Организуем кадровое делопроизводство с нуля

Нередко в только что открывшихся компаниях или в организациях, долгое время работающих на рынке, кадровому документообороту не уделяется должного внимания. Зачастую вся документация ограничивается трудовыми договорами. Однако отсутствие документов, прямо предписанных трудовым законодательством, является нарушением и может привести к значительным административным штрафам по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации. 

Нормативная база: основа основ

Для грамотной организации работы с кадровыми документами необходимо опираться на актуальную законодательную базу. Значительно облегчить задачу помогут специализированные программы для кадрового учета, которые содержат большинство необходимых бланков и автоматизируют процессы.

Базовый перечень нормативных актов  включает:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации — основной документ, регулирующий трудовые отношения.
2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» — устанавливает требования к обработке и защите личной информации сотрудников.
3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения).
4. Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
5. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 24.12.2021) «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов...» — определяет сроки хранения кадровых документов.
6. Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» — критически важно для расчета отпускных, больничных и других выплат.
7. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — разрешает использовать как унифицированные, так и самостоятельно разработанные формы документов.

Помимо федеральных нормативных актов, необходимо изучить учредительные документы самой компании (Устав, Положение). В них часто прописан особый порядок приема на работу генерального директора, установления ему заработной платы и других условий для топ-менеджеров.

Определяем перечень обязательных кадровых документов

После изучения законодательства формируется понимание минимального пакета документов, который должен быть в любой организации.

Обязательный минимум кадрового делопроизводства:

• Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 189, 190 Трудового кодекса).
• Штатное расписание (статьи 15, 57 Трудового кодекса).
• График отпусков на текущий год (статья 123 Трудового кодекса).
• Положение об обработке и защите персональных данных работников (статьи 86-88 Трудового кодекса).
• Трудовые договоры со всеми сотрудниками.
• Трудовые книжки и сопутствующие журналы учета.
• Табель учета рабочего времени.
• Личные карточки работников (по форме Т-2 или ее аналог).
• Расчетные листки (статья 136 Трудового кодекса).
• Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, отпусках, командировках и др.).
• Журнал учета проверок (статья 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ).

Дополнительные документы, которые могут потребоваться в зависимости от специфики компании:

• Положение об оплате труда и премировании.
• Должностные инструкции.
• Положение о коммерческой тайне.
• Договоры о полной материальной ответственности.
• Перечень должностей с ненормированным рабочим днем.
• Положение об аттестации.
• Коллективный договор.
• Документы по охране труда (инструкции, журналы инструктажей).

Составляем и оформляем ключевые документы

При разработке любых внутренних документов важно помнить золотое правило: их условия не могут ухудшать положение работника по сравнению с нормами Трудового кодекса (статья 8 Трудового кодекса).

1. Штатное расписание (Форма Т-3)
Это фундаментальный документ, который определяет структуру компании. В нем указываются все должности, количество штатных единиц и размеры окладов. Утверждается приказом руководителя.

2. Правила внутреннего трудового распорядка
Это локальная конституция организации. В них прописываются:

• Порядок приема и увольнения.
• Основные права и обязанности сторон.
• Режим работы и время отдыха.
• Меры поощрения и дисциплинарные взыскания.
  Правила утверждаются руководителем с учетом мнения представительного органа работников (если он есть).

3. Положение о защите персональных данных
Этот документ обязателен в связи с жесткими требованиями Федерального закона № 152-ФЗ. В Положении необходимо прописать:

• Цели и способы обработки персональных данных.
• Перечень обрабатываемых данных.
• Порядок их хранения и защиты.
• Права и обязанности работника в этой области.

Со всеми утвержденными локальными нормативными актами необходимо ознакомить каждого работника под подпись до или в момент подписания трудового договора.

Оформление приема на работу: пошаговый алгоритм

1. Подписание документов работником.
   • Работник пишет заявление о приеме на работу (если это требуется по внутренним правилам).
   • Стороны подписывают трудовой договор в двух экземплярах.
   • Работник знакомится под подпись со всеми локальными нормативными актами.
2. Оформление работодателем.
   • На основании договора издается приказ о приеме на работу (форма Т-1 или ее аналог). Работник знакомится с приказом под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
   • Оформляется личная карточка (форма Т-2).
   • При необходимости вносится запись в трудовую книжку (в течение 5 дней) или информация передается в Пенсионный фонд Российской Федерации для формирования электронной трудовой книжки.
   • Вносятся записи в книгу учета движения трудовых книжек.
3. Прочие действия.
   • Оформляется приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства, если это не генеральный директор.
   • В военкомат направляются сведения о работниках, подлежащих воинскому учету.

Образцы документов

Приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Общество с ограниченной ответственностью «Протон»
(ООО «Протон»)

ПРИКАЗ № 1-к
«01» февраля 2025 г.
г. Москва

В связи с необходимостью организации кадрового делопроизводства и обеспечения соблюдения требований трудового законодательства

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить обязанности по ведению кадрового делопроизводства, учету и хранению трудовых книжек, оформлению приказов по личному составу и иных кадровых документов на бухгалтера Иванову Светлану Петровну с «01» февраля 2025 года.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Генеральный директор _________________________ / А.Б. Сидоров /

С приказом ознакомлена:
Бухгалтер _________________________ / С.П. Иванова /
«01» февраля 2025 г.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
с локальными нормативными актами ООО «Протон»

Я, нижеподписавшийся(аяся), ознакомлен(а) со следующими локальными нормативными актами Общества с ограниченной ответственностью «Протон»:

 

№ п/п	Наименование документа	Дата ознакомления	Подпись
1.	Правила внутреннего трудового распорядка	«01» февраля 2025 г.
2.	Положение об обработке и защите персональных данных	«01» февраля 2025 г.
3.	Инструкция по охране труда для офисных работников	«01» февраля 2025 г.
4.	[Иные документы]

Работник: _________________________ / А.В. Козлов /
(Фамилия, Имя, Отчество)

Приказ о приеме на работу (форма Т-1)

Общество с ограниченной ответственностью «Протон»
(ООО «Протон»)

ПРИКАЗ № 2-к
о приеме на работу

«01» февраля 2025 г.

Принять на работу:

1. Фамилия, Имя, Отчество: Козлов Андрей Викторович
2. Табельный номер: 001
3. Структурное подразделение: Отдел продаж
4. Должность (профессия, специальность): Менеджер по продажам
5. Условия приема: на основное место работы, бессрочно
6. Испытательный срок: 3 (три) месяца
7. Оклад (тарифная ставка): 60 000 (Шестьдесят тысяч) рублей.

Основание:

1. Трудовой договор от «01» февраля 2025 г. № 15-ТД.
2. Заявление работника от «01» февраля 2025 г.

Генеральный директор _________________________ / А.Б. Сидоров /

С приказом работник ознакомлен:
«01» февраля 2025 г. _________________________ / А.В. Козлов /

Систематизация и хранение документов

Для упорядочивания кадрового документооборота необходимо разработать номенклатуру дел — систематизированный перечень всех формируемых дел (папок) с указанием сроков их хранения. Сроки хранения определяются по Перечню (Приказ Минкультуры России № 558). Например, трудовые договоры и личные карточки хранятся 75 лет, а приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках — 5 лет.