Актуальные вопросы исчисления пособий по беременности и родам, уходу за ребенком

Расчет пособий по беременности и родам и уходу за ребенком регулируется большим количеством нормативных документов и имеет множество нюансов. В адрес журнала приходят вопросы с просьбой разъяснить те или иные ситуации, связанные с их исчислением. В статье мы приводим ответы на некоторые из них.

Порядок исчисления пособий по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком регулируется:

— Федеральным законом от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Федеральный закон N 255-ФЗ);

— Положением об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375 (далее — Положение N 375).

При назначении и выплате пособий следует обратить внимание на положения ст. 12 Федерального закона N 255-ФЗ. В частности, пособие назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня:

— окончания отпуска по беременности и родам (для пособий по беременности и родам);

— достижения ребенком возраста полутора лет (для пособий по уходу за ребенком).

Обратите внимание! При обращении за пособием по беременности и родам, ежемесячным пособием по уходу за ребенком по истечении шестимесячного срока решение о назначении пособия принимает территориальный орган ФСС при наличии уважительных причин пропуска срока обращения за пособием.

Вправе ли учреждение произвести расчет пособия по беременности и родам, если утерян листок нетрудоспособности? В силу п. 5 ст. 13 Федерального закона N 255-ФЗ основанием для назначения и выплаты пособия по беременности и родам является представленный застрахованным лицом листок нетрудоспособности утвержденной формы, выданный ему медицинской организацией. Он выдается по правилам, установленным Порядком выдачи листков нетрудоспособности, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н (далее — Порядок N 624н).

В случае если учреждением утеряны листки нетрудоспособности, то произведенные страхователем расходы на исчисление данного пособия не будут приняты ФСС. Так, в Постановлении ФАС ПО от 27.02.2014 N А65-20218/2012 суд отказал в удовлетворении исковых требований организации о признании незаконным решения ФСС о непринятии к зачету расходов на выплату пособия по листку временной нетрудоспособности в связи с его отсутствием. Как отметили арбитры, страхователем был нарушен п. 4 ст. 13 Федерального закона N 255-ФЗ, несоблюдение которого является основанием для отказа к принятию расходов контрольным органом.

В Письме ФСС РФ от 17.07.2013 N 15-03-11/12-7761 чиновники ведомства отмечают, что в соответствии с Порядком N 624н при наличии ошибок в заполнении листка нетрудоспособности он считается испорченным и взамен него оформляется дубликат листка нетрудоспособности.

При утере листка нетрудоспособности застрахованным лицом лечащим врачом и председателем врачебной комиссии оформляется дубликат листка нетрудоспособности до того, как листок нетрудоспособности будет представлен страхователю для расчета и выплаты пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Таким образом, если листок нетрудоспособности был утерян работником, то взамен его должен быть оформлен дубликат.

В то же время в судебной практике имеется противоположное решение. ФАС УО в Постановлении от 28.06.2013 N А60-40210/2012 отметил, что подтверждающими документами в части принятия произведенных расходов по выплате пособия могут быть справки медицинских учреждений, содержащие следующие сведения:

— о выданных листках нетрудоспособности с указанием серий и номеров больничных;

— Ф. И.О. работников и периоды их нетрудоспособности, а также копии корешков больничных;

— расчеты сумм пособий и копии расчетных листков сотрудников страхователя.

Указанные документы являются надлежащими доказательствами наступления страховых случаев, подтверждают фактическую выдачу работникам больничных листов, позволяют определить периоды временной нетрудоспособности застрахованных лиц.

Однако следует иметь в виду, что решение судебной инстанции в рассмотренной ситуации — это частный случай, поэтому утрата документов влечет для страхователя негативные последствия в виде непринятия произведенных расходов к зачету.

Может ли работодатель произвести расчет пособия по беременности и родам, если отсутствует справка о сумме заработка? Отметим, что поскольку Федеральный закон N 255-ФЗ предусматривает несколько вариантов назначения пособий в зависимости от занятости работника, застрахованное лицо должно представить справку о сумме заработка, исходя из которого должно быть исчислено пособие, с места работы у другого работодателя (у других работодателей). Напомним, что в соответствии с пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона N 255-ФЗ страхователи (как организации, так и индивидуальные предприниматели) обязаны выдавать в день прекращения работы бывшему работнику справку о сумме заработка, на которую были начислены страховые взносы.

В то же время бухгалтер, осуществляющий расчет пособий должен иметь в виду, что п. 7.2 ст. 13 Федерального закона N 255-ФЗ допускает, что если застрахованное лицо не имеет возможности представить справку о сумме заработка, исходя из которого должно быть исчислено пособие, от другого работодателя в связи с прекращением им деятельности либо по иным причинам, то страхователь, назначающий и выплачивающий пособие, по заявлению застрахованного лица направляет в территориальный орган ПФР запрос о представлении сведений о заработной плате, об иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица у соответствующего страхователя. ПФР на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования представляет запрашиваемые данные страхователю, направившему запрос.

