Применение электронной подписи в документообороте предприятия общественного питания

общепит

Электронный документооборот в настоящее время является неотъемлемой частью документооборота любого предприятия общественного питания. Законодательством предусмотрены несколько видов подписей электронных документов. Рассмотрим, что это за подписи, чем они отличаются друг от друга и в каких случаях применяется каждая из них.

Электронная подпись и ее виды

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом N 63-ФЗ <1>, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

В соответствии с п. 1 ст. 2 данного Закона электронная подпись — информация в электронной форме, присоединенная к подписываемой информации в электронной форме или иным образом связанная с ней и используемая для определения лица, подписывающего информацию.

Различают два вида электронной подписи (ст. 5 названного Закона):

— простая электронная подпись — получается посредством использования кодов, паролей или иных средств, подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;

— усиленная электронная подпись — подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную электронную подпись.

Неквалифицированной электронная подпись становится в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Она позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в него после момента его подписания. Создается она с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись, кроме признаков, установленных для неквалифицированной подписи, должна соответствовать таким признакам:

— ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

— для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом N 63-ФЗ.

Для каких документов предназначена электронная подпись?

Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу в бумажном виде, подписанному обычной подписью, кроме случаев, когда законодательством установлено требование о необходимости составления документа исключительно в бумажном виде (п. 1 ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ).

Документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу в бумажном виде в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия (п. 2 ст. 6 данного Закона). При этом нормативные акты и соглашения для неквалифицированной подписи должны предусматривать порядок проверки электронной подписи, а для простой подписи — соответствовать требованиям, установленным ст. 9 названного Закона.

Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (п. 4 ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ).

Когда применяются разные виды подписи?

Простая электронная подпись

Государственные и муниципальные услуги. В силу п. 5 Постановления Правительства РФ от 25.01.2013 N 33 обращение заявителей — юридических лиц за получением государственных и муниципальных услуг осуществляется путем подписания обращения уполномоченным лицом с использованием простой электронной подписи. Использование простой электронной подписи для получения государственной или муниципальной услуги допускается, если федеральными законами или иными нормативными актами не установлен запрет на обращение за получением государственной или муниципальной услуги в электронной форме, а также не установлено использование в этих целях иного вида электронной подписи (п. 4 данного документа).

Соответственно, не все услуги можно подписывать простой электронной подписью, в некоторых случаях требуется усиленная квалификационная подпись. Правила определения видов электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг, утверждены Постановлением Правительства РФ от 25.06.2012 N 634.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета. Согласно ст. ст. 9, 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные документы и регистры бухгалтерского учета могут составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Подпунктом 4 п. 3 ст. 21 указанного Закона установлено, что федеральные стандарты независимо от вида экономической деятельности устанавливают требования к документам и документообороту, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета.

Федеральные стандарты пока не утверждены, и до сих пор продолжают применяться ПБУ, в которых ничего не говорится о видах электронной подписи. Федеральная налоговая служба в Письме от 17.01.2014 N ПА-4-6/489 считает, что при наличии юридически действительного соглашения хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Однако поскольку налоговый учет, как правило, ведется на основании данных первичных документов и регистров бухгалтерского учета (в силу ст. 313 НК РФ), нужно учитывать и позицию Минфина, который в Письме от 31.07.2012 N 03-03-06/2/85 считает, что для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью <2>. Аналогичные рассуждения представлены и в Письмах Минфина России от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139, от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710.

Еще более однозначно Минфин высказался в Письме от 12.04.2013 N 03-03-07/12250: документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью, может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

При этом в Письме ФНС России N ПА-4-6/489 говорится только о том, что налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе при сдаче налоговой отчетности).

Соответственно, для исключения спора безопаснее первичные документы, составленные в электронном виде, не подписывать — ни простой, ни неквалифицированной электронной подписью <3>.

Неквалифицированная электронная подпись

Как уже было отмечено выше, документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу в бумажном виде в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия (п. 2 ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ).

При этом случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в Налоговом кодексе не определены (Письмо Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12250).

