К нам поступают вопросы, касающиеся оформления документов при направлении сотрудников в командировки. Поэтому в статье напомним правила оформления командировок и разъяснения специалистов Минтруда по данной теме, а также рассмотрим некоторые нюансы, связанные с возмещением расходов при направлении сотрудника в командировку и расследованием несчастного случая, произошедшего во время командировки.

 

При направлении сотрудников в командировку необходимо руководствоваться гл. 24 ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение N 749), утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. При направлении госслужащих в командировку, кроме этого, нужно руководствоваться Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих" (далее — Порядок N 813).

Обращаем ваше внимание на то, что Трудовым кодексом и иными правовыми актами установлены категории граждан, которых нельзя направлять в командировки. К ним относятся:

— работники в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ);

— беременные (ст. 259 ТК РФ);

— несовершеннолетние (ст. 268 ТК РФ) — исключением являются творческие работники средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании или исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнем работ, профессий, должностей этих работников, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 N 252;

— работники-инвалиды, если это противоречит индивидуальной программе их реабилитации (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации");

— зарегистрированные кандидаты для участия в выборах (ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации").

Кроме этого, у работников некоторых категорий работодатель должен запрашивать согласие на направление в командировку для выполнения служебного задания. К ним согласно ст. 259, 264 ТК РФ относятся:

— женщины, имеющие детей до трех лет;

— матери и отцы, воспитывающие детей до пяти лет без супруга (супруги);

— опекуны (попечители) несовершеннолетних;

— родители детей-инвалидов;

— работники, осуществляющие уход за больным членом семьи.

При направлении сотрудника в командировку оформляются следующие документы:

— служебное задание;

— приказ о направлении в командировку;

— командировочное удостоверение.

Рассмотрим порядок оформления этих документов и другие вопросы, связанные с направлением в командировку сотрудников, с учетом писем Минтруда РФ от 14.02.2013 N 14-2-291, от 04.03.2013 N 164-6-1.

 

Оформление служебного задания

 

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель (п. 6 Положения N 749).

Для составления служебного задания предусмотрена унифицированная форма Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее — Постановление N 1). Задание является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку и оформления командировочного удостоверения.

Согласно п. 4 Положения N 749 и п. 4 Порядка N 813 срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. В соответствии с п. 7 Положения N 749 и п. 9 Порядка N 813 фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.

 

Оформление приказа о направлении работника в командировку

 

Согласно п. 3 Положения N 749 и п. 7 Порядка N 813 работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Таким образом, на основании служебного задания, подписанного руководителем структурного подразделения и утвержденного руководителем организации, кадровая служба оформляет приказ о направлении в командировку. В настоящее время для оформления приказа можно воспользоваться унифицированной формой Т-9 (Т-9а), в которой надо указать фамилию и инициалы, должность (специальность, профессию) командируемого, структурное подразделение, в котором он работает, а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости указываются источники оплаты командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

Работник должен поставить подпись на документе, подтверждая факт ознакомления с приказом.

 

Оформление командировочного удостоверения

 

Согласно п. 7 Положения N 749 и п. 8 Порядка N 813 на основании решения работодателя (представителя нанимателя) работнику оформляется командировочное удостоверение, определяющее срок его пребывания в командировке, а также устанавливающее даты приезда в пункт (пункты) назначения и отбытия из него (из них). Удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем (представителем нанимателя), после чего вручается работнику и сохраняется им в течение всего срока командировки. При этом фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о датах приезда и выезда, которые проставляются в командировочном удостоверении. Данные отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник.

В Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 сотрудники Минтруда обратили внимание на то, что в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

— приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

— служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

— проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

— счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Такие разъяснения сотрудники Минтруда сделали, основываясь на Письме Минфина РФ от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7. В этом письме были даны разъяснения о принятии расходов в целях исчисления налога на прибыль в случае отсутствия в командировочном удостоверении отметок о прибытии и выбытии при наличии приказа о направлении в командировку, служебного задания, проездных документов, счетов на проживание и прочих документов. Такая ситуация может возникнуть, например, при направлении организацией своих работников в командировки для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов — физических лиц. При этом в командировочном удостоверении по объективным причинам не могут быть сделаны отметки о прибытии и выбытии.