Форма заявления застрахованного лица, форма и Порядок направления запроса, форма, Порядок и сроки представления запрашиваемых сведений территориальным органом ПФР утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 21н.

Как определить расчетный период для исчисления пособия по беременности и родам, если работница находилась в отпуске по уходу за ребенком? В соответствии с п. 1 ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ пособие по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая.

Таким образом, расчетным периодом для исчисления вышеприведенных пособий в 2014 г. будут являться сведения о начисленных выплатах застрахованному лицу за 2012 и 2013 гг. При этом из данного периода исключаются календарные дни, приходящиеся на периоды (пп. 1 — 2 п. 3.1 ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ):

— временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;

— освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС в соответствии с Федеральным законом N 212-ФЗ не начислялись.

Как разъяснил ФСС в Письме от 11.01.2013 N 15-03-18/12-169, дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом не исключаются из расчета среднего дневного заработка для исчисления пособия по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Данные выплаты подлежат обложению страховыми взносами в соответствии с Федеральным законом N 212-ФЗ <1>.

В случае если два предшествующих года (2012 и 2013) сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, она имеет право на замену расчетного периода. Если работница выберет два года, предшествующие уходу в отпуск по беременности и родам с первым ребенком, ей нужно написать соответствующее заявление и представить сведения, необходимые для расчета пособия, с прежнего места работы (п. 1 ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ).

Как рассчитать средний заработок для расчета пособия по беременности и родам при наличии в расчетном периоде отпуска по временной нетрудоспособности? В соответствии с пп. 1 — 2 п. 3.1 ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ средний дневной заработок для исчисления пособий по беременности и родам, уходу за ребенком определяется путем деления суммы начисленного заработка за два календарных года, предшествующих году наступления соответствующих отпусков, на число календарных дней в этом периоде. При этом сумма заработной платы и иных выплат, с которых начислялись страховые взносы в ФСС, не должна превышать предельную величину базы для начисления страховых взносов в ФСС.

Напомним, что в 2013 г. данная величина составляла 568 000 руб. (Постановление Правительства РФ от 10.12.2012 N 1276), а в 2012 г. — 512 000 руб. (Постановление Правительства РФ от 24.11.2011 N 974). Таким образом, в 2014 г. предельное значение среднего дневного заработка составляет 1477,43 руб. ((568 000 + 512 000) руб. / (366 + 365) кал. дн.).

Пример 1. Автономное учреждение культуры предоставило работнице отпуск по беременности и родам с 10.02.2014. В 2012 — 2013 гг. ее заработок составил 436 700 руб., все начисления были произведены за счет средств субсидии, выделенной на выполнение государственного задания. В расчетном периоде сотрудница находилась в отпусках по временной нетрудоспособности — 43 календарных дня. Других дней, исключаемых из расчетного периода, у застрахованного лица не имеется.

1. Определим количество календарных дней в периоде, используемых для расчета пособия: 688 (365 + 366 — 43), где 43 — количество календарных дней в расчетном периоде, за исключением дней, указанных в пп. 1 — 2 п. 3.1 ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ.

2. Рассчитаем средний дневной заработок. Он составит 634,74 руб. (436 700 руб. / 688 кал. дн.).

3. Сравним средний дневной заработок с предельным размером среднего дневного заработка в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ: 634,74 руб. < 1477,43 руб. Поскольку рассчитанный нами размер среднего дневного заработка меньше предельного, расчет пособия по беременности и родам будет произведен из него, то есть из 634,74 руб.

4. Сумма пособия по беременности и родам составит 88 863,60 руб. (140 кал. дн. x 634,74 руб.), где 140 кал. дн. — суммарное количество дней отпуска по беременности и родам (ст. 10 Федерального закона N 255-ФЗ).

При расчете и исчислении пособия следует не забывать, что в соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ суммы пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком не подлежат обложению НДФЛ. Аналогичные нормы действуют в отношении страховых взносов во внебюджетные фонды. В силу п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ, пп. 1 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона N 125-ФЗ на данные пособия не начисляются страховые взносы.

В бухгалтерском учете учреждения будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислено пособие по беременности и родам сотруднице учреждения	4 303 02 000	4 302 13 000	88 863,60
Поступили денежные средства в кассу учреждения	4 210 03 000 4 201 34 000	4 201 11 000 4 210 03 000	88 863,60
Выдано из кассы учреждения пособие по беременности и родам	4 302 13 000	4 201 34 000	88 863,60

В каких случаях расчет пособия по беременности и родам осуществляется из МРОТ? Согласно п. 3 ст. 11 Федерального закона N 255-ФЗ застрахованной женщине, имеющей страховой стаж менее шести месяцев, пособие выплачивается в размере, не превышающем за полный календарный месяц минимального размера оплаты труда.

