учетных документов для государственных (муниципальных) учреждений утверждены Приказом Минфина РФ N 173н. Для учета рабочего времени и расчета оплаты труда для организаций государственного сектора предусмотрены две формы:

— табель учета рабочего времени (ф. 0301008) (форма Т-13) (утверждена Постановлением Госкомстата РФ N 1 ) (далее — табель (ф. 0301008));

— табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421), разработанный Минфином (далее — табель (ф. 0504421)).

По мнению Минфина, государственные (муниципальные) учреждения могут использовать обе формы табеля для учета рабочего времени. Однако в п. 2 Постановления Госкомстата РФ N 1 разъяснено, что табель (ф. 0301008) бюджетными учреждениями не применяется. С точки зрения автора, положения этого пункта распространяются на все государственные (муниципальные) учреждения. Таким образом, для использования в работе необходимо применять табель (ф. 0504421).

Приведем общие для всех учреждений рекомендации по заполнению табеля (ф. 0504421) согласно Приказу Минфина РФ N 173н.

Табель (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы. Он ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.), обособленных подразделений (филиалов).

Табель (ф. 0504421) открывается ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля (ф. 0504421) за прошлый месяц. Записи по работникам производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использованию рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда).

Обратите внимание, что в табеле (ф. 0504421) регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений.

В нижней части строки проставляются также часы работы в ночное время.

При наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле (ф. 0504421) повторяется.

В конце месяца работник, ответственный за ведение табеля (ф. 0504421), определяет общее количество дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и др.) с записью их в соответствующие графы (в графы 35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель (ф. 0504421) подписывается лицом, на которого возложена обязанность по его ведению.

Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма» (по графам 41, 44, 46, 48, 50, 52). После утверждения руководителем учреждения табель (ф. 0504421) используется для составления расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) (расчетной ведомости (ф. 0301010)).

Как оплатить труд специалиста, занятого в разных видах деятельности?

Законодательство РФ не препятствует государственным (муниципальным) учреждениям оказывать платные услуги, относящиеся к их основным видам деятельности, предусмотренным учредительными документами учреждений. Так, например, вуз наряду с предоставлением бесплатного обучения может оказывать аналогичные платные образовательные услуги. Специалисты, работающие в высших учебных заведениях, в течение месяца могут быть заняты как в платной, так и в бесплатной деятельности. Аналогичным образом может складываться ситуация при оказании медицинских услуг, когда врач принимает как платных, так и бесплатных пациентов, записанных к нему на прием. В связи с этим на практике возникает вопрос: за счет какого источника выплачивать оклад такому специалисту?

В соответствии со ст. 129 ТК РФ базовый оклад (базовый должностной оклад) — минимальный оклад (должностной оклад) работника государственного или муниципального учреждения, осуществляющего профессиональную деятельность по профессии рабочего или должности служащего, входящей в соответствующую профессиональную квалификационную группу, без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Так, в соответствии со ст. 144 ТК РФ базовые оклады (базовые должностные оклады), базовые ставки заработной платы, установленные Правительством РФ, обеспечиваются федеральными государственными учреждениями за счет средств федерального бюджета. Следовательно, если врачу, как и другому работнику (например бухгалтеру), установлен базовый оклад (базовый должностной оклад) за счет субсидий, выделяемых из федерального бюджета, эта выплата производится в зависимости только от одного показателя — количества отработанных рабочих дней (рабочих часов) на рабочем месте. Значит, если работник отработал месячную норму рабочего времени, исполняя свои трудовые обязанности, он получает базовый должностной оклад в размере 100%.

Отметим, что остальные выплаты и надбавки стимулирующего характера могут осуществляться как за счет субсидий, выделяемых на выполнение государственного (муниципального) задания, так и за счет средств, получаемых от оказания платных услуг. Данные разъяснения приведены в Письме Минфина РФ от 06.06.2014 N 02-03-11/27394.

Порядок осуществления таких выплат должен быть зафиксирован в положении об оплате труда и утвержден в коллективном договоре учреждения.

В то же время в целях более эффективного расходования бюджетных средств окладная часть заработной платы может выплачиваться за счет двух источников пропорционально отработанному сотрудником времени. Как уже было отмечено, для учета рабочего времени предназначен единый табель (ф. 0504421).

Данная форма предусматривает отметки только часов отклонений. Исходя из положений этого документа, в верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. Например, учреждение может ввести условное обозначение «П» (платные услуги) и таким образом отмечать в виде отклонений часы работы специалиста, занятого в платной деятельности. За месяц при условии отработки нормы часов такой работник получит оклад (должностной оклад) в размере 100%, но он будет распределен между двумя источниками финансирования в зависимости от отработанного времени.

