Организация электронного документооборота кадровых служб

Квалификационный справочник рекомендует учитывать ряд квалификационных требований по должности начальника отдела кадров. В частности, в его обязанности входит внедрение современных методов управления кадрами с использованием автоматизированной системы «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест (далее — АРМ) работников кадровых служб, создание банка данных о персонале предприятия, его своевременное пополнение, оперативное предоставление необходимой информации пользователям. В свою очередь, в требованиях к знаниям указано, что начальник отдела кадров должен знать порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия и представлять себе возможности использования современных информационных технологий в работе службы.

Однако, как мы выяснили, не во всех бюджетных учреждениях страны созданы автоматизированные рабочие места работников кадровых служб. Не везде внедрена в трудовой процесс и «АСУ-кадры». Есть регионы страны, где эта система, спланированная для облегчения повседневной деятельности кадровиков еще до распада СССР, только начинает вводиться как инструмент и средство автоматизации кадрового документооборота. Так, только в 2007 году администрация Алтайского края вслед за администрацией Барнаула стала внедрять в госучреждениях автоматизированную систему управления кадрами на базе системы «Кадры» компании «Электронные Офисные Системы» .
Напомним, что организация АРМ кадровиков позволяет оперативней решать текущие задачи кадрового учета и делопроизводства, автоматизировать процесс ведения кадрового резерва, создания и обработки опросных листов и т.п. Кроме того, с внедрением «АСУ-кадры» упрощаются условия взаимодействия таких важных для производственно-хозяйственной деятельности организации подразделений, использующих персональный канал сетевого сервера в локальной (внутренней) компьютерной сети, как отдел кадров и бухгалтерия.
В этих же целях фирма «1С» создала программу «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения». В фирме или у ее партнеров можно заказать создание индивидуального программного продукта, нетипового проекта, учитывающего специфику конкретной бюджетной организации. После внедрения технологии управления персоналом и обучения правилам ее использования фирма, ее партнеры либо их представители обеспечивают дальнейшую техническую поддержку и сопровождение.
Индивидуальная разработка и внедрение специальных систем «АСУ-кадры» нетипового характера также возможны. Особенность таких систем — адаптация АРМ кадровиков к включению не только во внутренний, но и во внешний документооборот регионального и федерального уровня .
Таким образом, в настоящее время ограничением могут стать лишь финансовые сложности , связанные с приобретением того или иного вида желаемого оборудования и программного обеспечения для автоматизации управления кадровым документооборотом, а также для оперативного и объективного учета персонала.
Тема электронного документооборота достаточно широка. Она охватывает как различные виды отношений внутри бюджетного учреждения, так и его деятельность вне стен организации. Мы рассмотрим только правовое регулирование ведения документооборота, связанного с трудовыми отношениями.

Правовые условия введения и ведения электронного документооборота по кадрам

Каково правовое значение понятия «электронный документ»? Какие нормативные акты содержат критерии признания его достоверным и допустимым не только как средство документооборота, но и как письменное доказательство в гражданском судопроизводстве при возникновении трудового спора?
Базовыми в части регулирования порядка ведения в сфере трудовых отношений электронного документооборота являются законы, связанные с операциями с информацией. Существует отдельная комплексная отрасль законодательства — информационное право. Это прежде всего федеральные законы:
— от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» в ред. от 08.11.2007 (далее — Закон о ЭЦП). В нем дано определение понятия электронного документа — это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронная цифровая подпись — это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
— от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010), где сказано, что документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
— от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 21.07.2011). В нем указано, во-первых, что информация — это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления, во-вторых, что электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин (в том числе ПК), а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
— от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 25.07.2011), с которым тесно юридически связана гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ (ст. 85-90).
Анализ Закона об ЭЦП позволяет утверждать, что часть общественных отношений, в которых используется электронный документооборот, осталась вне правового регулирования, в том числе трудовые и связанные с ними отношения, являющиеся предметом трудового права. В законодательстве понятие «электронный документ» используется неоднозначно. На практике это нередко приводит к разногласиям между работодателем и работником, в частности, по поводу использования при обработке персональных данных последнего бумажных и электронных носителей информации.
Сразу отметим, что актов нормативного либо рекомендательного характера, направленных на правовое регулирование электронного документооборота в трудовых отношениях, мы не обнаружили. Тем не менее, сейчас действует ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (утвержден Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549). В этом стандарте определены требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также установлен порядок внесения в них изменений.
Немаловажным документом, в том числе для ведения электронного документооборота, является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28). Из него следует, что юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Кроме того, в целях адаптации нетипового проекта «АСУ-кадры» для заполнения и распечатки через АРМ кадровика унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1), можно использовать в локальном правовом регулировании следующие отраслевые стандарты (скорректированные применительно к специфике организации):
— ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров»;
— ОСТ 4.071.035-83 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Классификация и кодирование информации» .
Напомним, что во всех организациях должны применяться унифицированные формы, за исключением ряда форм по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые не используются в работе бюджетных учреждений (п. 2 Постановления N 1).
В любом случае введению в практику электронной системы документооборота между работниками, представителями работодателя и подразделениями организации должен предшествовать приказ руководителя. При этом кадровики не вправе подменять документы на бумажном носителе, подписанные надлежащими лицами, копиями этих документов, содержащимися в ПК. В случае трудового спора, например, об увольнении работника, действующее законодательство не позволяет рассматривать в качестве достаточного доказательства приказ об этом в виде распечатки оригинала, находящегося на диске ПК. Такая ситуация сложилась из-за того, что ни контрольно-надзорные органы, ни КТС, ни суд не имеют надлежащего оборудования, позволяющего без прерывания процесса рассмотрения трудового спора (как при почерковедческой экспертизе) убедиться в волеизъявлении руководителя учреждения, если документ содержит факсимильную или электронно-цифровую, а не рукотворную подпись.