Для справки. С 1 января 2014 г. Федеральным законом от 02.12.2013 N 336-ФЗ МРОТ повышен и составляет 5554 руб. в месяц.

Пример 2. Предположим, что страховой стаж женщины, идущей в отпуск по беременности и родам, менее шести месяцев. Отпуск по беременности и родам предоставлен ей в количестве 140 календарных дней (с 31.01.2014 по 19.06.2014). Заработная плата составила 154 600 руб.

Рассчитаем сумму среднего дневного заработка для определения суммы пособия по беременности и родам.

Поскольку страховой стаж женщины на момент возникновения страхового случая меньше шести месяцев, то размер пособия по беременности и родам, исходя из полного календарного месяца, ограничен МРОТ, установленным федеральным законом.

Для определения суммы пособия, подлежащего выплате работнице, следует рассчитать пособие исходя из фактического заработка, затем исходя из МРОТ выплатить ей наименьшую сумму.

1. Определяем размер среднего дневного заработка, исчисленного из заработной платы. Он составит 211,49 руб. (154 600 руб. / 731 кал. дн. (366 кал. дн. в 2012 г. + 365 кал. дн. в 2013 г.)).

2. Определяем размер среднего дневного заработка исходя из МРОТ за полный календарный месяц. Он составит:

— в январе, марте, мае 2014 г. — 179,16 руб. (5554 руб. / 31 кал. дн.);

— в феврале 2014 г. — 198,36 руб. (5554 руб. / 28 кал. дн.);

— в апреле и июне 2014 г. — 185,13 руб. (5554 руб. / 30 кал. дн.).

3. Поскольку фактический средний дневной заработок превышает исчисленный из МРОТ, то расчет пособия по беременности и родам осуществляем исходя из МРОТ.

Сумма пособия по беременности и родам составит 25 912,63 руб. (179,16 + 5554 + 5554 + 5554 + 5554 + 3517,47), где 179,16 руб. — сумма за 1 день января 2014 г., 3517,47 — сумма за 19 дней июня 2014 г.

На практике могут возникнуть ситуации, когда страховой стаж женщины составляет более шести месяцев, но расчетный период полностью состоит из количества календарных дней, подлежащих исключению из расчетного периода, то есть равен нулю. Как в этом случае исчислить пособие по беременности и родам?

Чиновники ФСС в Письме от 25.10.2013 N 15-03-09/12-2985П по данной ситуации привели следующие разъяснения. Поскольку в данном случае произвести расчет среднего дневного заработка не представляется возможным и в рамках Федерального закона N 255-ФЗ застрахованные лица не могут быть лишены права на пособие по беременности и родам, по мнению Фонда, в данном случае можно исчислить пособие из заработка, равного МРОТ, установленному федеральным законом на момент наступления страхового случая.

Вместе с тем в соответствии с п. 1 ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ календарные годы (календарный год) расчетного периода по заявлению застрахованного лица могут быть заменены предшествующими годами (годом), в случае если это приведет к увеличению размера пособия.

Вправе ли работница получать пособие по уходу за ребенком в организации, где она работает совместителем? В силу ст. 15 Федерального закона от 19.05.1995 N 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» (далее — Федеральный закон N 81-ФЗ) ежемесячное пособие по уходу за ребенком назначается по месту работы застрахованных лиц, указанных в абз. 2 ч. 1 ст. 13 данного Закона, в размере 40% среднего заработка.

Напомним, что в отпуске по уходу за ребенком с получением соответствующего пособия могут находиться не только матери, но и отцы, другие родственники, опекуны, фактически осуществляющие уход за ребенком, подлежащие обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Таким образом, указанное пособие может начисляться не только сотрудницам, но и другим родственникам, написавшим заявление на данный отпуск.

Далее хотим обратить внимание читателей на разъяснения ФСС, приведенные в Письме от 13.09.2013 N 15-03-09/12-2494П, в котором рассмотрена ситуация, когда заявление на отпуск по уходу за ребенком написано совместителем, работающим в учреждении. Чиновники Фонда ответили, что застрахованное лицо может отказаться от выплаты ему ежемесячного пособия по уходу за ребенком по основному месту работы и получать ежемесячное пособие по уходу за ребенком в организации, где оно работает по совместительству. При этом оно обязано представить данному работодателю заявление и необходимые документы для назначения и выплаты указанного пособия, в том числе справку с основного места работы о том, что выплата ему ежемесячного пособия по уходу за ребенком не осуществляется.