Как оформить учебный отпуск работнику-совместителю?

В соответствии со ст. 173 ТК РФ работникам, поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка:

— для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах — по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов — по 50 календарных дней (при освоении образовательных программ высшего образования в сокращенные сроки на втором курсе — 50 календарных дней);

— для прохождения государственной итоговой аттестации — до четырех месяцев в соответствии с учебным планом осваиваемой работником образовательной программы высшего образования.

Необходимо учитывать, что работнику положен учебный отпуск с сохранением средней заработной платы только при получении им образования соответствующего уровня впервые (ст. 177 ТК РФ).

На практике часто возникают вопросы, касающиеся предоставления учебных отпусков работникам-совместителям. В соответствии со ст. 177 ТК РФ право на учебный отпуск возникает у работников только по основному месту работы. Совместителям организация не обязана предоставлять такие отпуска (ч. 1 ст. 287 ТК РФ).

Таким образом, работнику-совместителю по основному месту работы на основании справки-вызова оформляется учебный отпуск, по работе по совместительству — отпуск без сохранения заработной платы.

Оплата учебных отпусков производится исходя из среднего заработка (ст. 139 ТК РФ), правила расчета которого закреплены в Постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Как отразить в учете начисление сумм за учебный отпуск?

Расходы по начислению сумм отпускных отражаются казенными, бюджетными и автономными учреждениями в бухгалтерском учете согласно инструкциям N 162н , 174н , 183н и соответствуют операциям по начислению и выплате заработной платы работникам.

Казенные учреждения	Бюджетные учреждения	Автономные учреждения
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1 401 20 211	1 302 11 730	0 109 60 211 0 109 70 211 0 109 80 211 0 109 90 211	0 302 11 730	0 109 60 211 0 109 70 211 0 109 80 211 0 109 90 211	0 302 11 000

Пример 1

Предположим, что учебный отпуск сотрудницы оплачивается бюджетным учреждением за счет средств субсидии, выделенной на выполнение государственного задания. При этом расходы на оплату учебного отпуска составляют 10 500 руб. Они полностью учитываются в себестоимости оказанных услуг.

В данном случае операции будут отражены следующими бухгалтерскими проводками:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислена сумма отпускных за учебный отпуск	4 109 60 211	4 302 11 730	10 500
Удержан НДФЛ с суммы отпускных (10 500 руб. х 13%)	4 302 11 830	4 303 01 730	1 365
Выдана из кассы сумма отпускных (10 500 — 1 365) руб.	4 302 11 830	4 201 34 610	9 135

Как оплатить проезд к месту учебы работнику учреждения?

Необходимо отметить, что в соответствии со ст. 173 ТК РФ работникам, успешно осваивающим программы бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно. Основным требованием данной статьи является наличие у образовательного учреждения государственной аккредитации.

На практике бухгалтеров казенных учреждений интересует вопрос, как отражать данный вид расходов в бухгалтерском учете.

В соответствии с требованиями п. 5.2 «Виды расходов бюджетов бюджетной системы РФ и правила их применения» Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ расходы казенного учреждения на оплату стоимости проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно работникам, успешно обучающимся по заочной форме обучения в образовательных учреждениях высшего профессионального образования, должны быть отражены по коду вида расходов:

— 112 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда» — в случае возмещения работникам стоимости проезда;

— 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для государственных нужд» — в случае приобретения проездных документов организацией, с которой вышеуказанные работники состоят в трудовых отношениях.

Аналогичные разъяснения приведены в Письме Минфина РФ от 03.06.2014 N 02-05-10/26565.

Вправе ли учреждение перечислять суммы командировочных расходов на «зарплатную» карту сотрудника?

Как отмечено в письмах Минфина РФ от 04.06.2014 N 02-04-11/26793, от 28.01.2014 N 02-03-09/3057, регулирование трудовых отношений между работником и работодателем в части возмещения работнику расходов на проезд, наем жилого помещения, суточных, а также иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя, в случае направления работника в служебную командировку, а также порядок отражения указанных расходов в бухгалтерском учете регулируются ст. 168 ТК РФ, Федеральным законом N 402-ФЗ.

В соответствии с ТК РФ решение о перечислении денежных средств подотчетным лицам на банковские счета, открытые работникам для операций с использованием расчетных (дебетовых) карт, отражается в коллективном договоре, положении о командировках или ином локальном нормативном акте учреждения.

