Правила перевода сотрудника в филиал
Компания открыла филиал в другом регионе и планирует перевести в него работника. Рассмотрим, какие документы нужно оформить, какие затраты понесет компания, какие налоги и взносы придется начислить.
Перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает в соответствии с условиями трудового договора (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). При переводе подобные условия трудового договора изменяются.
Местность, в которую осуществляется перевод, считается другой, если она находится за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 N 2).
Примечание. Перемещение
Не является переводом перемещение работника у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, которое не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ).
Обязанности работодателя в связи с переводом работника в филиал
Рассмотрим, какие обязанности возникают у работодателя в связи с переводом работника из головного офиса в региональное подразделение.
Сохранить рабочее место
Обязанность сохранить за работником его прежнее рабочее место зависит от срока перевода.
Временный перевод. При временном переводе за работником сохраняется прежнее рабочее место. Если по окончании срока перевода он не потребовал возвращения на свое рабочее место и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ).
Постоянный перевод. В случае постоянного перевода работодатель не обязан сохранять за работником прежнее рабочее место.
Компенсировать расходы на переезд
Если переезд в другую местность обусловлен переводом на новое место работы, работодатель обязан взять на себя следующие расходы (ст. 165 и 169 ТК РФ):
— по переезду самого работника и членов его семьи;
— провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику средства передвижения);
— обустройству на новом месте жительства.
Коммерческая компания самостоятельно определяет размер возмещения и порядок его выплаты (ч. 2 ст. 169 ТК РФ).
Примечание. К членам семьи относятся только супруги, родители (усыновители) и дети (усыновленные) (ст. 2 Семейного кодекса РФ).
Документальное оформление перевода
Перевод работника на другую постоянную работу требует документального оформления.
Примечание. Какие формы документов использовать
Согласно статье 21 Федерального закона от 06.11.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» компании не обязаны применять формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. При этом Закон N 402-ФЗ не ограничивает право использовать те унифицированные формы, которые стали уже привычными.
Решение работодателя о переводе
Решение о переводе на работу в другую местность принимает руководитель компании на основании предложения руководителя филиала, его служебной записки.
При стратегических изменениях в развитии компании принципиальное решение о необходимости перевода группы работников могут принять и участники общества (учредители).
Предложение работнику о переводе на работу в другую местность
Если руководитель компании сочтет правильным смену места работы и жительства определенного сотрудника, он должен предложить работнику перевод на работу в другую местность.
Необходимость заручиться письменным согласием сотрудника на перевод установлена частью 1 статьи 72.1 Трудового кодекса. Решение этого вопроса не может быть односторонним, поскольку оно затрагивает определенные сторонами условия трудового договора.
Чтобы получить такое согласие, прежде нужно подготовить письменное предложение сотруднику о переводе и переезде на новое место работы.
Допускается составить данное предложение в произвольной форме.
Согласие или отказ работника
Работник должен выразить свое согласие или отказ письменно также в произвольной форме.
Дополнительное соглашение к трудовому договору
Изменение определенных сторонами условий трудового договора необходимо зафиксировать дополнительным соглашением. В его тексте уместно определить также и порядок компенсации расходов на переезд работника и его семьи, провоз имущества, обустройство на новом месте, а также другие условия, которые стороны сочтут нужным определить.
В случае развития систематической филиальной сети удобнее разработать положение о компенсации расходов работникам, где установить единообразные нормы по возмещению расходов по переезду работников к новым местам работы. Если в другую местность переезжают один-два работника, условия возмещения расходов достаточно внести в дополнительное соглашение к трудовому договору.
Запись в трудовой книжке
Перевод на постоянное место работы сопровождается записью в трудовой книжке (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»). Образец внесения записи смотрите ниже.
Налоги и взносы
В связи с исполнением финансовых обязательств при переводе работника на работу в другую местность у работодателя могут возникнуть обязанности по уплате налогов и взносов.
Налог на прибыль
Выплаченные работнику суммы возмещения расходов на проезд и обустройство предусмотрены трудовым законодательством, установлены дополнительным соглашением сторон трудового договора и связаны с получением дохода организацией. Поскольку эти затраты обоснованны и документально подтверждены, компания вправе учесть их для целей налогообложения в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ).
НДФЛ
Затраты работника на переезд и обустройство не облагаются НДФЛ. Пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса освобождает от уплаты НДФЛ со всех видов установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с исполнением трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность).
Следовательно, суммы возмещения организацией стоимости проезда работника и членов его семьи к месту работы, производимого в связи с его переездом на работу в другую местность, не облагаются НДФЛ в размере, установленном трудовым договором. Это подтверждают и письма Минфина России от 26.05.2008 N 03-04-06-01/140 и от 30.05.2007 N 03-04-06-01/165.
Страховые взносы
На сумму возмещения работодателем расходов, связанных с переездом работника к новому месту работы, в размерах, определенных трудовым договором, суммы страховых взносов не начисляются:
— на основании части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»;
— подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Бухгалтерский учет
Покажем порядок отражения в бухгалтерском учете возмещения расходов работодателем сотруднику при переезде из одного региона в другой на примере.
Пример. Менеджер отдела корпоративного менеджмента ставропольского филиала ООО «Рассада» С. Т. Пуля переведен на работу во владимирский филиал на должность старшего менеджера с окладом 50 000 руб. в месяц. Бухгалтерия ООО «Рассада» выдала аванс С. Т. Пуле на переезд в сумме 35 000 руб.
В дополнительном соглашении к трудовому договору установлено, что фирма компенсирует работнику документально подтвержденные расходы:
— на проезд сотрудника с семьей из г. Ставрополя в г. Владимир в плацкартном вагоне поезда;
— провоз имущества;
— суточные за дни проезда.
После переезда работник обратился к директору владимирского филиала с заявлением, в котором изложил просьбу компенсировать понесенные расходы на переезд. Образец заявления см. ниже.
Образец. Заявление о возмещении расходов при переводе
Директору владимирского филиала ООО «Рассада»
Матвееву П. В.
От старшего менеджера
Владимирского филиала ООО «Рассада»
Пули С. Т.
Заявление
Прошу возместить расходы, понесенные при переезде на работу в другую местность, в сумме 58 100 (Пятьдесят восемь тысяч сто) рублей, включая суточные 5600 руб. (700 руб. х 4 чел. х 2 дн.).
Документы, подтверждающие расходы, прилагаю:
Билеты железнодорожные — 4 шт. на сумму 17 500 руб.;
Квитанция об оплате провоза багажа весом 950 кг на сумму 35 000 руб.
| 26 октября 2013 года | Пуля | С. Т. Пуля |
К заявлению работник приложил документы, подтверждающие расходы: железнодорожные билеты и квитанции об оплате провоза багажа.
На заявлении директор владимирского филиала ООО «Рассада» П. В. Матвеев поставил распорядительную визу следующего содержания: «В бухгалтерию: оплатить с зачетом аванса 35 000 руб.».
Необходимо отразить выплату компенсации в бухгалтерском учете.
Решение. В бухгалтерском учете будут отражены следующие проводки:
Дебет 73 Кредит 50
35 000 руб. — выдан аванс работнику С. Т. Пуле на переезд к месту работы;
Дебет 44 Кредит 73
58 100 руб. (35 000 руб. + 17 500 руб. + 5600 руб.) — отражена в составе расходов сумма фактических расходов по переезду работника к новому месту работы;
Дебет 73 Кредит 50
23 100 руб. (58 100 руб. — 35 000 руб.) — выплачена работнику С. Т. Пуле компенсация расходов, связанных с переводом на работу в другую местность, с зачетом ранее полученного аванса.
