Согласно действующим квалификационным стандартам, руководитель кадровой службы должен обладать компетенциями в области внедрения современных методов управления персоналом. Это предполагает использование автоматизированных систем управления кадрами (АСУ-кадры) и оборудованных рабочих мест специалистов, создание и актуализацию базы данных сотрудников, а также обеспечение своевременного доступа к кадровой информации. В перечне необходимых знаний особо выделяется требование понимать принципы формирования и ведения информационных ресурсов о персонале и ориентироваться в возможностях применения современных IT-технологий в работе кадровых служб.
Анализ практики показывает, что оснащенность бюджетных учреждений автоматизированными рабочими местами для кадровых специалистов остается неравномерной. Во многих организациях до сих пор не внедрены системы АСУ-кадры, причем в отдельных регионах процессы автоматизации только начинаются, несмотря на то, что разработка таких систем велась еще в советский период. Например, в Алтайском крае массовое внедрение автоматизированной системы управления кадрами на платформе разработки компании "Электронные Офисные Системы" началось лишь в 2007 году.
Оборудование автоматизированных рабочих мест позволяет существенно ускорить решение повседневных задач кадрового учета и делопроизводства, автоматизировать процессы формирования кадрового резерва, создания и обработки анкетных данных. Немаловажным преимуществом является упрощение взаимодействия между структурными подразделениями, в частности, между кадровой службой и бухгалтерией, через использование возможностей локальной вычислительной сети.
Значительный вклад в автоматизацию кадрового учета внесла компания "1С", разработавшая специализированное решение "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения". Заказчикам предлагается как типовое решение, так и разработка индивидуальных проектов, учитывающих специфику конкретной организации. После внедрения системы и обучения персонала обеспечивается техническая поддержка и сопровождение программного продукта. Особенностью адаптированных систем является их способность интегрироваться не только во внутренний документооборот, но и участвовать в межведомственном электронном взаимодействии на региональном и федеральном уровнях. Основным ограничением для внедрения современных систем остается недостаточное финансирование, необходимое для приобретения оборудования и программного обеспечения.
вверхПравовые аспекты электронного документооборота
Юридический статус электронного документа определяется несколькими федеральными законами. ФЗ "Об электронной цифровой подписи" дает определение электронного документа как информации в электронно-цифровой форме и устанавливает, что электронная подпись является реквизитом, защищающим документ от подделки и позволяющим идентифицировать автора. ФЗ "Об архивном деле" относит документы по личному составу к архивным, отражающим трудовые отношения. ФЗ "Об информации" определяет электронный документ как документированную информацию в форме, пригодной для восприятия с использованием компьютерной техники. ФЗ "О персональных данных" тесно связан с главой 14 Трудового кодекса, регулирующей защиту персональных данных работников.
Несмотря на существующее регулирование, многие аспекты использования электронного документооборота в трудовых отношениях остаются неурегулированными. Отсутствие четких нормативных актов, специально посвященных электронному кадровому документообороту, приводит к практическим сложностям во взаимоотношениях работодателей и работников, особенно в вопросах обработки персональных данных.
Определенные требования к приданию юридической силы электронным документам содержатся в ГОСТ 6.10.4-84 и ГОСТ Р 51141-98, которые устанавливают состав реквизитов и порядок внесения изменений. Для адаптации систем АСУ-кадры могут применяться отраслевые стандарты ОСТ 4.071.034-82 и ОСТ 4.071.035-83.
Важно подчеркнуть, что внедрение электронного документооборота должно сопровождаться соответствующим приказом руководителя. При этом электронные копии не могут заменять оригиналы документов на бумажных носителях, подписанные собственноручно. В случае трудовых споров распечатанные электронные документы не принимаются в качестве достаточных доказательств, поскольку суды и контролирующие органы не имеют технической возможности проверить подлинность электронной подписи в ходе судебного заседания.
вверхОрганизационные вопросы внедрения электронного документооборота
Для организации электронного обмена данными специалисты рекомендуют использовать программные платформы Windows или Linux с соответствующими системами управления базами данных. Современные системы, такие как АСУ-кадры, обладают способностью интеграции с различными программными комплексами, включая SAP R/3, "Галактика" и "1С", что позволяет организовать единое информационное пространство для управления персоналом, расчета заработной платы и взаимодействия с государственными органами.
Работа кадровых служб связана с обработкой значительных объемов конфиденциальной информации, что требует особого внимания к вопросам защиты персональных данных. В соответствии с требованиями Трудового кодекса доступ к архивам персональных данных должен быть ограничен. Ответственность за хранение и использование такой информации возлагается на специально назначенных сотрудников приказом руководителя.
вверхТехническое оснащение кадровых служб
Организация автоматизированных рабочих мест предполагает создание комплексных систем, включающих технические средства, программное обеспечение и организационные решения. Стандартное рабочее место кадрового специалиста включает компьютерное оборудование, многофункциональные устройства, средства связи и системы защиты информации. Особое значение имеет удобство интерфейсов и простота использования программных продуктов.
Эффективность работы в значительной степени зависит от скорости передачи данных в локальной вычислительной сети и правильного выбора сетевого оборудования. При проектировании сети необходимо учитывать перспективы расширения и увеличения нагрузок.
вверхВнешнее электронное взаимодействие
Использование автоматизированных систем открывает возможности для электронного обмена документами с государственными органами, ведения переписки с соискателями и запроса необходимых справок. При организации внешнего электронного документооборота особое внимание следует уделять вопросам аутентификации и защиты информации. Электронная подпись становится ключевым инструментом, обеспечивающим юридическую силу документов.
При использовании электронной почты для служебных поручений необходимо заранее предусмотреть в трудовых договорах и должностных инструкциях порядок подтверждения получения сообщений и ответственность за неисполнение таких распоряжений.
вверхАктуальные выводы
Даже при наличии в организации системы электронного документооборота кадровые документы, требующие согласия работника, должны храниться в бумажной форме с собственноручными подписями. Как справедливо отмечают эксперты, раздельное хранение электронных приказов и бумажных расписок об ознакомлении создает риски при разрешении трудовых споров, поскольку работник может оспорить факт ознакомления именно с тем документом, который хранится в электронном виде.
Таким образом, в современных условиях полный переход на электронный кадровый документооборот не соответствует требованиям трудового законодательства и создает значительные правовые риски для работодателей.
вверх