Организационные условия введения и ведения электронного документооборота по кадрам

Для организации обмена информацией в локальной электронной сети как программисты, так и специалисты по цифровым технологиям рекомендуют базы программного обеспечения (ПО) и операционных систем (ОС) Windows или Linux с адаптированной к ним СУБД и подсистемой управления процессом «АСУ-кадры». Отметим, что, несмотря на достаточно большой набор нестандартных дополнительных функций, программа «АСУ-кадры» использует только стандартные операторы и конструкции. Это обеспечивает возможность легкого переноса программы на другой SQL-сервер. Такими наиболее распространенными комплексами являются, например, СУБД Oracle v. 7.3, 9i под ОС SCO OpenServer и Red Hat Linux для разработки и внедрения ПО контура «Трудовые ресурсы» (АСУ «Кадры», «Зарплата», «Налоги», «ПФР» и т.п.). Подобные комплексы позволяют также подготовить данные для отчетов организации перед территориальными службами статистики, налогообложения и пенсионного накопления и производят дополнительную поддержку интерфейсов с модулем HR ИИС SAP R/3, используемым для расчета зарплаты. Более того, с подобными модулями возможна подготовка персональных данных работников, начислений и удержаний по зарплате с последующей загрузкой сведений как в ИС «SAP R/3», «Галактика», «1С», так и в хранилище информации о зарплате и персонале.
Работа отдела кадров любого бюджетного учреждения связана с накоплением большого количества личных данных персонала и необходимостью их архивного хранения. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, увольнении, уходе сотрудника в отпуск, переходе на другую должность, зачислении в резерв и т.п. Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных, учитывая, что нередко штат отдела кадров довольно велик. Исходя из требований гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ (ст. 85-90) доступ к архиву информации должен быть сокращен до минимума. Доступ, как правило, должны иметь только начальник отдела кадров и специалист по кадрам, назначенный приказом по бюджетному учреждению лицом, ответственным за хранение и использование персональных данных работников.
Тем не менее, к отдельным позициям персональных данных должны иметь доступ все работники отдела кадров, занятые в реализации документооборота и допущенные к управлению кадрами с использованием «АСУ-кадры» и АРМ. Для этого на каждом или отдельно выделенном рабочем месте нужно оборудовать АРМ кадровика, учитывая рекомендации специалистов . Законодательство этот вид правоотношений работника и работодателя в настоящее время не регулирует, поэтому права, обязанности и ответственность сторон должны быть регламентированы в локально-нормативных актах или индивидуальных соглашениях.