Кроме того, сотрудники Минтруда отметили, что форма командировочного удостоверения, утвержденная Постановлением N 1, предусматривает только одно место назначения. Между тем по Информации Минфина РФ N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не обязательны к применению. Обязательными к применению остаются формы документов, используемых в качестве первичных учетных, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовых документов).

Таким образом, организации самостоятельно могут разработать формы документов для направления сотрудников в командировку, утвердив их локальным нормативным актом.

 

Учет рабочего времени в командировке

 

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Это касается и периода нахождения в командировке. Для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду заполняется табель по форме Т-13 или табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы по форме 0504421  . Они составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передаются в бухгалтерию.

Затраты рабочего времени учитываются в табеле Т-13 как методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, так и путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, отпуск в связи с обучением, временная нетрудоспособность, служебные командировки, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в верхней строке этого табеля в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

В табеле 0504421 регистрируются только случаи отклонения от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. Отметим, что при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле 0504421 повторяется.

В своих письмах от 14.02.2013 N 14-2-291, от 04.03.2013 N 164-6-1 сотрудники Минтруда разъяснили, что дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом "К" ("06" — служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, в табеле учета рабочего времени за данный день нужно дополнительно проставить буквенный код "РВ" или цифровой "03". При этом необходимо указывать количество часов, отработанных в такой день, если работодатель давал указание о продолжительности работы в этот день.

 

Порядок оформления однодневной командировки

 

В настоящее время трудовым законодательством порядок оформления однодневных командировок не урегулирован.

Согласно п. 7 Положения N 749 на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в п. 15 этого положения.

В соответствии с п. 15 Положения N 749 направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметки о пересечении государственной границы. Аналогичное предписание установлено п. 25 Порядка N 813.

Таким образом, Положение N 749 и Порядок N 813 предусматривают только один случай, при котором командировочное удостоверение не выписывается, а именно командировку за границу. Во всех остальных случаях работодатель обязан выписать удостоверение, в том числе при командировке на один день.

Такие разъяснения представлены в Письме Минтруда РФ от 04.03.2013 N 164-6-1.

 

Возмещение расходов при направлении в служебную командировку

 

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Согласно ст. 168 ТК РФ к таковым относятся затраты на проезд, наем жилого помещения, дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом согласно ч. 2 ст. 168 порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.

Сотрудники Минтруда отметили следующее: размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета". Пунктом 3 указанного постановления определено, что расходы, превышающие размеры, установленные п. 1 этого постановления, а также иные расходы, связанные со служебными командировками (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), организации возмещают за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных ими от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Таким образом, в настоящее время на законодательном уровне не определены ни максимальные, ни минимальные размеры, которые ограничивали бы пределы расходов, закрепляемых на локальном уровне. Кроме этого, Минтруд отметил, что трудовое законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере.

В связи с вышеизложенным размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Это значит, что работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности (п. 3 Письма Минтруда РФ от 04.03.2013 N 164-6-1).

 

Расследование несчастного случая в командировке

 

На практике несчастный случай может произойти с работником, когда он находится в командировке. В своих письмах от 14.02.2013 N 14-2-291 и от 04.03.2013 N 164-6-1 сотрудники Минтруда напомнили, что такой несчастный случай подлежит расследованию. Рассмотрим порядок более подробно.

Согласно ст. 227 ТК РФ расследованию и учету подлежат несчастные случаи, происшедшие с работниками и другими лицами, участвующими в производственной деятельности работодателя (в том числе с лицами, подлежащими обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний), при исполнении ими трудовых обязанностей или выполнении какой-либо работы по поручению работодателя (его представителя), а также при осуществлении иных правомерных действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем либо совершаемых в его интересах.

