Ознакомление с кадровыми документами

При трудоустройстве в компанию каждый сотрудник сталкивается с необходимостью изучения внутренних документов. Это важно не только потому, что этого требует работодатель, но и для самого работника — чтобы понимать «правила игры» в организации. Порядок взаимодействия сотрудников и ведения бизнес-процессов уникален для каждой компании и зависит от организационных, юридических и экономических факторов.

В этой статье мы рассмотрим, какие основные документы работодатель обязан представить сотруднику, в какие сроки, какими способами и какую ответственность понесет в случае невыполнения этих требований.

Какие документы требуют ознакомления?

Согласно части 3 статьи 68 ТК РФ, до подписания трудового договора работодатель должен ознакомить сотрудника под подпись со следующими документами:

• Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• Иными локальными нормативными актами (ЛНА), связанными с трудовой деятельностью;
• Коллективным договором (при его наличии).

На первый взгляд список небольшой, но на практике он может быть значительно расширен.

Правила внутреннего трудового распорядка есть в каждой организации. Они регулируют трудовые отношения, использование рабочего времени, укрепление дисциплины и формирование команды.

Коллективный договор встречается в основном в крупных компаниях и регулирует социально-трудовые отношения.

Локальные нормативные акты могут быть разными в зависимости от структуры компании, численности сотрудников, вида деятельности и других факторов. Согласно статье 8 ТК РФ, работодатель принимает ЛНА в рамках своей компетенции.

В небольших организациях обычно есть только обязательные ЛНА:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• Инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
• Положение о защите персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
• Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ).

В средних и крупных компаниях могут быть также утверждены:

• Положения о структурных подразделениях;
• Должностные инструкции;
• Положение о премировании;
• Положение о командировках;
• Положение о коммерческой тайне;
• И другие документы, учитывающие специфику деятельности.

После заключения трудового договора сотрудника знакомят под подпись и с другими документами:

• Графиками сменности (ст. 103 ТК РФ);
• Расчетными листками (ст. 136 ТК РФ);
• Приказами о дисциплинарных взысканиях (ст. 193 ТК РФ);
• Документами по кадровому учету.

Отметим, что с 1 января 2013 года унифицированные формы кадровых документов (утвержденные Постановлением Госкомстата №1) не являются обязательными — компании вправе разрабатывать свои формы.

Ответственность за ознакомление сотрудников с документами лежит на работодателе, как правило, эту функцию выполняют кадровые специалисты. В некоторых случаях ознакомлением могут заниматься руководители подразделений, если это закреплено в их должностных инструкциях или приказах.

При изменении ЛНА, затрагивающих условия трудового договора, работник должен быть ознакомлен с изменениями под подпись в том же порядке, что и при первичном ознакомлении.

С кем именно нужно знакомиться?

Важно понимать, что ознакомление с документами должно быть целевым — только с теми ЛНА, которые непосредственно касаются трудовой деятельности сотрудника.

Например, с положением о материальной ответственности знакомят только материально ответственных лиц, с положением об отделе кадров — только сотрудников этого отдела.

Частые ошибки:

• Ознакомление сотрудников, чья работа не затрагивается документом;
• Ознакомление внешних сотрудников (аутсорсинг, аутстаффинг);
• Ознакомление лиц, работающих по гражданско-правовым договорам.

Если работник отказывается знакомиться с ЛНА, работодатель может либо принять риски, либо убедить сотрудника в необходимости ознакомления, либо применить дисциплинарное взыскание.

Способы ознакомления с документами

Трудовое законодательство требует ознакомления «под роспись», но не регламентирует конкретный способ. На практике используются следующие варианты:

1. Лист ознакомления, прилагаемый к ЛНА;
2. Журнал ознакомления с локальными актами;
3. Лист ознакомления как приложение к трудовому договору.

Дистанционных работников можно ознакомить с ЛНА с использованием электронной подписи (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Размещение документов на информационных досках, корпоративных порталах или рассылка по email носят дополнительный характер и не заменяют личного ознакомления под подпись.

Сроки ознакомления

С ЛНА работник должен быть ознакомлен до подписания трудового договора, с остальными документами — в процессе работы.

Нарушением является ознакомление задним числом, однако доказать этот факт сложно. Новые ЛНА, принятые в процессе деятельности, доводятся до сотрудников в сроки, установленные самими документами или приказом.

Сотрудники, находящиеся в отпуске, командировке или на больничном, знакомятся с документами в первый день выхода на работу.

Ответственность за нарушение порядка ознакомления

Несоблюдение требований об ознакомлении сотрудников с ЛНА влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
• Штраф на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.;
• Возможное приостановление деятельности до 90 суток.

Ответственность может быть применена и за неознакомление с другими документами, предусмотренными законом.

Образцы документов

Лист ознакомления с Правилами внутреннего трудового распорядка

Лист ознакомления работников с Правилами внутреннего трудового распорядка ООО "Бизнес", утвержденными приказом ООО "Бизнес" от 10.11.2024 № 12-к (введенными в действие 10.11.2024)

№ п/п	Ф.И.О. работника	Должность работника	Структурное подразделение	Отметка об ознакомлении	Дата ознакомления
1	Ковалева Нина Григорьевна	Менеджер по персоналу	Отдел кадров	Ковалева	10.11.2024
2	Морозов Анатолий Витальевич	Инспектор по кадрам	Отдел кадров	Морозов	10.11.2024

Фрагмент журнала ознакомления с локальными нормативными актами

№ п/п	Ф.И.О. работника	Должность	Структурное подразделение	Ознакомлен с Правилами внутреннего трудового распорядка (подпись и дата)	Ознакомлен с Положением об оплате труда (подпись и дата)	Ознакомлен с Положением о коммерческой тайне (подпись и дата)
1	Ларин Олег Евгеньевич	Менеджер по закупкам	Отдел закупок	Ларин 10.11.2024	Ларин 10.11.2024	Ларин 10.11.2024
2	Королькова Марина Юрьевна	Начальник отдела кадров	Отдел кадров	Королькова 10.11.2024	Королькова 10.11.2024	Королькова 10.11.2024

Лист ознакомления с ЛНА как приложение к трудовому договору

Приложение № 1 к трудовому договору от 10.11.2024 № 34-т

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

До подписания трудового договора Работник ознакомлен со следующими локальными нормативными актами ООО "Бизнес":

№ п/п	Наименование локального нормативного акта	Дата	Подпись
1	Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом ООО "Бизнес" от 10.12.2024 № 12-к (введены в действие 10.12.2024)	10.11.2024
2	Положение об оплате труда, утвержденное приказом ООО "Бизнес" от 10.12.2024 № 14-к (введено в действие 10.12.2024)	10.11.2024

Таким образом, только собственноручная подпись работника в листе ознакомления, журнале или приложении к трудовому договору является доказательством того, что он был ознакомлен с документами. Это защищает интересы работодателя и предотвращает возможные манипуляции со стороны сотрудника.