Организация внутреннего электронного документооборота кадровых служб

Итак, для организации внутреннего электронного документооборота кадровых служб необходимы АРМ и «АСУ-кадры». Автоматизированное рабочее место в основном ориентировано на пользователя, не имеющего специальной подготовки по использованию вычислительной техники. Основным назначением АРМ можно считать децентрализованную обработку информации на рабочих местах, использование соответствующих «своих» баз данных при одновременной возможности вхождения в локальные сети АРМ и ПК, а иногда и в глобальные вычислительные сети, включающие мощные ЭВМ.
АРМ — это специализированная система, представляющая собой комплекс технических средств и программного обеспечения, ориентированный на конкретного специалиста (от руководителя отдела кадров до табельщика и дежурного бюро пропусков). АРМ является основным средством автоматизации профессиональной деятельности, системой, структура которой (то есть совокупность всех подсистем и элементов) определяется функциональным ее назначением. Она включает совокупность подсистем: технической, информационной, программной и организационной.
К технической подсистеме относятся аппаратные средства, необходимые для выполнения определенной трудовой функции. В состав оборудованного АРМ входят, как правило, ПК, принтер, сканер, средства связи с другими АРМ, работающими в общей сети учреждения, а также другие средства связи (телефон, телекс, телефакс). Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность работы на АРМ, является наличие «дружественных» средств интерфейса по отношению к сотруднику отдела кадров, обеспечивающих комфортность работы на машине. К аппаратным средствам необходимы прикладные программы, такие как текстовые редакторы, электронные таблицы, средства деловой графики, то есть офисные приложения.
К информационной подсистеме относятся массивы информации, хранящейся в локальных базах данных, как правило, на дисковых накопителях. Сюда же относятся и системы управления базами данных.
Программное обеспечение включает операционные системы, сервисные программы, стандартные программы пользователей и пакеты прикладных программ, выполненные по модульному принципу и ориентированные на решение определенного класса задач, обусловленного назначением АРМ. По мере необходимости в программное обеспечение включаются также пакеты программ для работы с графической информацией.
Организационное обеспечение АРМ имеет своей целью организовать их функционирование, развитие, подготовку кадров, а также администрирование. К последнему относятся планирование работы, учет, контроль, анализ, регулирование, документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ.
«АСУ-кадры» является программой, активно использующей сетевое соединение отдельных компьютеров в локальную вычислительную сеть (ЛВС). Только при этом становится возможной передача информации с любого рабочего места пользователя на сервер и обратно. Скорость передачи данных по сети естественным образом влияет на общую скорость работы всего АРМ. В свою очередь, скорость прохождения информации от сервера к локальному компьютеру пользователя определяется комплексом программно-аппаратных средств, которые и составляют локальную вычислительную сеть.
В настоящее время существуют различные способы связи разрозненных компьютеров в единое целое, то есть в сеть. Спектр аппаратных средств и программ для управления ими широк. Как выбрать тип сети и ее программного обеспечения? Неправильный выбор может в дальнейшем привести к невозможности функционирования программ в случае увеличения числа АРМ или возрастания требований к скорости и объемам передаваемой информации. Ясно, что необходимо в достаточной степени понимать принципы организации ЛВС, чтобы грамотно выбрать аппаратные и программные средства для ее построения.
Уточним, что же собой должны представлять типовые АРМ руководителя кадровой службы и исполнителя кадровой работы. При этом на выбор конкретных технических средств (которые различаются функциональными, объемными и стоимостными показателями) влияют такие факторы, как объем документооборота, способ эксплуатации технических средств, объем копируемых документов, технологические и эксплуатационные характеристики оборудования, марка (фирма-производитель), стоимость эксплуатации.
Так, АРМ начальника отдела кадров и менеджера по управлению персоналом состоит из:
— ПК, включающего в себя системный блок, дисплей (монитор), клавиатуру, мышь;
— телефона и многофункционального устройства, которое включает в себя сканер, принтер и ксерокс (на отдел);
— факса-модема, который используется для передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;
— шредера — уничтожителя бумаги.
Такое АРМ обеспечит обмен сведениями между отделом кадров и бухгалтерией, а также снабжение иных подразделений открытой кадровой информацией. Кроме того, оно позволит создать банк данных о персонале организации, своевременно пополнять этот банк и оперативно предоставлять необходимую информацию допущенным к ней пользователям.

Организация внешнего электронного документооборота кадровых служб

Вкратце скажем о возможности использования АРМ для создания и передачи отчетности в соответствующие государственные службы и фонды, ведения переписки с кандидатами на вакантные рабочие места, запроса необходимых справок и т.п. Появление таких систем электронной передачи сообщений, как электронная почта, вызвало необходимость применять технические средства их аутентификации для защиты передаваемой информации от несанкционированного ее изменения со стороны третьих лиц.
Ведение электронной переписки обязывает проверять отправленную и полученную корреспонденцию на наличие какого-либо искажения, а также определять источник информации с расчетом на то, чтобы данный источник не смог отрицать свое авторство. Решением стали реквизиты, идентифицирующие электронный документ и в значительной степени определяющие его юридическую силу. Главный из них — ЭЦП.
Некоторые руководители бюджетных учреждений дают по электронной почте задания и получают отчеты об их выполнении в том же порядке. Предположим, что сотрудник постоянно нарушает сроки выполнения. Тогда у работодателя, скорее всего, возникнет желание зафиксировать это, чтобы впоследствии наложить дисциплинарное взыскание. Однако работник может в таком случае не согласиться, что он вообще получал задание, сделать вид, что информировал работодателя о складывающихся негативным образом обстоятельствах, но не получил ответа на вопрос о своем дальнейшем поведении и действовал по своему усмотрению. Поэтому нужно в трудовом договоре или должностной инструкции предусмотреть не только возможность получения заданий по электронной почте, но и определить, как подтверждается получение писем и какой вид дисциплинарной ответственности несет работник за неисполнение электронных поручений.

Выводы и предложения

Даже если в организации введена система электронного документооборота, все кадровые документы, в отношении обработки которых трудовое законодательство и иные правовые акты требуют получать согласие работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника. Мы присоединяемся к выводу, сделанному В. Пустозеровой: если хранить приказы по кадровому составу в электронном виде, а отдельно расписку работника об ознакомлении в бумажном варианте, то при возникновении конфликта работник может сказать, что был ознакомлен вовсе не с тем документом, который надлежащим образом сохранен в организации. И доказать противное будет невозможно . Следовательно, на данном этапе, при имеющейся правовой базе регламентации трудовых отношений полный переход на кадровый электронный документооборот не будет соответствовать законодательству о труде.