Составляем график отпусков

График отпусков представляет собой обязательный локальный нормативный акт, который должна иметь каждая организация. Данный документ регламентирует планирование ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников в течение календарного года с разбивкой по месяцам. Формирование графика осуществляется работодателем с учетом норм трудового законодательства и производственной необходимости. При составлении документа должны приниматься во внимание пожелания персонала относительно времени отдыха. Процедура разработки и утверждения графика, а также правила предоставления отпусков фиксируются во внутренних нормативных актах компании. При отсутствии данного документа его необходимо срочно разработать и официально утвердить.

Ключевые этапы разработки графика отпусков:

• Назначение ответственного сотрудника за формирование графика
• Установление сроков представления работниками своих предпочтений по датам отпусков
• Определение периода согласования проекта графика с руководителями отделов
• Установление срока представления окончательного варианта на утверждение работодателю

Форма графика отпусков

Рекомендуемая и альтернативные формы

Для составления графика отпусков рекомендуется использовать унифицированную форму Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако законодательство допускает разработку работодателем собственной формы документа при условии сохранения всех обязательных реквизитов, предусмотренных трудовым законодательством.

Образец графика отпусков (форма Т-7)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО "Производственная компания "Вектор"
__________________ А.И. Петров
"15" декабря 2024 г.

ГРАФИК ОТПУСКОВ на 2025 год

№ п/п	ФИО сотрудника	Должность	Отдел	Планируемая дата начала отпуска	Продолжительность (календарных дней)	Примечания
1	Иванова Мария Сергеевна	Бухгалтер	Бухгалтерия	15.06.2025	28
2	Петров Алексей Владимирович	Менеджер по продажам	Отдел продаж	10.08.2025	14	Первая часть отпуска
3	Сидорова Елена Викторовна	Инженер	Производственный отдел	01.07.2025	28

Ответственный за составление: Начальник отдела кадров ___________ /О.П. Николаева/

Подготовка к составлению графика

Предварительный анализ и особые категории работников

Перед формированием графика отпусков рекомендуется провести тщательный анализ следующих аспектов:

• Историю предоставления отпусков сотрудникам за предыдущие 2-3 года
• Наличие в штате сотрудников, имеющих льготы при выборе времени отпуска
• Планируемые периоды пиковой нагрузки в организации
• Взаимозаменяемость сотрудников в различных подразделениях

Особые категории работников, имеющие преимущественное право выбора времени отпуска:

• Беременные женщины - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также после отпуска по уходу за ребенком (статья 260 ТК РФ)
• Супруги женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам (статья 123 ТК РФ)
• Совместители - при условии предоставления отпуска по основному месту работы (статья 286 ТК РФ)
• Родители (опекуны, попечители) детей до 18 лет для сопровождения при поступлении в образовательные учреждения в другой местности
• Несовершеннолетние работники (статья 267 ТК РФ)
• Сотрудники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда

Стандартная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). Отдельным категориям работников предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска (статья 116 ТК РФ).

Процесс заполнения графика отпусков

Порядок оформления и обязательные реквизиты

Заполнение графика отпусков обычно осуществляется специалистом кадровой службы. В документе должны быть указаны следующие сведения:

• Полное и сокращенное наименование организации
• Структурные подразделения и должности в соответствии со штатным расписанием
• Фамилии, имена, отчества и табельные номера сотрудников (без сокращений)
• Общая продолжительность отпуска в календарных днях
• Дата начала отпуска и его планируемое окончание
• Информация о разделении отпуска на части 

Образец приказа об утверждении графика отпусков

ООО "Производственная компания "Все о кадрах"

ПРИКАЗ
№ 45-к от "20" декабря 2024 г.

Об утверждении графика отпусков на 2025 год

На основании статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график отпусков сотрудников ООО "Производственная компания "Все о кадрах" на 2025 год.
2. Начальнику отдела кадров Николаевой О.П. обеспечить ознакомление всех сотрудников с утвержденным графиком отпусков под подпись в срок до 30 декабря 2024 года.
3. Руководителям структурных подразделений обеспечить соблюдение утвержденного графика отпусков.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ___________ /А.И. Петров/

С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров ___________ /О.П. Николаева/ "20" декабря 2024 г.

Важные замечания по оформлению:

В графике должна присутствовать специальная графа для отметок о фактическом использовании отпуска, а также о причинах и датах его переноса. После составления документ подписывается руководителем кадровой службы и передается на утверждение работодателю. Все сотрудники должны быть ознакомлены с графиком под подпись, что является профилактической мерой против возможных трудовых споров. Для фиксации факта ознакомления можно предусмотреть соответствующую графу в самом графике или завести отдельный журнал. Копии утвержденного графика рекомендуется предоставить руководителям структурных подразделений и в бухгалтерию. Оригинал графика хранится в кадровой службе в течение одного года.

Часто задаваемые вопросы по графику отпусков

Может ли работник требовать изменения даты отпуска, если график уже утвержден?

Да, по соглашению между работником и работодателем дата отпуска может быть перенесена даже после утверждения графика. Для этого необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или издать соответствующий приказ. Однако unilateral изменение даты отпуска работодателем без согласия сотрудника не допускается, за исключением случаев, предусмотренных статьей 124 ТК РФ.

Обязательно ли использовать унифицированную форму Т-7?

Нет, с 2013 года использование унифицированных форм первичной учетной документации не является обязательным. Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков, которая должна содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Каковы последствия отсутствия графика отпусков в организации?

Отсутствие графика отпусков является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей). Кроме того, без графика возникают сложности с планированием рабочего процесса и возможны трудовые споры с сотрудниками.

Когда должен быть утвержден график отпусков на следующий год?

Трудовой кодекс не устанавливает точной даты утверждения графика, но определяет, что это должно быть сделано не позднее чем за две недели до наступления календарного года (статья 123 ТК РФ). Таким образом, график отпусков на 2025 год должен быть утвержден до 17 декабря 2024 года.

Можно ли разделить ежегодный отпуск на несколько частей?

Да, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части (статья 125 ТК РФ). При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Оставшиеся дни могут дробиться по усмотрению сторон. Разделение отпуска должно быть отражено в графике отпусков.