Обратите внимание! Законодательством РФ в настоящее время не предусмотрена выплата пособия по уходу за ребенком по нескольким местам работы. Пунктом 2 ст. 13 Федерального закона N 255-ФЗ установлено, что если застрахованное лицо занято у нескольких страхователей, то ежемесячное пособие по уходу за ребенком выплачивается страхователем по одному месту работы (службы, иной деятельности) по выбору застрахованного лица. При этом названная норма не ограничивает застрахованное лицо в возможности получения ежемесячного пособия по уходу за ребенком не по основному месту работы, а предусматривает лишь однократность выбора страхователя для реализации права на получение этого пособия. Несоблюдение данной нормы влечет за собой непризнание произведенных расходов ФСС (см. Постановление ФАС СЗО от 22.05.2014 N А56-36589/2013).

Расчет пособия по уходу за ребенком осуществляется в общем порядке и каких-либо особенностей не содержит.

Пример 3. Сотрудница автономного учреждения культуры с 10.02.2014 оформила отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет. Сумма начисленного заработка за 2012 и 2013 гг. без учета пособия по беременности и родам составила 430 000 руб. Все начисления были произведены за счет средств, полученных от платных услуг. Количество календарных дней в расчетном периоде, за исключением календарных дней отпуска по беременности и родам, равно 591 (366 + 365 — 140).

Рассчитаем сумму ежемесячного пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет.

1. Определим средний дневной заработок сотрудницы. Он составит 727,58 руб. (430 000 руб. / 591 кал. дн.).

2. Сравним средний дневной заработок с предельным размером среднего дневного заработка в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ: 727,58 руб. < 1477,43 руб.

3. В соответствии с п. 5.1 ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляется из среднего заработка застрахованного лица, который определяется путем умножения среднего дневного заработка на 30,4. Таким образом, средний заработок для определения размера пособия по уходу за ребенком составит 22 118,43 руб. (727,58 руб. x 30,4 кал. дн.).

4. Определим сумму ежемесячного пособия по уходу за ребенком: 8847,37 руб. (22 118,43 руб. x 40%).

В бухгалтерском учете учреждения будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислено пособие по уходу за ребенком сотруднице учреждения	2 303 02 000	2 302 13 000	8847,37
Поступили денежные средства в кассу учреждения	2 210 03 000 2 201 34 000	2 201 11 000 2 210 03 000	8847,37
Выдано из кассы учреждения пособие по уходу за ребенком	2 302 13 000	2 201 34 000	8847,37

Вправе ли сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, получать пособие по беременности и родам? В соответствии с положениями п. 3 ст. 11.1 Федерального закона N 255-ФЗ матери, имеющие право на пособие по беременности и родам, в период после родов со дня рождения ребенка вправе получать:

— либо пособие по беременности и родам,

— либо ежемесячное пособие по уходу за ребенком с зачетом ранее выплаченного пособия по беременности и родам в случае, если размер ежемесячного пособия по уходу за ребенком больше, чем размер пособия по беременности и родам.

Выплата одновременно двух пособий неизбежно приведет к отказу в зачете произведенных расходов территориальными органами ФСС (Постановление ФАС ЗСО от 22.09.2011 N А27-595/2011).

Вправе ли работница, работающая на условиях сокращенной рабочей недели, получать пособие по уходу за ребенком? Если лицо работает на условиях неполного рабочего времени или на дому, то за ним сохраняется право на получение отпуска по уходу за ребенком. Данная норма установлена ст. 13 Федерального закона N 81-ФЗ. В соответствии с положениями ст. 14 названного Закона указанное пособие выплачивается со дня предоставления отпуска по уходу за ребенком до достижения ребенком возраста полутора лет.

При ответе на вопрос, какой режим работы соответствует осуществлению трудовых обязанностей на условиях неполного рабочего времени, следует руководствоваться ТК РФ. Так, из ст. 93 ТК РФ следует, что по соглашению между работником и работодателем неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя могут устанавливаться как при приеме на работу, так и в дальнейшем. В частности, работодатель обязан установить неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю по просьбе беременной женщины. При этом под неполным рабочим временем понимается как неполный рабочий день (смена), так и неполная рабочая неделя. Напомним, что в соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Арбитры в Постановлении ФАС СЗО от 23.11.2012 N А21-620/2012 (Определением ВАС РФ от 11.04.2013 N ВАС-4041/13 отказано в передаче дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора) сделали вывод, что неполным рабочим временем является рабочее время, продолжительность которого меньше, чем установленная положениями ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени.

Таким образом, если рабочая неделя работницы составляет меньше 40 часов, например каждый день рабочее время сокращено на один час, в данном случае рабочая неделя будет соответствовать определению неполной рабочей недели.