Если из зарплаты излишне удержан НДФЛ

Ошибки при расчете НДФЛ случаются даже у опытных бухгалтеров. Неверное применение вычетов, ставок или технические сбои приводят к тому, что у работника удерживается большая сумма налога, чем следует. Разберемся, как действовать в такой ситуации: когда можно сделать зачет, а когда обязаны вернуть деньги.

Ключевое правило

Зачет — это приоритетный и самый простой способ исправить ошибку, но он возможен только в течение того же календарного года и пока работник продолжает получать доходы от вас.
Возврат — это процедура, которая применяется, когда зачет невозможен.

Когда можно сделать зачет?

Зачет излишне удержанного НДФЛ производится автоматически благодаря тому, что налог рассчитывается нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Типичные ситуации для зачета:

• Работник принес документы на вычет с опозданием (например, заявление на детский вычет в мае, а право возникло в январе).
• Работник приобрел статус налогового резидента РФ в течение года, и НДФЛ за предыдущие месяцы нужно пересчитать с 30% на 13%.

При расчете НДФЛ за текущий месяц бухгалтер учитывает всю сумму налога, уже удержанную с работника с января. Если в предыдущие месяцы налог был удержан излишне, то в текущем месяце он будет удержан в меньшей сумме, тем самым произойдет автоматический зачет.

Пример: В апреле работник принес заявление на детский вычет (1400 руб. в месяц), которое действует с января. За январь-март с него был излишне удержан НДФЛ в размере 546 руб. (1400 руб. * 3 мес. * 13%). При расчете зарплаты за апрель бухгалтер рассчитает налог с начала года с учетом вычетов и вычтет уже удержанную сумму. В результате НДФЛ к удержанию за апрель уменьшится ровно на 546 руб.

Когда зачет невозможен и нужен возврат?

Возврат излишне удержанного НДФЛ производится в строго оговоренных законом случаях (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Ситуации, требующие возврата:

1. Ошибка обнаружена после увольнения работника.
2. Ошибка допущена при выплате дивидендов (нельзя зачесть переплату по дивидендам против НДФЛ с зарплаты).
3. Год закончился, а переплата не была зачтена.
4. У компании недостаточно платежей по НДФЛ за других работников, чтобы покрыть сумму возврата в установленный срок.

Если работник уволился, а ошибка выявлена до конца года, возврат может и должен произвести налоговый агент (бывший работодатель). Если ошибка обнаружена уже в следующем году, работник должен обращаться за возвратом самостоятельно в ИФНС с декларацией 3-НДФЛ.

Пошаговая процедура возврата налоговым агентом

Шаг 1. Фиксация ошибки

Составьте бухгалтерскую справку, в которой зафиксируйте факт и причину излишнего удержания, период и сумму переплаты.

Шаг 2. Уведомление работника

В течение 10 рабочих дней с даты обнаружения ошибки направьте работнику уведомление. Если работник уволился, отправьте уведомление по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Шаг 3. Получение заявления от работника

Основанием для возврата является письменное заявление работника с указанием реквизитов банковского счета для перечисления денег.

Вернуть НДФЛ наличными из кассы нельзя (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ). Только безналичным перечислением на счет работника.

Шаг 4. Возврат средств

Верните сумму в течение 3 месяцев со дня получения заявления от работника.

• Источник возврата: средства возвращаются за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет в будущем (с доходов этого или других работников).
• Если своих средств не хватает: компания вправе обратиться за возмещением в налоговую инспекцию в течение 10 дней с даты получения заявления от работника.

 За каждый день нарушения срока возврата начисляются проценты по ключевой ставке Банка России.

Образцы документов

Бухгалтерская справка-расчет

ООО «Все о кадрах»
ИНН 7701234567

Бухгалтерская справка-расчет № 5
о сумме излишне удержанного НДФЛ
г. Москва
«15» марта 2025 г.

В ходе проведения сверки расчетов с менеджером по продажам Петровым Ильей Сергеевичем (ИНН 771234567890) «15» марта 2025 г. выявлен факт излишнего удержания НДФЛ.
Причина: Не было применено уведомление на имущественный налоговый вычет, предоставленное работником 10.03.2025, с правом зачета с января 2025 года.
Период ошибки: январь-февраль 2025 года.
Сумма вычета: 260 000 руб. (130 000 руб. x 2 мес.).
Сумма излишне удержанного НДФЛ: 33 800 руб. (260 000 руб. x 13%).
Проводка: Дебет 70 Кредит 68.1 — 33 800 руб. — сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ.

Главный бухгалтер: ______________ / Семенова А.В. /

Уведомление работнику об излишне удержанном НДФЛ

ООО «Все о кадрах»
ИНН 7701234567
Исх. № 45/н-б от «15» марта 2025 г.

Петрову Илье Сергеевичу

УВЕДОМЛЕНИЕ
об обнаружении факта излишнего удержания НДФЛ

Уважаемый Илья Сергеевич!

Сообщаем Вам, что при проверке расчетов был выявлен факт излишнего удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ) с Ваших доходов за период январь-февраль 2025 года.
Сумма излишне удержанного НДФЛ составляет 33 800 (Тридцать три тысячи восемьсот) рублей.

В соответствии с пунктом 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ Вы вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением о возврате данной суммы.
Для возврата денежных средств просим Вас предоставить в бухгалтерию компании заявление с указанием реквизитов Вашего банковского счета.

В случае отсутствия заявления в течение 2025 года, мы не сможем произвести возврат. По окончании 2025 года Вы будете вправе обратиться за возвратом суммы излишне удержанного налога в налоговый орган по месту Вашей регистрации, представив налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ.

Главный бухгалтер: ______________ / Семенова А.V. /

С уведомлением ознакомлен: ______________ / Петров И.С. /
«16» марта 2025 г.

Заявление работника о возврате излишне удержанного НДФЛ

Генеральному директору
ООО «Все о кадрах»
Иванову П.С.
от менеджера по продажам
Петрова Ильи Сергеевича
(паспорт: серия 45 01 № 123456,
выдан ОВД «Люблино» г. Москвы 15.06.2015,
ИНН 771234567890)

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии с пунктом 1 статьи 231 Налогового кодекса Российской Федерации прошу вернуть мне излишне удержанную сумму налога на доходы физических лиц в размере 33 800 (Тридцать три тысячи восемьсот) рублей за период январь-февраль 2025 года.

Произведите возврат указанной суммы путем перечисления на мою банковскую карту, привязанную к счету:
Номер счета: 40817810012345678901
Банк получателя: ПАО «Сбербанк России», г. Москва
БИК: 044525225
Номер карты: 2200 1234 5678 9012

С условиями возврата излишне удержанного НДФЛ ознакомлен.

«16» марта 2025 г. ______________ / Петров И.С. /