В связи с вышесказанным, хотя хозяйствующие стороны при наличии юридически действительного соглашения могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, если есть вероятность возникновения споров с контролирующим органом, смысл в таких документах утрачивается.

Возможность применения неквалифицированной электронной подписи предусмотрена п. 11 ст. 214.6, п. 12 ст. 310.1 НК РФ при представлении иностранной организацией, действующей в интересах третьих лиц, информации, установленной обозначенными статьями о ценных бумагах.

Квалифицированная электронная подпись

Сообщения, установленные п. 2 ст. 23 НК РФ. Данной статьей определены обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов). Например, в силу п. 1 этой статьи они обязаны уплачивать законно установленные налоги, вставать на учет в налоговом органе.

Помимо обязанностей, предусмотренных п. 1, организации и предприниматели в силу п. 2 поименованной статьи должны сообщать в установленный срок в налоговый орган обо всех случаях участия в российских организациях (за исключением случаев участия в хозяйственных товариществах и обществах с ограниченной ответственностью) и иностранных организациях, о создании и закрытии обособленных подразделений.

Названные сообщения могут быть представлены в том числе в электронной форме (п. 7 ст. 23 НК РФ). Если сообщения передаются в электронном виде, то они должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью лица, представившего их, или аналогичной подписью его представителя. Формы и Форматы сообщений, а также Порядок представления их в электронной форме утверждены Приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

Зачет и возврат излишне уплаченных (взысканных) налога, сбора, пеней, штрафа. В силу п. п. 4, 5 ст. 78, п. 2 ст. 79 НК РФ заявление на зачет или возврат представляется либо в письменном виде, либо в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Налоговая декларация. В силу п. 1 ст. 80 НК РФ налоговая декларация (расчет) — это заявление (либо письменное, либо составленное в электронном виде). При ее передаче по телекоммуникационным каналам связи применяется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Исключительно в электронном виде представляют налоговые декларации (расчеты) (п. 3 ст. 80 НК РФ):

— налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек;

— вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает 100 человек;

— налогоплательщики, не указанные в первых двух пунктах, для которых данная обязанность предусмотрена частью второй НК РФ применительно к конкретному налогу. Например, эта обязанность предусмотрена п. 5 ст. 174 НК РФ для плательщиков НДС (в том числе налоговых агентов), а с 01.01.2015 — и для налоговых агентов, не являющихся плательщиками НДС или являющихся плательщиками, освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика.

Также в электронной форме представляют декларации (расчеты) налогоплательщики, отнесенные в соответствии со ст. 83 НК РФ к категории крупнейших.

Приказом ФНС России от 27.08.2014 N ММВ-7-6/443@ утверждены рекомендуемые формы и Форматы документов, используемых при организации электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме.

Заявления о постановке на учет и снятии с учета в налоговом органе. Согласно п. 5.1 ст. 84 НК РФ заявление о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе по основаниям, предусмотренным Налоговым кодексом, заявление иностранной организации, уведомление о выборе налогового органа для постановки на учет организации по месту нахождения одного из ее обособленных подразделений могут быть представлены в том числе в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. При подаче заявления (уведомления) в электронном виде оно должно быть заверено усиленной квалифицированной электронной подписью лица, представляющего это заявление (уведомление), или его представителя.

Формы и Форматы указанных заявлений (уведомлений), а также Порядок подачи их в электронной форме утверждены Приказом ФНС России от 11.08.2011 N ЯК-7-6/488@.

Представление документов, истребуемых налоговым органом. В силу п. 2 ст. 93, п. 4 ст. 93.1 НК РФ, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным форматам, налогоплательщик имеет право представить их в налоговый орган в электронном виде.

Порядок представления истребуемых документов в электронном виде утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@. Электронные документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 3 ст. 19 Федерального закона N 63-ФЗ).

Счет-фактура в электронной форме. Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен в бумажном виде и (или) в электронной форме. В электронном виде счет-фактура составляется по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки их в соответствии с установленными форматами и порядком.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи утвержден Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н. В данном документе предусмотрено использование электронной цифровой подписи. Исходя из п. 3 ст. 19 Федерального закона N 63-ФЗ, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 01.07.2013, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись в соответствии с обозначенным Законом.