Согласно ст. 8 Федерального закона N 402-ФЗ в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, должны быть предусмотрены положения, устанавливающие порядок расчетов с подотчетными лицами.

Таким образом, решение о перечислении денежных средств работнику, направляемому в командировку, а также о специфике осуществления расходов, связанных с компенсацией работникам документально подтвержденных расходов, принимается государственным бюджетным учреждением самостоятельно на основании личного заявления работника.

В то же время чиновники финансового ведомства уточнили, что вопрос применения безналичных расчетов с подотчетными лицами раскрыт в Письме Минфина РФ N 02-03-10/37209, Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013.

Пример 2

На «зарплатную» карту сотрудника бюджетного учреждения перечислены денежные средства в сумме 10 500 руб. на проезд к месту командировки и обратно. Согласно представленному авансовому отчету стоимость железнодорожных билетов составила 7 400 руб. Расходы произведены за счет средств, полученных от оказания платных услуг. Деятельность учреждения не подлежит обложению НДС в соответствии со ст. 149 НК РФ.

В бухгалтерском учете учреждения были сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислены денежные средства на приобретение железнодорожного билета	2 208 22 560	2 201 11 610	10 500
Принят авансовый отчет от сотрудника с приложением железнодорожного билета	2 109 60 222	2 208 22 660	7 400
Сданы неизрасходованные денежные средства в кассу учреждения (10 500 — 7 400) руб.	2 201 11 510	2 208 22 660	3 100

Как удержать стоимость спецодежды с увольняющегося работника?

Статьей 212 ТК РФ установлена обязанность работодателя по созданию для работников безопасных условий труда. В частности, она предусматривает приобретение и выдачу им спецодежды.

При выдаче работнику специальной одежды с ним необходимо заключить договор о передаче ему данного мягкого инвентаря в пользование или оформить разовый документ о приеме-передаче, поскольку в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном объеме причиненного ущерба возлагается на работника в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Обязанность работника возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб предусмотрена ст. 238 ТК РФ, поэтому расторжение трудового договора не влечет освобождения работника от материальной ответственности за невозврат спецодежды.

Таким образом, в случае правильного оформления выдачи специальной одежды при невозвращении ее работником, увольняющимся из организации, работодатель вправе требовать возмещения стоимости спецодежды (срок использования которой не истек) с учетом степени ее износа (ст. 246 ТК РФ).

Пример 3

Сторож уволился и не вернул выданный ему новый комплект специальной одежды (костюм из смешанных тканей для защиты от общих производственных загрязнений и механических воздействий). Балансовая стоимость спецодежды — 900 руб. Комплект одежды был приобретен за счет бюджетных субсидий, выделенных учреждению для выполнения государственного (муниципального) задания.

По согласованию с руководителем учреждения данный работник обязался оплатить стоимость спецодежды по рыночной цене — 1 180 руб. (включая НДС) путем внесения денежных средств в кассу организации.

В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ реализация имущества бюджетным учреждением подлежит обложению НДС. Если работник по согласованию с учреждением не возвращает спецодежду, право собственности на нее переходит к работнику. Поэтому такую передачу права собственности на спецодежду для целей применения НДС следует рассматривать как операцию по реализации спецодежды, подлежащую обложению этим налогом в общеустановленном порядке. Такого мнения придерживается Минфин в Письме от 09.07.2013 N 03-07-11/26420. Следовательно, при реализации спецодежды бюджетному учреждению нужно начислить НДС по расчетной ставке 18/118 (п. 4 ст. 164 НК РФ).

В бухгалтерском учете учреждения сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислены доходы от реализованной спецодежды по рыночной стоимости	2 205 74 560	2 401 10 172	1 180
Начислен НДС	2 401 10 172	2 303 04 730	180
Списана с учета стоимость комплекта спецодежды	4 401 10 172	4 105 35 440	900
Внесены в кассу учреждения денежные средства	2 201 34 510	2 205 74 660	1 180

Обратим ваше внимание на следующие нюансы, содержащиеся в ТК РФ. Согласно ст. 241 ТК РФ за причиненный организации ущерб работник несет материальную ответственность в пределах среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено федеральным законом.

В случае умышленного причинения ущерба устанавливается полная материальная ответственность работника, предполагающая возмещение им ущерба в полном размере (ст. 242 и 243 ТК РФ).

Таким образом, работодатель согласно ст. 248 ТК РФ вправе удержать из заработной платы работника сумму, не превышающую размера его среднего месячного заработка. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.