Личная карточка — правила заполнения
Оформление нового сотрудника всегда сопровождается подготовкой целого пакета кадровых документов. Одним из ключевых, но часто вызывающих вопросы, является личная карточка. Прямого упоминания о ней в Трудовом кодексе Российской Федерации вы не найдете, однако ее обязательность для всех организаций, независимо от формы собственности, установлена Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Этим же документом утверждена унифицированная форма — Т-2 (а для государственных и муниципальных служащих — Т-2 ГС (МС)). В этой статье мы подробно разберем, кто и как должен заполнять личную карточку, какие сведения в нее вносятся, нужно ли заполнять коды, а также предоставим актуальные образцы.
Правовые основы: почему личная карточка обязательна
Необходимость ведения личных карточек не оспаривается и подтверждается двумя ключевыми документами:
- Пункт 2 Постановления № 1, который прямо предписывает ее использование.
- Правила ведения и хранения трудовых книжок, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225. Согласно пункту 12 этих Правил, с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (о приеме, переводе, увольнении), работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись именно в личной карточке, где эта запись дублируется.
Личная карточка формы Т-2 заполняется кадровым специалистом на основании следующих документов:
- Приказа о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а);
- Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- Трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
- Страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
- Документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву);
- Документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;
- Сведений, сообщенных о себе работником.
В отдельных случаях, с учетом специфики работы, может потребоваться представление дополнительных документов, например, справки о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (для государственных и муниципальных служащих) или медицинской справки.
Актуальные сведения о хранении:
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденному Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (с изменениями), личные карточки работников подлежат хранению в течение 75 лет. При этом экспертно-проверочной комиссии разрешено отнести эти документы к тем, что хранятся постоянно. Учитывая такой длительный срок, рекомендуется печатать карточку на качественной плотной бумаге.
Несмотря на возможность ведения электронной формы, распечатывать личную карточку все равно обязательно. Работник должен собственноручно подписать ее, подтверждая правильность внесенных сведений. В дальнейшем с записями в карточке (например, о переводе) его также знакомят под подпись, что требует бумажного носителя.
Запрещено самостоятельно удалять какие-либо реквизиты из унифицированной формы Т-2. В соответствии с Порядком применения унифицированных форм, утвержденным Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года № 20, в форму разрешается вносить лишь следующие изменения:
- Расширять или сужать графы и строки;
- Включать дополнительные строки и вкладные листы;
-
Добавлять дополнительные реквизиты.
Все изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом работодателя.
Правила заполнения личной карточки (форма Т-2)
Рассмотрим ключевые разделы формы и правила их заполнения.
Верхняя часть (шапка) и коды
В наименовании организации указывается полное наименование, как в учредительных документах.
- Табельный номер присваивается сотруднику при приеме и не меняется при внутренних переводах.
- Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и номер страхового свидетельства (СНИЛС) вносятся на основании представленных документов.
- Алфавит — проставляется первая буква фамилии работника для систематизации карточек.
- Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) запрашивается в бухгалтерии.
Поля для кодов (образование, профессия и др.) предназначены для статистической отчетности. Их заполнение не является строго обязательным, но и удалять эти графы нельзя. Для кодировки информации используются соответствующие общероссийские классификаторы.
Раздел I. «Общие сведения»
Этот раздел содержит персональные данные сотрудника.
- Фамилия, имя, отчество указываются полностью в именительном падеже.
- Гражданство записывается в соответствии с Общероссийским классификатором информации о населении (ОКИН): «Гражданин Российской Федерации», «Иностранный гражданин (название государства)», «Лицо без гражданства».
- Знание иностранного языка указывается со слов работника с указанием языка и степени владения («читает и переводит со словарем», «владеет свободно»).
- Образение заполняется на основании документа об образовании. Если у сотрудника несколько образований, и они не помещаются в отведенные строки, рекомендуется оформить вкладной лист к личной карточке.
- Профессия указывается в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). В графе «Основная» рекомендуется указывать профессию, полученную по диплому, или ту, по которой накоплен наибольший опыт.