Аналогичная норма установлена п. 6 ст. 169 НК РФ, согласно которой счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным документом) или доверенностью от имени организации, предпринимателя в соответствии с законодательством РФ.

Формат представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде, утвержден Приказом ФНС России от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж. В силу п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, возможно ведение названных документов в электронном виде. При их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом, они подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя.

Возмещение НДС. На основании п. 1 ст. 176 НК РФ, если по итогам налогового периода сумма налоговых вычетов превышает общую сумму налога, исчисленную по облагаемым операциям в соответствии с пп. 1 — 3 п. 1 ст. 146 НК РФ, полученная разница подлежит возмещению (зачету, возврату) налогоплательщику согласно положениям настоящей статьи.

Сумма налога, подлежащая возмещению по решению налогового органа, возвращается по заявлению налогоплательщика на указанный им банковский счет (п. 6 ст. 176 НК РФ). Также налогоплательщик может представить письменное заявление или заявление в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью и суммы, подлежащие возврату, направить в счет уплаты предстоящих платежей по НДС или иным федеральным налогам.

Сведения о доходах физических лиц в налоговый орган по форме 2-НДФЛ. Они представляются налоговыми агентами ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ (п. 2 ст. 230 НК РФ). Данные сведения представляются налоговыми агентами в электронной форме или на электронных носителях (на бумажных носителях можно представлять сведения только при численности до 10 человек).

В соответствии с п. 24 Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц, утвержденного Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@, при передаче информации формируется квалифицированная электронная подпись.

Расчет по страховым взносам. Организации, среднесписочная численность работников которых за предшествующий расчетный период превышает 50 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность превышает обозначенный предел, представляют расчеты в электронном виде (ч. 10 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ <4>). С 01.01.2015 согласно поправкам, внесенным Федеральным законом от 28.06.2014 N 188-ФЗ, такое правило устанавливается в отношении численности 25 человек и уточняется, что формы электронных документов должны быть подписаны усиленной квалификационной электронной подписью.

Формат расчета, представляемого в электронном виде в ПФР (ф. РСВ-1 ПФР), утвержден Постановлением Правления ПФР от 03.03.2014 N 25п, а форма расчета в ФСС (ф.-4 ФСС) утверждена Приказом Минтруда России от 19.03.2013 N 107н. Порядок представления отчета в электронном виде в ФСС утвержден Приказом ФСС РФ от 12.02.2010 N 19, но при применении этого документа нужно учитывать, что он разрабатывался на основании старой формы — ф.-4 ФСС.

Согласно п. 16 Административного регламента, утвержденного Приказом Минтруда России от 18.09.2013 N 467н, одним из оснований для отказа в приеме документов территориальным органом ФСС является несоблюдение установленных условий признания действительности усиленной квалифицированной электронной подписи заявителя, выявленное в результате ее проверки при представлении расчета.

Аналогичное правило о применении усиленной квалифицированной электронной подписи содержится в п. 19 Административного регламента, утвержденного Приказом Минтруда России от 22.10.2012 N 329н, для приема ПФР соответствующего расчета.

* * *

Несмотря на то что Федеральным законом N 63-ФЗ предусмотрено два вида электронной подписи (простая электронная подпись и усиленная электронная подпись, которая, в свою очередь, подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную электронную подпись), в электронном документообороте предприятия общественного питания безопаснее будет использовать квалифицированную электронную подпись, поскольку приведенными выше нормами установлен большой перечень случаев ее применения. Но даже в тех случаях, когда законодательством не конкретизируется, какая подпись должна применяться для подписания документов, оформленных в электронном виде (например, Федеральным законом N 402-ФЗ для первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета), Минфин считает, что подписывать их нужно квалифицированной электронной подписью. При этом отметим, что Федеральная налоговая служба считает возможным подписывать первичные документы простой или неквалифицированной подписью, но ФНС подчиняется финансовому органу, поэтому есть риск того, что она поменяет свою позицию.