Расследованию в установленном порядке как несчастные случаи подлежат события, в результате которых пострадавшими были получены телесные повреждения (травмы), в том числе нанесенные другим лицом; тепловой удар; ожог; обморожение; утопление; поражение электрическим током, молнией, излучением; укусы и другие телесные повреждения, нанесенные животными и насекомыми; повреждения вследствие взрывов, аварий, разрушения зданий, сооружений и конструкций, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств; иные повреждения здоровья, обусловленные воздействием внешних факторов, повлекшие за собой необходимость перевода пострадавших на другую работу, временную или стойкую утрату ими трудоспособности либо смерть пострадавших, если указанные события произошли:

— в течение рабочего времени на территории работодателя либо в ином месте выполнения работы, в том числе во время установленных перерывов, а также в течение времени, необходимого для приведения в порядок орудий производства и одежды, выполнения других предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка действий перед началом и после окончания работы, или при выполнении работы за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени, в выходные и нерабочие праздничные дни;

— при следовании к месту выполнения работы или с работы на транспортном средстве, предоставленном работодателем (его представителем), либо на личном транспортном средстве в случае использования личного транспортного средства в производственных (служебных) целях по распоряжению работодателя (его представителя) или по соглашению сторон трудового договора;

— при следовании к месту служебной командировки и обратно, во время служебных поездок на общественном или служебном транспорте, а также при следовании по распоряжению работодателя (его представителя) к месту выполнения работы (поручения) и обратно, в том числе пешком;

— при следовании на транспортном средстве в качестве сменщика во время междусменного отдыха (водитель-сменщик на транспортном средстве, проводник или механик рефрижераторной секции в поезде, член бригады почтового вагона и др.);

— при работе вахтовым методом во время междусменного отдыха, а также при нахождении на судне (воздушном, морском, речном) в свободное от вахты и судовых работ время;

— при осуществлении иных правомерных действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем либо совершаемых в его интересах, в том числе действий, направленных на предотвращение катастрофы, аварии или несчастного случая.

Минтруд обратил внимание на следующее: согласно ч. 10 ст. 229.2 ТК РФ положение об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях и формы документов, необходимых для расследования несчастных случаев, утверждаются в порядке, устанавливаемом уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. В настоящее время действует Положение об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утвержденное Постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 N 73 (далее — Положение N 73).

Как предусматривает п. 4 Положения N 73, работники организации обязаны незамедлительно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о каждом происшедшем несчастном случае или об ухудшении состояния своего здоровья в связи с проявлениями признаков острого заболевания (отравления) при осуществлении действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем.

В силу п. 5 Положения N 73 о каждом страховом случае работодатель (его представитель) в течение суток обязан сообщить в исполнительный орган страховщика (по месту регистрации страхователя).

Кроме этого, согласно п. 10 Положения N 73 несчастные случаи, происшедшие с лицами, направленными в установленном порядке для выполнения работ к другому работодателю и работавшими там под его руководством и контролем (под руководством и контролем его представителей), расследуются комиссией, формируемой и возглавляемой этим работодателем (его представителем). В состав комиссии включается полномочный представитель организации или работодателя — физического лица, направивших упомянутых лиц. Неприбытие или несвоевременное их прибытие не является основанием для изменения сроков расследования.

Несчастные случаи, происшедшие на территории организации с работниками сторонних организаций и другими лицами при исполнении ими трудовых обязанностей или задания направившего их работодателя (его представителя), расследуются комиссией, формируемой и возглавляемой этим работодателем (его представителем). При необходимости в состав комиссии могут включаться представители организации, за которой закреплена данная территория на правах владения или аренды.

Несчастные случаи, происшедшие с работниками и другими лицами, выполнявшими работу по заданию работодателя (его представителя) на выделенном в установленном порядке участке сторонней организации, расследуются комиссией, формируемой и возглавляемой работодателем (его представителем), производящим работу, с обязательным участием представителя организации, на территории которой производилась эта работа.