- Стаж работы рассчитывается на основании трудовой книжки. В настоящее время наиболее актуальным является страховой стаж, который и указывается в графе «Общий стаж». Непрерывный стаж и стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, указываются, если это предусмотрено отраслевым законодательством (например, для служащих правоохранительных органов).
- Состояние в браке заполняется по ОКИН: «Никогда не состоял(а)», «Состоит в зарегистрированном браке», «Состоит в незарегистрированном браке» и т.д.
Образец заполнения раздела I:
1. Фамилия: Иванова
2. Имя: Мария
3. Отчество: Сергеевна
4. Дата рождения: 15 марта 1990 года
5. Место рождения: г. Москва
6. Образование: высшее Наименование учебного заведения: Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова
7. Профессия: Основная — Экономист
8. Стаж работы: Общий — 8 лет 4 месяца 12 дней
9. Состояние в браке: состоит в зарегистрированном браке
Раздел II. «Сведения о воинском учете»
Заполняется на основании военного билета (для пребывающих в запасе) или удостоверения гражданина, подлежащего призыву.
- Для граждан в запасе заполняются категория запаса, воинское звание, состав (профиль), полное кодовое обозначение военно-учетной специальности (далее ВУС), категория годности.
- Для граждан, подлежащих призыву, в графе «Воинское звание» пишется «Подлежит призыву».
После заполнения раздела сотрудник и кадровик ставят свои подписи, подтверждая правильность сведений.
Раздел III. «Прием на работу и переводы на другую работу»
Это один из самых важных разделов, так как он непосредственно связан с ведением трудовой книжки. Каждая запись о приеме, переводе или увольнении, внесенная в этот раздел на основании соответствующего приказа, должна быть заверена личной подписью сотрудника.
Образец заполнения раздела III:
| Дата | Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия) | Оклад, руб. | Основание | Личная подпись |
|---|---|---|---|---|---|
| 10.06.2024 | Отдел маркетинга | Менеджер по маркетингу | 65 000 | Приказ от 10.06.2024 № 45-к | Иванова |
Разделы IV-VII. «Аттестация», «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка», «Награды (поощрения)»
Эти разделы заполняются по мере необходимости.
- Аттестация — если она предусмотрена в организации.
- Повышение квалификации и переподготовка — на основании документов об образовании (удостоверений, дипломов).
- Награды — вносятся сведения о поощрениях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации (благодарности, почетные грамоты, звания). Регулярные премии, входящие в систему оплаты труда, не указываются.
Раздел VIII. «Отпуск»
Фиксируются все виды отпусков: ежегодные основные и дополнительные, без сохранения заработной платы и др. Указываются даты, период работы, за который предоставлен отпуск, количество дней и основание (приказ).
Образец заполнения раздела VIII:
Вид отпуска Период работы Количество календарных дней отпуска Дата начала Дата окончания Основание Ежегодный основной оплачиваемый с 10.06.2024 по 09.06.2025 28 01.08.2024 28.08.2024 Приказ от 25.07.2024 № 32-к
Разделы IX-X. «Социальные льготы» и «Дополнительные сведения»
- В разделе «Социальные льготы» указываются льготы, на которые имеет право сотрудник (например, как инвалид, ветеран, донор и т.д.).
- Раздел «Дополнительные сведения» служит для внесения любой другой важной информации, не нашедшей отражения в других разделах (например, наличие водительских прав, заграничного паспорта, сведения о ребенке-инвалиде).
Раздел XI. «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»
Заполняется в последний день работы сотрудника на основании приказа об увольнении. Указывается дата, причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса Российской Федерации и реквизиты приказа. Запись заверяется подписями сотрудника и кадровика.
Образец заполнения раздела XI:
Дата увольнения: 15 сентября 2024 года
Основание прекращения трудового договора (увольнения): расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ (распоряжение) от 15.09.2024 № 55-к
Грамотное и своевременное заполнение личной карточки работника — не просто формальность, а важная часть документооборота, которая защищает интересы как работодателя, так и самого сотрудника, обеспечивая прозрачность и законность трудовых отношений.
